Inleiding

Algemeen

De opdracht van het Nationaal Archief (voortaan NA) is om uitvoering te geven aan haar missie: het dienen van ieders recht op informatie en geven van inzicht in het verleden van ons land door ons in te zetten voor een sterk archiefbestel en door de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en on site en online te presenteren.

De collectie van het NA bestaat uit archieven van nationale betekenis met het accent op archieven van de rijksoverheid.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. Deze archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van Regionale Historische Centra (RHC’s). Deze centra zijn gemeenschappelijke regelingen, die vanuit het Rijk en andere deelnemers een bijdrage ontvangen.

Deze jaarrekening handelt alleen om de baten en lasten van het NA. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s worden elders verantwoord op artikel 14 (Cultuur) van de Rijksbegroting.

Toelichting:

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement over 2018 bedraagt € 38,6 miljoen. In de omzet moederdepartement zijn de tweede geldstroom projecten van totaal € 1,8 miljoen opgenomen. De ontvangen budgetten voor tweede geldstroom projecten in 2018 betreft de programma’s Gemeenschappelijk Cultureel erfgoed, Kennis & Innovatie en het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (voorheen Rijk aan Informatie).

Het verschil tussen de begroting en de realisatie is voornamelijk veroorzaakt door een hogere omzet van het moederdepartement vanwege loon- en prijscompensatie en programmageld en een per saldo lager dan verwachte onttrekking uit de projectgelden.

Omzet overige departementen

De bijdrage van de Provincie Zuid Holland (€ 400.000) is voor het beheer van de archieven Zuid Holland.

Omzet derden

De omzet derden betreft de opbrengst van de dienstverlening en verkoop van producten. Deze post is hoger door ontvangsten voor het beheer van de collectie van het Rode Kruis en ontvangen bijdragen van het Genootschap voor het NA ten behoeve van de VOC tentoonstelling.

Rentebaten

In de vastgestelde begroting is geen rekening gehouden met rentebaten vanwege de lage rentestand.

Mutatie Projectgelden

De mutatie projectgelden is lager dan begroot. Uitgaven op projecten zijn in 2018 vooral investeringen geweest. Voor de staat van baten en lasten houden toevoegingen en onttrekkingen aan de projectrekeningen in 2018 elkaar redelijk in evenwicht.

Vrijval voorzieningen

De vrijval van de voorziening betreft het ongebruikte deel van de reorganisatievoorziening voor aansluiting bij FM Haaglanden nadat die aansluiting halverwege het traject is gestaakt vanwege de specifieke aard van het pand. Verder is er een vrijval van een deel van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen voor een medewerker die geen recht meer heeft op een uitkering.

Lasten

Apparaatskosten

Afschrijvingskosten

Er zijn geen afschrijvingen van immateriële vaste activa, omdat in 2013 de immateriële vaste activa volledig zijn afgeboekt en er in 2018 geen software aanwezig is die voldoet aan alle criteria voor activering.

De afschrijving van de materiële vaste activa bedraagt € 1,6 miljoen en is € 0,6 miljoen lager dan begroot. De oorzaak van dit verschil is het feit dat de eerste investeringen in de locatie Emmen pas eind 2018 zijn gedaan en de afschrijvingen starten vanaf het moment van oplevering van het pand in 2019.

Toelichting:

Activa

De balans van het NA vertoont een stijging van de totale activa en passiva vanwege de toename van overige schulden en overlopende passiva en de liquide middelen. De liquide middelen zijn gestegen door ontvangsten van gelden van de RHC’s. Het Ministerie van OCW heeft een fonds voor huisvesting gevormd van € 19,0 miljoen ter dekking van de risico’s vanwege het nieuwe huisvestingsstelsel van de RHC’s. De middelen zijn afkomstig van de bestemmingsfondsen voor huisvesting bij zeven RHC’s. De voorziening is opgenomen als kortlopende schuld aan het moederdepartement. Twee RHC’s maken begin 2019 nog een restant deel van in totaal € 0,9 miljoen over. Hiervoor is een vordering opgenomen onder de overlopende activa.

Vaste Activa

Vlottende Activa

In 2018 is de winkelvoorraad nieuw op de balans. De voorraad boeken is begin van het jaar overgenomen van het Genootschap.

De debiteuren en nog te ontvangen bedragen zijn als volgt te specificeren:

De stijging van de vorderingen op overige organisaties met ruim € 2,1 miljoen is vanwege vooruitbetaalde kosten van € 1,3 miljoen aan de nieuwe dienstverlener voor applicatieontwikkeling en beheer in het eerste kwartaal van 2019 en van € 0,3 miljoen aan ICT licenties. Verder is er nog € 0,9 miljoen te ontvangen van twee RHC’s i.v.m. de terugvordering van de middelen uit de bestemmingsfondsen voor huisvesting.

De liquide middelen bestaan uit de Rekening-Courant met de Rijkshoofdboekhouding (RHB) van het Ministerie van Financiën en een klein saldo kasmiddelen. De liquide middelen zijn gestegen als gevolg van terugbetalingen van de RHC’s.

Passiva

Eigen Vermogen

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2018 € 1,9 miljoen. Hiermee blijft het eigen vermogen onder de maximumomvang van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar. Het verloop van het vermogen ziet er als volgt uit:

De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2018 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2019.

Voorzieningen

De voorzieningen zijn per saldo gedaald met € 0,3 miljoen als gevolg onttrekkingen en vrijval van wachtgeldverplichtingen en de lopende reorganisatievoorziening. De vrijval van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen betreft een medewerker die geen recht meer heeft op een uitkering. De reorganisatievoorziening is grotendeels vrijgevallen na het staken van het aansluitingstraject met FM Haaglanden. Het verloop van de voorzieningen is als volgt weer te geven:

Langlopende schulden

Op de lening bij het Ministerie van financiën wordt binnen een jaar € 0,1 miljoen afgelost. Dit bedrag is opgenomen onder de kortlopende schulden.

Kortlopende schulden

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

De nog te betalen bedragen aan het moederdepartement zijn de terugontvangen gelden van de RHC’s uit de gevormde bestemmingsfondsen voor huisvesting. Dit geld is van het moederdepartement en direct opvraagbaar.

Toelichting:

In het kasstroomoverzicht wordt voor de operationele kasstroom een uitsplitsing gemaakt naar ontvangsten en uitgaven. De ontvangsten hebben betrekking op bijdragen van het moederdepartement, andere departementen, omzet derden en projectgelden. De uitgaven betreffen betalingen aan personeel en leveranciers voor de reguliere werkzaamheden, maar ook voor projecten. De vastgestelde begroting is niet aangepast, omdat de aanpassing geen consequenties heeft voor de totale operationele kasstroom.

De liquide middelen van het NA zijn in 2018 met circa € 8,8 miljoen toegenomen. De belangrijkste oorzaak van deze toename is de betaling van de RHC’s. De operationele kasstroom is € 15,6 miljoen hoger dan begroot vanwege de RHC ontvangsten. De investeringskasstroom is negatief ten opzichte van de begroting als gevolg van meer investeringen op projecten. Het betreft met name investeringen in het kader van het project Masterplan Archiefdepots in stellingen en een ontzurings-machine voor het depot in Emmen en investeringen in ICT in het kader van het DTR project.

De financieringskasstroom is negatief vanwege de jaarlijkse € 0,1 miljoen aflossing van leningen bij het Ministerie van Financiën voor investeringen in de publieksruimte van het NA in 2013.

Doelmatigheid

Toelichting:

De afgelopen jaren waren er geen ingevulde indicatoren voor «prijs per km fysiek archief» en «prijs per Terabyte digitaal archief»: de aanbevelingen uit de agentschapsdoorlichting door het Ministerie van Financiën in 2016 hebben geleid tot het besluit om een actueel integraal kostprijsmodel uit te werken. Het kostprijsmodel wat er lag bleek onvoldoende toereikend voor het toerekenen van kosten aan de producten en diensten van het NA. De opzet van het nieuwe kostprijsmodel is in 2017 afgerond en in 2018 verder geïmplementeerd. Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel is het nu mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken en de benodigde lumpsum te onderbouwen voor uitvoering van de opgedragen taken. De kostprijzen per 2018 zijn opgenomen in de tabel.

In 2018 komt het uurtarief voor primaire taken en activiteiten uit in lijn met de voorgaande jaren.