Inleiding
In februari 2016 is een start gemaakt met het meerjarig veranderprogramma «VenJ Verandert». Een van de pijlers van dit programma is de planmatige aanpak om processen op orde te brengen. VenJ verandert werkt aan zes concrete veranderopgaven waarvan een continue lerende organisatie deel uitmaakt41. Op het gebied van de bedrijfsvoering is in 2016 met veel inspanning verder gewerkt aan noodzakelijke verbeteringen. Zowel de onvolkomenheden die de Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd in haar rapport bij het jaarverslag 2015 van VenJ als de bevindingen van de ADR duiden op verbeterpunten. In 2016 kwam dit meer in algemene zin ook naar voren uit het tweede rapport van de Onderzoekscommissie Ontnemingsbeschikking (Commissie Oosting-2): deze bevindingen onderstreepten het belang van verbetering van de openheid en transparantie, het tegengaan van verkokering en het versterking van de financiële sturing.
In 2016 is significante vooruitgang geboekt in het op orde brengen en versterken van de bedrijfsvoering. Concreet kan gewezen worden op:
-
– Verbetering van het begrotingsproces door de grote uitvoeringsorganisaties nauwer in het gehele begrotingsproces te betrekken. Op deze wijze kan tijdig en gestructureerd tot integrale afwegingen worden gekomen. Ook de vertegenwoordiging van de grote uitvoeringsorganisaties in de Bestuursraad heeft de brede afwegingen in het begrotingsproces versterkt.
-
– Stroomlijning van het proces van periodieke afsluitingen van de financiële administratie. Dit vindt plaats door viermaands afsluitingen van de financiële administraties met een balansdossier. Deze balansdossiers worden beoordeeld door FEZ alvorens deze worden doorgestuurd naar de ADR.
-
– Facilitering van het lijnmanagement door concerncontrol. Door middel van intensivering van control kan het lijnmanagement meer worden ondersteund in sturing op verbeteringen in de bedrijfsvoering.
In het samenvattend auditrapport VenJ 2016 constateert de ADR dat het financieel beheer en de bedrijfsvoering in 2016 ten opzichte van 2015 verder is verbeterd, zij het dat het tempo van de verbeteringen wisselend is. Als positieve ontwikkelingen noemt de ADR specifiek het verbeterde beheersinstrumentarium van de inkoopfunctie, de vorderingen die zijn gemaakt in het voldoen aan de Baseline Informatievoorziening Rijk (BIR), de doorontwikkeling van het financiële systeem Leonardo en het verbeterde beheer van de keten forensische zorg in relatie met de particuliere zorgaanbieders.
Deze bedrijfsvoeringsparagraaf gaat in op de aandachtspunten in de bedrijfsvoering die zich in 2016 hebben voorgedaan en die vanuit de organisatieonderdelen en de concernstaven zijn gesignaleerd. Uitgaande van «comply or explain» zijn de volgende selectiecriteria gebruikt:
-
1. Grote maatschappelijke of politieke impact;
-
2. Grote financiële impact;
-
3. Risico op fraude;
-
4. Risico door de omvang voor de bedrijfsvoering;
-
5. Risico als gevolg van meerjarig niet in control zijn.
Daarnaast gaat deze bedrijfsvoeringsparagraaf in op de aanpak van de drie door de AR genoemde onvolkomenheden en de ernstige onvolkomenheid in 2015.