Een goede bedrijfsvoering is van essentieel belang voor een probleemloze uitvoering van de primaire taak van het Ministerie van Algemene Zaken. Door het bevorderen van de samenhang tussen en vereenvoudigingen van de bedrijfsvoeringstaken heeft het ministerie in 2015 ingezet op een doelmatige en effectieve bedrijfsvoering. In 2015 heeft het ministerie maatregelen met betrekking tot het beheer van de bedrijfsvoering expliciet gemonitord, onder andere op het gebied van financieel, materieel en personeel beheer en de informatiebeveiliging. Ook is het departementale toezicht verder uitgebreid.
Rechtmatigheid
De verantwoording in het departementale jaarverslag is in overeenstemming met vereisten in de Comptabiliteitswet, de begrotingswetten, de Europese regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en in ministeriële regelingen opgenomen bepalingen. Voor de bepaling van de fouten en onzekerheden is de rijksbrede normering toegepast. Omtrent de rechtmatigheid zijn de afgesproken toleranties niet overschreden.
Inkoopdossiers
Artikel 1.4 van de Aanbestedingswet (AW) stelt dat aanbestedende diensten bij meervoudig en enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (onder de Europese drempel) de ondernemers die zij uitnodigen op basis van objectieve criteria kiezen.
Bovendien moeten zij op verzoek van een ondernemer de motivering van die keuze verstrekken. Voor het verantwoordingsjaar 2015 bestond onduidelijkheid over de vraag of en zo ja welke documentatievereisten werden gesteld aan deze keuze.
Voor het verantwoordingsjaar 2015 heeft de Algemene Rekenkamer aangekondigd dat in afwachting van nadere kaders voor het controlejaar 2015 de motivering van de objectieve leverancierskeuze voor alle inkopen tussen de nul en € 33.000 niet in het rechtmatigheidsoordeel wordt betrokken. Bevindingen op dit punt bij inkopen boven deze grens kunnen leiden tot onzekerheden in de inkoopstroom.
Voor 2016 en volgende jaren wordt een nader kader opgesteld dat kan rekenen op draagvlak bij alle betrokken partijen (regelgevers, kaderstellers, uitvoerders en controleurs).
Totstandkoming beleidsinformatie
De niet-financiële informatie in het jaarverslag is beperkt van omvang en is op controleerbare en betrouwbare wijze tot stand gekomen.
Financieel en materieel beheer
Aan de beheersing van de bedrijfsvoering bij het Ministerie van Algemene Zaken ligt een uitgebreid stelsel van maatregelen ten grondslag. In 2015 stond de verdere inbedding van verbeteracties in de reguliere planning- en controlcyclus centraal. Naar aanleiding van het onderzoek naar het lichte verificatieregime zijn acties ondernomen voor een ordelijke en toegankelijke documentatie van betaalstukken. De administratieve organisatie van het betaalproces is hierop geactualiseerd.
De financiële administratie van het Kabinet van de Koning en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten wordt uitgevoerd door het Ministerie van Algemene Zaken.
Frauderisico’s
De begroting van Algemene Zaken bevat geen subsidies of uitkeringen, zoals dit bij andere departementen wel het geval kan zijn. Dit hangt samen met de aard van de werkzaamheden en het ontbreken van een specifiek beleidsveld, waardoor de begroting van het Ministerie van Algemene Zaken geen aanknopingspunten biedt tot het benoemen van maatschappelijke effecten. Frauderisico’s en risico’s bij misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen hebben zich niet geoperationaliseerd bij het Ministerie van Algemene Zaken.
Overige aspecten van bedrijfsvoering
Grote ICT- Projecten
Het Ministerie van Algemene Zaken heeft geen grote ICT-projecten uitgevoerd in 2015.
Audit Committee
Het Audit Committee (AC) van het Ministerie van Algemene Zaken heeft in 2015 drie keer vergaderd. Centrale onderwerpen betroffen de inrichting en uitvoering van het departementale toezicht, de beheersing van de risico’s in de bedrijfsvoering, de (interim)rapporten van de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer inclusief de ingezette verbetermaatregelen naar aanleiding hiervan en de bevindingen uit de interne audits en onderzoeken door de Directie Concerncontrol.
Daarnaast is in 2015, conform de Regeling Audit Committees 2012, een zelfevaluatie uitgevoerd op het functioneren van het AC. Dit heeft geleid tot enkele aanbevelingen zoals het versterken van de adviestaak van het AC, het terugbrengen van het aantal leden van het AC en het verleggen van de focus van het AC naar de «bredere» bedrijfsvoering van AZ, inclusief het Kabinet van de Koning en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten. De aandacht voor rijksbrede thema’s op het gebied van de bedrijfsvoering, zoals risico’s op het terrein van ICT en informatiebeveiliging, wordt geïntensiveerd.
Personeelsbeheer
De control op het personeelsbeheer is geborgd via het departementaal toezicht en is ingebed in de reguliere planning- en controlcylcus. De maatregelen gericht op het beheersen van de risico’s op het gebied van personeel en integriteit zijn vastgelegd in een rapportage. Noemenswaardig in dit verband zijn de vaststelling van het controleprotocol Mobility Mixx kaart en de herijking van de procedure integriteitsschendingen. Er zijn in 2015 geen schendingen gemeld bij het Registratiepunt Integriteit.
Informatiebeveiliging
In 2015 heeft het Ministerie van Algemene Zaken aan de hand van het jaarplan informatiebeveiliging en een plan-do-check-act-cyclus veel acties en projecten in gang gezet. Gedurende het jaar hebben zich nieuwe prioriteiten en omstandigheden voorgedaan. In die gevallen is op basis van risicoafweging ervoor gekozen onderdelen van het jaarplan informatiebeveiliging vooruit te schuiven. Over het jaar 2015 heeft het Ministerie van Algemene Zaken een In Control Verklaring afgegeven. Er is bij het Ministerie van Algemene Zaken sprake van een beheerste situatie. Hierbij bestaat inzicht over de prioritering van de punten uit het jaarplan informatiebeveiliging en het oplossen daarvan.