Programma Transparant ondersteunt het departement Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) bij het beter opslaan en openbaar maken van overheidsinformatie. In 2024 verbeterden BZK interne processen, werden nieuwe technieken geïntroduceerd en kregen de lijnorganisaties meer ondersteuning.
Actieve openbaarmaking
Programma Transparant werkte in 2024 aan een standaard manier voor het opstellen van documenten die grote kans hebben om openbaar te worden gemaakt (actief of op verzoek). Door het toepassen van dit ‘Open by design-principe’ zijn beleidsmedewerkers en secretarissen zich meer bewust van (processen rond) openbaarmaking. Hierdoor verbetert de leesbaarheid en toegankelijkheid van onze informatie.
Binnen BZK inventariseerde programma Transparant dossiers die geschikt zijn voor actieve openbaarmaking. Hierbij werden 21 dossiers beoordeeld, 11 daarvan zijn in behandeling genomen. Het programma bracht daarnaast de behoeften van doelgroepen zoals journalisten en politici in kaart. Hiermee houden we rekening bij het openbaar maken van dossiers.
In november werd de eerste tranche verplichte informatiecategorieën (soorten overheidsinformatie) openbaar gemaakt via de Woo-index. BZK voldeed hieraan.
Passieve openbaarmaking
Afgelopen jaar nam BZK een aantal structurele maatregelen om Woo-verzoeken beter af te handelen. Het Woo-team werd verder uitgebreid. In dit team werken Woo-regisseurs en informatiespecialisten die de lijnorganisatie ontzorgen en regie voeren op het Woo-proces.
Verder experimenteerden wij met het snel aanleveren van de 10 tot 50 belangrijkste documenten aan verzoekers. Op basis daarvan overleggen we met de verzoeker over eventueel nog openstaande vragen. Een aantal procesverbeteringen waaraan we dit jaar begonnen, zijn in 2025 klaar. Bijvoorbeeld het inkorten van het besluitvormingsproces rond Woo-verzoeken en het gebruik van een zaaksysteem
Programma Transparant introduceerde het Woo-dashboard BZK. Dit instrument geeft overzicht en inzicht in de afhandeling van Woo-verzoeken. Hierdoor begrijpen wij beter waar verbeteringen nodig zijn en hoe deze te implementeren. Daarnaast werkt BZK mee aan het rijksbrede Woo-dashboard. Wij leverden input op de werking ervan en deden mee aan tests.
Ook nam BZK deel aan een pilot van een online formulier dat aanvragers helpt hun Woo-verzoek specifieker te maken. Hierdoor kunnen informatiespecialisten gerichter zoeken naar gevraagde informatie. Het formulier werd ontwikkeld door het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) in opdracht van het rijksbrede programma Open Overheid. BZK nam als eerste departement het Woo-formulier in gebruik.
Verbeteren van de informatiehuishouding
Voor het verbeteren van de informatiehuishouding zijn in 2024 afspraken gemaakt met de directies binnen BZK. Zij werden hierbij ondersteund door de informatiecoördinatoren van programma Transparant. Om na te gaan hoe het staat met de informatiehuishouding en bij te kunnen sturen waar nodig, deed het programma verschillende inventarisaties. Naast de eigen peiling ‘Informatie op orde’ startte het programma een verdiepende analyse omtrent de staat van de informatiehuishouding, in samenwerking met I-Partnerschap en Hogeschool Windesheim.
De activiteiten van programma Transparant voor het verbeteren van de informatiehuishouding sluiten als volgt aan bij de vier actielijnen van het rijksbrede programma Open Overheid:
Actielijn 1 Informatieprofessionals
Om kennis en kunde van medewerkers te vergroten en op peil te houden, ontwikkelde programma Transparant een kennistoets. Deze kwam in 2024 beschikbaar voor alle medewerkers.
Actielijn 2 Aard en volume van informatie
Het programma Transparant bood directies in 2024 extra hulp aan bij het op orde krijgen van dossiers. Een team van specialisten in informatiehuishouding (‘IHH-specialisten’) ondersteunde bij het opruimen van netwerkschijven en opslaan van belangrijke e-mail in dossiers.
Actielijn 3 Informatiesystemen
Medio 2024 stapte BZK over van de oude versie van het documentmanagementsysteem Digidoc naar de nieuwe webversie Digidoc Online. De webversie werkt sneller en is gebruiksvriendelijker. Om de ondersteuning van de informatiehuishouding verder te verbeteren, werkte Transparant nauw samen met Beter Samen Werken (BSW), een onderdeel van programma Open Overheid. Doel van BSW is het creëren van een optimale digitale werkomgeving voor de rijksambtenaar die zoveel mogelijk zaken rond de informatiehuishouding en openbaarmaking automatisch regelt en online samenwerken beter ondersteunt.
Actielijn 4 Bestuur en naleving
De informatiecoördinaten hebben in 2024 ieder kwartaal de voortgang op het gebied van informatiehuishouding gerapporteerd aan hun directies. Deze rapportages zijn ook gebruikt als input voor de stuurgroep van het programma en SG/DG-gesprekken. In 2025 ontwikkelen we dit rapportagesysteem verder en starten we met een kwaliteitssysteem voor informatiehuishouding.