Inleiding
FMHaaglanden (FMH) is de professionele dienstverlener voor rijksorganisaties in de Haagse regio. FMH levert werkplekken met faciliteiten die het mogelijk maken dat mensen comfortabel kunnen werken, met aandacht voor service in nabijheid, klanttevredenheid en eenvoud in bekostiging en aansturing. Alle dienstverlening wordt door FMH gecontracteerd en geregisseerd en in samenhang op en rond de werkomgeving aangeboden.
In 2016 levert FMH dienstverlening voor kerndepartementen, uitgezonderd Algemene Zaken (AZ), en diverse rijksorganisaties in de regio Den Haag. Voor Financiën levert FMH alleen personenvervoer.
Producten en diensten
FMH verzorgt producten en diensten zoals: vergaderservices en catering, inrichting van werkplekken, verhuizingen, post en reprografie, kantoorartikelen, schoonmaak, vervoer, gebouwbeheer en onderhoud, verbouwingen, telefonie, veiligheid, receptiediensten en advisering.
Levert FMH een product niet rechtstreeks zelf aan de klant, dan zorgt het voor de benodigde contractuele afspraken met markt- of rijkstoeleveranciers.
Speerpunten 2016
Veranderingen verzorgingsgebied
Eind september 2016 hebben de eerste bewoners hun intrek genomen in het gerenoveerde rijksgebouw aan de Bezuidenhoutseweg 30 (B30). Voor de aanbesteding van de renovatie van B30 is gebruik gemaakt van Publiek Private Samenwerking (PPS). FMH voert het contractmanagement in de exploitatiefase. Het laatste tertaal heeft in het teken gestaan van wegwerken van «kleine gebreken uit de bouwfase».
De Hoftoren is in het masterplan huisvesting Rijk aangewezen als rijkskantoor. FMH realiseert samen met het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en de ICT-dienstverleners de herinrichting van het pand voor de verschillende gebruikers. Fase 1a is in 2016 afgerond, dat wil zeggen dat de verdiepingen zijn aangepast aan de nieuwe inzichten voor flexibele werkplekken en alle organisaties op de juiste verdiepingen zijn gesitueerd.
In 2016 heeft er een optimalisatie en herverdeling van de huisvesting op de Turfmarkt 147 plaatsgevonden. Hierdoor wordt de beschikbare ruimte beter gebruikt en ruimte gecreëerd voor een derde partij.
Samenwerking in het Landelijk Facilitair Management Overleg (LFMO)
FMH participeert samen met de Belastingdienst (BD), Dienst Justitiële inrichtingen (DJI) en Rijkswaterstaat (RWS) als concerndienstverleners (CDV’s) in het LFMO.
Het LFMO heeft in 2016 vier professionaliseringsactiviteiten benoemd, namelijk inrichting van de beheerorganisatie LFMO, communicatie, samenwerken productgroepen en kennispunten en versterking samenwerking met overige rijkspartners. FMH neemt de professionaliseringsactiviteit communicatie voor haar rekening. Het doel is alle stakeholders zodanig te informeren dat voor hen duidelijk is wat de vorming van de CDV’s en samenwerking binnen het LFMO voor hen betekent.
Realisatie integraliteit Shared Service Organisaties (SSO’s)
FMH is een pilot integrale dienstverlening bij het departement Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) gestart. Het doel is borging van de kwaliteit van de integrale dienstverlening zodat SZW de regie op de SSO’s kan afschalen.
Samenwerking Rijkspartners
Sinds 2016 werken FMH en de Rijksschoonmaakorganisatie (RSO) als rijksbrede dienstverleners samen op het kerndepartement van het Ministerie van Economische Zaken (EZ). Deze samenwerking verloopt goed.
Het kabinetsbesluit, om de beveiliging van het Rijk in te besteden bij de Rijksbeveiligingsorganisatie (RBO), heeft ertoe geleid dat de RBO sinds 1 juni 2016 het enige aanspreekpunt is als het gaat om de uitvoering van beveiligingswerkzaamheden in en rond de rijksgebouwen, die door FMH worden geserviced. Hiervoor is een nieuwe dienstverleningsafspraak (DVA) opgesteld.
SGO 5 (Herinrichting Governance Bedrijfsvoering Rijk)
In 2016 is nadere invulling gegeven aan de demarcatie van regie- en resttaken. Een aantal resttaken (medezeggenschap, dienstfietsen, sleutelbeheer en post) is door de meeste departementen inmiddels overgedragen aan FMH. FMH heeft in 2016 gewerkt aan een visie op huisvesting. In deze visie is de knip in regie meegenomen.
Staat van baten en lasten van het baten-lastenagentschap FMHaaglanden
| (1) | (2) | (3)=(2)-(1) | (4) | |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving | Vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en vastgestelde begroting | Realisatie 2015 |
| Baten | ||||
| Omzet moederdepartement | 19.747 | 78.712 | 58.965 | 24.716 |
| Omzet overige departementen | 89.616 | 35.889 | – 53.727 | 99.900 |
| Omzet derden | – | 564 | 564 | 52 |
| Rentebaten | – | – | – | – |
| Vrijval voorzieningen | – | 6 | 6 | 27 |
| Bijzondere baten | – | – | – | – |
| Totaal baten | 109.363 | 115.171 | 5.808 | 124.695 |
| Lasten | ||||
| Apparaatskosten | 101.400 | 99.781 | – 1.619 | 110.509 |
| – Personele kosten | 36.918 | 34.561 | – 2.357 | 34.925 |
| Waarvan eigen personeel | 29.909 | 29.296 | – 613 | 27.155 |
| Waarvan externe inhuur | 7.009 | 5.265 | – 1.744 | 7.770 |
| Waarvan overige personele kosten | – | – | – | – |
| – Materiële kosten | 64.482 | 65.220 | 738 | 75.584 |
| Waarvan apparaat ICT | 2.900 | 62 | – 2.838 | 40 |
| Waarvan bijdrage aan SSO's | 20.800 | 28.755 | 7.955 | 22.939 |
| Waarvan overige materiele kosten | 40.782 | 36.403 | – 4.379 | 52.605 |
| Rentelasten | 429 | 395 | – 34 | 404 |
| Afschrijvingskosten | 7.534 | 7.879 | 345 | 6.096 |
| – Immaterieel | – | – | – | |
| – Materieel | 7.534 | 7.879 | 345 | 6.096 |
| Overige lasten | – | – | – | – |
| – Dotaties voorzieningen | – | – | – | – |
| – Bijzondere lasten | – | – | – | – |
| Totaal lasten | 109.363 | 108.054 | – 1.309 | 117.009 |
| Saldo van baten en lasten | – | 7.117 | 7.117 | 7.686 |
Toelichting
De toename van de omzet moederdepartement betreft met name een verschuiving van overige departementen naar moederdepartement. Het centraal opdrachtgeverschap FMH is per 1 januari 2016 belegd bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). De budgetten hiervoor zijn overgeheveld vanuit de andere departementen.
De omzet derden heeft met name betrekking op de facilitaire dienstverlening die geleverd wordt aan de Kansspelautoriteit (KSA) (een zelfstandig bestuursorgaan met eigen rechtspersoonlijkheid).
De baten kunnen als volgt worden gespecificeerd:
| (1) | (2) | (3)=(2)-(1) | |
|---|---|---|---|
| Omschrijving | vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en vastgestelde begroting |
| Productgroepen | |||
| Generiek | 98.714 | 97.639 | 1.075- |
| Specifiek | 10.649 | 15.651 | 5.002 |
| Overige opbrengsten | 1.875 | 1.875 | |
| Totaal | 109.363 | 115.165 | 5.802 |
| Vrijval voorzieningen | – | 6 | 6 |
| Rentebaten | – | – | – |
| Bijzondere baten | – | – | – |
| Totaal baten | 109.363 | 115.171 | 5.808 |
Generiek
De Productgroep Generiek is een afgesproken pakket producten en diensten dat wordt afgenomen waarvoor een vaste prijs per vaste verrekeneenheid wordt betaald. De prijs (p) en hoeveelheid (q) staan in principe gedurende het jaar vast. Bij substantiële wijzigingen in de dienstverlening zijn aanpassingen gedurende het jaar mogelijk.
Vanaf 2016 kent FMH nog 2 soorten dienstverlening, generiek en specifiek. Een deel van de producten/diensten die in voorgaande jaren is opgenomen onder overige dienstverlening, niet zijnde basisdienstverlening, is toegevoegd aan de generieke dienstverlening. Bij het opstellen van de begroting is uitgegaan dat een groter aandeel onder het generieke pakket zou vallen. De daling van de omzet is een verschuiving van generiek naar specifiek.
Specifiek
De productgroep Specifiek heeft betrekking op producten en diensten waarvoor de opdrachtgever afhankelijk van de afgenomen hoeveelheid een prijs per product/dienst betaalt (vb. catering) en/of producten en diensten waarover tussen opdrachtgever en opdrachtnemer aparte afspraken worden gemaakt (vb. uitvoering van maatwerkprojecten).
De toename van de omzet bij specifieke dienstverlening is enerzijds het gevolg van een verschuiving van generieke dienstverlening naar specifieke dienstverlening (circa € 1 mln.) en anderzijds een toename in omvang van maatwerkprojecten (circa € 4 mln.). In 2016 zijn omvangrijke maatwerkprojecten uitgevoerd. Dit betreft met name uitvoering van het Masterplan Hoftoren, optimalisatie huisvesting Turfmarkt 147, realisatie Gemeenschappelijke Meldkamer en het voorbereiden DBFMO Rijnstraat 8.
Overige opbrengsten
De overige opbrengsten hebben betrekking op de vergoeding voor de extra afschrijvingskosten als gevolg van de afstoot van de panden van de departementen Infrastructuur en Milieu en Buitenlandse Zaken die in de loop van 2017 gehuisvest worden in de Rijnstraat 8 en de verkoop van auto’s.
Personele kosten
Ondanks de hogere omzet is bij zowel het eigen personeel als externe inhuur sprake van een lagere inzet dan begroot. FMH heeft actief gestuurd op het beperken van met name de externe inhuur.
Materiële kosten
Bij de begroting is bij zowel apparaat ICT als bij de bijdrage SSO’s de dienstverlening van SSC-ICT opgenomen. In de realisatie is dit alleen verantwoord onder bijdrage SSO’s.
De toename van de post bijdrage aan SSO’s heeft enerzijds te maken met de verschuiving van apparaat ICT naar bijdrage aan SSO’s en anderzijds met de inbesteding van schoonmaak (Rijksschoonmaakorganisatie) en beveiliging (Rijksbeveiligingsorganisatie) waardoor het aandeel bijdrage aan SSO’s toeneemt. Hierdoor nemen de overige materiële kosten af.
Het aandeel van de inkoopkosten in de materiële kosten bedraagt 85%.
Saldo van baten en lasten
De hogere omzet wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door de specifieke dienstverlening (omvangrijke maatwerkprojecten) en de vergoeding voor de extra afschrijvingskosten als gevolg van de afstoot van de panden van de departementen IenM en BZ die in de loop van 2017 gehuisvest worden in de Rijnstraat 8.
Ondanks de hogere omzet heeft FMH de dienstverlening kunnen leveren met minder personele inzet dan begroot. De toename van de materiële kosten komt met name door hogere huisvestingskosten als gevolg van het nieuwe huisvestingstelsel. Bij de begroting is uitgegaan van een volledige compensatie voor de hogere huisvestingskosten.
De hogere afschrijvingskosten hebben betrekking op de inhaalafschrijvingen voor de panden van de departementen IenM en BZ.
De bovenstaande mutaties hebben geleid tot het resultaat van ruim € 7,1 mln.
Balans per 31 december 2016
| Balans 2016 | Balans 2015 | |
|---|---|---|
| Activa | ||
| Immateriële vaste activa | – | – |
| Materiële vaste activa | 31.352 | 34.033 |
| – Grond en gebouwen | – | – |
| – Installaties en inventarissen | 30.986 | 33.377 |
| – Overige materiële vaste activa | 366 | 656 |
| Vlottende activa | 30.443 | 26.912 |
| – Voorraden en onderhanden projecten | – | – |
| – Debiteuren | 1.066 | 2.628 |
| – Overige vorderingen en overlopende activa | 9.111 | 4.936 |
| – Liquide middelen | 20.266 | 19.348 |
| Totaal activa | 61.795 | 60.945 |
| Passiva | ||
| Eigen Vermogen | 13.052 | 13.256 |
| – Exploitatiereserve | 5.935 | 5.570 |
| – Onverdeeld resultaat | 7.117 | 7.686 |
| Voorzieningen | 10 | 15 |
| Langlopende schulden | 23.964 | 23.515 |
| – Leningen bij het MvF | 23.964 | 23.515 |
| Kortlopende schulden | 24.769 | 24.159 |
| – Crediteuren | 2.178 | 1.695 |
| – Overige verplichtingen en overlopende passiva | 22.591 | 22.464 |
| Totaal passiva | 61.795 | 60.945 |
Toelichting
Materiële vaste activa
De investeringen in installaties en inventaris hebben voornamelijk betrekking op de inrichting van de Hoftoren. In dit pand zijn nieuwe bewoners ingehuisd.
Debiteuren
De post debiteuren bestaat uit: moederdepartement (€ 0,4 mln.), overige departementen (€ 0,6 mln.) en derden (€ 0,04 mln.).
De daling bij het moederdepartement wordt veroorzaakt door het voldoen van de oudere facturen. De daling bij de overige departementen is gevolg van actief debiteurenbeleid. In de meeste gevallen betreft het vorderingen waarvan de ouderdom korter dan 60 dagen is.
Overige vorderingen en overlopende activa
De post overige vorderingen en overlopende activa bestaat uit vooruitbetaalde en vooruitontvangen facturen (€ 0,8 mln.), nog te factureren bedragen (€ 3,8 mln.) en onderhanden werk (€ 4,5 mln.).
Het aandeel van het moederdepartement in de overige vorderingen en overlopende activa is € 7,3 mln., van overige departementen € 1,6 mln. en van derden € 0,2 mln.
De toename heeft betrekking op het onderhanden werk (uitvoering van de masterplanprojecten).
Liquide middelen
De rekening courant bij het Ministerie van Financiën per 31 december 2016 bedraagt € 20,3 mln.
Eigen vermogen
De Regeling Agentschappen stelt dat het eigen vermogen van een baten-lastenagentschap gebonden is aan een maximum van 5% van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaar.
FMH mag een maximum eigen vermogen hebben van € 5,9 mln. Het eigen vermogen ultimo 2016 komt uit op ruim € 13 mln. en is € 7,1 mln. hoger dan de maximumomvang. Het surplus eigen vermogen zal uiterlijk bij eerste suppletoire begroting 2017 worden afgedragen aan het moederdepartement. Het bestuurlijk overleg FMH zal besluiten wat er wordt gedaan met het restant surplus na verrekening van de tekorten in het eigen vermogen bij de SSO’s.
Leningen bij het MvF
De leningen hebben betrekking op de overname van activa van aansluitende departementen en de investeringen in nieuw in te richten gebouwen.
Het beroep op de leenfaciliteit heeft betrekking op de investeringen in meubilair en audiovisuele middelen.
Crediteuren
Het aandeel in de crediteuren van het moederdepartement is € 0,3 mln., van overige departementen € 0,1 mln., van derden € 1,8 mln.
De stijging is het gevolg van relatief veel ontvangen facturen aan het einde van het jaar. Het saldo bestaat voornamelijk uit facturen die korter dan 30 dagen openstaan.
Overige verplichtingen en overlopende passiva
Onder de post nog te betalen zijn alle bedragen opgenomen die (kortlopend) verschuldigd zijn per 31 december 2016 en die niet onder de crediteuren verantwoord zijn.
Het aandeel van het moederdepartement in de overige verplichtingen en overlopende passiva is € 13,5 mln., van overige departementen € 6,9 mln. en derden 2,1 mln.
Kasstroomoverzicht over 2016
| Vastgestelde begroting (1) | Realisatie (2) | Verschil realisatie en vastgestelde begroting (3)=(2)-(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2016 + stand depositorekeningen | 12.894 | 19.348 | 6.454 |
| Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+) | 121.706 | |||
| Totaal uitgaven operationele kasstroom (–/–) | – 109.957 | |||
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 4.754 | 11.749 | 6.995 |
| Totaal investeringen (–/–) | – | – 5.243 | – 5.243 | |
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | – | 45 | 45 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – | – 5.198 | – 5.198 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | – 7.321 | – 7.321 | ||
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 1.000 | 1.000 | ||
| Aflossingen op leningen (–/–) | – 4.754 | – 4.612 | 142 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | – | 5.300 | 5.300 | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | – 4.754 | – 5.633 | – 879 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december 2016 + stand depositorekeningen (1+2+3+4), de maximale roodstand 0,5 miljoen €. | 12.894 | 20.266 | 7.372 |
Toelichting
Investeringskasstroom
De investeringen hebben betrekking op de aanschaf van meubilair en audiovisuele middelen.
Financieringsstroom
De eenmalige uitkering aan het moederdepartement betreft de afroming van het eigen vermogen vanwege het overschrijden van het toegestane maximum van het eigen vermogen in 2015.
De storting is een bijdrage van de eigenaar voor de financiële problematiek ten gevolge van de ingebruikname van het DBFMO pand aan de Rijnstraat 8.
Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2016
| Omschrijving generiek deel | Realisatie | Vastgestelde begroting | |||
|---|---|---|---|---|---|
| 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | 2016 | |
| Verloop tarieven basis (generieke) dienstverlening (norm 2011) | 92,2 | 98,3 | – | 100 | 100 |
| Omzet per productgroep (pxq) | 116.834 | 114.587 | 124.668 | 115.165 | 109.363 |
| *Basis (generiek)1 | 81.711 | 86.852 | 95.512 | 97.639 | 98.714 |
| *Basis+ (specifiek)1 | 5.577 | 5.614 | 5.525 | 15.651 | 10.649 |
| *Maatwerk | 18.675 | 10.042 | 10.554 | ||
| *Werkelijk | 9.178 | 8.151 | 9.499 | ||
| *Overig | 1.693 | 3.928 | 3.578 | 1.875 | |
| Saldo van baten en lasten (%) | – 1,0% | – 1,8% | 6,2% | 6,2% | 0,0% |
| Personele kosten als % van de totale kosten | 29,8% | 32,0% | 36,4% | ||
| Materiële kosten als % van de totale kosten | 70,2% | 68,0% | 63,6% | ||
| Apparaatskosten (in €) | 46.605 | 44.111 | 43.012 | ||
| Klanttevredenheid | Tevreden | nvt | Tevreden | nvt | nvt |
| Tevredenheid maatwerk | 7,6 | 8,0 | |||
| Medewerkerstevredenheid | Tevreden | Tevreden | nvt | Tevreden | Tevreden |
| FTE-totaal (excl. Externe inhuur) | 361 | 414 | 426 | 439 | 461 |
Toelichting
Verloop tarieven generieke dienstverlening
De eigenaar heeft met FMH een jaarlijkse efficiencytaakstelling op het apparaat afgesproken van 1,5%. FMH heeft deze taakstelling verwerkt in de tarieven.
Als gevolg van het nieuwe werken wordt dezelfde werkplek intensiever gebruikt. Een resultaat hiervan is dat ook de invulling van de dienstverlening wijzigt. De eenheid werkplek krijgt door het nieuwe werken een andere definitie. De aanpassing van de definitie heeft invloed op de index «verloop tarieven generieke dienstverlening». Omdat hierdoor het verloop van de tarieven een verkeerd beeld zal geven is ervoor gekozen 2016 als basisjaar te hanteren (100%).
Omzet per productgroep
Vanaf 2016 kent FMH nog 2 soorten dienstverlening, generiek en specifiek. De toename van de specifieke dienstverlening heeft betrekking op de uitvoering van maatwerkprojecten.
Apparaatskosten
De toename van de materiële kosten komt met name door hogere huisvestingskosten als gevolg van het nieuwe huisvestingstelsel. Bij de begroting is uitgegaan van een volledige compensatie voor de hogere huisvestingskosten.
Tevredenheid maatwerk
Na de afronding van een project wordt een evaluatieformulier naar de klant gestuurd. De klant waardeert de uitvoering van maatwerkprojecten gemiddeld met een 8,0. Dit ligt ruim boven de streefwaarde (7,0).
Medewerkertevredenheid
De overall score uit het medewerkeronderzoek bedraagt 7,1 en is ten opzichte van de vorige meting stabiel gebleven.
Fte-totaal
De bezetting ultimo 2016 is lager dan de in de begroting opgenomen formatie. FMH kiest ervoor om te werken met een flexibele schil om in te kunnen spelen op wijzigingen die optreden als gevolg van de uitvoering van het masterplan huisvesting.