Inleiding
Na een grondige interne reflectie in de periode oktober – december 2015, gevolgd door de inrichting van een programmaorganisatie, is in februari 2016 een start gemaakt met het programma VenJ Verandert. De Minister heeft in zijn brief van 2 maart 2016 de Tweede Kamer geïnformeerd over de aanpak38.
Toegezegd is dat de Tweede Kamer tweemaal per jaar over de voortgang zal worden geïnformeerd, bij de begroting en de verantwoording.
Deze rapportage betreft de eerste voortgangsrapportage aan de Tweede Kamer en betreft de activiteiten en resultaten van het programma tot en met juni 2016.
Met het programma VenJ verandert werkt het Ministerie van veiligheid en Justitie aan zes concrete veranderopgaven:
-
1. Het ministerie informeert en communiceert meer, proactief en open en transparant, zodat politiek en samenleving vroegtijdig weten wat er speelt op het terrein van veiligheid en justitie;
-
2. Het ministerie is een continue lerende organisatie, zodat waar mogelijk verbeteringen in het werk worden aangebracht;
-
3. Het ministerie investeert in mensen en gedrag, zodat professionals ruimte kunnen nemen en aangesproken worden op resultaat;
-
4. Het ministerie heeft een lange termijn visie en strategie, zodat er een leidraad is op basis waarvan keuzes worden gemaakt;
-
5. Het ministerie zorgt voor regie en een sterk intern netwerk, zodat complexe maatschappelijke vraagstukken worden aangepakt over bestaande organisatieonderdelen en structuren heen;
-
6. Het ministerie werkt in nauwe verbinding met «buiten», zodat maatschappelijk resultaat wordt vergroot en snel kan worden ingespeeld op nieuwe maatschappelijke vragen.
Op basis van het veranderprogramma is een groot aantal acties in gang gezet, waarover in deze voortgangsrapportage verslag worden gedaan.
De voortgangsrapportage is als volgt opgebouwd:
In deel 1; processen op orde worden de activiteiten beschreven die conform een planmatige aanpak worden uitgevoerd.
Deel 2 beschrijft de het werken aan een herkenbare strategie. Kenmerkend in deze aanpak is iteratieve karakter van het proces. Een goede strategische oriëntatie is immers geen eenmalige actie maar vergt permanente aandacht.
Deel 3; vertrouwen in professionaliteit beschrijft de activiteiten die bijdragen aan ontwikkeling en verbetering van cultuur en gedrag, samenwerking, leiderschap en externe oriëntatie van het ministerie.
Tenslotte worden in deel 4 de programma brede activiteiten benoemd op het gebied van communicatie, monitoring en rapportage.
Voor het veranderprogramma worden meerdere jaren uitgetrokken. Deze eerste voortgangsrapportage gaat met name in op de zaken die vanuit het veranderprogramma in gang zijn gezet. Er wordt thans ook gewerkt aan een verandermonitor, op basis waarvan effecten van het programma in kaart kunnen worden gebracht. In volgende rapportages zal, op basis van de verandermonitor, ook op de effecten worden ingegaan.
1. Processen op orde
In dit onderdeel van de rapportage wordt aangegeven welke zaken in gang zijn gezet om processen binnen de organisatie op orde te krijgen. Het betreft activiteiten die voor een belangrijk deel planmatig worden uitgevoerd.
Open en transparant Wob Beleid hanteren: Status: loopt
1.1 Informatie delen
Het traject om Wob opener en transparanter af te handelen is inmiddels vier maanden onderweg. In juni zijn in de brede Bestuursraad voorstellen van de projectgroep gepresenteerd. Deze voorstellen hebben betrekking op het optimaliseren van het Wob-proces binnen het bestuursdepartement waarbij dejuridisering van Wob-verzoeken één van de belangrijke uitgangspunten is. De voorstellen zijn door de onlangs ingestelde brede Bestuursraad (zie onder) overgenomen. Na de voorstellen die betrekking hebben op het proces, volgen de voorstellen die zien op de VenJ brede toepassing van de Wob.
Informatie snel (digitaal) beschikbaar stellen: Status: loopt
VenJ zal, conform de aanpak van de Inspectie Veiligheid en Justitie, rapporten eerder beschikbaar stellen. Rapporten van de IvenJ worden thans uiterlijk na zes weken openbaar gemaakt, ook als er nog geen beleidsreactie beschikbaar is. Voor rapporten van het WODC zal dezelfde lijn gevolgd worden.
NB: Rijksbreed worden alle rapporten van de ADR transparant gemaakt, inclusief de rapporten met betrekking tot Veiligheid en Justitie.
Ochtendoverleg Bestuursraad: Status: gereed
In het eerste kwartaal van 2015 is een dagelijks overleg ingesteld van de bewindspersonen met de leden van de Bestuursraad, om de informatievoorziening kort na de wisseling van bewindspersonen te kunnen borgen. Deze snelle vorm van informatie uitwisseling tussen de politieke en ambtelijke top van de organisatie is gecontinueerd in een ochtendberaad van een half uur, in beginsel drie maal per week.
Instellen Brede Bestuursraad: Status: gereed
1.2 Informatie delen
In de probleemanalyse voorafgaand aan het programma VenJ Verandert is geconstateerd dat er een sterke focus op beleid ligt bij VenJ. Om uitvoeringsvraagstukken beter te kunnen afwegen en meewegen is besloten om de grote uitvoeringsorganisaties uit te nodigen in de Bestuursraad. Naast de reguliere BR is de Brede Bestuursraad in het leven geroepen. De Brede BR bestaat uit de reguliere BR, aangevuld met de korpschef van de Nationale Politie, de voorzitter van het College van PG’s en de hoofddirecteuren van DJI en de IND. De Brede BR vergadert éénmaal per twee weken, en vormt tevens de stuurgroep van het programma VenJ Verandert.
Versterken begrotingsproces: Status: loopt
In november 2015 is besloten om de beheersing van de begroting van VenJ te verbeteren, mede in het licht van de door de Algemene Rekenkamer geformuleerde aandachtspunten. Deze verbetering wordt vorm gegeven in het programma Eigenaarschap en Control. Kern van het programma is om ten aanzien van de taakorganisaties de rollen van eigenaar en opdrachtgever duidelijker te onderscheiden en het aantal control-lagen terug te brengen van drie naar twee.
Het contourenplan hiervoor is vastgesteld door de brede BR en ligt nu als voorgenomen besluit ter advisering bij de medezeggenschap.VenJ zal vanaf 2017 conform het nieuwe model van eigenaarschap en control gaan werken. In het komende half jaar wordt de implementatie voorbereid.
Incidentenstrategie: Status: loopt
De incidentenstrategie van VenJ wordt op dit moment geëvalueerd. Één van de onderdelen van de nieuw te introduceren strategie is het betrekken van een niet betrokken directeur (generaal) als voorzitter van de incidententafel, waardoor er meer aandacht zal zijn voor de politieke en maatschappelijke implicaties van het betreffende incident. Tevens wordt hiermee beoogd meer rust en ruimte in de afhandeling van incidenten te creëren.
De herziene incidentenstrategie zal worden vastgesteld door de de Brede BR.
Verbetering van het integriteitsstelsel Status: loopt
1.3 Professioneel werken
In december 2015 heeft de BR besloten de rollen en verantwoordelijkheden in het integriteitsstelsel van VenJ duidelijker te onderscheiden en te beleggen. Daarnaast is VenJ sinds 2016 aangesloten op de Rijksbrede gedragscode integriteit, waarmee de oude VenJ-eigen gedragscode komt te vervallen.
De centraal integriteitscoördinator van VenJ voert alle hieruit voortkomende activiteiten conform het plan van aanpak uit.
Tegelijkertijd wordt geïnvesteerd in verbetering van de communicatie over integriteit en bewustwording bij medewerkers en leidinggevenden.
2. Herkenbare strategie
In dit deel van de rapportage staan de activiteiten waarin VenJ werkt aan het toekomstperspectief. Deze activiteiten staan in nauw verband met het programma VenJ Verandert.
Status: gereed
2.1 Beleidsalternatieven
Het Rapport beleidsalternatieven is vastgesteld.
Status: loopt
2.2 Spectrum
In 2015 is een nieuwe strategische eenheid ingericht die de BR zal adviseren in haar strategische agenda. Hiertoe is het programma spectrum ingericht. Het programma is gestoeld op drie pijlers.
Op 15 juni vond in Rotterdam de Stedenconferentie plaats. Deze verliep succesvol en aan vervolgactiviteiten, met een gezamenlijke toekomstagenda, wordt gewerkt.
Op 24 juni is de strategische agenda «in wording» opnieuw besproken in de Brede Bestuursraad. Daartoe is de notitie met strategische thema’s en vier «challenges» voor VenJ (de «governance»-uitdaging, de «smart» uitdaging, de «justice» uitdaging en de veerkracht-uitdaging) verder uitgewerkt, o.a. met aandacht voor handelingsperspectieven, die bij de DG’s zijn ingezameld.
De gespreksronde met frontlinie-professionals is afgerond, het samenvattend verslag is in concept gereed. Ook de gespreksronde met internationale experts is afgerond, aan samenvattende verslaglegging wordt gewerkt.
Een technologiescan en een scan op burgerperspectieven worden binnenkort afgerond.
Er heeft een gespreksronde plaatsgevonden langs de wetenschappelijke bureaus van politieke partijen. Een concept-verslag is gereed.
De communicatie rond wordt voorbereid om de strategische agenda als discussiestuk voor te leggen, o.a. in de vorm van een «longread» die overal binnen VenJ online te raadplegen is.
Status: loopt
2.3 Verhaal van VenJ
De brede Bestuursraad heeft een eerste aanzet gemaakt van het verhaal over waar VenJ voor staat.
Dat verhaal is niet af. Het is een middel om de dialoog te voeren over ons werk. Waar staan we voor, wat komt er op ons af en wat betekent dat voor VenJ? Dit is onderdeel van de strategische dialoog (zie par.3)
3. Vertrouwen in de professionaliteit
Hieronder wordt ingegaan op de activiteiten die bijdragen aan het vertrouwen in de professionaliteit van de organisatie, leiding en de medewerkers.
3.1 In gesprek
Direct na de start van het programma is een groot aantal bijeenkomsten georganiseerd waarin medewerkers uit alle geledingen van de organisatie met elkaar in gesprek kunnen gaan over de verandering bij VenJ. Inzichten, suggesties en ideeën die hierin naar voren komen, worden door VenJ verandert geïntegreerd in de veranderaanpak.
Veranderestafette: Status: doorlopend
Op 15 april is gestart met een reeks workshops onder de noemer van de Veranderestafette. In deze bijeenkomsten is, in interactieve vorm, met medewerkers van VenJ gesproken over de mogelijkheden voor verandering binnen de verschillende programmalijnen en wat er voor nodig is om deze verandering te realiseren. Uitgangspunten daarbij zijn: vanuit jezelf redeneren (de verandering is van ons allemaal) en concrete punten benoemen.
Ook is een bijeenkomst van de veranderestafette, op een middelbare school in Leiden, georganiseerd om met mensen van buiten in dialoog te gaan over hun beeld van VenJ en hoe VenJ functioneert.
In totaal hebben zes bijeenkomsten van de veranderestafette plaatsgevonden. De veranderestafette wordt in de loop van 2016 gecontinueerd.
SG tour: Status: loopt
De Secretaris-generaal is met alle organisaties van VenJ persoonlijk in gesprek gegaan over de veranderopgave van VenJ. De bijeenkomsten worden zeer goed bezocht, zowel op het bestuursdepartement als bij de uitvoeringsorganisaties. In de komende periode wordt de SG tour voortgezet. Streven is om de tour aan het eind van de zomer af te ronden.
Overige bijeenkomsten Status: doorlopend
VenJ Verandert heeft podium gevraagd bij veel medewerkersbijeenkomsten die werden georganiseerd door andere programma’s of gremia. In dit kader kunnen onder meer de bijeenkomsten van De Hark Voorbij, Next VenJ en wereld-ambtenarendag worden genoemd, alsmede directie of DG brede bijeenkomsten. De programmaorganisatie blijft beschikbaar om in deze bijeenkomsten met VenJ medewerkers over de veranderopgave te spiegelen.
Summerschool Status: in voorbereiding
In juli is gestart met de V&J Verandert Summerschool. De summerschool biedt een platform voor onderwerpen binnen de 6 veranderlijnen (kamerbrief 2 maart). Belangrijkste doelen van de Summerschool zijn inspireren, betrekken en verbinden. De Summerschool is van en voor V&J’ers. Alle V&J’ers worden uitgenodigd aan de Summerschool deel te nemen als spreker, deelnemer of in de organisatie, begeleiding of communicatie. Elk organisatieonderdeel zorgt er voor dat vanuit het eigen onderdeel minimaal 1 onderwerp wordt ingebracht. DGRR heeft de Summerschool op 14 juli geopend met de sessie «Van Incident naar Impact». Data en thema’s worden op Rijksportaal en de intranetten bekend gemaakt.
Status: in voorbereiding
3.2 Leiderschap/strategische dialoog
Het doel van de strategische dialoog is het het organiserend vermogen van VenJ te verbinden aan het verhaal van VenJ, het programma Spectrum en de Strategische Kennis en Innovatie Agenda. Deze laatste betreft een «ontwikkelagenda», met een bredere tijdshorizon dan de beleidsagenda, namelijk 2016–2025. De SKIA een permanent evoluerend programma dat trends en scenariostudies verbindt aan innovaties en ontwikkelingen.
Het kunnen vaststellen van wat helpende en hinderende patronen in onze werkwijze en werkcultuur zijn is hierbij een belangrijk doel, omdat dit leidt tot zelfreflectie en versterking van het organiserend vermogen.
De strategische dialoog bestaat uit een aantal strategische conferenties, gericht op de leidinggevenden (ca 350) van de VenJ organisaties, aangevuld met daartussen liggende werkgroepen waarin de leidinggevenden kunnen participeren.
De startconferentie van de strategische dialoog is op 8 september aanstaande. In de strategische dialoog zullen zes tot acht conferenties, verspreid over twee jaar worden georganiseerd. Het legt de verbinding tussen de strategische agenda van VenJ en de wijze waarop VenJ deze gaat organiseren en realiseren. Door het nadrukkelijk betrekken van de leidinggevenden – de dragers van de verandering – is dit één van de pijlers van de veranderaanpak van VenJ.
4. Communicatie, monitoring en rapportage
Status: doorlopend
4.1 Communicatie Rijksportaal
Voor VenJ Verandert is een apart dossier ontwikkeld binnen de structuur van het Rijksportaal. Binnen dit dossier bevindt zich alle achtergrondinformatie over het programma, nieuwsberichten, voortgangsrapportages en columns van de SG, toegankelijk voor alle VenJ medewerkers. Voor VenJ organisaties die geen automatische toegang tot Rijksportaal hebben, wordt gezorgd dat zij via een koppeling vanaf de eigen website het dossier kunnen bekijken.
Momenteel loopt een inkooptraject voor de ontwikkeling van een periodiek digitaal magazine over de veranderingen bij VenJ. Doelgroep van dit magazine is de gehele VenJ organisatie, alsmede partners van VenJ.
In het najaar zal de eerste versie van het digitale magazine verschijnen.
Status: doorlopend
4.2 VenJ Connect
In april is VenJ Connect als online community voor de veranderopgave van VenJ in gebruik genomen. Deze community is een gezamenlijk initiatief van het programma Spectrum en VenJ Verandert.
In de community kunnen medewerkers met elkaar is gesprek over de veranderopgave en kunnen tips, ideeën en ervaringen worden uitgewisseld. In de Veranderestafette, de SG tour en de summerschool wordt VenJ Connect onder de aandacht van medewerkers gebracht. Discussies die tijdens deze bijeenkomsten zijn gestart kunnen op deze manier op VenJ Connect worden voortgezet. Hiervoor kunnen specifieke groepen worden aangemaakt.
Inmiddels kent VenJ Connect ruim 400 actieve deelnemers. Tot nu toe betreft dit medewerkers die tijdens bijeenkomsten zijn geattendeerd op VenJ Connect. In juli zal een brede lancering van VenJ Connect plaatsvinden, waarbij alle medewerkers worden uitgenodigd om op VenJ Connect in gesprek te gaan over de verandering bij VenJ. Tevens wordt een team van Vlog-ers samengesteld. De Vlogs worden gemaakt door VenJ’ers die hun ideeën over verandering aan collega’s willen overbrengen, met als doel elkaar te inspireren. De Vlogs worden op VenJ Connect en Rijksportaal aangeboden.
Status: in voorbereiding
4.3 Opzetten verandermonitor
Ten behoeve van het programma zal een monitor worden uitgewerkt op basis waarvan kan worden gemeten of en welk effect van de verandering wordt gesorteerd.
De monitor zal zowel een interne als een externe component bevatten en richt zich zowel op kleine, zichtbare veranderingen als ook op de meer abstracte veranderdoelen zoals benoemd in de veranderlijnen van het programmaplan.
In de komende periode zal VenJ Verandert medewerkers met praktische en methodische kennis van monitoring vragen mee te denken over de aanpak en een klankbordgroep te vormen. Hierbij wordt onder meer gedacht aan expertise vanuit WODC, DP&O en de Eenheid Strategie.
Direct na het zomerreces zal de opzet van de verandermonitor aan het opdrachtgeversoverleg worden gepresenteerd.
Monitorresultaten zullen, zodra deze beschikbaar zijn, worden meegenomen in de tweemaandelijkse voortgangsrapportages aan de brede Bestuursraad en de voortgangsrapportage aan de Tweede Kamer.