Inleiding
In de samenleving en binnen het Rijk groeit de behoefte aan gerichte informatie en transparantie. De overheid streeft ernaar om een open overheid te zijn. Door informatie actief openbaar te maken, krijgt de samenleving beter zicht op keuzes van de overheid en afwegingen hierbij. Ook is er bij een open overheid meer ruimte om samen met burgers beleid te maken. Een goede digitale informatiehuishouding is hierbij een randvoorwaarde.
Binnen het ministerie van VWS lopen trajecten in het kader van een open overheid. Daaronder ook het vijf jaar durende programma VWS Open op Orde (2021-2026).
Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo beoogt een transparante en actief openbaar makende overheid. Met dit doel kan het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter worden gediend. De Woo legt het ministerie van VWS de verplichting op van zowel passieve als actieve openbaarmaking. Bij passieve openbaarmaking gaat het om Woo-verzoeken waarbij een verzoek ingediend wordt om informatie openbaar te maken binnen een vaste termijn. Bij actieve openbaarmaking is VWS verplicht om bepaalde categorieën informatie (cf koninklijk besluit) uit eigen beweging openbaar te maken.
Om openbaarmaking structureel en duurzaam te kunnen organiseren is het van belang dat de informatiehuishouding van VWS op orde is. De Woo bevat een algemene zorgplicht om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te houden en schrijft maatregelen voor om digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken. Sinds de inwerkingtreding van de Woo is het aantal verzoeken overheidsbreed toegenomen en wordt de uitvoering complexer. Hierbij loopt VWS tegen diverse uitvoeringsproblemen aan. Dit betekent dat VWS haar organisatie zodanig moet inrichten dat actieve en passieve openbaarmaking zo optimaal mogelijk gerealiseerd kunnen worden. Niet alleen op grond van de Wet open overheid (Woo), maar ook naar aanleiding van parlementaire enquêtes. Dit geldt in het bijzonder voor de parlementaire enquête COVID-19.
Actieve openbaarmaking
Beslisnota’s bij Kamerstukken over beleidsvorming, wetgeving, voortgang, kennisdeling, begroting en internationale en Europese onderhandelingen worden meegestuurd naar de Kamer.
Per 1 november 2024 zijn de eerste informatiecategorieën verplicht die vallen onder actieve openbaarmaking van de Woo. Het kerndepartement van VWS voldoet aan de verplichtingen van deze tranche 1, eveneens als de meeste concernonderdelen. Kennis is en wordt verspreid om ervoor te zorgen dat alle onderdelen gaan voldoen aan deze verplichting.
Vanaf 1 juli 2025 worden adviesaanvragen aan formeel ingestelde adviescolleges en -commissies actief openbaar gemaakt door VWS-kern. Adviezen en adviesaanvragen over individuele gevallen zijn uitgezonderd. De Directie Open Overheid faciliteert en ontzorgt bij het lak- en publicatieproces om informatie verantwoord openbaar te maken. De komende tijd zullen meer informatiecategorieën actief openbaar gemaakt gaan worden.
Passieve openbaarmaking
Met ingang van 1 april 2025 behandelt de centrale directie Open Overheid (DOO) alle reguliere Wet open overheid verzoeken van VWS én alle Wob/Woo-verzoeken, die betrekking hebben op de COVID-19 periode. De directie voert met ingang van 1 juli 2025 ook de Bezwaar en Beroepzaken voor de Woo uit.
De centrale directie ondersteunt het ministerie van VWS bij het maximaal transparant maken van informatie voor de samenleving. De informatie die VWS openbaar maakt is goed toegankelijk, vindbaar, doorzoekbaar en begrijpelijk. Tot slot draagt de directie Open Overheid zorg voor een eenduidige werkwijze voor het kerndepartement voor zowel de passieve als de actieve openbaarmaking van informatie.
Op deze manier krijgen journalisten en geïnteresseerde burgers inzicht in de beleidsvorming van het kerndepartement en de afwegingen die daarbij zijn gemaakt. Zo worden zij in staat gesteld om geïnformeerd te worden, VWS te controleren en indien nodig tot verantwoording te roepen. Het houdt het departement scherp en draagt daarom bij aan de werking van ons democratisch stelsel.
Innovatie
Het ministerie van VWS ontwikkelde ten tijde van- en na de coronacrisis instrumenten om de grote hoeveelheden documenten en informatie voor verzoekers vindbaar, begrijpelijk en doorzoekbaar te maken.
De directie Open Overheid bouwt voort op wat in crisistijd is gestart. VWS levert daarmee haar bijdrage aan het realiseren van de strategieën geformuleerd in de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (2025). De innovaties van DOO maken het makkelijker om overheidsinformatie digitaal te verwerken, categoriseren, archiveren, anonimiseren en (actief) openbaar te maken. Deze innovaties stelt VWS ter beschikking aan ander overheidsinstanties. Voorbeelden hiervan zijn:
– Het Publicatieplatform met chatbot-functionaliteit en persoonlijke link;
– Een Ontdubbelings-mechanisme voor chatberichten;
– De Excel Standardiser om Excel-bestanden leesbaar, bruikbaar actief openbaar te maken;
– Autoredactieregels in ZyLAB
– Het Zaakvolgsysteem waarmee de voortgang en status van Woo-verzoeken en bezwaar- en beroepszaken wordt gevolgd.
– De Datalek-detecteertool die geautomatiseerd datalekken opspoort;
– Persoonlijk dossier ZyLAB. Een persoonlijk dossier is een gepersonaliseerde en gecategoriseerde webpagina waarmee alle documenten in de persoonlijke omgeving door verzoekers te raadplegen zijn.
– Actieve openbaarmaking van tijdlijnen coronacrisis.
Verbetering van de informatiehuishouding
Om informatie (actief) beschikbaar te kunnen stellen, te kunnen verantwoorden en de bedrijfsprocessen goed te laten verlopen is het belangrijk om overheidsinformatie goed op te slaan. Als we onze informatie op orde hebben, kunnen we als ministerie van VWS goed samenwerken, open, transparant en betrouwbaar zijn.
Vanuit de actielijn Informatieprofessionals is enerzijds aandacht voor capaciteit en opleiding van de informatieprofessionals en anderzijds richt zich het op het informeren van de medewerkers in het gehele departement over goed informatiebeheer. Hiervoor is binnen actielijn 1 een grote campagne gestart ten behoeve van bewustwording en gedragsverandering voor alle medewerkers.
Vanuit de actielijn Volume en Aard van de informatie is er in 2025 aandacht geweest voor de rijksbreed lopende trajecten rondom het archiveren van chatberichten en het archiveren van e-mailberichten en social media en websitearchivering. Tevens zijn er belangrijke stappen gezet in het vaststellen van de informatiebeheerplannen.
Vanuit de actielijn Informatiesystemen wordt er ingezet op de verbetering van architectuur, systemen en applicaties. Vanuit deze actielijn moet er meer aandacht komen voor ‘archiving by design’ waar aan de voorkant wordt gekeken naar de duurzame toegankelijkheid van informatie over de hele levenscyclus. VWS is één van de deelnemers departementen aan het programma Beter Samen Werken (BSW) dat als doel heeft om een integrale oplossing te ontwikkelen voor een toekomstige werkplek.
Vanuit de actielijn Bestuur en naleving wordt ingezet op het versterken van de onderlinge samenwerking op het gebied van informatiehuishouding binnen het concern en in aansluiting op de rijksbrede ontwikkelingen. In 2025 is de kennisdeling binnen het concern versterkt. Zo zijn er geregeld inhoudelijke Q&A- of samenwerksessies en is de nieuwsbrief open overheid opgezet die elk kwartaal wordt verspreid. Daarnaast is er toenemende aandacht voor het monitoren op gemaakte afspraken.