Scope

De scope van deze bedrijfsvoeringparagraaf is de bedrijfsvoering waarvoor de Minister van Infrastructuur en Waterstaat verantwoordelijk is (begrotingshoofdstuk XII Infrastructuur en Milieu, begrotingshoofdstuk IF en begrotingshoofdstuk DF). Deze bedrijfsvoeringparagraaf omvat drie onderdelen. De Minister van Financiën heeft de rapportage-items van de eerste twee onderdelen voorgeschreven. De Minister van IenW rapporteert in onderdeel drie, na advisering door het Audit Committee, over de belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering van 2018.

Onderdeel 1. Uitzonderingsrapportage

Om te voldoen aan de rapportagecriteria uit de rijksbegrotingsvoorschriften wordt in dit onderdeel gerapporteerd op de onderstaande rapportage-items:

• • A. comptabele rechtmatigheid;

• • B. totstandkoming van de niet-financiële verantwoordingsinformatie;

• • C. financieel en materieel beheer, en

• • D. overige aspecten van de bedrijfsvoering.

A. Comptabele Rechtmatigheid

Bij de vaststelling van de onderstaande tabel is voor de bestuurskern gebruik gemaakt van een statistische steekproef. Hierbij worden willekeurige transacties onderzocht. Eventuele gevonden onrechtmatigheden worden vervolgens geëxtrapoleerd op het onderzochte artikel. Bij gebruik van het instrument steekproef schrijven de rijksbegrotingsvoorschriften voor om in de onderstaande tabellen te rapporteren als de maximale fouten en onzekerheden de rapporteringstolerantiegrenzen overschrijden. De meest waarschijnlijke uitkomsten staan vermeld in de kolommen 5, 6 en 7.

Bij de bestuurskern van Infrastructuur en Waterstaat zijn wel overschrijdingen van door de Rijksbegrotingsvoorschriften voorgeschreven rapportagetoleranties vastgesteld.

Bij artikel 22 overschrijdt ook de meest waarschijnlijke fout de rapporteringstolerantie en daarom is daar een percentage toegevoegd.

Oorzaken Overschrijdingen

Er is door de Auditdienst Rijk in de steekproef van betalingen vastgesteld dat binnen de bestuurskern de manier van opstellen van contracten en opdrachtbrieven nog niet altijd voldoende basis geeft om tot een kwalitatieve prestatieverklaring te kunnen komen. Verder is het voorgekomen dat er betalingen worden verricht in afwijking van de overeengekomen betaalmomenten. IenW onderneemt actie om te zorgen voor zo duidelijk en eenvoudig mogelijke leveringsafspraken in de overeenkomsten. Daarnaast gaat IenW nog meer sturen op naleving van in contracten opgenomen (betalings-) voorwaarden en daar risicogericht managementinformatie over verstrekken als basis voor de te nemen verbetermaatregelen.

M&O

Door de Auditdienst Rijk is vastgesteld dat voor verschillende regelingen nog M&O risicoanalyses ontbreken en dat M&O risico's niet altijd of niet scherp genoeg beschreven worden. Dit is alleen het geval bij de door IenW uitgevoerde subsidieregelingen, niet bij de grote meerderheid die door de RVO wordt uitgevoerd.

B. Totstandkoming van de niet-financiële verantwoordingsinformatie (nfi)

De niet-financiële verantwoordingsinformatie betreft de indicatoren en kengetallen die beogen inzicht te bieden in de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de beleidsuitvoering en de doelmatigheid van de bedrijfsvoering. Indien de totstandkoming van de niet-financiële verantwoordingsinformatie tekortkomingen vertoont, worden deze tekortkomingen hieronder expliciet vermeld.

C. Financieel en materieel beheer

Ontwikkeling financieel en materieel beheer en opmerkelijke zaken in de daarmee verbonden processen

Financieel en Materieel Beheer

IenW beheerst de grote financiële stromen goed, waardoor er geen toleranties van de jaarrekening als geheel in het gedrang zijn. Daarnaast is de overheveling van beleidsdossiers naar aanleiding van het regeerakkoord ordentelijk en controleerbaar uitgevoerd. In 2018 zijn enkele nieuwe bevindingen gedaan waardoor het beeld is dat het financieel beheer iets achteruit is gegaan. Er is sprake van verminderde administratieve discipline in de bestuurskern. Met betrekking tot het financieel beheer is er voor de bestuurskern een verslechtering geconstateerd in de administratieve discipline, waaronder dat het vier-ogencontrole niet consequent wordt afgedwongen. Hier is onmiddellijk actie op ondernomen, zo is in SAP een aanpassing gedaan waardoor de afdwinging van het vier-ogencontrole zo snel mogelijk weer is hersteld.

Door IenW zijn in de bestuurskern gedurende het jaar diverse controles uitgevoerd om onrechtmatigheden te voorkomen. Zo zijn alle verstrekte opdrachten en subsidieverleningen integraal getoetst op ondertekening door de juist gemandateerde. De geconstateerde onrechtmatigheden zijn vervolgens gecorrigeerd. Er heeft een tussentijdse afsluiting van de administratie plaatsgevonden die door IenW is gecontroleerd en daaruit is een aantal aanbevelingen gekomen om de jaarafsluiting beter te laten verlopen. Eén van de aanbevelingen betreft het opstellen van een actueel overzicht van de openstaande subsidievoorschotten. Deze aanbeveling is opgevolgd. Met het actuele overzicht zal op tijdige afwikkeling van voorschotten worden gestuurd. Ook zijn er gedurende het jaar steekproefsgewijs controles uitgevoerd op onder andere de verstrekte, openstaande en afgewikkelde voorschotten en zijn eventuele onrechtmatigheden gecorrigeerd. Daarnaast is door RWS een Financieel Control Plan opgesteld en uitgevoerd. Hierin zijn de meest risicovolle financiële processen voor het jaarrekeningtraject onderzocht. Hiermee heeft RWS goed zicht gekregen op het gevoerde financieel en materieel beheer. In de basis is het financieel en materieel beheer op voldoende niveau.

Prestatieverklaringen en Inkoopprocessen

In 2018 zijn enkele nieuwe bevindingen gedaan waardoor het beeld is dat het inkoopbeheer iets achteruit is gegaan. IenW gaat in 2019 in samenwerking met de Auditdienst Rijk bezien wat de oorzaken zijn van de achteruitgang in het inkoopbeheer om de juiste maatregelen te kunnen treffen.

Gedurende 2018 is er in de bestuurskern veel aandacht geschonken aan de kwaliteit van de afgegeven prestatieverklaringen. Maandelijks zijn per directie rapportages opgesteld waarin op steekproefbasis de resultaten zijn gepresenteerd van het inhoudelijk oordeel van de afgegeven prestatieverklaringen. Per kwartaal zijn de beleids-DG’s geïnformeerd over deze resultaten. Gedurende het jaar was een positieve ontwikkeling zichtbaar in de kwaliteit van prestatieverklaringen. Wel is het binnen de bestuurskern door de manier van opstellen van opdrachtbrieven en contractbrieven nog niet altijd mogelijk om tot een goede prestatieverklaring te komen. IenW onderneemt actie om te zorgen voor zo duidelijk en eenvoudig mogelijke leveringsafspraken in de overeenkomsten. Daarnaast gaat IenW nog meer sturen op naleving van in contracten opgenomen (betalings-) voorwaarden en daar risicogericht managementinformatie over verstrekken als basis voor de te nemen verbetermaatregelen.

Met systeemgerichte contractbeheersing (SCB) toetst RWS risicogestuurd het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer om na te gaan of de contractuele verplichtingen worden nageleefd. Om het behaalde niveau van het functioneren van SCB te monitoren is in 2018, zowel bij de aanleg- als bij de onderhoudsprojecten, een beoordeling uitgevoerd. Deze beoordeling is in 2018 uitgebreid tot alle inkoopdomeinen van RWS. De uitkomsten zijn positief, zowel over de borging van de rechtmatigheid als over het functioneren van de SCB. In 2018 is verder gewerkt aan het versterken van de interne kwaliteitsborging.

RWS heeft in 2018 gewerkt aan betere beheersing van contracten zonder SCB, onder andere door de interne handreiking prestatieverklaren te herzien. RWS heeft geconstateerd dat de beheersing van deze contracten van voldoende niveau is. De onderbouwing van de prestatieverklaringen is echter nog een punt van aandacht. Het proces van prestatieverklaren is daarom aangepast. Begin 2018 is dit standaard onderdeel geworden van het betalingsproces. Het effect van deze verbetermaatregel moet zich nog laten zien.

ILT

In het kader van budgetbeheersing (begrotingsbeheer) heeft de ILT in 2018 een tijdelijke bestedingenstop ingelast en aanvullende controles ingevoerd waarmee het verwachte verlies is teruggedrongen.

Verder is het voor de ILT soms moeilijk om enkele ICT-applicaties voor vergunningverlening te beheersen en genoeg personeel dat ermee kan werken te behouden omdat deze zijn verouderd. Dit vormde ook in 2018 een risico voor de opbrengstenstroom uit vergunningverlening. De ILT heeft de eerste stappen gezet om de vergunningsapplicaties te moderniseren. In 2018 zijn de vereisten voor de nieuwe applicaties geformuleerd. Daarnaast zijn alle vergunningsverleningsafdelingen samengevoegd. Dit maakt het eenvoudiger om de beperkte capaciteit aan benodigde kennis te delen en te organiseren.

Voortgang op onvolkomenheden Algemene Rekenkamer

In het verslagjaar is door het management aan het Audit Committee gerapporteerd over de voortgang op de getroffen maatregelen om de ultimo 2017 geconstateerde onvolkomenheden op te lossen. Met behulp van de onderstaande tabel wordt de voortgang zichtbaar gemaakt per onderwerp.

D. Overige aspecten van de bedrijfsvoering.

Informatiebeveiliging

Voor de beveiliging van kritieke systemen zijn IenW-breed processen ingericht en is over het verslagjaar een in-control verklaring (ICV) met betrekking tot het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst VIR 2007 aan BZK verstrekt. Waar nodig zijn of worden er verbeterplannen ontwikkeld.

Daarboven heeft RWS met het programma Beveiligd Werken Rijkswaterstaat (BWR) de afgelopen jaren gewerkt aan informatiebeveiliging en privacy. Zo heeft RWS inzicht gekregen in de risico’s op dit vlak voor informatievoorzieningssystemen. Deze risico’s worden periodiek beoordeeld en beschreven met beheersmaatregelen en verantwoordelijken die deze moeten uitvoeren. Als een beheersmaatregel bewust niet wordt uitgevoerd, moet het management dit met een «explain-procedure» accepteren. Dit jaar is de informatiebeveiliging op objecten in de «In Control»-verklaring verwerkt. Per object heeft RWS maatregelen benoemd ten aanzien van de beveiligingsrisico’s per object.

Daarnaast zijn de Te Beschermen Belangen (TBB) herijkt en correct bevonden door de IG. Verificatie van deze belangen bij de directeuren gebeurt in 2019. Er zullen verbeteringen worden doorgevoerd in zowel de ILT-brede risicoanalyse (IBRA) als de totstandkoming van de TBB. De IBRA is in 2017 voor het eerst uitgevoerd. De ILT wil van de IBRA een document maken waar te allen tijde actuele gegevens en inzichten over risico’s in zijn opgenomen. De IBRA is een eerste stap in de ontwikkeling en implementatie van een proces voor risicomanagement. De maatschappelijke risico’s genoemd in TBB en de veiligheidsrisico’s genoemd in de IBRA zullen verder op elkaar aangesloten (moeten) worden.

Onderdeel 2. Voorgeschreven Rijksbrede bedrijfsvoeringonderwerpen

A. MenO- risico's en ontwikkelingen betreffende het M&O-beleid

De MenO-risico’s bij subsidies zijn in 2018 beheerst door maatregelen gebaseerd op risicoanalyses voor de verschillende regelingen en beschikkingen. Bij subsidies aan het bedrijfsleven wordt voor de uitvoering Rijksbreed gebruik gemaakt van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). De opdracht c.q. mandaatverlening vindt plaats met behulp van risicoanalyses. Bij subsidieverlening buiten de RVO om zijn beleidsdirecties, de kadersteller en bedrijfsvoering betrokken bij de totstandkoming van de risicoanalyse en subsidieregeling. Het grootste gedeelte van de subsidies van IenW wordt uitgevoerd door de RVO. Daarnaast voeren deze drie partijen maatregelen uit om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Verder is er departementaal MenO-beleid geschreven dat in 2018 is geformaliseerd en geïmplementeerd. In 2018 is er een totaaloverzicht van subsidieregelingen gemaakt, met potentiële MenO-risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen.

B. Grote lopende ICT-projecten

In dit onderdeel wordt expliciet aandacht besteed aan de beheersing van uitvoerings- en privacyrisico’s van grote lopende ICT-projecten bij het ministerie (inclusief publiekrechtelijke zbo's). Het betreft projecten met een ICT-component meer dan € 5 miljoen, die ook in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk en het ICT-Dashboard worden gemeld. Bij de beheersing van ICT-projecten wordt gebruik gemaakt van instrumenten zoals onder andere verwoord in het handboek project portfoliomanagement. Met deze instrumenten worden onder andere CIO-oordelen, reviews, Privacy Impact Assessments en de toetsing door BIT bedoeld.

Er zijn in 2018 vier BIT-toetsen uitgevoerd: Landelijk Meetnet Water 2 (LMW2), iTEC-based Centre Automation System (iCAS), DigiInhuur en Bediening op Afstand sluizen en bruggen in Friesland (BopA). De uitkomsten van de toetsen en de bestuurlijke reacties zijn aangeboden aan de Tweede Kamer. Momenteel worden er BIT-toetsen voor twee projecten uitgevoerd: Centralised Base en European Rail Traffic Management System (ERTMS). In 2018 zijn er, naast de BIT-toetsen, ook verschillende interne toetsen (CIO-oordelen) uitgevoerd op i(ct)-projecten. Deze hebben in sommige gevallen geleid tot voorstellen ter verbetering van deze projecten.

C. Gebruik open standaarden en open source software

IenW stuurt op de door het College Standaardisatie vastgestelde open standaarden door toepassing daarvan in Project Start Architecturen (PSA). Deze worden voor zover dat mogelijk is gevolgd bij elke nieuwe ICT-toepassing. RWS heeft een standaardenlijst waarop staat welke open standaarden worden gevolgd. Op die lijst zijn ook de standaarden van het Forum Standaardisatie opgenomen. RWS beoogt op deze wijze transparant de vastgestelde open standaarden daar waar mogelijk toe te passen bij het ontwikkelen van ICT-diensten.

Verder zijn er geen afwijkingen te melden ten aanzien van het gebruik van vastgestelde open standaarden.

D. Betaalgedrag

IenW-breed zijn de normen voor betaalgedrag gehaald.

E. Activiteiten Audit Committee

Het audit committee is viermaal bijeengekomen. Naast het opvolgen van bevindingen en onvolkomenheden is onder meer gesproken over circulaire economie, de positionering van ProRail en het Programma Hoogfrequent Spoor. Daarnaast is een evaluatie van het audit committee uitgevoerd. De belangrijkste punten hieruit waren de totstandkoming van de agenda en de periodieke agendering van departementsbrede bedrijfsvoeringsrisico’s, projectbeheersing, ICT en casuïstiek dan wel actualiteit. Van één van de beide externe leden verliep de benoemingstermijn. In december is een nieuw extern lid benoemd voor een periode van 4 jaar, met als bijzonder aandachtspunt informatievoorziening en ICT.

F. Normenkader financieel beheer

Er zijn geen ontwikkelingen in het normenkader financieel beheer te benoemen.

Onderdeel 3. Belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de IenW bedrijfsvoering

Algemeen

2018 was qua bedrijfsvoering voor IenW een turbulent jaar, onder andere vanwege de departementale herverkaveling die in het Regeerakkoord is afgesproken. Het heeft veel aandacht gevraagd om de herverkaveling overzichtelijk en herleidbaar te voltooien. Verder staat de bedrijfsvoering van IenW voor een aantal fikse uitdagingen zoals de Operatie Inzicht in Kwaliteit, de vervanging van SAP, informatiebeveiliging en cybersecurity, en de versterking van de I-functie. Tegelijkertijd is IenW volop bezig met het oplossen van bevindingen en onvolkomenheden op bijvoorbeeld prestatieverklaren, regie extern beheer SAP, en naleving van de aanbestedingsregels.

Ontvlechting

Als gevolg van het regeerakkoord zijn klimaat, ruimtelijke ontwikkeling en de omgevingswet verplaatst naar respectievelijk EZK en BZK. Het zbo en het agentschap NEa en het zbo Kadaster zijn nu de verantwoordelijkheid van EZK en BZK. Naar aanleiding van de afspraken in het kader van het regeerakkoord zijn diverse beleidsonderdelen formeel overgedragen aan BZK en EZK. In 2018 heeft de feitelijke overdracht van taken en mensen plaatsgevonden. Ook de bedrijfsvoering is ontvlochten. De overdracht van de financiële administratie naar EZK heeft per 1 juni 2018 plaatsgevonden en naar BZK per 1 juli 2018. Deze overheveling van dossiers en administratie is ordentelijk en controleerbaar uitgevoerd. Voor de NEa zijn afzonderlijke afspraken gemaakt omtrent het uitvoeren van de financiële administratie. Deze is in 2018 nog volledig door IenW uitgevoerd.

Omvorming ProRail

In het regeerakkoord is opgenomen dat ProRail wordt omgevormd tot een publiekrechtelijk zbo met eigen rechtspersoonlijkheid. Daarbij is aangegeven dat de omvorming geen gevolgen zal hebben voor de huidige rechtspositie en arbeidsvoorwaarden van de werknemers. In 2018 is een gezamenlijk team ingesteld van IenW en ProRail om de transitie van ProRail naar publiekrechtelijk zbo vorm te geven. Een plan van aanpak voor de omvorming is in mei 2018 aan de Tweede Kamer verzonden. De concept Instellingswet is in oktober 2018 in consultatie gegaan, waarvan de reacties momenteel worden verwerkt. De concept-Instellingswet biedt de kaders voor een vereenvoudigde aansturing en een versterking van de publieke verantwoording. De komende maanden werken we in lijn met het uiteindelijke wetsvoorstel de sturingsvisie en lagere regelgeving uit, waarna deze tevens in consultatie gaan. Het voornemen is om de omvorming op 1-1-2021 afgerond te hebben. IenW en Financiën hebben de gezamenlijke inzet om de budgettaire verwerking van de omvorming zo neutraal mogelijk vorm te geven. Bij indiening van het wetsvoorstel bij de Tweede Kamer zal een financiële paragraaf worden toegezonden.

RWS

2018 was voor Rijkswaterstaat een uniek jaar, zo sloten alle vijf grote stormvloedkeringen begin januari en was de zomer extreem droog. In 2018 kreeg RWS meer middelen voor de vervangings- en renovatieopgave. Daarmee werkte RWS aan twee opgaven: de dagelijkse operatie draaiend houden en de daarin noodzakelijke verbeteringen doorvoeren. Aan de hand van zes focuspunten geeft Rijkswaterstaat richting aan haar organisatieontwikkeling. Dit zijn duurzame leefomgeving, omgevingswet, verjongen en vernieuwen van infrastructuur, smart mobility, informatievoorziening en samenwerking. 2018 was een oriëntatiejaar voor deze focuspunten. Als laatste heeft RWS verkenningen uitgevoerd om de positie van Rijkswaterstaat ten opzichte van de markt te bepalen in de samenstelling van het personeel en de mate van sourcing.

ILT

Halverwege 2018 heeft de ILT een eerste stap gezet om de realisatie van haar veranderopgaven te ondersteunen met een andere organisatiestructuur, in eerste instantie in een Tijdelijke werkorganisatie (TWO). Met deze eerste stap is tevens de implementatiefase van de Koers ILT 2021 begonnen. In de TWO is het werk verdeeld over verschillende inhoudelijke portefeuilles.

KNMI

In 2018 heeft het KNMI stappen gemaakt met het verbeterplan Financiën en Control. De proefafsluiting 2017 heeft geleid tot aanscherping en verbetering van verschillende processen in 2018. Desalniettemin verloopt de interne sturing nog niet optimaal en is het KNMI constant bezig met het verbeteren hiervan. Verder is RWS in opdracht van het Rijksvastgoedbedrijf voor KNMI bezig met het uitvoeren van het Masterplan De Bilt, waarmee een ingrijpende modernisering en verduurzaming van het huidige KNMI-gebouw zal plaatsvinden.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is in 2017 ingezet en voor een groot deel in 2018 afgerond. Een aantal dienstonderdelen, waaronder de bestuurskern, geeft aan in het eerste kwartaal 2019 de laatste zaken te hebben voltooid om te voldoen aan de AVG. Het tempo van implementatie van de AVG is vergelijkbaar met de andere ministeries. IenW is in najaar 2018 overgestapt op het centrale register van verwerkingen, dat reeds door andere ministeries wordt gebruikt. Kennis en bewustzijn van privacy bij de medewerkers zijn noodzakelijk om goed met persoonsgegevens om te gaan. IenW heeft daarom een e-learningmodule basiskennis AVG ontwikkeld voor haar medewerkers, die sinds december 2018 op Leerportaal IenW wordt aangeboden. RWS is compliant aan de vereisten die de AVG stelt.

Bedrijfsvoeringssystemen IenW: Start toekomstverkenning financiële processen

In september 2018 is IenW begonnen met de voorbereiding van de vervanging van het huidig Enterprise Resource Planning (ERP) systeem. Verzocht is om een programmabrief op te stellen omdat de huidige SAP-applicatie naar verwachting niet meer wordt ondersteund vanaf 2025 en omdat het beheer en hosting contract met de huidige beheerpartij in 2021 afloopt.

Rijnstraat 8

Uit verschillende enquêtes blijkt dat werken in de Rijnstraat 8 ook in 2018 niet onverdeeld als positief ervaren wordt door de medewerkers. Aan de hand daarvan zijn verschillende verbetermaatregelen getroffen. Het belevingsonderzoek laat zien dat men moeite heeft met het flexwerkconcept en de krappe normering van werkplekken. Daarbij levert het open concept concentratieproblemen op en mist men privacy voor gevoelige (telefoon)gesprekken. De gehouden bezettingsgraadmeting toont aan dat op piekmomenten het pand nagenoeg vol is. Er is in 2018 veel verbeterd op het gebied van inrichting, veiligheid en dienstverlening, echter staan daar ook tegenslagen tegenover, zoals het tijdelijk afsluiten van de binnentrappen wegens veiligheid. Op basis van het belevingsonderzoek zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd of aanstaande. Er zijn grote maatwerk aanpassingen voor IenW opgeleverd, zoals het Departementaal Crisis- en Coördinatiecentrum, een Newsroom en ruimten om veilig te kunnen werken met Staatsgeheimen.

Duurzaamheid

In 2018 is gevolg gegeven aan de uitvoering van de acties uit het actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, in lijn met de Visie, Ambitie en actieagenda Duurzaam IenW met focus op klimaat en energie, circulariteit en interne verankering. Er is een reductie van 34% CO₂ ten opzichte van 2009 gerealiseerd. Belangrijke oorzaken van de reductie zijn: een lager elektriciteitsverbruik, een groter aandeel van groene stroom van Nederlandse wind en het gebruik van biodiesel door de Rijksrederij. De CO₂-prestatieladder is een instrument voor organisaties om hun CO₂-uitstoot in kaart te brengen en te verminderen. Het ministerie heeft zich als organisatie in 2018 gecertificeerd op niveau 4 van de CO₂-prestatieladder, wat betekent dat de organisatie CO₂-bewust handelt en reductie initieert in samenwerking met haar ketenpartners.