Bedrijfsvoeringsparagraaf

De Algemene Rekenkamer besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan het primaire proces, aan de ondersteunende processen en aan de hiermee samenhangende beheerstaken. De Algemene Rekenkamer beschikt over een planning- en controlcyclus, die voorziet in momenten waarop (financiële) managementinformatie wordt beoordeeld. In deze paragraaf worden opvallende zaken in de bedrijfsvoering toegelicht.

Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage

1. Rechtmatigheid

In 2018 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. De financiële overzichten geven een getrouw beeld van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering.

2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

De managementinformatiesystemen hebben voldaan aan de kwaliteitseisen. Er hebben zich in 2018 geen zodanige verstoringen voorgedaan dat de juistheid, volledigheid, tijdigheid, continuïteit en vertrouwelijkheid in gevaar zijn gebracht. De managementinformatie is reproduceerbaar.

3. Financieel en materieelbeheer

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

4. Overige aspecten van bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging

De Algemene Rekenkamer heeft de beheersing van informatiebeveiliging zodanig ingericht, dat op basis van risicobeheer gestuurd wordt op maatregelen ter borging van de vertrouwelijkheid, integriteit en de beschikbaarheid van informatie. De implementatie van maatregelen is gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst 2017. Als uitvloeisel daarvan is besloten een CISO te werven. De risico analyse is in 2018 geactualiseerd. De belangrijkste aanpassing is dat met de overgang van het datacenter naar Overheids Data Centrum heeft geleid tot een hoger volwassenheidsniveau van met name het kwaliteitsaspect Beschikbaarheid.

In 2018 hebben zich 11 beveiligingsincidenten voorgedaan. Daarbij is het beveiligingsbeleid effectief gebleken in de zin dat de incidenten tijdig zijn gedetecteerd, gemeld en door de getroffen maatregelen niet tot ernstig nadelige gevolgen hebben geleid.

Reorganisatiekosten

De reorganisatie heeft geleid tot een substantieel lagere personeelsformatie en -bezetting. Om de beoogde personeelsreductie te bereiken is in 2017 het Van Werk Naar Werk-beleid van het rijk toegepast. De kosten van de reorganisatie in 2018 kunnen als volgt worden weergegeven:

Externe inhuur

In 2018 was er 3,1 miljoen euro gemoeid met externe inhuur. Afgezet tegen het personeelsbudget ging het om ongeveer 12%. Daarmee overschrijdt de Algemene Rekenkamer de voor departementen geldende beleidsregel dat 10% van de loonkosten aan inhuur mag worden besteed.

Er is vooral ingehuurd om de onderbezetting bij de start van 2018 op te vangen en voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie. Daarbij ging het onder meer om expertise op het gebied van onderzoek, accountancy, financiën en administratieve organisatie. Daarnaast worden er uitzendkrachten ingehuurd (waaronder secretaresses), bijvoorbeeld in de vakantieperioden.

Specificatie uitgaven externe inhuur 2018 (x € 1.000)

De doelstelling is dat de kosten voor externe inhuur de komende jaren minder dan 10% van het personeelsbudget zullen bedragen.

Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsonderwerpen

Tijdigheid betaling crediteuren

91 procent van de uitgaven is binnen dertig dagen na factuurdatum betaald. Dat is een lichte verbetering ten opzichte van 2017, waarmee de Algemene Rekenkamer echter nog niet voldoet aan de rijksbrede doelstelling om ten minste 95 procent binnen dertig dagen te betalen. De belangrijkste oorzaak was een technische fout in het betaalsysteem, waardoor facturen niet zichtbaar waren voor uitbetaling. Dit probleem is na constatering direct opgelost.

Audit Advisory Committee (AAC)

In 2018 is het AAC zes maal bijeengekomen, vijf maal voor een reguliere vergadering en één extra vergadering. Het Audit Advisory Committee legt zich voornamelijk toe op advisering over de «brede bedrijfsvoering» van de Algemene Rekenkamer. Onder brede bedrijfsvoering wordt verstaan de wijze waarop de Algemene Rekenkamer met haar organisatie en bedrijfsvoering is toegesneden op haar mandaat en op de daaruit voortvloeiende missie en strategie. Onderwerpen die zijn besproken, zijn onder meer de planning en control cyclus en het strategisch personeelsbeleid.

Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

De inrichting van de accountantscontrole bij de Algemene Rekenkamer

Het outsourcen van de P-administratie en het gebruik maken van systemen van derden had gevolgen voor de controlesituatie: de openbare accountant controleerde de materiële uitgaven en de ADR de personele uitgaven. Bovendien ontstonden er over en weer steeds meer onderlinge afhankelijkheden.

Daarom is begin 2018 gekozen voor een controlemodel waarbij aanvullend op de controleverklaring van de ADR bij Hoofdstuk IIB Hoge Colleges van Staat (controle op 10% materialiteitsniveau) de ADR bij de Rekenkamer verdergaand controleert op 2% materialiteitsniveau. In aanvulling hierop reviewt de openbare accountant (conform COS 610) de werkzaamheden van de ADR (zoals risico-analyse, systeemgerichte werkzaamheden, gegevensgerichte werkzaamheden) en geeft de openbare accountant een controleverklaring af bij de financiële verantwoording van de Algemene Rekenkamer.

Interne Controle (IC)

De interne controle is in 2018 versterkt. Er is een intern controleplan opgesteld en er zijn steekproefsgewijs controles uitgevoerd. Ook zijn er spendanalyses uitgevoerd waarbij betalingen die meerjarig boven een bepaald bedrag uitkomen zijn gecontroleerd. Daarbij zijn geen belangrijke afwijkingen geconstateerd. Bevindingen hebben wel geleid tot het aanbrengen van procesverbeteringen, bijv. bij het contractbeheer.