Inleiding
FMHaaglanden (FMH) is één van de vier landelijke concerndienstverleners en verzorgt de facilitaire dienstverlening voor het Rijk in de regio Haaglanden.
FMH verzorgt de facilitaire dienstverlening voor de departementen van Buitenlandse Zaken (BZ), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), Infrastructuur en Milieu (IenM), Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Veiligheid en Justitie (VenJ), Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en het rijksverzamelkantoor Beatrixpark.
Missie en visie
FMH gaat ervoor dat de klanten en medewerkers FMHaaglanden desgevraagd aanbevelen bij anderen. De visie daarbij is om de professionele dienstverlener te zijn voor rijksorganisaties in de regio Haaglanden van gefaciliteerde rijkswerkplekken waardoor klanten comfortabel werken.
Producten en diensten
FM levert producten en diensten op het gebied van gebouwbeheer, exploitatie, consumptieve diensten, risicobeheersing, schoonmaak, verhuizen, post en reprografie, verstrekken van inrichting, voorzieningen, vervoer, facility management en overige diensten.
Organisatieontwikkeling FMH
FMH is als organisatie ontstaan uit een samenvoeging van voormalig FaSam en voormalig 4FM. In 2012 is het organisatie -en formatierapport voor FMH vastgesteld en zijn alle medewerkers per 1 januari 2013 in de nieuwe organisatie geplaatst.
Daarnaast is een belangrijke stap gezet in het integreren van de hoofdprocessen van FMH.
FMH heeft het traject voor de definitieve status van baten-lastendienst met succes afgerond. Naast de groenlichtmeting is gelijktijdig de doorlichting uitgevoerd. De algemene conclusie in het doorlichtingsrapport van het ministerie van BZK en het ministerie van Financiën is dat FMH naar behoren functioneert. FMH heeft in de afgelopen jaren belangrijke stappen gezet naar een professionele organisatie met zelflerend vermogen. Het is nu zaak om deze ontwikkeling te continueren en te bestendigen.
Aansluitingen
Het nieuwe pand Turfmarkt 147 is op 8 december 2012 in het verzorgingsgebied van FMH gekomen. In december is gestart met de verhuizing van de departementen BZK en VenJ. De hoofdkantoren van de taakorganisaties van VenJ verhuizen ook naar de Turfmarkt en gaan de facilitaire dienstverlening van FMH afnemen, met de taakorganisaties zijn voorlopige afspraken gemaakt ten aanzien van de overdracht en inzet van personeel.
In 2012 zijn de voorbereidingen gestart om de departementen Economische zaken (EZ), Algemene Zaken (AZ) en Financiën (FIN) per 1 januari 2014 aan te laten sluiten.
Landelijk Facilitair Management Overleg (LFMO)
In samenwerking met de overige landelijke concerndienstverleners (Belastingdienst, Dienst Justitiële inrichtingen en Rijkswaterstaat) is verder gewerkt aan de standaardisatie van de dienstverlening, een kostprijsmodel en zijn de «matchingsprocedure» en «uitgangspunten en randvoorwaarden aansluiting rijksdiensten» aan de Interdepartementale Commissie Faciliteiten en Huisvesting (ICFH) aangeboden.
Exploitatie
| (1) | (2) | (3)=(2)–(1) | (4) | |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving | Oorspronkelijk vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting | Realisatie 2011 |
| Baten | ||||
| Omzet moederdepartement | 27.925 | 32.067 | 4.142 | 30.711 |
| Omzet overige departementen | 72.699 | 72.331 | – 368 | 60.202 |
| Omzet derden | 0 | 512 | 512 | 18 |
| Rentebaten | 0 | 0 | 0 | 10 |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 18 | 18 | 15 |
| Bijzondere baten | 0 | 37 | 37 | 966 |
| Totaal baten | 100.624 | 104.965 | 4.341 | 91.922 |
| Lasten | ||||
| Apparaatskosten | 94.425 | 96.737 | 2.312 | 84.334 |
| – personele kosten | 24.204 | 25.663 | 1.459 | 21.023 |
| – materiële kosten | 70.221 | 71.074 | 853 | 63.311 |
| Afschrijvingskosten | 5.441 | 4.777 | – 664 | 3.556 |
| – immaterieel | 0 | 0 | 0 | 0 |
| – materieel | 5.441 | 4.777 | – 664 | 3.556 |
| Overige lasten | 758 | 300 | – 458 | 1.257 |
| – dotaties voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 |
| – rentelasten | 758 | 264 | – 494 | 294 |
| – bijzondere lasten | 0 | 37 | 37 | 963 |
| Totaal lasten | 100.624 | 101.814 | 1.190 | 89.147 |
| Saldo van baten en lasten | 0 | 3.151 | 3.151 | 2.775 |
Baten
De hogere omzet bij het moederdepartement komt doordat FMH per 1 januari 2012 de facilitaire dienstverlening van het rijksverzamelkantoor Beatrixpark heeft overgenomen van de Belastingsdienst.
De omzet derden heeft betrekking op de dienstverlening aan ICTU (Wilhelmina van Pruisenweg 104) en de verkoop van auto’s.
De baten kunnen als volgt worden gespecificeerd:
| (1) | (2) | (3)=(2)–(1) | |
|---|---|---|---|
| Omschrijving | Oorspronkelijk vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting |
| Productgroepen | |||
| Basis | 77.695 | 78.943 | 1.248 |
| Basis+ | 7.019 | 6.428 | – 591 |
| Maatwerk | 3.947 | 11.100 | 7.153 |
| Werkelijk | 11.963 | 7.584 | – 4.379 |
| Overige opbrengsten | 0 | 855 | 855 |
| Totaal | 100.624 | 104.910 | 4.286 |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 18 | 18 |
| Rentebaten | 0 | 0 | 0 |
| Bijzondere baten | 0 | 37 | 37 |
| Totaal baten | 100.624 | 104.965 | 4.341 |
Basis
De Productgroep Basis is een afgesproken pakket producten en diensten dat wordt afgenomen waarvoor een vaste prijs per vaste verrekeneenheid wordt betaald. De prijs (p) en hoeveelheid (q) staan in principe gedurende het jaar vast. Bij substantiële wijzigingen in de dienstverlening zijn aanpassingen gedurende het jaar mogelijk.
In de omzet van de basisdienstverlening is de tariefverlaging aan de opdrachtgevers van € 1,1 mln verwerkt. Dit betreft het surplus van het eigen vermogen over 2011.
Basis+
De productgroep Basis+ heeft betrekking op producten en diensten waarvoor de opdrachtgever afhankelijk van de afgenomen hoeveelheid een prijs per product/dienst betaalt. De prijs (p) staat gedurende het jaar vast, de hoeveelheid (q) is afhankelijk van de afname.
De lagere omzet voor Basis+ doet zich met name voor bij de producten verhuizingen standaard en catering.
Maatwerk en werkelijke kosten
Bij de productgroepen maatwerk en werkelijke kosten zijn zowel de prijs (p) als de hoeveelheid (q) afhankelijk van de afname/vraag.
Het aantal aanvragen voor maatwerk is toegenomen en is met name het gevolg van de implementatie van het masterplan huisvesting en het tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken (TPAW).
Een belangrijk aandeel in de omzet van maatwerk is het project «Nieuwbouw van BZK en VenJ» (Turfmarkt 147).
De lagere omzet op de productgroep werkelijke kosten betreft de nutsvoorzieningen en de externe vergaderaccommodaties.
Overige opbrengsten
De overige opbrengsten van € 0,85 mln hebben met name betrekking op de werkzaamheden ten behoeve van diverse aansluitingen en verkoop van auto’s en overige activa.
Bijzondere baten
Het programma bureau Vernieuwing RijksDienst (VRD) heeft aan voormalig 4FM een bedrag toegekend van in totaal € 4,35 mln. als gevolg van de algehele afronding van dit project.
Lasten
Materiële kosten
De materiële kosten zijn onder te verdelen in kosten voor het eigen apparaat en de inkoopkosten van derden voor de dienstverlening. De inkoopkosten bedragen circa 88% van de totale materiële kosten.
Rentelasten en afschrijvingslasten
De rentelasten en afschrijvingslasten zijn lager dan begroot omdat de investeringen lager zijn dan gepland. Daarnaast is het rentepercentage lager dan begroot.
Bijzondere lasten
Dit zijn de kosten die betrekking hebben op het programma Vernieuwing RijksDienst.
Resultaat
Het resultaat over 2012 bedraagt ruim € 3,1 mln. Bij de bepaling van de kostprijzen is rekening gehouden met een risico-opslag van € 1,2 mln voor eventuele tegenvallers. Deze blijkt achteraf niet nodig te zijn geweest. Daarnaast heeft FMH met veel ontwikkelingen in het verzorgingsgebied te maken gehad. Dit heeft geleid tot een grote vraag naar maatwerk. FMH heeft dit met relatief beperkte extra middelen kunnen uitvoeren.
Balans
| Balans 2012 | Balans 2011 | |
|---|---|---|
| Activa | ||
| Immateriële activa | 0 | |
| Materiële activa | 24.033 | 11.576 |
| – grond en gebouwen | 0 | |
| – installaties en inventarissen | 23.338 | 11.172 |
| – overige materiële vaste activa | 695 | 404 |
| Voorraden | 0 | 0 |
| Debiteuren | 3.014 | 3.236 |
| Nog te ontvangen | 3.417 | 2.501 |
| Liquide middelen | 22.853 | 16.388 |
| Totaal activa | 53.317 | 33.701 |
| Passiva | ||
| Eigen Vermogen | 8.823 | 5.672 |
| – exploitatiereserve | 5.672 | 2.897 |
| – onverdeeld resultaat | 3.151 | 2.775 |
| Voorzieningen | 69 | 44 |
| Leningen bij het MvF | 19.458 | 7.702 |
| Crediteuren | 8.253 | 8.208 |
| Nog te betalen | 16.715 | 12.075 |
| Totaal passiva | 53.317 | 33.701 |
Activa
Materiële activa
De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de aanschafprijs, vermindert met afschrijvingen en bijzondere waardeveranderingen. Afschrijvingen op materiële vaste activa zijn gebaseerd op de geschatte economische levensduur, rekening houdend met eventuele restwaarde. Deze afschrijving vindt lineair plaats.
De hogere balanswaarde per 31 december 2012 is het gevolg van investeringen voor het pand Turfmarkt 147 en de aansluiting van OCW en VWS per 1 januari 2012.
Debiteuren
Het saldo debiteuren betreft vorderingen op departementen.
Nog te ontvangen
De post nog te ontvangen is als volgt samengesteld:
| 31-12-2012 (x € 1.000) | |
|---|---|
| Vooruitbetaalde en vooruitontvangen facturen | 176 |
| Nog te factureren bedragen | 1.499 |
| Onderhanden werk | 1.742 |
| 3.417 |
Liquide middelen
De rekening courant bij het ministerie van Financiën per 31 december 2012 bedraagt € 22,8 mln. De toename wordt veroorzaakt door het resultaat en de stijging in overlopende passiva.
Passiva
Eigen vermogen
De Regeling baten- en lastendiensten 2011 stelt dat het eigen vermogen van een baten-lastendienst gebonden is aan een maximum omvang van 5% van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste 3 jaar. Indien een baten-lastendienst korter bestaat dan 3 jaar, wordt de gemiddelde jaaromzet berekend over deze kortere periode.
Voor de berekening van het maximum eigen vermogen is 2011 als eerste jaar van de 3-jaarscyclus genomen.
Het eigen vermogen komt uit op circa € 8,8 mln en is € 3,9 mln hoger dan de maximumomvang. FMH zal het surplus teruggeven aan de opdrachtgevers door middel van een tariefverlaging op de basisdienstverlening 2013.
Leningen bij het MvF
FMH is voor de overgenomen activa van de deelnemende departementen een lening aangegaan bij het ministerie van Financiën. De toename ten opzichte van 2011 is het gevolg van investeringen voor het pand Turfmarkt 147 en de aansluiting van OCW en VWS per 1 januari 2012.
Voorzieningen
Dit betreft een voorziening ambtsjubilea. De toename heeft betrekking op de aansluiting van OCW en VWS.
Crediteuren
De post crediteuren betreft verplichtingen aan leveranciers en heeft daarnaast voor bijna € 1,8 mln betrekking op de departementen.
Nog te betalen
Onder deze post is voor een bedrag van circa € 7,4 mln aan nog te ontvangen facturen opgenomen en € 5,2 mln voor de aflossing in 2013 van de lening bij het ministerie van Financiën. De overige posten hebben onder andere betrekking op personele verplichtingen (vakantiegeld, -dagen en 13e maand).
Kasstroomoverzicht
| Oorspronkelijk vastgestelde begroting (1) | Realisatie (2) | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)–(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2012 | 10.650 | 16.387 | 5.737 |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 5.441 | 9.821 | 4.380 |
| Totaal investeringen (–/–) | – 37.664 | – 18.167 | 19.497 | |
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 | 933 | 933 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 37.664 | – 17.234 | 20.430 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | 0 | 0 | 0 | |
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 0 | 0 | 0 | |
| Aflossingen op leningen (–/–) | – 5.256 | – 4.122 | 1.134 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | 38.064 | 18.000 | – 20.064 | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | 32.808 | 13.878 | – 18.930 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december 2012 (=1+2+3+4) | 11.235 | 22.853 | 11.618 |
De investeringen betreffen met name installaties en inventaris. Het lagere beroep op de leenfaciliteit wordt veroorzaakt doordat er bij de inschatting is uitgegaan van de cataloguswaarden, de aanbestedingen waren nog niet afgerond. Er kon dus niet rekening worden gehouden met de aanbestedingsresultaten.
Doelmatigheid
| Omschrijving Generiek Deel | realisatie 2009 | realisatie1 2010 | realisatie 2011 | begroting 2012 | realisatie 2012 |
|---|---|---|---|---|---|
| Verloop tarieven basisdienstverlening (norm 2011) | 100 | 95,7 | |||
| Omzet per productgroep (pxq) | |||||
| – Basis | nvt | 34.918 | 68.076 | 77.695 | 78.943 |
| – Basis+ | nvt | 2.255 | 7.262 | 7.019 | 6.428 |
| – Maatwerk | nvt | 1.086 | 6.224 | 3.947 | 11.100 |
| – Werkelijk | nvt | 6.392 | 8.031 | 11.963 | 7.584 |
| Saldo van baten en lasten (in €) | nvt | 1.811 | 2.775 | 0 | 3.151 |
| Saldo van baten en lasten (%) | nvt | 4% | 3% | 0% | 3% |
| Personele kosten als % van de totale kosten | nvt | 21,1% | 23,6% | 25,1% | |
| Materiële kosten als % van de totale kosten | nvt | 68,1% | 71,0% | 69,8% | |
| Apparaatskosten (in €) | nvt | 12.634 | 27.902 | 34.207 | |
| Kostenbesparing aanbestedingen (5%) 4FM (per 1 april 2012) | nvt | – | 461 | 616 | 1.075 |
| FTE-totaal (excl. externe inhuur) | nvt | 283,9 | 350,7 |
Algemeen
De realisatie 2010 en de begroting 2011 hebben betrekking op voormalig 4FM, waarvan 2010 voor een periode van 9 maanden.
Door de samenvoeging van voormalig 4FM en FaSam waren voor de begroting 2012 geen doelmatigheidsindicatoren beschikbaar voor FMH. Om te komen tot doelmatigheidsinidcatoren was het noodzakelijk te komen tot één productendienstencatalogus (PDC) en één kostprijsmodel. Dit is gerealiseerd.
Taakstellingen
Evenals de andere departementen en uitvoeringsorganisaties van het Rijk levert FMH een bijdrage aan de taakstelling van de departementen uit het regeerakkoord. Dit bestaat uit een generieke taakstelling van 6% op het eigen apparaat (2012 – 2015). Deze taakstelling is door FMH over 2012 ruimschoots gerealiseerd (norm: 1,5% op eigen apparaat). FMH heeft bij de tariefbepaling over 2012 een daling van de prijs per werkplek voor de basisdienstverlening kunnen bewerkstelligen van 2,5% ten opzichte van 2011 (voorcalculatorisch). Daarnaast heeft FMH heeft met het surplus van het eigen vermogen over 2011 (circa € 1,1 mln) de tarieven voor de basisdienstverlening over 2012 verder verlaagd. De totale tariefdaling ten opzichte van 2011 voor de basisdienstverlening bedraagt 4,3%. Dit percentage is inclusief de besparingen op aanbestedingen.
De additionele taakstelling uit het regeerakkoord ligt bij de departementen en wordt ingevuld met een vermindering van taken dan wel versoberingen. FMH bekijkt samen met de opdrachtgevers wat de mogelijkheden zijn voor een versobering van het dienstverleningspakket. Dit wordt ook meegenomen met nieuwe aanbestedingen.
Kostenbesparing aanbestedingen 4FM (5%)
Bij de start van 4FM is de doelstelling «5% minder inkoopkosten binnen 2 jaar» meegegeven (1 april 2010 – 1 april 2012). Dit houdt een besparing in van circa € 2,3 mln over 2 jaar. De gerealiseerde besparing over deze 2 jaar (per 1 april 2012) bedraagt € 1,5 mln (€ 0,461+ € 1,075) en is lager dan de doelstelling. Dit is met name veroorzaakt door vertraging van grote aanbestedingen. Wanneer gekeken wordt naar de inkoopbesparing op 31 december 2012 dan is het gestelde doel van 5% ruimschoots gehaald (circa € 4,6 mln).