Algemeen

Er ontstaat een steeds grotere wisselwerking tussen de werelden van de geschiedenis en de actualiteit, die van de archiefvormer en de archiefgebruiker, die van de oude en nieuwe media en die van het publieke en het private domein. Onze opdracht is om die wisselwerking op alle niveaus te faciliteren. Daarom ziet het Nationaal Archief als haar missie:

De collectie van het Nationaal Archief bestaat uit archieven van nationale betekenis met het accent op archieven van de rijksoverheid.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Krachtens de Archiefwet 1995 heeft de minister een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchieven, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. Deze bewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van Regionale Historische Centra. Deze centra zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een bijdrage ontvangen.

Deze jaarrekening handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s worden elders verantwoord op artikel 14 van de Rijksbegroting.

Toelichting:

De realisatie over 2012 sluit met een positief exploitatieresultaat van € 118.000. Onder tabel 2 wordt een nadere beschouwing gegeven over de totstandkoming van dit resultaat.

De kapitaalontvangsten sluiten aan op het kasstroom overzicht en betreft de boekwaarde van desinvesteringen, het bedrag aan ontvangen financiering (leenfaciliteit) en de eenmalige bijdragen van het moederdepartement. De kapitaaluitgaven zijn gelijk aan de investeringen en de aflossingen op leningen.

Toelichting:

Baten

De omzet moederdepartement bedraagt € 23,4 miljoen. In de omzet moederdepartement is opgenomen de 2^e geldstroom projecten van totaal bijna € 2,6 miljoen.

In 2012 heeft het Nationaal Archief het mandaat gekregen om op te treden als subsidieverstrekker van stichting Centraal Bureau voor de Genealogie (CBG). Het budget van het CBG ad € 1,8 miljoen is aan het budget van het Nationaal Archief toegevoegd. Het Nationaal Archief heeft dit bedrag volledig uitbetaald aan het CBG, ditzelfde bedrag is opgenomen in de materiële uitgaven.

Het basisbudget van het Nationaal Archief bedraagt in 2012 circa € 18,7 miljoen. In dit basisbudget is circa € 0,9 miljoen aan compensatie opgenomen voor additionele uitgaven in de primaire activiteiten zoals bijvoorbeeld de OCW brede vergoeding inzake de APK problematiek, compensatie voor fusiekosten en compensatie voor WSW krachten. Na correctie van deze posten bedraagt het basis budget van het Nationaal Archief € 17,8 miljoen. Van dit basisbedrag is de taakstelling ad € 0,3 miljoen in mindering gebracht. Per saldo bedraagt het netto basisbudget (exclusief loon en prijs compensatie) van het Nationaal Archief in 2012 € 17,5 miljoen.

De omzet overige departementen betreft de bijdrage van de provincie Zuid Holland ad € 0,4 miljoen voor de bewerking en bewaring van de archieven en de bijdragen van het ministerie van EL&I voor de bijdrage in het project DWR-Archief ad € 0,3 miljoen. De omzet overige departementen wijkt met circa € 0,4 miljoen af van de begroting. Dit wordt veroorzaakt doordat de bijdrage van de provincie Zuid Holland in de begroting onder omzet derden is verantwoord.

De omzet derden betreft de subsidies in het kader van 3^e geldstroomprojecten zoals het Europese project Apex en digitaliseringsprojecten zoals Metamorfoze en Beelden voor de Toekomst. Daarnaast is in deze omzet ook de opbrengsten van de overige dienstverlening verantwoord.

De mutatie in de projectgelden betreft het bedrag aan projectgelden dat per saldo wordt overgeheveld naar volgend jaar.

De exploitatierekening 2012 van het Nationaal Archief sluit met een positief resultaat van € 118.000. In het resultaat 2012 zijn een aantal incidentele posten begrepen.

De activiteit wegwerken archiefachterstanden is in 2012 gekwalificeerd als een primaire activiteit in plaats van een projectactiviteit. Dit betekent dat het resultaat op deze activiteit niet langer onder de projectgelden op de balans dient te worden opgenomen maar volledig in het exploitatieresultaat moet worden verantwoord. In 2012 is dit nieuwe uitgangspunt verwerkt hetgeen betekent dat het saldo op deze activiteit in 2012 in één keer is genomen. Dit heeft een negatief effect op het resultaat van ruim € 0,9 miljoen. In 2012 zijn tevens een aantal incidentele baten verantwoord. Deze baten hebben alle betrekking op afrekeningen van voorgaande jaren. Deze afrekeningen hebben betrekking op de leegstandvergoeding van de RGD als gevolg van de kantoorrenovatie in 2010/2011 ad € 0,4 miljoen en afrekeningen van projecten van totaal € 0,5 miljoen.

Lasten

De personeelskosten bedragen in 2012 € 10,4 miljoen. Hierin is begrepen circa € 1,3 miljoen aan externe inhuur. De personeelskosten in 2012 vaste formatie (incl. tijdelijke contracten) en overige personeelskosten bedraagt circa € 9,1 miljoen.

De materiële uitgaven in 2012 liggen ruim € 1,6 miljoen lager dan de begroting. Dit wordt veroorzaakt doordat in de begroting circa € 1,0 miljoen aan kosten voor de verbouwing van de publieke ruimte was begroot. Deze kosten cq. investeringen zullen pas in 2013 plaatsvinden. Daarnaast zijn de uitgaven op de meeste activiteiten lager uitgevallen dan begroot als gevolg van bezuinigingen en minder materiële uitgaven op projecten dan begroot.

De gerealiseerde afschrijvingskosten zijn € 1,0 miljoen lager dan begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat er minder is geïnvesteerd en een aantal investeringen in 2012 volledig waren afgeschreven.

Balans

Toelichting:

De balans ultimo 2012 sluit met een positief eigen vermogen van ruim € 2,9 miljoen en een balanstotaal van € 22,9 miljoen. In het eigen vermogen is gemuteerd het positieve exploitatiesaldo ad € 118.000 en de directe vermogensmutatie ad € 2,3 miljoen. De directe vermogensmutatie betreft de eenmalige bijdragen van het moederdepartement voor het bouwproject publieke ruimte, vervanging toegangsysteem en gezamenlijke ingang KB/NA. Deze bijdragen zijn geoormerkt en kunnen niet worden beschouwd als vrij beschikbaar vermogen. Daarnaast heeft het NA van alle departementen totaal € 3,0 miljoen ontvangen voor het Masterplan Archiefdepots. Dit bedrag is direct gemuteerd in de investeringsbijdrage.

Vergelijkende cijfers

In de vergelijkende cijfers is een aantal correcties doorgevoerd:

De correctie op projecten betreft onjuist verantwoorde kosten waarvan op basis van intern onderzoek is geconcludeerd dat deze niet aan de projecten zijn toe te rekenen. Deze kosten zijn ten laste gebracht van het eigen vermogen en ten gunste van de vooruit ontvangen projectgelden.

De overige correcties zijn eveneens op basis van interne controle naar voren gekomen. Om de beginbalans volledig op te schonen is besloten ook deze correcties in het beginvermogen te corrigeren. Indien deze posten in 2011 waren verantwoord zou het resultaat 2011 € 63.000 positief zijn geweest in plaats van € 239.000 positief:

Naast de bovengenoemde correcties is met ingang van 2012 een uitsplitsing gemaakt tussen bijdragen ten behoeve van investeringen en vooruitontvangen projectgelden die worden gefinancierd middels 2^e of 3^e geldstroom. In de vergelijkende cijfers is deze uitsplitsing ook gemaakt, om een duidelijk onderscheid te maken tussen interne investeringsprojecten en projecten uit hoofde van de operationele bedrijfsvoering.

Activa

De activa zijde van de balans laat een stabiele ontwikkeling zien. De post vaste activa is ten opzichte van 2011 gedaald omdat de afschrijvingen hoger liggen dan de investeringen in 2012. Het investeringsniveau in 2012 ligt relatief laag ten opzichte van voorgaande jaren als gevolg van het onderzoek naar mogelijke fusie met de Koninklijke Bibliotheek. De staatssecretaris van OCW heeft besloten dit proces te bevriezen.

Opvallend is de ontwikkeling van de liquiditeitspositie (ultimo 2012 € 13,7 miljoen). De oorzaak van deze stijging is dat er relatief veel projectgelden vooruit zijn ontvangen en eenmalige investeringsbijdragen zijn ontvangen van het moederdepartement en andere departementen. Daarnaast zijn er leningen afgesloten voor investeringen in storage ten behoeve van het digitaal depot van totaal € 1,3 miljoen en voor de verbouwing van de publieke ruimte € 1,5 miljoen. Van al deze projecten ligt het zwaartepunt van de uitgaven in 2013. Feitelijk is in 2012 de financiering afgerond voor de investeringsprojecten die in 2013 van start gaan of eind 2012 zijn gestart.

Passiva

Het eigen vermogen ultimo 2012 bedraagt ruim € 2,9 miljoen. Zoals eerder gemeld is het werkelijk vrij beschikbaar eigen vermogen aanzienlijk lager namelijk circa € 0,6 miljoen. Het vrij beschikbaar eigen vermogen ultimo 2012 bedraagt 38% van het maximaal toegestane eigen vermogen (circa € 1,3 miljoen). Gezien de omvang en complexiteit van de projecten is de risicobuffer van het Nationaal Archief laag. Een risicobuffer van circa € 1,0 miljoen is een gewenste buffer.

De voorziening wachtgeld is voor de wachtgeldregelingen ex-medewerkers van het Algemeen Rijksarchief (de voorloper van het Nationaal Archief) (€ 73.120) en de voorziening FPU is voor de FPU-regeling van medewerkers van de Rijksarchiefdienst (€ 7.620). De voorziening voor het wachtgeld is berekend op basis van het salaris van de betreffende medewerkers tot de pensioengerechtigde leeftijd van 65 jaar. De voorziening voor de FPU-regeling is gebaseerd op de regelingen die met het ABP zijn getroffen.

Eind 2012 is voor een bedrag van € 2,3 miljoen aan leningen aangetrokken voor uitbreiding van de storagecapaciteit (€ 1,3 miljoen) en voor de financiering van de verbouwing van de publieke ruimte (€ 1,0 miljoen). Het resterend saldo betreft het restsaldo van leningen die in het verleden zijn aangegaan. Een bedrag van € 0,4 miljoen van de leningen betreft is kortlopend.

De investeringsbijdrage ad € 7,5 miljoen betreft de eerder genoemde bijdragen van de Ministeries inzake het Masterplan Archiefdepots van totaal € 3,0 miljoen en de in het verleden ontvangen investeringsbijdrage voor de bouw van het digitale depot van per saldo € 4,5 miljoen. De investeringsbijdragen dienen ter dekking van de afschrijvingskosten van de investeringen.

De projectgelden zijn in 2012 gestegen ten opzichte van 2011 met ruim € 2,5 miljoen naar een bedrag ultimo 2012 van € 6,5 miljoen. De grootste projecten betreffen Archiefvisie € 1,3 miljoen, DWR-Archief € 1,8 miljoen en Teruggave Archief Suriname € 1,9 miljoen. De overige € 1,5 miljoen is bestemd voor verschillende kleinere projecten. De stijging van de positie vooruit ontvangen projectgelden wordt voornamelijk veroorzaakt door de ontvangst van projectgeld in 2012 voor het project Archiefvisie ad € 1,3 miljoen en een toevoeging van het DWR-Archief budget in 2012 van € 0,6 miljoen. De overige € 0,6 miljoen stijging is verdeeld over de overige projecten.

Kasstroom

Toelichting:

De kasstroom van het Nationaal Archief is positief. Dit wordt veroorzaakt door de operationele kasstroom als gevolg van de vooruit ontvangen projectgelden en het positieve exploitatieresultaat. De investeringskasstroom is ten opzichte van de begroting ruim € 2,2 miljoen lager. Dit wordt veroorzaakt doordat in 2012 minder investeringen zijn gedaan dan begroot. De financieringskastroom is gestegen als gevolg van de additionele bijdragen voor de investeringsprojecten van het moederdepartement en de aangegane leningen.

Doelmatigheid

Toelichting:

In 2011 zijn de indicatoren voor het Nationaal Archief ontwikkeld en voor het eerst als zodanig in de jaarrekening opgenomen. De berekeningsmethodiek van de indicatoren is nog in ontwikkeling. De indicatoren geven in algemene zin een beeld van de ontwikkeling van de kosten in relatie tot de geleverde prestaties. Uit onze evaluatie van deze indicatoren blijkt dat er behoefte is aan minder indicatoren en indicatoren op basis waarvan gedurende het verantwoordingsjaar kan worden gestuurd. In 2013 wordt nagegaan of de huidige set aan indicatoren in stand wordt gehouden of wordt aangepast.

Indien we de ontwikkeling van de kostprijzen nader beschouwen zien we een wisselend beeld van gestegen en gedaalde kostprijzen ten opzichte van de begroting. Bij verwerven/bestel zijn de fluctuaties in de kostprijs veroorzaakt door de gerealiseerde aantallen ten opzichte van de begroting. Bij beheer/behoud zijn de fluctuaties veroorzaakt door de kostenontwikkeling op de betreffende afdelingen. Indien wij de kostprijzen bij presentatie nader beschouwen zijn het voornamelijk het aantal uren die afwijken ten opzichte van de begroting.