De bedrijfsvoeringsparagraaf bestaat uit vier verplichte onderdelen:
1. rechtmatigheid;
2. totstandkoming beleidsinformatie;
3. financieel en materieelbeheer;
4. overige aspecten van de bedrijfsvoering.
In deze bedrijfsvoeringsparagraaf ligt de focus op de tien prioriteiten, die zijn gebaseerd op de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer uit het rapport bij het Jaarverslag 2009 van het ministerie van Defensie (Kamerstuk 32 360 X, nr. 2).
Rechtmatigheid
De verantwoording in het departementale jaarverslag is in overeenstemming met de begrotingswetten, de Europese regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en in ministeriële regelingen opgenomen bepalingen. Voor de bepaling van fouten en onzekerheden is de rijksbrede normering toegepast.
In de verantwoording voorkomende fouten en onzekerheden in de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten zijn binnen de interdepartementaal overeengekomen (artikel)toleranties gebleven. Om binnen deze toleranties te blijven is een correctie op de aangegane en openstaande verplichtingen doorgevoerd. Ook de tolerantiegrens voor fouten van de baten-lastendiensten van Defensie is niet overschreden.
Totstandkoming beleidsinformatie
De totstandkoming van de niet-financiële informatie van de (beleids)artikelen in het jaarverslag is gecontroleerd op de aspecten ordelijkheid, controleerbaarheid en deugdelijkheid. De controleerbaarheid van de totstandkoming van de prestatiegegevens is verder verbeterd en de gegevens in de maandrapportages over gereedheid zijn juist en volledig overgenomen in het Jaarverslag.
In het rapport van de Algemene Rekenkamer «Verantwoordingsinformatie operationele gereedheid Defensie» uit 2009 zijn tekortkomingen in het waarborgen van de betrouwbaarheid van de betreffende informatie onderkend. Naar aanleiding van dit rapport is het programma Stuur- en verantwoordingsinformatie opgericht. Dit programma heeft tot doel om in 2014 over optimale stuur- en verantwoordingsinformatie te beschikken, waarbij de basis voor deze adequate informatie volledig gevulde en betrouwbare bronsystemen vormen (prioriteit nr. 2). Dit verbeterprogramma is onderverdeeld in korte, middellange en lange termijndoelstellingen en loopt op schema.
Op 19 mei 2010 (Kamerstuk 32 248, nr. 5) is gemeld dat drie van de vier korte termijndoelstellingen zijn gerealiseerd. In 2010 is ook de laatste korte termijndoelstelling, het beschrijven van de totstandkoming van de appreciatie van commandanten, gerealiseerd. Deze beschrijving is opgenomen in de Aanschrijving Management Control 2011, waarin voorgeschreven staat hoe defensieonderdelen managementinformatie moeten aanleveren.
De doelstellingen voor de middellange termijn zijn gericht op de verbetering van de maandrapportage als brugdocument tussen de begroting en het jaarverslag. De activiteiten om deze doelstellingen te bereiken zijn in 2010 begonnen. Het programma voor de langetermijndoelstellingen is conform de planning nog niet begonnen. Het betreft een meerjarig programma en nog niet alle tekortkomingen die in 2009 zijn geconstateerd zijn al opgeheven.
Financieel en materieelbeheer
Het project Beter verbeteren, begonnen na de uitkomsten van het bezwaaronderzoek door de Algemene Rekenkamer in 2008, is in 2010 als overkoepelend project voortgezet. De onderdelen Verbetering financieel beheer en Professionaliseren materieelbeheer Defensie zijn in aparte projectorganisaties belegd.
In 2010 is hard gewerkt om de gewenste aandacht voor de verbeteringen in het beheer te realiseren (prioriteit nr. 1), onder andere door periodiek overleg tussen de secretaris-generaal van Defensie en de defensieonderdelen, waarbij het belang voor zorgvuldig beheer onder de aandacht is gebracht. Ook is (ruime) aandacht geschonken aan de verbetering van het beheer door de speciaal opgerichte projectorganisaties materieel en financieel beheer binnen de verschillende defensieonderdelen. Dit is onder andere gedaan door middel van kennisgroepen, voorlichtingsbijeenkomsten en pilotprojecten.
Financieel beheer
Het Meerjarig Verbeterplan Financieel beheer is in 2010 verder uitgevoerd. De belangrijkste doelstellingen voor dit jaar betroffen het verbeteren van het verplichtingen beheer (prioriteit nr. 3), het verbeteren van het betaalgedrag (prioriteit nr. 4), het invoeren en gebruiken van de continue monitor (prioriteit nr. 5) en het verbeteren en vereenvoudigen van het handtekeningen- en bevoegdhedenregister (prioriteit nr. 6).
Het beheer op openstaande verplichtingen is in 2010 verbeterd. In 2008 en 2009 werden nog grote correcties doorgevoerd om een getrouwe openstaande verplichtingenstand in de jaarrekening te kunnen verantwoorden. In 2010 was de doelstelling om de omvang van de benodigde correctie op de openstaande verplichtingen substantieel te verlagen. Uit de stand van de openstaande verplichtingen per 31 december 2010 blijkt dat deze verlaging is bereikt en de administratie is verbeterd. Echter, met betrekking tot de registratie van verplichtingen, blijkt dat nog relatief veel mutaties niet voor het juiste bedrag zijn vastgelegd in FINAD (te hoog dan wel te laag). In 2011 worden vereenvoudigingmaatregelen genomen om zowel de benodigde correctie als de foutieve mutaties in FINAD verder te laten afnemen.
Het betaalgedrag is verder verbeterd, hoewel de rijksbrede norm van 90 procent niet constant het gehele jaar is gerealiseerd. Vooral in de eerste maanden van 2010 is sprake geweest van relatief veel niet-tijdige betalingen. Oorzaak hiervan lag onder andere in een vervroegde afsluiting van het dienstjaar 2009 en de verplichtingenpauze als gevolg van de budgettaire problemen in de materiële exploitatie begin 2010. Dit heeft geleid tot verschillende maatregelen, waardoor in de laatste maanden van 2010 de norm van 90 procent wel is gehaald. Het gemiddelde over 2010 komt uit op ongeveer 85 procent. Het positieve effect van de getroffen maatregelen blijkt ook uit het feit dat in de eerste maanden van 2011 de terugval in de tijdigheid van betalen minder groot is dan in de eerste maanden van 2010.
De continue monitor voor de belangrijkste geldstromen is beschikbaar en is door alle defensieonderdelen in gebruik genomen. In 2011 zal de monitor verder worden ontwikkeld waardoor er een belangrijk zelfcontrole middel ontstaat voor de bewaking van de kwaliteit van het gevoerde financieel beheer.
In 2010 is een applicatie ontwikkeld waarmee, op een beheersvriendelijke wijze, de handtekeningen- en bevoegdheden van medewerkers kunnen worden vastgelegd die financiële beheershandelingen verrichten. In het eerste kwartaal van 2011 zal dit handtekeningen- en bevoegdhedenregister zodanig gevuld worden. Daardoor moet bij de defensieonderdelen een inventarisatie en actualisatie van bestaande bevoegdheden en mandaten worden uitgevoerd. Dit brengt een vereenvoudiging van het gebruik en het onderhoud met zich mee.
In het reguliere beheer is in 2010 aandacht geschonken aan het wegwerken van de achterstand in het verrekenen van voorschotten. Deze achterstand was in 2008 en 2009 reeds onderkend en dit heeft in 2010 geleid tot verschillende beheersmaatregelen. De oorzaak van de achterstand ligt onder andere in het niet tijdig aanleveren van benodigde documentatie, in het bijzonder prestatieverklaringen. In 2011 zal verder gewerkt worden aan het wegwerken van de achterstand in de verrekening van voorschotten.
Materieelbeheer
Het project Professionaliseren materieelbeheer Defensie wordt gefaseerd uitgevoerd en loopt door tot in 2014. In 2010 lag in de eerste plaats de focus op de materieelsoorten die worden aangemerkt als «gevoelig materieel», zoals munitie, klein kaliber wapens en crypto-apparatuur. Hiervoor zijn deelprogramma’s ontwikkeld langs de thema’s regelgeving, besturing en beheerprocessen, informatievoorziening, formatie, opleiding en kennismanagement.
De belangrijkste activiteiten voor het «gevoelig materieel» betroffen de implementatie van registratie- en administratiesystemen en het schonen van de data in deze systemen om de datakwaliteit in de materieeladministratiesystemen te verbeteren (prioriteit nr. 9). In het laatste kwartaal van 2010 zijn zowel een nieuw registratiesysteem voor klein kaliber wapens, onder de naam Small Arms Registration System (SARS), als een nieuwe versie van het registratiesysteem voor cryptoapparatuur in gebruik genomen.
Het schonen van de data voor klein kaliber wapen en crypto is in 2010 zo goed als volledig uitgevoerd. De dataschoning van munitie heeft de geplande einddatum niet gehaald. De capaciteit voor de uitvoering bleek niet tijdig en niet in de gewenste omvang beschikbaar. Het feitelijke schonen is daardoor pas in augustus 2010 begonnen in plaats van in juni. De bijgestelde verwachte einddatum is nu midden 2011.
Ten tweede was het «werkend verklaren» van het Voorschrift Materieelbeheer Defensie (VMD) als een prioriteit (nr. 7) benoemd voor 2010. Onder «werkend verklaren» wordt verstaan dat de defensieonderdelen het materieelbeheer conform de in het VMD genoemde normen, kaders en eisen inrichten en zo werken. Het betreft een meerjarig traject waarin het VMD regelmatig wordt aangepast aan de ervaringen uit de praktijk. Doordat een aantal randvoorwaarden niet tijdig is ingevuld, is de inwerkingtreding van het gehele VMD niet op 1 januari 2011 gerealiseerd.
De voorbereiding, regie en uitvoering van de redeployment zijn beheerst verlopen. Zo zijn problemen in de ICT voorziening tijdig gesignaleerd. Op basis hiervan zijn adequate maatregelen voor een beheerst verloop genomen (prioriteit nr. 8). De redeployment zal in de loop van 2011 worden voltooid.
Naast de deelprogramma’s voor de gevoelige materieelsoorten en de genoemde prioriteiten zijn in 2010 verschillende generieke activiteiten uitgevoerd. Er is bijvoorbeeld een aanvang gemaakt met het opstellen van het visiedocument Materieelbeheer Defensie, waarin de scope en de kaders voor sturing en werking van het materieelbeheer worden weergeven. Hiernaast zijn belangrijke stappen gezet in het realiseren van de defensiebrede monitor kwaliteit materieelbeheer, waaronder het beproeven van de checklists van de monitor bij een aantal geselecteerde eenheden en het integreren van de monitor met delen uit het VMD.
Overige aspecten van bedrijfsvoering
Personeel beheer
In 2008 is de digitalisering van de fysieke personeelsdossiers gerealiseerd. Hierbij is zichtbaar geworden dat de fysieke en digitale dossiers in een fors aantal gevallen niet aan de wettelijke eisen voldoen. Daarom wordt op dit moment gewerkt aan de opschoning en verbetering van alle personeelsdossiers (prioriteit nr. 10). In oktober 2010 is het digitale personeelsdossier in P&O-selfservice ontsloten, en is voor een eerste groep werknemers het digitale personeelsdossier opengesteld. Het verlenen van toegang tot het eigen digitale personeelsdossier gebeurt stapsgewijs omdat het personeelsdossier eerst wordt gecontroleerd. Begin 2012 zal het plan van aanpak als geheel zijn voltooid waarmee de personeelsdossiers voldoen aan de wettelijke eisen.
Naast het schonen van personeelsdossiers zijn verschillende andere maatregelen genomen om de datakwaliteit van personeelsbeheer te verbeteren (prioriteit nr. 9), waaronder dataonderzoeken naar opleidingsgegevens, ambtsjubilea en uitzendgegevens. Tot op heden treedt een beperkte verbetering op in het gebruik van signaalrapportages door de lijncommandanten. Maatregelen om dit te verbeteren zijn inmiddels getroffen, maar blijvende aandacht is vereist.
Milieu en energie
De Defensie Duurzaamheidsnota 2009 (DDN2009, Kamerstuk 31 700 X, nr. 61) beschrijft het milieubeleid van Defensie voor de periode 2009 tot en met 2012. In 2010 is op het gebied van vermindering van de milieubelasting goede vooruitgang geboekt. Er is echter een vertraging zichtbaar bij de uitvoering van de maatregelen uit de DDN2009. In 2009 nog 70 procent van de maatregelen op schema, in 2010 is dat teruggelopen tot 65 procent. De oorzaak daarvan is met name gelegen in het naar beneden bijstellen van voor milieu beschikbare budgetten. Zo heeft de uitvoering van energiebesparende maatregelen voor de grote gebouwen vertraging opgelopen en moet ook het energetisch onderzoek aan kleinere gebouwen worden uitgesteld. In 2009 was sprake van grote afwijkingen op het gebied van energiegegevens. Hierop zijn in 2010 verbeteringen bij het verzamelen van de energiecijfers doorgevoerd, waardoor een betrouwbaarder beeld ontstaat. Het invoeren van de gecertificeerde milieuzorgsystemen ligt op koers. Met de VROM-Inspectie is een project begonnen om te komen tot de invoering van Systeemgericht Toezicht.
Financiële problematiek
Uit het interdepartementale project Verkenningen kwam naar voren dat kostenontwikkelingen in de exploitatiesfeer een jaarlijks terugkerend tekort van € 100 tot € 150 miljoen opleveren. Factoren die hierbij een rol spelen zijn regelgeving op het terrein van arbeidsomstandigheden, werk- en rusttijden en milieu, maar ook tegenvallende brandstofprijzen, achterstallig onderhoud en het fenomeen dat de levensduurkosten van materieel vooraf moeilijk nauwkeurig te schatten zijn. Dit heeft ertoe geleid dat in 2010 een tijdelijke verplichtingenpauze is ingesteld om prioriteiten te kunnen stellen in de uitgaven voor de materiële exploitatie. Deze verplichtingenpauze had rechtstreekse gevolgen voor de gereedstelling van operationele eenheden en derhalve voor het behalen van de operationele doelstellingen. Deze interne exploitatieproblematiek en de taakstelling uit het regeerakkoord hebben ertoe geleid dat een incidenteel pakket aan maatregelen is genomen om de financiële problematiek voor de jaren 2010 en 2011 op te lossen (toelichting op Kamerstuk 32 500 X, nr. 11). In de beleidsbrief 2011 is een samenhangend geheel van maatregelen gepresenteerd om de omvang en samenstelling van de krijgsmacht en de beschikbare middelen opnieuw met elkaar in evenwicht te brengen.
De opgedane ervaringen uit het financieel en materieelbeheer hebben tot het inzicht geleid dat een vereenvoudigde wijze van sturing en beheersing noodzakelijk is. Tegelijk dwingt de taakstelling uit het regeerakkoord om kritisch te kijken naar de wijze waarop de bedrijfsvoering van Defensie is ingericht. Dit leidt ertoe dat in 2011 wordt bezien of de ambities van de verbeterprogramma’s Stuur- en verantwoordingsinformatie en Beter Verbeteren dienen te worden herijkt. Deze noodzaak wordt versterkt door de tussentijdse balans van het programma SPEER. Op grond van de laatste ervaringen en adviezen is de ambitie van SPEER opnieuw beoordeeld (Kamerstuk 31 460 nr. 14). Hierbij is een afweging gemaakt tussen de SAP-functionaliteiten die dringend gewenst zijn voor de verbetering van de bedrijfsvoering, waaronder de verbetering van het financieel en materieelbeheer, met inachtneming van het verandervermogen, de capaciteit van de betrokken organisatieonderdelen en het beschikbare budget. Door de gewenste vereenvoudiging van de sturing en beheersing in de tussenbalans is besloten om de in de begroting 2010 toegezegde invoering van interne kostensturing te verlaten en de uitgavensturing en uitgavenverantwoording voorop te stellen. Tevens wordt de toegezegde inrichting van de controlfunctie mede in het licht van de taakstelling uit het regeerakkoord in 2011 bezien.