Inleiding

In de bedrijfsvoeringparagraaf (BVP) wordt verslag gedaan van relevante aandachtspunten in de bedrijfsvoering. De informatie opgenomen in de BVP is tot stand gekomen vanuit het departementale management control systeem en informatie uit audits van de Auditdienst Rijk (ADR). Deze paragraaf omvat drie elementen: 1. Rapportage voor zes verplichte onderdelen: (a) rechtmatigheid, (b) totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie, (c) begrotingsbeheer, financieel beheer en materiële bedrijfsvoering, (d) misbruik en oneigenlijk gebruik, (e) overige aspecten van de bedrijfsvoering en (f) fraude- en corruptierisico’s; 2. Rijksbrede bedrijfsvoeringonderwerpen en 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering.

1. Rapportage voor verplichte onderdelen

a. Rechtmatigheid

Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd die de rapporteringstoleranties overschrijden.

b. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden.

c. Begrotingsbeheer, financieel beheer en materiële bedrijfsvoering Opvolging aanbevelingen Algemene Rekenkamer

De Algemene Rekenkamer (AR) heeft in haar verantwoordingsonderzoek 2023 LNV geconcludeerd dat het jaarverslag LNV 2023 aan de gestelde eisen voldoet, met uitzondering van twee onvolkomenheden in de bedrijfsvoering. Dit betreft het autorisatiebeheer van het financieel systeem en het inkoopbeheer. Naar aanleiding van hun onderzoeken in 2024 heeft de ADR de bevindingen op autorisatiebeheer en inkoopbeheer als opgelost beschouwd.

Op de eerstgenoemde AR-onvolkomenheid inzake het autorisatiebeheer zijn in de afgelopen vier jaar verbeteracties uitgezet. Onder andere door het in overleg met dienstonderdelen implementeren van procedures om het risico van ongewenste toegangsrechten en functievermenging in het financiële systeem beter te beheersen. In 2024 zijn ook de rechten van de centraal functioneel beheerders verwerkt in de autorisatiematrices. De logging van handelingen door beheerders wordt in 2025 opgepakt.

Vanwege eerdere AR-aanbevelingen in de afgelopen drie jaar zijn stappen gezet in het inkoopbeheer. Het betreft onder meer het afronden van de analyse voor leverancierskeuze, het analyseren van escalatie- en voldongen feitendossiers en het opvolging geven aan analyses van spendrapportages. De versnelling van de objectieve leverancierskeuze is onderhanden en de buiten procedure inkoop (BPI) laat een duidelijke afname zien. Daarnaast zijn er inmiddels spendanalyses voor de inkopen die in Oracle-eBS worden geadministreerd.

Verantwoording EU-middelen in gedeeld beheer

Het Ministerie van LVVN verantwoordt zich met de bijlage «Verantwoording EU-middelen in gedeeld beheer» over de rechtmatigheid en het functioneren van de beheer- en controlesystemen voor de inzet van middelen uit de Europese Fondsen.

Wat betreft het Gemeenschappelijke landbouwbeleid (GLB) heeft de ADR over zowel het Europees Landbouwgarantiefonds (ELGF) als het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO) geen goedkeurend auditoordeel afgegeven. Voor beide fondsen komt dit voornamelijk voort uit de wijze waarop onder het Nationaal Strategisch Plan (NSP) invulling is gegeven aan het controle- en sanctiesysteem, waarin de ADR een risico identificeert. Daarnaast constateert de ADR dat voor het ELFPO de maximaal toegestane foutenmarge van 2% is overschreden voor de uitgaven onder het 3e Plattelands Ontwikkelingsprogramma (POP3).

De invulling van het controle- en sanctiesysteem onder het NSP wordt gebaseerd op het Nederlandse Raamwerk voor Uitvoering van Subsidies (RUS) en het Uniform Subsidie Kader (USK). Onder het New Delivery Model in het GLB is het opzetten van efficiënte beheers- en controlesystemen, inclusief het richten van controles op de hoogste foutenrisico’s, een vereiste uit de Unieverordening. Door middel van deze systemen dienen de financiële belangen van de Unie te worden gewaarborgd. De invulling hiervan op basis van RUS en USK wijkt af van de toegepaste systematiek onder de GLB periode vóór 2023, waar andere EU-conformiteitsnormen golden.

Opvolging reviewbeleid

In 2022 heeft het ministerie in het kader van het reviewbeleid enkele accountantsproducten, die zijn ontvangen bij de Regeling subsidie financiering ongedekte vaste kosten land- en tuinbouwbedrijven COVID-19 (OVK-regeling), door de Auditdienst Rijk laten reviewen. Naar aanleiding van de gedefinieerde kostencategorieën in de OVK-regeling is uit de review gebleken dat ook variabele kosten zijn meegerekend als vaste kosten, die niet passen in de expliciete definiëring in de OVK-regeling. In 2023 heeft RVO, als uitvoerder van deze regeling, op verzoek van het ministerie nader onderzoek uitgevoerd. Uit dit onderzoek bleek dat de toepassing van de vaste kostencategorieën vaker tot interpretatieverschillen heeft geleid. In 2024 heeft een verdiepend vervolgonderzoek plaatsgevonden. Op basis van deze onderzoeken en alles overwegend is besloten dat vanwege de onduidelijkheden in de OVK-regeling in combinatie met de informatieaanwending bij de vaststelling van de subsidies het niet opportuun is om hieraan consequenties te verbinden. Bij het opstellen van eventuele toekomstige vergelijkbare regelgeving zullen de leerpunten uit de onderzoeken betrokken worden.

d. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het ministerie van LVVN beschikt over een toereikend beleid om de risico’s van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) van subsidies door begunstigden (externe fraude) zo veel mogelijk te beperken. Bestaande maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies door begunstigden te bestrijden zijn onder andere: de tijdige opstelling van risicoanalyses met beheersmaatregelen ter bestrijding van M&O, het opvragen van gegevens zoals die bekend zijn bij andere departementen, het in voorkomende gevallen opvragen van accountantsproducten bij subsidieverantwoordingen en het via de fraudecoördinator van RVO melden van vermoedens van fraude bij het OM en het goed informeren van de Tweede Kamer.

e. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te vermelden.

f. Fraude- en corruptierisico’s

In 2024 zijn geen materiële interne fraudes en/of corrupties aan het licht getreden die in de bedrijfsvoeringsparagraaf moeten worden vermeld.

LVVN en EZ/KGG geven veel aandacht aan het voorkomen en opsporen van interne fraude en/of corruptie. Zo beschikken LVVN en EZ/KGG over een vastgesteld integriteitsbeleid, een Beveiligingsautoriteit zoals bedoeld in artikel 3 van het Besluit BVA-stelsel Rijksdienst 2021 en een BVA-team. Het BVA-team geeft advies, houdt toezicht op de integrale beveiliging en laat analyses en audits uitvoeren. Met periodieke managementverificaties en het toepassen van controle technische functiescheiding en verbijzonderde interne controle bij financiële transacties wordt het risico van interne fraude, en daarmee onbetrouwbare informatievoorziening vanuit de administraties, voldoende beheerst. Eventuele signalen van mogelijke fraude worden altijd opgevolgd voor nader onderzoek. Middels een jaarlijkse managementverklaring bevestigen hoofden van dienst dat geconstateerde interne fraudes en/of corruptie zijn gemeld bij de directeur FEZ, de SG en de ADR.

Onderdeel van het integriteitsbeleid is het moeten voldoen aan de normen en regels ter voorkoming van eventuele belangenverstrengeling dat kan leiden tot of als doel kan hebben misbruik of oneigenlijk gebruik van (koersgevoelige) informatie door medewerkers en daarmee reputatieschade voor LVVN en/of persoonlijke verrijking. Burgers en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat LVVN en zijn medewerkers niet bevooroordeeld of partijdig zijn.

De BR heeft in 2023 ingestemd met de nota Frauderisicoanalyse EZK en LNV. Deze nota bevat op hoofdlijnen een beschrijving van de meest voorkomende frauderisico’s met bestaande maatregelen om die risico’s te beheersen. In de werkplannen 2024 zijn door de hoofden van dienst geen fraude- en integriteitsrisico’s benoemd. Deze risico’s worden zodoende niet gezien als de belangrijkste risico’s. Bij de verdere ontwikkeling van het risicomanagement en het vormgeven van een vernieuwde managementcyclus zullen frauderisico’s een plek krijgen. 

2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Herstel- en Veerkrachtplan

In de zomer van 2020 besloten de EU-lidstaten tot een aanpak om te herstellen van de coronacrisis. In februari 2021 is daarom de Herstel- en Veerkrachtfaciliteit opgericht. Dit is een tijdelijk middel waarmee de EU subsidies en leningen aan EU-landen kan geven om te investeren in hervorming. EU-lidstaten moeten een Herstel- en Veerkrachtplan (HVP) opstellen, waarin staat naar welke hervormingen en investeringen het geld gaat. De EU heeft het Nederlands HVP in oktober 2022 goedgekeurd.

LVVN heeft twee maatregelen in het HVP-programma t.w. Saneringsregeling Varkenshouderijen (Srv) en Programma Natuur. De minister van LVVN geeft in een beheersverklaring aan wat de voortgang is van het behalen van de mijlpalen en doelstellingen van deze twee maatregelen. Op 12 december 2024 is het betaalverzoek van de Srv ingediend. De Srv is zonder noemenswaardige problematiek beoordeeld door de ADR. Na goedkeuring van de Europese Commissie is het wachten op de goedkeuring van de Raad van de Europese Unie. Programma Natuur wordt meegenomen in het laatste betaalverzoek.

Betaalgedrag

De norm is dat 95% van alle handelsfacturen binnen 30 dagen na datum van ontvangst van de factuur is betaald. LVVN heeft in 2024 96,7% van de handelsfacturen binnen 30 dagen betaald. Hiermee voldoet LVVN aan de streefwaarde. 

Beheer NGF-projecten

Over de Nationaal Groeifonds (NGF) projecten die in 2024 in uitvoering waren namens LVVN zijn geen afwijkingen in het financieel beheer te melden.

3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Risicomanagement

Om risicomanagement bij LVVN verder te ontwikkelen treedt een DG op als ambassadeur voor risicomanagement. Daarnaast is een riskfacilitator geworven die in augustus 2024 is gestart. De riskfacilitator houdt zich onder meer bezig met de borging van risicomanagement binnen LVVN. Zo heeft in de BR in november een risicodialoog plaats gevonden. Risicosessies worden binnen LVVN breed ingezet om het risicobewustzijn als een olievlek binnen LVVN te verspreiden en te laten groeien.

Vanwege organisatieontwikkelingen is medio 2024 geconstateerd dat de opgestelde managementafspraken 2024 niet goed meer aansloten bij de actualiteiten. In het kader van de organisatieontwikkeling zal een ander sturingsmechanisme worden ontwikkeld met focus op de lange termijn en de integraliteit. Tot die tijd wordt gebruik gemaakt van bestaande sturingsmiddelen. Dit heeft ook invloed op de inbedding van het risicomanagement.

Verduurzaming in de bedrijfsvoering

LVVN en EZ/KGG publiceren jaarlijks het gezamenlijke verslag over de duurzaamheid van de eigen organisaties. Het duurzaamheidsverslag geeft inzicht in de verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering en ketenverduurzaming bij beide ministeries, hun diensten en agentschappen. In mei 2024 is het duurzaamheidsverslag 2023 gepubliceerd. De verwachting is dat het duurzaamheidsverslag 2024 in mei 2025 wordt gepubliceerd. Bij het opstellen van het duurzaamheidsverslag worden de rapportagestandaarden van het Global Reporting Initiative (GRI) in beschouwing genomen.

NIS2 en Cyberbeveiligingswet

De Network and Information Security Directive (NIS2) is een EU-richtlijn die gericht is op het creëren van een hoog gezamenlijk niveau van cyberbeveiliging in de Europese Unie. De richtlijn wordt momenteel omgezet in nationale wetgeving: de cyberbeveiligingswet (CBW). Deze wet gaat gelden voor de meeste organisaties van de rijksoverheid en bevat een zorg- en meldplicht, die strikte eisen aan de leden van het bestuur van de organisaties stelt. Naar verwachting wordt de CBW in het najaar van 2025 van kracht en ligt in dat jaar en 2026 het zwaartepunt van de implementatie. De CBW is in 2024 meerdere keren uitgesteld waardoor het voor de organisaties van LVVN nog steeds onduidelijk is aan welke eisen inzake cyberbeveiliging moet worden voldoen. Dit is een generiek probleem voor de hele rijksoverheid.