6.1 Rapportage bedrijfsvoering

1. Rechtmatigheid

Het totaal aan fouten en onzekerheden voor de rechtmatigheid van aangegane verplichtingen van hoofdstuk X bedraagt over 2024 € 147 miljoen. Dit betreft (Europese) aanbestedingsfouten veroorzaakt door het niet of niet juist toepassen van de aanbestedingsregels.

Op artikel 9 Algemeen van het begrotingshoofdstuk Defensie X is de tolerantiegrens voor de rechtmatigheid van aangegane verplichtingen overschreden met € 11,3 miljoen. Dit wordt voor een groot deel veroorzaakt door een geïmporteerde onrechtmatigheid (verplichtingen die zijn aangegaan voor inkopen die vallen onder categoriemanagement) van de overbruggingsovereenkomsten voor Interim Management & Organisatieadvies.

2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Defensie gebruikt verschillende prestatie-indicatoren die inzicht geven in hoeverre ze haar organisatiedoelstellingen behaalt en heeft daar in 2024 tweemaal over gerapporteerd middels de Stand van Defensie. Voor de Operationele Gereedheid (OG) hanteert Defensie de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) OG, Personele Gereedheid (PG) en Materiële Gereedheid (MG). Daarnaast bieden andere prestatie-indicatoren inzicht in besturen en commandovoering, inzet en ondersteuning, waaronder informatiehuishouding, vastgoed en infrastructuur.

De KPI’s OG, PG en MG worden samengesteld met informatie uit bronsystemen van Defensie. Deze broninformatie wordt binnen het Digitale Dashboard Operationele Gereedheid (DDOG) verwerkt en beoordeeld. De KPI's voor MG en PG worden zoveel als mogelijk samengesteld uit informatie uit bronsystemen en ontsloten op de Digitale Dashboard Personele Gereedheid (DDPG) en de Digitale Dashboard Materiele Gereedheid (DDMG).

3. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Verplichtingenbeheer

Het verplichtingenbeheer bij Defensie heeft de afgelopen jaren veel aandacht gekregen in de rapporten van de Auditdienst Rijk (ADR) en Algemene Rekenkamer (AR). Ten eerste komt het raamcontract of de inkooporder niet altijd aanbestedingsrechtelijk rechtmatig tot stand. Ten tweede wordt de financiële verplichting o.b.v. de inkooporder, beschikking of Memorandum of Understanding niet in alle gevallen juist, tijdig en/of volledig in de financiële administratie (SAP) vastgelegd.

In 2024 heeft de helpdesk verplichtingen meermaals inhoudelijk advies aan Defensieonderdelen (DO'n) gegeven voor de vastlegging van een financiële verplichting. Ook is een door het Financieel Administratie en Beheerkantoor (FABK) ontwikkeld dashboard verplichtingen in gebruik genomen. Daarin zijn per Defensieonderdeel de aangegane verplichtingen, de bijstellingen van verplichtingen en de openstaande verplichtingen inzichtelijk gemaakt, waarmee de verplichtingen in brede zin beter kunnen worden gemonitord. Daarnaast hebben de Defensieonderdelen werk gemaakt van het opschonen van de lang openstaande verplichtingen met verstreken leverdata. Deze financiële verplichtingen zijn, indien benodigd na afstemming met leveranciers, afgeboekt of aangepast in de financiële administratie.

Oekraïne

Een groot deel van de uitgaven aan Oekraïne (circa € 1,5 miljard) betreft bijdragen aan internationale samenwerkingsovereenkomsten. Deze bijdragen zijn veelal als voorschot vastgelegd. Ook voor deze uitgaven is van belang vast te stellen dat de bijdrage doelmatig wordt besteed, dat afspraken worden nagekomen en dat het materieel wordt geleverd aan Oekraïne. Daarvoor is van belang om goede afspraken te maken met de leadnation over onderzoek naar prijs-kwaliteit-kwantiteitverhouding zoals contractaudits, het periodiek verstrekken van voortgangs- en verantwoordingsinformatie en mogelijkheden om de financiële informatie op te vragen en te controleren. Defensie heeft in het najaar 2024 de templates voor MoU’s en implementation arrangements geactualiseerd. Hierin zijn onder andere clausules opgenomen voor contract auditing, right-to-audit en voor verantwoordingsinformatie die de leadnation periodiek op moet leveren. De komende tijd wordt verder gewerkt aan het verbeteren van het beheer van de internationale samenwerkingsovereenkomsten inclusief dossiervorming en het tijdig afboeken van de voorschotten.

Bij opdrachten, die rechtstreeks worden geplaatst bij leveranciers is van belang dat een contract auditing onderzoek wordt uitgevoerd en dat de geadviseerde onderhandelpunten uit contract-auditingrapporten worden meegenomen in het betreffende aanbestedingstraject, zodat er niet te veel wordt betaald.

In het najaar 2024 is binnen Defensie een escalatieprocedure voor Oekraïnedossiers ingericht en in gebruik genomen.

Voorschotten

Door de stijging van Defensiebudgetten en de aangegane verplichtingen is in 2024 het aantal en het financieel volume van de openstaande voorschotten sterk toegenomen. Ultimo 2024 is het aantal aan bedrijven verstrekte voorschotten opgelopen tot ruim 2600 en bedraagt het financieel volume € 6,1 miljard. In 2024 werd in totaal voor € 4,3 miljard aan nieuwe voorschotten aan bedrijven verstrekt. Dit is inclusief de voorschotten die plaatsvinden in het kader van de steunverlening aan Oekraïne.

Om een snellere en effectieve steunverlening aan Oekraïne te bewerkstelligen, draagt Defensie in 2024 in toenemende mate bij aan internationale samenwerkingsovereenkomsten voor de aanschaf van wapensystemen en munitie voor Oekraïne. Hiervoor worden bijdragen aan andere landen of fondsen betaald, die als voorschot in de financiële administratie worden vastgelegd. Na de feitelijke levering van de wapensystemen of munitie aan Oekraïne wordt vastgesteld dat de bijdragen zijn aangewend zoals afgesproken.

Onrechtmatige aanbestedingen

In 2024 is in 18 gevallen gebruik gemaakt van de escalatieprocedure verwerving. In die procedure wordt expliciet vooraf afgewogen of sprake is van een onontkoombare noodzaak tot aanbesteding van een overheidsopdracht of verlenging van een overeenkomst om op basis daarvan af te wijken van de (Europese) aanbestedingsregelgeving.

Het totaal aantal dossiers voor beide begrotingen waarvoor de escalatieprocedure is ingeroepen, is over beide begrotingen 46 stuks en is ten opzichte van 2023 (totaal 32 dossiers) toegenomen. De waarde van de verplichtingen die hieruit voortvloeien zijn met een totale waarde van € 97 miljoen lager ten opzichte van 2023.

Van de bij Rechtmatigheid genoemde € 147 miljoen aan fouten en onzekerheden is Defensie in 2024 voor een totaalbedrag van € 108,9 miljoen onrechtmatige verplichtingen aangegaan voor inkopen onder categoriemanagement.

Het Ministerie van IenW is categoriemanager op een aantal Rijksbrede raamovereenkomsten. De overbruggingsovereenkomsten voor Interim Management & Organisatieadvies, en Financiële Adviesdiensten zijn als «onrechtmatig» beoordeeld. Het Ministerie van IenW heeft dit toegelicht in de Bedrijfsvoeringsparagraaf van haar jaarverslag. Als gevolg daarvan worden de verplichtingen die op deze nadere overeenkomsten onder deze overbruggingsovereenkomsten worden aangegaan als onrechtmatig bestempeld. In het verslagjaar gaat het bij het Ministerie van Defensie om circa € 58,5 miljoen.

Het Ministerie van Economische Zaken is categoriemanager voor de raamovereenkomsten op het gebied van ICT-inhuur. Deze raamovereenkomsten zijn in 2023 rechtmatig aanbesteed en gegund, maar er werken onrechtmatige verplichtingen door in 2024, omdat de inhuurovereenkomsten in 2024 nog doorliepen en gebruik is gemaakt van bestaande verlengingsopties in deze overeenkomsten. In dit verslagjaar gaat het bij het Ministerie van Defensie om circa € 36,9 miljoen.

Het Ministerie van Financiën is categoriemanager voor de raamovereenkomsten op het gebied van vakkennis en persoonlijke ontwikkeling. De overeenkomsten voor onderwijskundige diensten en IV gerichte trainingen zijn op onderdelen als «onrechtmatig» beoordeeld. Het ministerie van Financiën heeft dit toegelicht in de Bedrijfsvoeringsparagraaf van haar jaarverslag. Als gevolg daarvan worden de verplichtingen die op deze nadere overeenkomsten onder deze overbruggingsovereenkomsten worden aangegaan als onrechtmatig bestempeld. In het verslagjaar gaat het bij het Ministerie van Defensie om circa € 13,5 miljoen.

Materiële bedrijfsvoering

Voor het monitoren van de uitvoering van het materieelbeheer gebruikt Defensie de Monitor Kwaliteit Materieelbeheer (MKM). De norm voor de uitvoering van het materieelbeheer bij Defensie is dat eenheden voor de kwaliteit van het beheer (voor alle materieelsoorten en opslagvormen) minimaal 80% dienen te scoren op hun checklisten voor het materieelbeheer. Bij tenminste 80% van de eenheden dient deze score te worden behaald. Over 2024 is de score gemiddeld over alle defensieonderdelen 91%, hiermee zit Defensie boven de norm. Van de 47 eenheden halen 5 deze norm niet, dat betekent dat 42 eenheden (dat is 89%) op norm zitten. De MKM geeft echter voornamelijk een kwantitatief inzicht in de uitvoering van het materieelbeheer, wanneer naast de MKM meer in detail en kwalitatief wordt gekeken zijn er onvolkomenheden in de uitvoering van het materieelbeheer te zien. Deze onvolkomenheden worden hieronder meer in detail toegelicht. De Auditdienst Rijk (ADR) heeft afgelopen jaar de werking van de MKM onderzocht en constateert dat de MKM nog informatie mist om een volledig beeld van het materieelbeheer te geven. Ook komen fouten bij het invullen voor die door ontbrekende onafhankelijke controle niet opvallen. Mede op basis van de handelingsperspectieven van de ADR wordt de werking van de MKM geëvalueerd en aangepast om een completer inzicht te geven in de uitvoering van het materieelbeheer. Ook wordt gewerkt aan een betere governance over de MKM zodat de informatie betrouwbaarder wordt en een beter beeld geeft van het materieelbeheer.

In 2024 is gewerkt aan de herziening van de interne regelgeving op materieelbeheer, de zogenoemde Aanwijzing Materieelbeheer. In lijn met het besturingsmodel van Defensie wordt de aanwijzing gesplitst in beleid en inrichting. Met de herziening wordt verduidelijkt dat het materieelbeheer op basis van risico’s wordt ingericht. Hiermee wordt de inspanning van de Defensieorganisatie voor het materieelbeheer gerichter ingezet op materieelsoorten met een groter risico. De splitsing en herziening van de aanwijzing wordt in 2025 afgerond.

Ook in 2024 is het doorvoeren van kleinere systeemverbeteringen in het materieelregistratiesysteem (ERP M&F, oftewel SAP) lastig gebleken. Daardoor zijn kleine wijzigingen, die het uitvoeren van inventarisaties eenvoudiger zouden maken, niet doorgevoerd. Het complete systeem wordt overgezet naar een nieuwe versie; dit zal pas in 2026 zijn afgerond. Omdat dit veel IT-capaciteit vergt, is de mogelijkheid om kleinere verbeteringen door te voeren tot die tijd beperkt.

Onvolkomenheid Inventarisatieproces

In het kader van de aanbevelingen van de AR is in 2024 het project inventarisatieproces van start gegaan met onder meer het per 1 april 2024 aanstellen van een projectleider (0,5 VTE). Een belangrijke volgende stap was de uitvoering van een oorzaakanalyse, die door Defensie in Q4 2024 is afgerond. Op basis hiervan is een eerste opzet gemaakt voor een projectplan (meerjarig verbeterplan). Dit plan wordt begin 2025 intern Defensie afgestemd, waarna de uitvoering van de verbetermaatregelen kan starten. Om niet te wachten tot het definitieve plan gereed is, zijn reeds enkele verbetermaatregelen gestart. Zo is bijvoorbeeld de Werkgroep Asset Visibility opgericht om Defensiebreed regie te kunnen voeren op de nu nog vaak decentrale initiatieven op het gebied van tracking & tracing (bijvoorbeeld Wapenkamer van de Toekomst).

Onvolkomenheid Munitiebeheer

In 2024 is Defensie verder gegaan met diverse verbetermaatregelen uit het verbeterplan Munitiebeheer 2022. Zo is een vernieuwde procedure voor het inleveren van Onbeheerd Aangetroffen Reguliere Munitie (OARM) ontwikkeld. Dit is een opvolging van de aanbeveling van de AR om te onderzoeken of er manieren zijn om het inleveren van gevonden munitie te vergemakkelijken en zo "grijze voorraad"-vorming te voorkomen. Het herzien van de OARM-procedure is één van de onderdelen van RYLAP (Return Your Leftover Ammunition Project), waarbij de focus ligt op onbewust achtergehouden munitie. Daarnaast is er naar aanleiding van de aanbevelingen van de AR besloten om het bestaande verbeterplan Munitiebeheer 2022 verder te concretiseren en zo nodig aan te vullen door een oorzaakanalyse uit te voeren. Per 1 november 2024 is daarvoor een projectleider aangesteld.

Onvolkomenheid Cryptobeheer

In het kader van de onvolkomenheid Beheer Cryptografiemiddelen zijn in 2024 belangrijke stappen gezet. Per 1 april 2024 is er een projectleider (0,5 VTE) aangesteld. Vervolgens is een projectplan (meerjarig verbeterplan) opgesteld, deels op basis van een oorzaakanalyse van de ADR gericht op de stagnatie van de verbeteringen op het gebied van Crypto Sleutels en Publicaties (CSP). Het projectplan is in het begin van het vierde kwartaal van 2024 vastgesteld. Vervolgens zijn de eerste verbetermaatregelen van start gegaan. Zo zijn bijvoorbeeld de eerste stappen gezet in het herzien van regelgeving op het gebied van het beheer van Crypto Controlled Items (CCI).

4. Misbruik en oneigenlijk gebruik

In 2024 waren geen vermoedens van misbruik en oneigenlijk gebruik van de Defensiesubsidies. Het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik wordt door Defensie ingeschat op laag. Een geactualiseerde review-, sanctie- en controlebeleid zal aan de regeling Defensiesubsidies worden toegevoegd zodra het Rijksbrede Uniform Subsidiekader (USK) in 2025 is geactualiseerd. Daarnaast is Defensie aangesloten bij de centrale interdepartementale verwijsindex om misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies tegen te gaan. Door middel van deze interdepartementale verwijsindex wordt informatie over misbruik en oneigenlijk gebruik sinds 2020 tussen departementen uitgewisseld. Dit gebeurt op aanvraag en met inachtneming van relevante privacywetgeving.

5. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Onvolkomenheid Inkoopbeheer

Monitoring van de werking en naleving van de key controls inkoopbeheer heeft voortdurend de aandacht, zeker nu er meer en sneller is en wordt ingekocht. In 2024 is een monitor ontwikkeld en opgezet die inzicht biedt in de werking van de individuele key controls en een Defensiebreed beeld van het inkoopbeheer geeft.

Ook is in 2024 de analyse naar de oorzaken en achtergronden van het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging herhaald om de werking van genomen verbetermaatregelen te meten. De resultaten hiervan worden in 2025 verwacht.

Onvolkomenheid Objectbeveiliging

In 2024 voerde Defensie het plan van aanpak Beveiliging Militaire Objecten 2023 uit. Dit hield in dat er een inventarisatie en update (monitoring) van de Te Beschermen Belangen (TBB’n) is uitgevoerd. Verder zijn Defensiebreed penetratietesten uitgevoerd en zijn bij de DO’n Security Behaviour programma’s opgestart. Daarnaast is per 1 april 2024 een projectleider (0,5 VTE) aangesteld. Ook is op basis van een grondige oorzakenanalyse een nieuw Plan van Aanpak in wording, met daarin tevens lange termijn ontwikkelplannen voor structurele verbeteringen. Het plan behelst een programmatische aanpak waarin het bestaande plan van aanpak 2023, verbetermaatregelen voortkomend uit de oorzakenanalyse en de aanbeveling van de AR aangaande fysieke beveiliging van het NAFIN-onderzoek (Netherlands Armed Forces Integrated Network) zijn opgenomen, om zo een toekomstbestendige, robuuste en effectieve oplossing te bieden.

Onvolkomenheid Vastgoedbeheer

De eerder geconstateerde inzet en betrokkenheid van het ministerie van Defensie om problemen op te lossen zijn voortgezet.

In haar rapport beveelt de AR de Minister van Defensie aan om rekening te houden met de consequenties van veranderende omstandigheden voor het programma Transformatie Vastgoed Defensie en voor de financiële dekking hiervan. Door de veranderde (geo)politieke omstandigheden zijn er gewijzigde behoeften, waaronder een grotere vraag naar vastgoed. Daarmee kan een kleinere reductie ontstaan van het vastgoed dan waar het programma zich nu op richt.

In 2024 is het integraal gebiedsinformatiemodel verder ontwikkeld om aan de vastgoedinformatiebehoefte te voldoen. Voor gedegen besturing en besluitvorming is het niet alleen van belang om inzicht te hebben in de technische staat van het vastgoed, maar ook in het gebruik en de bezetting van het vastgoed. In 2024 zijn stappen gezet met de aanbevelingen uit de TaskForce NoVa, waarin beter inzicht in de bezetting en benutting van de kazernes is gevormd.

In 2024 is daarnaast een rapportage afgerond waarin is onderzocht of Defensie gebruik zou moeten gaan maken van een specialtystelsel bij het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). De conclusie van dit rapport is dat Defensie voorlopig (maar niet definitief) geen gebruik zal gaan maken van een dergelijk stelsel, omdat binnen de huidige samenwerkingsvorm met het RVB nog voldoende verbeterruimte zit, en niet wordt voldaan aan de minimale randvoorwaarden waarbinnen een overgang naar een dergelijk stelsel mogelijk is.

Onvolkomenheid IT-Beheer / Autorisatiemanagement

In 2024 is verder gewerkt aan maatregelen om de onvolkomenheid autorisatiebeheer weg te werken voor het materieel-logistieke domein. De geactualiseerde aanwijzing autorisatiebeheer is in 2024 vastgesteld. Daarnaast is de specifieke tooling (SAP Governance, Risk en Compliance) voor het analyseren van functiescheidingsconflicten en het bouwen van conflictvrije rollen in gebruik genomen door de beheerorganisatie, voor de gebruikersorganisatie is de geplande implementatie verschoven naar 2025. De werkstroom RASC (Rollen, Autorisaties, Security en Control) in het programma ROGER moet borgen dat nieuwe rollen in opzet voldoen aan gestelde kaders en richtlijnen. Het aantal functiescheidingsconficten is vergelijkbaar met vorig jaar.

6. Fraude -en corruptierisico's

Onder fraude wordt verstaan een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. Voor het jaarverslag is het van belang om de risico’s op een afwijking van materieel belang in de financiële overzichten die het gevolg is van fraude te identificeren en in te schatten. Daarbij dienen de grootste en/of belangrijkste tegenvallende realisaties apart te worden toegelicht

Defensie is als grote uitvoeringsorganisatie een belangrijke inkoopmacht die internationaal opereert en een omvangrijk arsenaal aan materieel, vastgoed en (deels gevoelige) voorraden beheert. Daarnaast is sprake van een groot personeelsbestand met, door haar onregelmatige, soms gevaarlijke en internationale operaties, een daarbij passende cao met vele toeslagsoorten en declaratie-mogelijkheden. Hierdoor bestaan inherent risico’s op aanbestedingsfraude, ontvreemding van materieel, voorraden, contant geld en oneigenlijk gebruik van vastgoed en creditcards. Daarnaast bestaat het risico op indiening en afhandeling van fictieve facturen of personeelsdeclaraties en het betalen van salarissen aan niet bestaande ambtenaren of onterechte toeslagen.

Defensie heeft in haar bedrijfsprocessen een beheerraamwerk ingericht dat per kolom (PIOFACH) gebaseerd is op een integrale risico-afweging. Dit beheerraamwerk bevat onder andere functiescheidingen, goedkeuringsrollen in de administratie, monitoring, (jaarlijkse) tellingen en controles. Er is specifieke aandacht voor wapen- en munitieopslag en cryptomiddelen. Frauderisico’s zijn hierbij mede in beschouwing genomen, maar niet expliciet als zodanig benoemd.

Defensie beschikt over een Gedragscode Defensie, waarin de basiswaarden staan omschreven hoe met elkaar, anderen, middelen en bevoegdheden wordt omgegaan. De gedragscode geldt voor iedereen binnen de organisatie. Daarnaast leggen medewerkers van Defensie de eed of belofte af. Medewerkers die werkzaam zijn op vertrouwensfuncties worden extra gescreend door de MIVD. Er is een Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID) die als taak heeft de integriteit en het integriteitsbewustzijn voor de organisatie en medewerker te bevorderen. Dit doen zij door advies, risicoanalyses, training en voorlichting en integriteitsonderzoeken.

Ter preventie van fraude bij declaraties en facturen worden controles uitgevoerd om onterechte of onjuiste betalingen te voorkomen. Bij een vermoeden van een integriteitsschending wordt melding gedaan bij het meldpunt Integriteit Defensie waarna de COID aanvullend onderzoek kan verrichten. In 2024 zijn geen fraudegevallen van materiële aard geconstateerd.

De ADR heeft in 2024 de belangrijkste frauderisico’s bij Defensie geïdentificeerd. De ADR concludeert ten aanzien van de geïnventariseerde frauderisico’s dat er geen relevante restrisico’s op afwijkingen van materieel belang in de financiële overzichten voor de jaarverslagen 2024 van Defensie zijn. Er kan wel sprake zijn van reputatieschade en/of veiligheidsrisico’s voor de maatschappij. De ADR merkt daarbij op dat Defensie nog naar een hoger volwassenheids-niveau kan groeien in het beheer van fraude- en corruptierisico’s.

6.2 Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Gebruik open standaarden en open source software

Het beleid inzake open standaarden en open source software is opgenomen in het inkoopproces van software.

Betaalgedrag

Over 2024 heeft Defensie in totaal ruim 300.000 facturen betaald. Hiervan is 91,2% tijdig betaald. Daarmee voldoen we niet aan de rijksbrede comply or explain norm dat 95% van de facturen binnen 30 dagen na factuurontvangst moeten zijn betaald, echter Defensie scoort wel boven de wettelijke norm van 90%. Hierbij dienen drie overwegingen in acht te worden genomen.

Ten eerste geldt voor buitenlandse facturen vaak een betaaltermijn ruimer dan 30 dagen, maar Defensie behandelt deze procesmatig en in (interne en externe) rapportages als een factuur die binnen 30 dagen moet zijn betaald.

Ten tweede sluit de financiële administratie eind december voor circa 10 dagen t.b.v. de administratieve jaarafsluiting en overboeking waardoor begin januari een werkvoorraad ontstaat van te boeken en betalen facturen voor 10 dagen. Dit drukt het betaalgedrag.

Ten derde blijft de keten van aanvragen, bestellen en betalen gecompliceerd door de vele koppelvlakken tussen inkoop, logistiek en financiën op een complex en wijzigend IT-landschap. FABK stuurt op een zo hoog mogelijk betaalgedrag, nieuwe dashboards ondersteunen dit proces.

Audit Comité

Uit de zelfevaluatie is de wens naar voren gekomen om meer strategisch te agenderen vanuit de doelstellingen in de Defensienota. Uit de behandeling van de strategische onderwerpen moet vervolgens blijken of de door het AC gegeven adviezen zich herkenbaar vertalen in de manier waarop er wordt gestuurd op diverse aspecten van de bedrijfsvoering. In dit verband is het ook de wens om het gesprek over het auditbeleid meer op een strategisch niveau te voeren waarbij het de bedoeling is dat de auditprogrammering aansluit bij de actualiteit en de strategische richting van Defensie.

Departementale Checks and Balances

De departementale checks and balances voor subsidieregelingen zijn in 2022 aangescherpt. In haar Verantwoordingsonderzoek 2021 merkte de AR op dat er al enige jaren geen staatssteunanalyses worden verricht voorafgaand aan de subsidieverstrekking. Directie Juridische Zaken heeft de staatssteunanalyse voor de subsidie aan de Stichting Koninklijke Defensiemusea uitgevoerd. De overige staatssteunanalyses zijn nog niet afgerond, al wordt het risico op staatssteun ingeschat op laag. Binnen de subsidieportefeuille wordt toegezien op de naleving van de vijfjaarlijkse evaluaties conform Awb art. 4.24. In 2024 hebben geen evaluaties plaatsgevonden.

In 2024 is het Rijksbrede Uniform Subsidiekader (USK) geëvalueerd. Een interdepartementale werkgroep onder leiding van het Ministerie van Financiën zal, met inachtneming van de aanbevelingen van de evaluatie, de Regeling vaststelling Aanwijzingen voor subsidieverstrekking actualiseren. Met deze actualisatie zullen de interne subsidiekaders van Defensie aangepast worden conform de nieuwe Rijksbrede kaders.

Normenkader Financieel beheer

Er hebben in 2024 geen wijzigingen plaats gevonden in het departementaal toezicht op het normenkader financieel beheer.

Beheer Nationale Groeifondsprojecten

In december 2024 is Defensie een contract aangegaan met een consortium voor het ingediende voorstel genaamd Polaris. Dit NGF-project heeft een looptijd van acht jaar en wordt voorzien in drie fasen met aan het einde van iedere fase een go/no-go moment waarbij door het ministerie van Defensie als uitvoerend departement een beslissing wordt genomen over het continueren van het project. Polaris heeft KPI’s die zijn gekoppeld aan de go/no-go-momenten bij de faseovergangen en KPI’s die zijn gekoppeld aan de vier gedefinieerde programma mijlpalen. Elk kwartaal zal het consortium een voortgangsrapportage versturen. De facturen worden betaalbaar gesteld na beoordeling van de geleverde prestaties.

Vanaf de start van het project vindt afstemming plaats over de voortgang van Polaris tussen de lijnverantwoordelijke, procesbegeleider, programma officier en een (project)controller. In het eerste uitvoeringsjaar zal elk kwartaal afstemming plaatsvinden. Na afloop van het kalenderjaar rapporteert de programma officier vóór 1 april aan de fondsbeheerders (ministerie van Economische Zaken en het ministerie van Financiën).

De beleidsinformatie komt tot stand o.b.v. het overkoepelende programmaplan, de te ontvangen voortgangsrapportages en kostenoverzichten alsmede de driemaandelijkse afstemming tussen het consortium, de fondsbeheerders en Defensie.

6.3 Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Met de Defensienota 2024 is de keuze gemaakt om de komende jaren een eerste inhaalslag te maken om bedrijfsvoering beter op orde te brengen. Zo is ervoor gekozen om de operationele bedrijfsvoering van het Commando Zeestrijdkrachten (CZSK), het Commando Luchtstrijdkrachten (CLSK) en de Koninklijke Marechaussee (KMar) te versterken; deze onderdelen krijgen meer personeel en middelen voor bijvoorbeeld inzet van reservisten voor operationele bedrijfsvoeringstaken. De beveiligingsketen wordt uitgebreid met personeel voor fysiek, informatie-, industrie- en personele beveiliging. Daarnaast investeert Defensie in kennis en kunde op het gebied van cryptografie en het betrouwbaarder en arbeidsextensiever maken van managementinformatie, zodat gestuurd kan worden op effecten. Hieronder een aantal andere noemenswaardige ontwikkelingen die in 2024 hebben plaatsgevonden.

Inkoop

In 2024 heeft Defensie een aantal stappen gezet om de doorlooptijden en lastendruk van de inkoop- of aanbestedingsfase te verlagen. Aan de Kamer is gecommuniceerd dat Defensie, om te kunnen voldoen aan het NATO Force Model, meer en sneller dan voorheen ruimte zoekt in de uitzonderingsbepalingen van de Aanbestedingswet 2012 en de Aanbestedingswet op Defensie en Veiligheidsgebied (Kamerstuk 36600-X nr. 6). Dit geldt zowel voor civiele als militaire goederen en diensten die Defensie inkoopt in het kader van het NATO Force Model.

Geneeskundige keten

In 2024 heeft Defensie vanuit het vernieuwingsprogramma Smart Band-Aid (SBA) acht IV/IT projecten succesvol afgerond ten behoeve van het digitaliseren en verbeteren van de informatievoorziening van de militaire gezondheidszorg. Op 1 maart 2024 is het Centraal Militair Hospitaal samen met het Universitair Medisch Centrum Utrecht overgegaan naar een nieuw ziekenhuisinformatiesysteem. Op 11 april 2024 en 11 december 2024 hebben respectievelijk de Centrale Militaire Apotheek en de Militaire Geestelijke GezondheidsZorg een nieuw elektronisch patiëntendossier-systeem (EPD) in gebruik genomen. Ook is het patiënten portaal vernieuwd en zijn de EPD’s van de eerstelijnsgezondheidszorg, de revalidatiezorg gemigreerd naar een nieuwe release. Dit jaar is ook Perfyso ingevoerd; digitale diensten op het gebied van zorg- en hulpverlening en gezondheid worden hiermee mobiel aan de militair aangeboden. Een van de digitale diensten die nu beschikbaar is betreft het militaire Persoonlijke GezondheidsOmgeving (PGO) waarmee de militair direct beschikking heeft over zijn eigen medische gegevens.

Invoering Individueel Keuzebudget

In 2024 zijn alle voorbereidingen getroffen voor de overgang naar het Individueel Keuzebudget (IKB) voor alle Defensiemedewerkers. Met sociale partners was in een eerder arbeidsvoorwaardenakkoord overeengekomen dat met de ingang van 1 januari 2025 het IKB ingevoerd zou worden, dat is nu gebeurd. Medewerkers bouwen over het kalenderjaar nu net zoveel IKB op als de vakantie- en de eindejaarsuitkering samen, maar hebben meer vrijheid om het IKB in te zetten. Het budget kan uitbetaald worden wanneer dat uitkomt, kan ingezet worden voor fiscale doelen, zoals een fiets en/of computer, of kan ingezet worden om IKB-uren te kopen.