Inleiding
FMHaaglanden (FMH) is de professionele dienstverlener voor rijksorganisaties in de Haagse regio. FMH levert werkplekken met faciliteiten die het mogelijk maken dat mensen comfortabel kunnen werken, met aandacht voor service in nabijheid, klanttevredenheid en eenvoud in bekostiging en aansturing. Alle dienstverlening wordt door FMH gecontracteerd en geregisseerd en in samenhang op en rond de werkomgeving aangeboden.
In 2017 levert FMH dienstverlening voor kerndepartementen, uitgezonderd Algemene Zaken, en diverse rijksorganisaties in de regio Den Haag. Voor Financiën levert FMH alleen personenvervoer. FMH is naast dienstverlener ook regievoerder en heeft met de implementatie van DBFMO-contracten op de panden Bezuidenhoutseweg 30 en Rijnstraat 8 een hybride karakter gekregen.
Producten en diensten
FMH verzorgt producten en diensten zoals: vergaderservices en catering, inrichting van werkplekken, verhuizingen, post en reprografie, kantoorartikelen, schoonmaak, vervoer, gebouwbeheer en onderhoud, verbouwingen, telefonie, veiligheid, receptiediensten en advisering.
Levert FMH een product niet rechtstreeks zelf aan de klant, dan zorgt het voor de benodigde contractuele afspraken met markt- of rijkstoeleveranciers.
Speerpunten 2017
Veranderingen verzorgingsgebied
Rijnstraat 8, onderdeel van het Masterplan Kantoorhuisvesting Den Haag, is grootscheeps verbouwd. Het Rijkskantoor is omgevormd tot een flexibel en duurzaam verzamelgebouw waar meerdere organisaties samenwonen en hun basisvoorzieningen delen. FMH voert in de exploitatiefase het contractmanagement uit en levert daarnaast de diensten post, beveiliging en is verantwoordelijk voor het facilitair contactcentrum. Het samenwonen in één Rijkskantoor met andere organisaties en verschillende behoeftes aan huisvesting en dienstverlening is een uitdaging gebleken. Door een spanningsveld tussen de behoefte van de gebruikers en het gerealiseerde gebouw is er op zowel strategisch als tactisch en operationeel niveau veel werk verricht aan het managen van vraag en aanbod. Het project Optimalisatie en Implementatie Dienstverlening is gestart om de knelpunten die worden ervaren, voor zover mogelijk, op te lossen.
In 2017 zijn naast Rijnstraat 8, de Dienst Uitvoering Onderwijs en de Raad van de Kinderbescherming aangesloten op de dienstverlening van FMH.
Samenwerking DG Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DGVBR) en concerndienstverleners
FMH heeft samen met het RVB en de SSO’s een start gemaakt met de inrichting van integrale ketenprocessen en het ontwikkelen van een relatiemanagementnetwerk. Ook in de opstart van de dienstverlening R8 hebben FMH, het RVB en SSC-ICT nauw samengewerkt.
Naast de samenwerking binnen DGVBR heeft FMH samen met Belastingdienst, Dienst Justitiële Inrichtingen en Rijkswaterstaat als concerndienstverleners (CDV’s) in het LFMO verder gewerkt aan de harmonisatie van de facilitaire dienstverlening.
Staat van baten en lasten van het baten-lastenagentschap FMHaaglanden
| (1) | (2) | (3)=(2)-(1) | (4) | |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving | Vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en vastgestelde begroting | Realisatie 2016 |
| Baten | ||||
| Omzet moederdepartement | 83.103 | 78.651 | – 4.452 | 78.712 |
| Omzet overige departementen | 24.570 | 40.417 | 15.847 | 35.889 |
| Omzet derden | – | 2.294 | 2.294 | 564 |
| Rentebaten | – | – | – | – |
| Vrijval voorzieningen | – | 5 | 5 | 6 |
| Bijzondere baten | – | – | – | – |
| Totaal baten | 107.674 | 121.367 | 13.694 | 115.171 |
| Lasten | ||||
| Apparaatskosten | 100.647 | 112.968 | 12.321 | 99.781 |
| – Personele kosten | 32.041 | 36.028 | 3.987 | 34.561 |
| Waarvan eigen personeel | 25.538 | 31.217 | 5.679 | 29.296 |
| Waarvan externe inhuur | 6.502 | 4.811 | – 1.691 | 5.265 |
| Waarvan overige personele kosten | – | – | – | |
| – Materiële kosten | 68.606 | 76.940 | 8.334 | 65.220 |
| Waarvan apparaat ICT | – | 60 | 60 | 62 |
| Waarvan bijdrage aan SSO's | 28.169 | 39.287 | 11.118 | 28.755 |
| Waarvan overige materiele kosten | 40.438 | 37.593 | – 2.845 | 36.403 |
| Rentelasten | 357 | 340 | – 17 | 395 |
| Afschrijvingskosten | 6.670 | 6.615 | – 55 | 7.879 |
| – Immaterieel | – | – | – | – |
| – Materieel | 6.670 | 6.615 | – 55 | 7.879 |
| Overige lasten | – | – | – | – |
| – Dotaties voorzieningen | – | – | – | – |
| – Bijzondere lasten | – | – | – | – |
| Totaal lasten | 107.674 | 119.923 | 12.249 | 108.054 |
| Saldo van baten en lasten | – | 1.444 | 1.444 | 7.117 |
De toename van de omzet bij de overige departementen is het gevolg van het tegelijkertijd bedienen van de voormalige panden van de departementen Infrastructuur en Waterstaat en Buitenlandse Zaken (Plesmanweg 1–6 (€ 2,4 mln.), Koningskade 4 (€ 1,8 mln.) en Bezuidenhoutseweg 67 (€ 7,6 mln.)) en het huidige pand Rijnstraat 8 (€ 11,4 mln.). In de ontwerpbegroting is geen rekening gehouden met een overlap in de dienstverlening.
Daarnaast is de toename van de omzet het gevolg van wijzigingen in het Masterplan Kantoorhuisvesting Den Haag. Een aantal panden blijft toch in het verzorgingsgebied van FMH.
De omzet derden heeft betrekking op de facilitaire dienstverlening die geleverd wordt aan de Kansspelautoriteit en het Centraal Orgaan opvang asielzoekers.
De baten kunnen als volgt worden gespecificeerd:
| (1) | (2) | (3)=(2)-(1) | |
|---|---|---|---|
| Omschrijving | vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en vastgestelde begroting |
| Productgroepen | |||
| Generiek | 91.864 | 108.155 | 16.291 |
| Specifiek | 15.809 | 13.106 | – 2.703 |
| Overige opbrengsten | 101 | 101 | |
| Totaal | 107.674 | 121.362 | 13.689 |
| Vrijval voorzieningen | – | 5 | 5 |
| Rentebaten | – | – | – |
| Bijzondere baten | – | – | – |
| Totaal baten | 107.674 | 121.367 | 13.694 |
Generiek
De Productgroep Generiek is een afgesproken pakket producten en diensten dat wordt afgenomen waarvoor een vaste prijs per vaste verrekeneenheid wordt betaald. De prijs (p) en hoeveelheid (q) staan in principe gedurende het jaar vast. Bij substantiële wijzigingen in de dienstverlening zijn aanpassingen gedurende het jaar mogelijk.
De standaard dienstverlening in de panden Bezuidenhoutseweg 30 en Rijnstraat 8 die wordt geleverd door de consortia is ook verantwoord onder generieke dienstverlening.
De stijging van de omzet bij de generieke dienstverlening wordt veroorzaakt door een toename in te servicen panden als gevolg van wijzigingen in het Masterplan Kantoorhuisvesting Den Haag. Daarnaast is sprake van een verschuiving van specifieke dienstverleningsafspraken met departementen naar de generieke dienstverlening.
Specifiek
De productgroep Specifiek heeft betrekking op producten en diensten waarvoor de opdrachtgever afhankelijk van de afgenomen hoeveelheid een prijs per product/dienst betaalt (o.a. catering) en/of producten en diensten waarover tussen opdrachtgever en opdrachtnemer aparte afspraken worden gemaakt (o.a. uitvoering van maatwerkprojecten).
De daling van de omzet bij specifieke dienstverlening komt doordat een belangrijk aandeel van de specifieke dienstverleningsafspraken met departementen onderdeel zijn geworden van de generieke dienstverlening.
Overige opbrengsten
De overige opbrengsten hebben betrekking op verkoop van auto’s.
Personele kosten
De hogere personele kosten zijn met name het gevolg van een toename in facilitaire dienstverlening. Als gevolg van structureel meer dienstverlening heeft FMH aanpassingen in de organisatie en formatie doorgevoerd. Dit heeft geleid tot de verschuiving van externe inhuur naar eigen personeel.
Daarnaast heeft de nieuwe CAO Rijksoverheid per 1 januari 2017 (1,4% structurele loonsverhoging) een opwaarts effect op de kosten eigen personeel.
Materiële kosten
De toename van de post bijdrage aan SSO’s heeft betrekking op de dienstverlening van de Rijksbeveiligingsorganisatie en het Rijksvastgoedbedrijf als gevolg van meer te servicen panden en de overname van de dienstverlening van schoonmaak door de Rijksschoonmaakorganisatie.
Saldo van baten en lasten
Door wijzigingen in Masterplan Kantoorhuisvesting Den Haag heeft FMH in 2017 meer panden bediend. De toename in de dienstverlening is ook de oorzaak van de stijging in omzet en kosten. De kosten laten echter een beperktere stijging zien dan de omzet omdat de indirecte kosten niet evenredig meestijgen met de toename in dienstverlening.
Dit heeft geresulteerd in een positief resultaat van circa € 1,4 mln.
Balans per 31 december 2017
| Balans 2017 | Balans 2016 | |
|---|---|---|
| Activa | ||
| Immateriële vaste activa | – | – |
| Materiële vaste activa | 27.825 | 31.352 |
| – Grond en gebouwen | – | – |
| – Installaties en inventarissen | 27.659 | 30.986 |
| – Overige materiële vaste activa | 166 | 366 |
| Vlottende activa | 40.818 | 30.443 |
| – Voorraden en onderhanden projecten | – | – |
| – Debiteuren | 1.304 | 1.066 |
| – Overige vorderingen en overlopende activa | 23.425 | 9.111 |
| – Liquide middelen | 16.089 | 20.266 |
| Totaal activa | 68.643 | 61.795 |
| Passiva | ||
| Eigen Vermogen | 7.351 | 13.052 |
| – Exploitatiereserve | 5.907 | 5.935 |
| – Onverdeeld resultaat | 1.444 | 7.117 |
| Voorzieningen | 5 | 10 |
| Langlopende schulden | 21.438 | 23.964 |
| – Leningen bij het MvF | 21.438 | 23.964 |
| Kortlopende schulden | 39.849 | 24.769 |
| – Crediteuren | 20.182 | 2.178 |
| – Overige verplichtingen en overlopende passiva | 19.667 | 22.591 |
| Totaal passiva | 68.643 | 61.795 |
Toelichting
Materiële vaste activa
De investeringen in installaties en inventaris hebben, als gevolg van nieuwe afnemers in 2017, voornamelijk betrekking op de inrichting van de Hoftoren en Turfmarkt 147.
Debiteuren
De post debiteuren bestaat uit: moederdepartement (€ 0,6 mln.), overige departementen (€ 0,6 mln.) en derden (€ 0,1 mln.).
De stijging van het debiteurensaldo wordt voornamelijk veroorzaakt door facturen met een ouderdom van 0–30 dagen.
Overige vorderingen en overlopende activa
De post overige vorderingen en overlopende activa bestaat uit vooruitbetaalde en vooruitontvangen facturen (€ 0,4 mln.), nog te factureren bedragen (€ 21,8 mln.) en onderhanden werk (€ 1,2 mln.).
Het aandeel van het moederdepartement in de overige vorderingen en overlopende activa is € 10,4 mln., van overige departementen € 10,9 mln. en van derden € 2,1 mln.
De post nog te factureren bedragen is onder te verdelen naar de generieke dienstverlening (€ 19,4 mln.) en specifieke dienstverlening (€ 2,4 mln.). De generieke dienstverlening heeft voornamelijk betrekking op leegstandsbeheer en een deel van de dienstverlening Rijnstraat 8.
Liquide middelen
De rekening courant bij het Ministerie van Financiën per 31 december 2017 bedraagt € 16,1 mln.
Eigen vermogen
De Regeling Agentschappen stelt dat het eigen vermogen van een baten-lastenagentschap gebonden is aan een maximum van 5% van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaar.
FMH mag hierdoor een maximum eigen vermogen hebben van € 6,0 mln. Het eigen vermogen ultimo 2017 komt uit op bijna € 7,4 mln. en is € 1,3 mln. hoger dan de maximumomvang. Het surplus op het eigen vermogen zal bij voorjaarsnota 2018 worden afgeroomd door de eigenaar.
Het surplus over 2016 (€ 7,1 mln.) heeft FMH in 2017 afgedragen aan de eigenaar.
Leningen bij het MvF
De leningen hebben betrekking op de overname van activa van aansluitende departementen en investeringen in meubilair en audiovisuele middelen binnen het verzorgingsgebied.
Het beroep op de leenfaciliteit heeft betrekking op deze investeringen.
Crediteuren
Het aandeel in de crediteuren van het moederdepartement is € 18,9 mln., van overige departementen € 0,1 mln., van derden € 1,2 mln.
De stijging wordt veroorzaakt door de in december ontvangen facturen voor beveiliging. De stijging van het crediteurensaldo wordt voornamelijk veroorzaakt door facturen met een ouderdom van 0–30 dagen.
Overige verplichtingen en overlopende passiva
Onder de post nog te betalen zijn alle bedragen opgenomen die (kortlopend) verschuldigd zijn per 31 december 2017 en die niet onder de crediteuren verantwoord zijn.
Het aandeel van het moederdepartement in de overige verplichtingen en overlopende passiva is € 10,9 mln., van overige departementen € 6,2 mln. en derden € 2,6 mln.
De daling wordt voornamelijk veroorzaakt door de ontvangst van facturen voor beveiliging in december. Ook daalt het saldo omdat de PIOFACH dienstverlening in 2017 vooraf in rekening is gebracht.
Kasstroomoverzicht over 2017
| Vastgestelde begroting (1) | Realisatie (2) | Verschil realisatie en vastgestelde begroting (3)=(2)-(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2017 + stand depositorekeningen | 12.894 | 20.266 | 7.372 |
| Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+) | 105.562 | 108.068 | ||
| Totaal uitgaven operationele kasstroom (-/-) | – 99.875 | – 99.261 | ||
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 5.688 | 8.807 | 3.119 |
| Totaal investeringen (-/-) | – 1.600 | – 3.261 | – 1.661 | |
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | – | 173 | 173 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 1.600 | – 3.088 | – 1.488 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-) | – 7.145 | – 7.145 | ||
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | – | – | ||
| Aflossingen op leningen (-/-) | – 5.688 | – 4.851 | 837 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | 1.600 | 2.100 | 500 | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | – 4.088 | – 9.896 | – 5.808 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december 2017 + stand depositorekeningen (1+2+3+4), de maximale roodstand € 0,5 mln. | 12.894 | 16.089 | 3.195 |
Toelichting
Investeringskasstroom
De investeringen hebben betrekking op de aanschaf van meubilair en audiovisuele middelen.
Financieringsstroom
De eenmalige uitkering aan het moederdepartement betreft de afroming van het eigen vermogen vanwege het overschrijden van het toegestane maximum van het eigen vermogen in 2016.
Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2017
| Omschrijving generiek deel | Vastgestelde begroting | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| 2014 | 2015 | 2016 | 2017 | 2017 | |
| Verloop tarieven generieke dienstverlening | 98,3 | – | 100,0 | 100,0 | 96,7 |
| Omzet per productgroep (pxq) | 114.587 | 124.668 | 115.165 | 121.362 | 107.673 |
| *Basis (generiek)1 | 86.852 | 95.512 | 97.639 | 108.155 | 91.864 |
| *Basis+ (specifiek)1 | 5.614 | 5.525 | 15.651 | 13.106 | 15.809 |
| *Maatwerk | 10.042 | 10.554 | |||
| *Werkelijk | 8.151 | 9.499 | |||
| *Overig | 3.928 | 3.578 | 1.875 | 101 | |
| Saldo van baten en lasten (%) | – 1,8% | 6,2% | 6,2% | 1,2% | 0,0% |
| Personele kosten als % van de totale kosten | 29,8% | 32,0% | 30,0% | 31,8% | |
| Materiële kosten als % van de totale kosten | 70,2% | 68,0% | 70,0% | 68,2% | |
| Apparaatskosten (in €) | 46.605 | 44.111 | 45.077 | 36.818 | |
| Klanttevredenheid | nvt | tevreden | nvt | nvt | tevreden |
| Tevredenheid specifieke diensverlening (maatwerk) | 7,6 | 8,0 | 7,7 | ||
| Medewerkerstevredenheid | tevreden | nvt | tevreden | nvt | nvt |
| FTE-totaal (excl. Externe inhuur) | 414 | 426 | 439 | 451 | 432 |
Toelichting
Verloop tarieven generieke dienstverlening
De eigenaar heeft met FMH een jaarlijkse efficiencytaakstelling op het apparaat afgesproken van 1,5%. FHH heeft deze taakstelling verwerkt in de tarieven.
In 2017 heeft een evaluatie van de centrale bekostiging plaatsgevonden voor een periode tot en met 2020. Dit heeft geleid tot een aanpassing van de tarieven. Aangezien de aanpassing het gevolg is van ontwikkelingen in zowel prijs als de afname van dienstverlening (uitbreiding werkplekken en uitbreiding/intensivering van de te leveren producten/diensten) geeft een vergelijk met 2016 een vertekend beeld. Het jaar 2017 moet dan ook gezien worden als het nieuwe basisjaar.
Omzet per productgroep
De toename van de omzet bij generieke dienstverlening is met name het gevolg van een toename in te servicen panden als gevolg van wijzigingen in het Masterplan Kantoorhuisvesting Den Haag. Daarnaast is sprake van een verschuiving van specifieke dienstverleningsafspraken met departementen naar de generieke dienstverlening.
Klanttevredenheid
In 2017 is gewerkt aan de doorontwikkeling van iKTO. Het volgende iKTO wordt volgend jaar afgenomen.
Tevredenheid maatwerk
Na de afronding van een project wordt een evaluatieformulier naar de klant gestuurd. De klant waardeert de uitvoering van maatwerkprojecten gemiddeld met een 7,7. Dit ligt ruim boven de norm (7,0).
FTE-totaal (excl. Externe inhuur)
Als gevolg van structureel meer dienstverlening heeft FMH aanpassingen in de organisatie en formatie doorgevoerd. De hogere ambtelijke bezetting is dan ook het gevolg van een verschuiving van externe inhuur naar ambtelijk personeel.