Grote ICT projecten
Het Ministerie van BZK rapporteert over de Grote ICT-projecten aan de Tweede Kamer middels de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk. Daarnaast worden alle projecten met een ICT component groter dan € 5 mln. gerapporteerd op het RijksICTDashboard. Op 31 december 2015 stonden op het rijksICTDashboard (www.rijksictdashboard.nl) onder meer de volgende projecten vermeld: Harmonisatie Applicaties en Rijksvastgoed Processen (HARP), PMI, Programma Inbesteding ICT Dienstverlening RVB, Programma eID en Operatie BRP. Waar dit conform de regelgeving verplicht is, worden de projecten conform de rijksbrede afspraken getoetst op de risico’s voor privacy en uitvoering.
Activiteiten van het Audit Committee
Tijdens de bijeenkomsten van het Audit Committee (AC) stond de bedrijfsvoering van het Ministerie van BZK alsmede de coördinatie van de rijksbrede bedrijfsvoering door de Minister voor WenR centraal. Het monitoren van het oplossen van de onvolkomenheden in de bedrijfsvoeringsprocessen, geconstateerd door de Algemene Rekenkamer, kreeg hierbij veel aandacht. De zelfevaluatie van het AC vond plaats in het najaar van 2015. Een belangrijke uitkomst is dat het AC meer vooruit gaat kijken naar ontwikkelingen en risico’s die op het departement afkomen. De externe leden van het AC willen dit onder meer bereiken door individuele gesprekken te voeren met de ambtelijke top van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Interne sturing op bedrijfsvoering
De ambtelijk top van het departement van het Ministerie van BZK hecht veel waarde aan aandacht voor beheers- en bedrijfsvoeringszaken. Om dit te borgen is in 2015 de sturing op de bedrijfsvoering doorontwikkeld. Op basis van risicomanagement vond iedere week een beheersberaad plaats waarvoor een beheersmatrix is ontwikkeld met alle relevante beheersrisico’s, onvolkomenheden van de AR, lopende (wetgevings)trajecten en CIO-oordelen. Bij dit overleg worden dossierhouders, directeuren en DG’s op incidentele basis uitgenodigd om over relevante beheersmatige aangelegenheden te spreken. Tevens zijn per kwartaal formele gesprekken gevoerd tussen de SG en DG’s op basis van een dashboard met beleidsindicatoren, bedrijfsvoeringsindicatoren en risico’s.
De CIO functie is in 2015 ingericht conform het rapport Elias, waarbij de CIO bijvoorbeeld een vaste plaats heeft gekregen in de bestuursraad. De governance op uitvoeringsorganisaties is in 2015 zo ingericht dat de rollen van opdrachtgever en eigenaar niet meer in één functie verenigd zijn. Om synergievoordelen te bereiken zijn bijna alle uitvoeringsorganisaties per 1 oktober ondergebracht in het nieuwe Directoraat-Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk.
Externe inhuur
Het sturingspercentage externe inhuur over 2015 komt uit op 24,7. Het kerndepartement en twee agentschappen met uitsluitend het moederdepartement als opdrachtgever, blijven gezamenlijk ruim binnen de norm van 10% (7,8%). De agentschappen met een rijksbrede dienstverlening komen daar ver boven (31,0%). De Tweede Kamer is vooraf per brief (Kamerstukken II 34 000 VII, nr. 51) op 29 juni 2015 geïnformeerd over het geraamde percentage inhuur voor 2015 (25,4%). In de bijlage Overzicht niet-financiële informatie over inkoop van adviseurs en tijdelijk personeel zijn de uitgaven van het Ministerie van BZK aan inhuur van externen in 2015 toegelicht. In de toelichting wordt een splitsing gemaakt in de presentatie tussen de externe inhuur van het Ministerie van BZK met als opdrachtgever het departement zelf en de externe inhuur van het Ministerie van BZK ten behoeve van de rijksbrede dienstverlening, de Shared Service Organisaties (SSO’s).
Eigen bevindingen
In 2015 is veel aandacht besteed aan de introductie van duidelijke kaders en werkprocessen. Daarnaast zijn interne controles uitgevoerd om inzichtelijk te maken welke knelpunten er nog zijn in het inkoopbeheer en het subsidiebeheer. De interne controles laten zien dat nog niet in alle gevallen sprake is van ordelijke en controleerbare vastleggingen van transacties en dat het naleven van de vernieuwde kaders en processen aanpassingstijd vraagt. Zo blijkt uit de interne controles op inkopen dat niet altijd vanaf het begin van een inkooptraject een inkooploket wordt ingeschakeld als dit wel is voorgeschreven.
Uit de controle op de subsidies blijkt dat de vastlegging in de dossiers een aandachtspunt blijft. Deze vastlegging is belangrijk omdat het inzicht geeft in de wijze waarop de subsidieaanvragen en subsidieafrekeningen zijn beoordeeld en controleerbaar is dat alle relevante bepalingen in wet- en regelgeving voldoende in beschouwing zijn genomen.
Interne controles hebben ook inzichtelijk gemaakt welke aspecten van kaderstelling nog verbeterd konden worden. Het betreft een klein aantal incrementele verbeteringen, met name verduidelijkingen, die in 2015 zijn opgenomen in de kaders en processen.
Rapporteringtoleranties Rijksgebouwendienst
Het Ministerie van BZK heeft zich in 2015 ingespannen om samen met alle betrokken partijen tot een oplossing te komen voor de berekening van de rapporteringtolerantie van de Rijksgebouwendienst. Dit heeft geleid tot het principeakkoord dat het mogelijk wordt gemaakt – onder bepaalde voorwaarden – voor bepaalde jaarrekeningposten de rapporteringstolerantie te bepalen op basis van 1% van het balanstotaal van een agentschap in plaats van 1% van het totaal van de baten. De RBV moet hier nog op worden aangepast.
Toezicht door het Ministerie van BZK
Het toezicht door het Ministerie van BZK bestaat uit drie onderdelen: ZBO’s en RWT’s, financieel toezicht op provincies en uitvoeringstoezicht op overheidsstichtingen. Het toezicht op deze drie onderdelen heeft in 2015 naar behoren gefunctioneerd. Dat oordeel is gebaseerd op enerzijds de eigen bevindingen van de toezichthouders binnen Ministerie van BZK en anderzijds verkenningen en rapporten van de externe accountants, de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer. In het toezichtprogramma van Ministerie van BZK zijn de drie onderdelen van het toezicht gestructureerd opgezet binnen een planning en controlcyclus. Er wordt systematisch nagedacht over mogelijke risico’s in de uitvoering van de toezichttaken. Het Toezichthouder Overleg heeft een coördinerende rol in de uitvoering van het toezicht. In 2015 is extra aandacht uitgegaan naar de wijziging van de status van het Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting van publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan (zbo) naar onderdeel van de Rijksdienst als Autoriteit Woningcorporaties, naar verdere implementatie van het Normenkader financieel beheer en toezicht en toepassing van de Wet Normering Topinkomens (WNT) en naar een onderzoek naar de toekomst van de Stichting Administratie Indonesische Pensioenen.
Agentschap in oprichting RVB
Op 1 juli 2014 is de nieuwe fusieorganisatie Rijksvastgoedbedrijf gevormd. Deze organisatie is gevormd uit 3 agentschappen (Dienst Vastgoed Defensie, Rijksgebouwendienst en Rijksvastgoed- en Ontwikkelingsbedrijf) en de directie Rijksvastgoed. In 2015 heeft de Ministerraad ingestemd met de instelling van het agentschap Rijksvastgoedbedrijf per 1-1-2016. De aanvraag voor de status van één agentschap is vervolgens aan de Tweede Kamer aangeboden in het kader van de voorhangprocedure (Kamerstukken II 34 357, nr. 1). Hieruit zijn geen beletselen gebleken, zodat met ingang van 2016 het nieuwe agentschap daadwerkelijk van start is gegaan. Over het jaar 2015 zijn nog drie jaarrekeningen voor de afzonderlijke agentschappen opgesteld.
Onzekerheid inkoopuitgaven door interpretatie aanbestedingswet m.b.t. motivering leverancierskeuze
Artikel 1.4 van de Aanbestedingswet (AW) stelt dat aanbestedende diensten bij meervoudig en enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (onder de Europese drempel) de ondernemers die zij uitnodigen op basis van objectieve criteria kiezen.
Bovendien moeten zij op verzoek van een ondernemer de motivering van die keuze verstrekken. Voor het verantwoordingsjaar 2015 bestond onduidelijkheid over de vraag of en zo ja welke documentatievereisten werden gesteld aan deze keuze.
Voor het verantwoordingsjaar 2015 heeft de Algemene Rekenkamer aangekondigd dat in afwachting van nadere kaders voor het controlejaar 2015 de motivering van de objectieve leverancierskeuze voor alle inkopen tussen de nul en € 33.000 niet in het rechtmatigheidsoordeel wordt betrokken. Bevindingen op dit punt bij inkopen boven deze grens kunnen leiden tot onzekerheden in de inkoopstroom.
Voor 2016 en volgende jaren wordt een nader kader opgesteld dat kan rekenen op draagvlak bij alle betrokken partijen (regelgevers, kaderstellers, uitvoerders en controleurs).
Voorbereiding Vpb plicht
Overheidsondernemingen die concurreren met private ondernemingen vallen per 2016 onder de vennootschapsbelasting (Vpb). Om hier uitvoering aan te geven stelde het Ministerie van BZK in 2015 een projectplan op en startte de werkgroep Vpb-BZK. Het in kaart brengen van alle activiteiten waar Vpb-plicht op rust begon in 2015 en loopt door in 2016. Zodra in overeenstemming met de belastingdienst de VPB-plicht is bepaald, start het Ministerie van BZK met de implementatie van de Vpb-vereisten in de systemen en de AO/IC (fiscaal beheer).
Voorbereiding wet datalekken
Evenals elke organisatie moet ook het Ministerie van BZK voldoen aan de meldplicht datalekken, een uitbreiding van de bestaande Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Hiertoe heeft het Ministerie van BZK eind 2015 een BZK-breed proces ingericht, waarin alle fases om invulling te geven aan de meldplicht, worden afgedekt. Het proces dekt zowel het afhandelen van datalekken af waarbij het Ministerie van BZK de verantwoordelijke voor de bewerking van persoonsgegevens is, als het geïnformeerd worden (maar niet afhandelen) van datalekken waarbij het Ministerie van BZK de bewerker van persoonsgegevens is ten behoeve van andere overheidsorganisaties.