Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M en O)
Voor het heffen en innen van belastingen en het betalen van toeslagen is de Belastingdienst afhankelijk van gegevens die belastingplichtigen en toeslaggerechtigden zelf verstrekken en van beschikbare contra-informatie. Het bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik vraagt om goede rechtshandhaving, waar het tegengaan van fraude bij de uitvoering van fiscale wet- en regelgeving en de toeslagregelingen integraal deel van uitmaakt. Over de aanpak van fraude en de samenwerking tussen overheden en andere organisaties en de resultaten van de bestrijding van de verschillende vormen van fraude over 2015 is tussentijds aan de Tweede Kamer gerapporteerd in de 15e en 16e halfjaarsrapportage van de Belastingdienst29.
Integriteit en fraude
Integriteit staat voor een juiste mentaliteit en attitude. In het ARAR (Algemeen RijksAmbtenarenReglement) is bepaald dat de ambtenaar de plichten uit zijn functie nauwgezet en ijverig moet vervullen, «zoals het een goed ambtenaar betaamt». De Belastingdienst heeft een kennisgroep ingesteld om het integriteitsbewustzijn bij leidinggevenden en medewerkers te ondersteunen. Alle vermoedens van integriteitsschendingen en geconstateerde schendingen worden geregistreerd. In 2015 (respectievelijk 2014) zijn van de 264 (respectievelijk 272) vermoedelijke schendingen van integriteit bij betrokkenen er 227 (respectievelijk 238) vastgesteld. Het merendeel van de geregistreerde schendingen heeft betrekking op de privésfeer, waarbij het vooral om loonbeslag gaat. In 28 gevallen heeft de geconstateerde schending geleid tot strafontslag.
Op verzoek van de CIO (Chief Information Officer) Belastingdienst is door de ADR in 2015 een onderzoek ingesteld naar de integriteit in het ICT-inkoopproces. De hoofdbevinding uit het onderzoek luidt dat de Belastingdienst door het ontbreken van een integrale aanpak op de beheersing van de integriteitsrisico’s geen overkoepelend beeld heeft van de integriteitsrisico’s in het totale ICT-inkoopproces. Uit het onderzoek komt specifiek naar voren dat het ICT-inkoopproces kwetsbaar is op het gebied van het lekken van informatie en het keuzeproces voor een bepaalde leverancier, hetgeen overigens over 2015 niet aan het licht is gekomen. De Belastingdienst treft maatregelen om het ICT-inkoopproces te professionaliseren en genoemde risico’s te verkleinen.
Het fraudebeleid van het kerndepartement is structureel verankerd in het risicomanagement. Om de risico’s te beheersen past het departement soft en hard controls toe in de bedrijfsvoering. Voorbeelden van toegepaste soft controls zijn het afleggen van een gedragscode, de eed en het bevorderen van gewenst gedrag. De integriteit wordt vooral geborgd door de insiderregeling en integriteitsregels en -procedures. Integriteitsschendingen worden gemeld aan het Ministerie van Binnelandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Hard controls zijn verankerd in de processen (de administratieve organisatie). Een voorbeeld hiervan is de BIR, waarmee de veiligheid van ICT-systemen wordt gewaarborgd. Een ander voorbeeld is de jaarlijkse Letter Of Representation (LOR). In de LOR wordt expliciet bevestigd dat het departement alle relevante zaken met betrekking tot fraudes heeft gemeld aan de accountant.
Frauderisico’s binnen het kerndepartement beperken zich vooral tot het inkoop-, declaratie- en betaalproces. Bij bepaalde organisatieonderdelen geldt een verhoogd inherent frauderisico welke voortvloeien uit de operationele activiteiten. Hiermee wordt rekening gehouden in de risicoanalyse en bij de beheersmaatregelen.
Binnen het kerndepartement hebben zich in 2015 twee situaties voorgedaan die als fraude (werkgerelateerd) kunnen worden aangemerkt. In één geval heeft de situatie geleid tot (straf)ontslag, in een ander geval tot terugvordering en voorwaardelijk strafontslag.
Naast de mitigerende maatregelen die het kerndepartement, DRZ en de Belastingsdienst zelf nemen voert de ADR werkzaamheden uit op grond van COS (Controle- en Overige Standaarden) 240. Hierin zijn de verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude – in het kader van een controle van financiële overzichten – opgenomen.
Naleving van de Europese aanbestedingsregels
In vervolg op een onderzoek van de ADR naar integriteit in het ICT-inkoopproces heeft de Belastingdienst vervolgonderzoeken uitgevoerd op de kwaliteit van dit proces en daarbij de contractenportefeuille (uitgaven in 2015: € 196 miljoen) beoordeeld op naleving van de Europese aanbestedingsprocedures. Voor een klein aantal in eerdere jaren afgesloten contracten (uitgaven in 2015: € 18 miljoen) is vastgesteld dat de Europese aanbestedingsprocedures niet juist zijn nageleefd. Voor een aantal andere contracten, welke op zichzelf bezien in het verleden wel juist zijn aanbesteed, is op basis van de uitbreiding van deze contracten (uitgaven in 2015: € 15 miljoen) vastgesteld dat het proces niet voorziet in het bewaken van de aanbestedingsgrens. Omdat niet uitgesloten kan worden dat zich ten aanzien van de naleving van Europese aanbestedingsregels vaker interpretatieverschillen hebben voorgedaan, worden in 2016 de contracten van voor de ingangsdatum van de huidige wetgeving (1 april 2013), verder doorgelicht. De Belastingdienst voert in 2016 procesverbeteringen door om de naleving van Europese aanbestedingsregels te borgen.
Onzekerheid van de inkoopuitgaven door interpretatie van de aanbestedingswet (motivering leverancierskeuze)
Artikel 1.4 van de AanbestedingsWet (AW) stelt dat aanbestedende diensten bij meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen (onder de Europese drempel) de ondernemers die zij uitnodigen op basis van objectieve criteria kiezen. Bovendien moeten zij op verzoek van een ondernemer de motivering van die keuze verstrekken. Voor het verantwoordingsjaar 2015 bestond onduidelijkheid over de vraag of en zo ja welke documentatievereisten werden gesteld aan deze keuze. Voor het verantwoordingsjaar 2015 heeft de ARK aangekondigd dat – in afwachting van nadere kaders voor het controlejaar 2015 – de motivering van de objectieve leverancierskeuze voor alle inkopen tussen € 0 en € 33.000 niet in het rechtmatigheidsoordeel wordt betrokken. Bevindingen op dit punt bij inkopen boven deze grens kunnen leiden tot onzekerheden in de inkoopstroom. Voor 2016 en volgende jaren wordt een nader kader opgesteld dat kan rekenen op draagvlak bij alle betrokken partijen (regelgevers, kaderstellers, uitvoerders en controleurs).
Het inkoopproces van het kernministerie kent een zogenaamde waiver-procedure. Deze procedure treedt in werking wanneer inkopen gedaan worden die afwijken van de standaardregelgeving. Verplicht advies vragen over de rechtmatigheid van de beoogde inkopen wordt dan niet altijd gedaan of het advies wordt niet gevolgd. Maatregelen zijn getroffen om dit in de toekomst te voorkomen. Zo is de waiverprocedure verbeterd en wordt op actieve wijze meer bekendheid gegeven aan de geldende inkoopprocedures binnen Financiën.
Financiële problemen bij de KNM
Door problemen bij de afhandeling van een uit Chili verkregen order is KNM in acute geldnood gekomen. Als gevolg daarvan was KNM onder meer niet in de gelegenheid om de nominale waarde van door haar in de markt uitgezette munten af te dragen aan de staat. In de loop van 2015 is een tijdelijke regeling getroffen op grond waarvan KNM is begonnen met het wegwerken van haar betaalachterstand. Op een gegeven moment bleek KNM niet voldoende werkkapitaal te hebben voor de laatste productiefase van de bedoelde order. Daarop heeft KNM zowel haar bank als de staat om medewerking gevraagd. Beide partijen hebben hun medewerking toegezegd. De bank ging over tot een verlenging van bankgaranties terwijl de staat er mee instemde dat KNM pas na de afhandeling van de Chili-order doorgaat met het wegwerken van de betaalachterstand. Verdere afspraken over die achterstand worden gemaakt zodra er een besluit is genomen over de toekomst van KNM.
De Tweede Kamer is via verschillende brieven op de hoogte gebracht van de ontwikkelingen rondom KNM en de stappen die genomen zijn en nog gezet zullen worden.
ICT-voorwaarden voor open standaarden
Voldaan is aan de verplichting van artikel 3, eerste lid van de Instructie rijksdienst bij de aanschaf van ICT-diensten of -producten.
Externe inhuur
Het percentage externe inhuur ligt met 8,8% onder de Roemer-norm (10%).