Financieel beheer
Verwachte terugval financieel beheer als gevolg van reorganisatie financiële controlveld
In 2013 zijn de inspanningen in het financieel beheer gericht geweest op het reorganiseren van het financiële controlveld. Op 3 juni 2013 is het Financieel Administratie en Beheerkantoor (FABK) van start gegaan en 1 november 2013 is de reorganisatie van het gehele financiële controlveld afgerond. Door het grote aantal reorganisaties en de wijzigingen binnen het financiële controlveld is reeds gemeld 1 dat een tijdelijke dip in de kwaliteit van het beheer niet kon worden uitgesloten. De verwachte en als zodanig aan de Kamer gemelde dip in de kwaliteit van het beheer heeft zich in 2013 binnen de financiële processen daadwerkelijk voorgedaan.
Tijdigheid van betalen
In 2013 voldeed Defensie niet aan de rijksbrede norm dat minimaal 90 procent van de facturen binnen 30 dagen wordt betaald. Het gemiddelde percentage was 85,9 procent. In de opstartfase heeft het FABK een moeilijke periode gekend waarin de achterstand van het aantal te betalen facturen is opgelopen tot circa 12.000. De belangrijkste oorzaken hiervoor waren het grote aantal vacatures, met name op de locatie Eygelshoven, het opleiden van medewerkers (inclusief inhuur), de overdracht van dossiers en systeemstoringen. Gedurende de start van het FABK is de prioriteit gelegd bij het betalen van de leveranciers om continuïteit van leveringen te garanderen en liquiditeitsproblemen bij leveranciers te voorkomen. Daarbij is de verificatie van de facturen niet altijd op de juiste wijze uitgevoerd. Achterliggende documentatie ten aanzien van de betaalde facturen is niet in alle gevallen (volledig) aanwezig in de dossiers, waardoor er onzekerheden over de rechtmatigheid van de uitgaven bestaan. Deze situatie heeft geleid tot de overschrijding van de genoemde toleranties in de paragraaf rechtmatigheid.
Verplichtingenbeheer
Zoals hiervoor aangegeven heeft de prioriteit gelegen op het betaalproces. Voor het verplichtingenbeheer zijn met name de grotere dossiers met meerjarige kasreeksen beschouwd. Door deze focus op grote risico’s hebben de relatief kleine dossiers minder aandacht gekregen. Daardoor is het beheer van de verplichtingen in 2013 ten opzichte van 2012 verslechterd. Uit de bevindingen ten aanzien van de registratie van de verplichtingen blijkt dat mutaties vaker niet voor het juiste bedrag zijn vastgelegd (te hoog of te laag). Nadat in 2012 voor wat betreft de openstaande verplichtingen geen extracomptabele correctie nodig is geweest om binnen de wettelijke tolerantiegrenzen van de comptabele rechtmatigheid te blijven, is deze in 2013 wel nodig geweest om binnen de goedkeuringstolerantie te blijven. Dit betrof een correctie van met name onzorgvuldigheden op kleinere dossiers. Voor wat betreft de openstaande verplichtingen in de financieel omvangrijke dossiers was slechts in beperkte mate sprake van fouten.
Verbeterplan financieel beheer
Conform het groeipad uit het plan van aanpak Verbeteren Beheer zal het financieel beheer, inclusief het verplichtingenbeheer, met het volledig operationeel worden van het FABK vanaf 2014 structureel verbeterd worden. Eind 2013 zijn alle reorganisaties binnen het controlveld afgerond en kunnen de financiële processen verder worden genormaliseerd. Het is nu zaak om deze grootschalige en complexe reorganisatie te laten bezinken en de betrokken partijen hun nieuwe taken en verantwoordelijkheden goed op te laten pakken. Het FABK ondersteunt en bewaakt, door uniformering en concentratie van kennis en kunde, het administratieve proces van de begrotingsuitvoering. Daarvoor is een instrumentarium op basis van indicatoren ingericht om afwijkingen in de financiële processen tijdig te detecteren en te herstellen (interne kwaliteitsbewaking, ook wel «second line of defence» genoemd). Daarbij gaat het niet alleen om de interne bedrijfsvoering van FABK, maar ook om de procesbewaking op de gefaseerde uitvoering van de begroting. De aandachtspunten vanuit het samenvattend auditrapport 2012, met betrekking tot het betaalproces, de tijdigheid van de administratieve beheershandelingen en het op orde zijn van de verplichtingenadministratie, maken reeds integraal onderdeel uit van het hiervoor genoemde verbeterplan Financieel Beheer. Deze aandachtspunten zullen conform het tijdpad zoals is aangegeven in de Kamerbrief Beheer bij Defensie (zie voetnoot 1) worden uitgevoerd. In 2015 zal Defensie voor het eerst volledig werken volgens het einddoel zoals gemeld in het verbeterprogramma.
Inkoopbeheer / Europese aanbestedingsregels
Uit de controle van de Auditfunctie Defensie (AFD) zijn vijf dossiers aangemerkt als aanbestedingsfouten, waarvan drie boven de Europese drempel, met een totale opdrachtwaarde (inclusief BTW) van € 9.047.000. De secretaris-generaal heeft voor twee van de aanbestedingsfouten boven de Europese drempel via de zogenaamde SG-procedure vooraf toestemming gegeven om af te wijken van de plicht om Europees aan te besteden. Dit betroffen beiden overbruggingsovereenkomsten voor een beperkte periode met een totale omvang van € 2.314.000. Vanwege de mogelijke operationele gevolgen voor Defensie is ingestemd met het verzoek om af te wijken van de geldende aanbestedingsregels.
Interne financiële regelgeving
In 2012 heeft de Algemene Rekenkamer een onvolkomenheid toegekend vanwege het strijdig zijn van de interne financiële regelgeving met de interdepartementale regelgeving van Financiën. In 2013 is in samenspraak met het Ministerie van Financiën gezocht naar een oplossing. Dit heeft geleid tot een aanpassing van de Aanwijzingsregeling Verplichting = Kas Rijksoverheid 2010, die op 14 februari 2014 is vastgesteld met terugwerkende kracht naar 1 januari 2013. Hiermee is de interne financiële regelgeving van Defensie weer in overeenstemming met de interdepartementale regelgeving.
Materieelbeheer
De nadruk bij het materieelbeheer lag in 2013, naast het behoud van de kwaliteit van het feitelijk beheer, op de bewustwording en de taakvolwassenheid (rolneming) van de lijn.
In 2013 is de Monitor Kwaliteit Materieelbeheer (MKM) zelfstandig toegepast door de doelgroepen, inbegrepen de toepassing van de MKM-module Sturing en Beheersing. Uit de MKM bleek dat de kwaliteit van het beheer stabiel was ten opzichte van 2012 en voldeed aan de gestelde norm. Uit onderzoek van de AFD is gebleken dat het door de lijn opgebouwde beeld van het materieelbeheer betrouwbaar is. De met de MKM zelf geconstateerde verbeterpunten uit 2012 bleken adequaat opgepakt. In ruim 95 procent van de onderzochte gevallen was (op het moment van controle) de aanpak van de tekortkomingen daadwerkelijk in gang gezet. Samen met de uitrol van de checklists Sturing en Beheersing is dit belangrijk voor de rolneming van de lijn.
In 2013 heeft het nieuwe Voorschrift Materieelbeheer Defensie (VMD 3.0) verder vorm gekregen. Naast de nieuwe structuur van het voorschrift en de aansluiting op het nieuwe besturingsmodel, is tevens de aansluiting van de beheersmaatregelen voor het feitelijk materieelbeheer getoetst aan de bovenliggende wet- en regelgeving. Hiermee is gewaarborgd dat de noodzakelijke beheersactiviteiten onderdeel van het kwaliteitssysteem vormen en dat onnodige beheerlast wordt uitgesloten.
De tweede helft van 2013 heeft in het teken gestaan van de overdracht van taken en verantwoordelijkheden naar de lijn. Met de reorganisatie van 1 november 2013 is deze overdracht in belangrijke mate gerealiseerd. Het projectbureau Professionaliseren Materieelbeheer Defensie (PMD) blijft in 2014 beschikbaar voor expertise en advies. In deze periode worden de resterende taken en verantwoordelijkheden overgedragen.