Base description which applies to whole site

9.2 Nationaal Archief

Het Nationaal Archief beheert de archieven van de rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s.

De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 van de begroting van het Ministerie van OCW.

Tabel 71 Staat van baten en lasten van het agentschap NA (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

  

Vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en vastgestelde begroting

Realisatie 2018

Baten

    
 

Omzet

 

36.649

41.235

4.586

39.751

  

Omzet moederdepartement

35.566

40.017

4.451

38.559

  

Omzet overige departementen

400

400

0

400

  

Omzet derden

683

818

135

792

 

Vrijval voorzieningen

55

20

‒ 35

144

 

Mutatie projectgelden

2.959

2.070

‒ 889

416

 

Bijzondere baten

0

0

0

0

 

Rentebaten

0

0

0

0

Totaal baten

39.662

43.325

3.663

40.311

     

Lasten

    
 

Apparaatskosten

37.006

41.391

4.385

38.818

  

Personele kosten

17.532

19.158

1.626

18.305

  

Waarvan eigen personeel

15.664

15.721

57

14.892

  

Waarvan inhuur externen

872

2.461

1.589

2.335

  

Waarvan overige personele kosten

996

976

‒ 20

1.078

  

Materiële kosten

19.474

22.233

2.759

20.513

  

Waarvan apparaat ICT

1.001

676

‒ 325

912

  

Waarvan bijdrage aan SSO’s

5.017

4.819

‒ 198

2.726

  

Waarvan overige materiële kosten

13.456

16.738

3.282

16.875

 

Afschrijvingskosten

2.636

1.672

‒ 964

1.554

  

Materieel

2.636

1.672

‒ 964

1.554

  

Waarvan apparaat ICT

291

97

‒ 194

97

  

Immaterieel

0

0

0

0

 

Overige kosten

0

0

0

0

 

Dotaties voorzieningen

0

54

54

0

 

Bijzondere lasten

0

0

0

0

 

Rentelasten

20

7

‒ 13

9

Totaal lasten

39.662

43.124

3.462

40.381

Saldo van baten en lasten gewone bedrijfsuitoefening

0

201

201

‒ 70

Agentschapsdeel Vpb-lasten

0

0

0

 

Saldo van baten en lasten

0

201

201

‒ 70

Toelichting

Baten

Omzet moederdepartement

Tabel 72 Omzetverantwoording agentschap

Omzet moederdepartement (x € 1 miljoen)

40,0

 

Waarvan direct gerelateerd aan geleverde producten/diensten

40,0

  

waarvan productgroep/dienstengroep Fysiek archief

6,900

  

waarvan productgroep/dienstengroep Digitaal archief

9,400

  

waarvan productgroep/dienstengroep Publiek

9,500

  

waarvan productgroep/dienstengroep Digitalisering

8,800

  

waarvan productgroep/dienstengroep Kennis en advies

5,400

De omzet van het moederdepartement over 2019 bedraagt € 40,0 miljoen en betreft de vergoeding voor de producten en diensten die het Nationaal Archief aan OCW levert. De stijging ten opzichte van de begroting is onder andere veroorzaakt door tweede geldstroom projecten van totaal € 0,8 miljoen, de loon- en prijsbijstellingen van 2018 en 2019 van totaal € 1,8 miljoen en € 0,7 miljoen additionele bijdragen van het Ministerie van OCW voor onder meer arbeidsparticipanten en ICT medewerkers. De ontvangen budgetten voor tweede geldstroom projecten in 2019 betreft de programma’s Handschriftherkenning, Gemeenschappelijk Cultureel erfgoed, Kennis & Innovatie en het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding. Het Nationaal Archief presenteert de doorbetalingen van gelden van OCW aan het centraal bureau voor de genealogie en de regionale historische centra niet in de eigen omzet omdat het NA hierbij alleen een kassiersfunctie vervult.

Het verschil tussen de begroting en de realisatie is voornamelijk veroorzaakt door een hogere omzet van het moederdepartement vanwege loon- en prijscompensatie, programmageld en een per saldo lager dan verwachte onttrekking uit de projectgelden. 

Omzet overige departementen

De bijdrage van de Provincie Zuid Holland (€ 400.000) is voor het beheer van de archieven Zuid Holland.

Omzet derden

De omzet derden is iets hoger dan voorgaand jaar door een hogere opbrengst voor de dienstverlening en verkoop van producten.

Rentebaten

In de vastgestelde begroting is geen rekening gehouden met rentebaten omdat over direct opneembare tegoeden bij het schatkistbankieren geen rente wordt vergoed.

Vrijval voorzieningen

De vrijval van de voorziening betreft een deel van de reorganisatievoorziening voor aansluiting bij FM Haaglanden nadat die aansluiting halverwege het traject is gestaakt vanwege de specifieke aard van het pand. Er is een voorziening gevormd voor de afvloeiing van een medewerker.

Mutatie Projectgelden

In de staat van baten en lasten wordt de mutatie van projectgelden apart gepresenteerd op grond van de bijzondere aard en omvang. Tegenover de toegekende projectgelden voor onder meer DTR en het depot in Emmen, staan toekomstig te leveren prestaties aan de opdrachtgever OCW. Daarom wordt ook in de balans inzichtelijk gemaakt welke posten betrekking hebben op de projectgelden.

De mutatie projectgelden is lager dan begroot vanwege de langere doorlooptijd van de Europese aanbesteding van netwerkcomponenten. Uitgaven op projecten zijn in 2019 vooral kosten geweest. Voor de staat van baten en lasten zijn de onttrekkingen aan de projectrekeningen in 2019 groter geweest dan de toevoegingen. De projectgelden op de balans nemen af.

Lasten

Apparaatskosten

De apparaatskosten bedragen € 41,4 miljoen en liggen circa € 4,4 miljoen boven de begroting. De kosten voor eigen personeel zijn hoger door cao loonstijgingen. Verder is er meer ICT personeel ingehuurd voor de ontwikkeling van de digitale infrastructuur.

De materiële kosten zijn vooral door de opening van de locatie Emmen hoger dan 2018.

De presentatie van de bijdrage aan SSO’s is conform de gehanteerde definitie van SSO’s volgens de Rijksbrede Kostensoortentabel. Gedurende 2019 is het voor ons verbouwde pand aan het Bendienplein 5 in Emmen door de RVB opgeleverd en in gebruik genomen. Hierdoor stijgen de overige materiele kosten.

Afschrijvingskosten

Er zijn geen afschrijvingen van immateriële vaste activa, omdat in 2013 de immateriële vaste activa volledig zijn afgeboekt en er in 2019 geen software aanwezig is die voldoet aan alle criteria voor activering.

De afschrijving van de materiële vaste activa bedraagt € 1,7 miljoen en is € 1,0 miljoen lager dan begroot. Dit komt door lagere investering in Emmen dan begroot en doordat de afschrijvingen voor Emmen later in het jaar starten door een latere ingebruikname van het pand.

Tabel 73 Balans per 31 december 2019 (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Balans 2019

Balans 2018

Activa

  
 

Vaste activa

11.028

12.045

  

Immateriële vaste activa

0

0

  

Materiële vaste activa

11.028

12.045

   

Grond en gebouwen

820

953

   

Installaties en inventarissen

10.176

7.330

   

Overige materiële vaste activa

32

3.762

 

Vlottende Activa

30.772

35.406

  

Voorraden en onderhanden projecten

36

35

  

Debiteuren

185

149

  

Overige vorderingen en overlopende activa

1.757

4.437

  

Liquide middelen

28.794

30.785

Totaal activa

41.800

47.451

      

Passiva

  
 

Eigen Vermogen

2.135

1.934

  

Exploitatiereserve

1.934

2.004

  

Onverdeeld resultaat

201

‒ 70

 

Voorzieningen

161

159

 

Langlopende schulden

15.027

18.175

  

Leningen bij het Ministerie van Financiën

725

300

  

Investeringsbijdrage

7.545

7.884

  

Projectgelden

6.757

9.991

 

Kortlopende schulden

24.477

27.182

  

Investeringsbijdrage

969

839

  

Projectgelden

4.274

3.272

  

Crediteuren

1.944

2.086

  

Belastingen en premies sociale lasten

58

0

  

Kortlopend deel leningen bij het Ministerie van Financiën

160

100

  

Overige schulden en overlopende passiva

17.072

20.886

Totaal passiva

41.800

47.451

Toelichting

Activa

De balans van het NA vertoont een daling van de totale activa en passiva vanwege de afname van overige schulden en overlopende passiva, de overige vorderingen en overlopende activa en de liquide middelen. De liquide middelen zijn gedaald door betalingen van gelden aan de RHC’s. Het Ministerie van OCW heeft in 2018 een fonds voor huisvesting gevormd ter dekking van de risico’s vanwege het nieuwe huisvestingsstelsel van de RHC’s. De middelen zijn afkomstig van de bestemmingsfondsen voor huisvesting bij zeven RHC’s. De RHC’s zijn nu verantwoordelijk voor het onderhoud aan hun pand. Het fonds is opgenomen als kortlopende schuld aan het moederdepartement. Twee RHC’s maakten begin 2019 nog een restant deel van in totaal € 0,9 miljoen over. Op basis van een opname van het RVB is aan de RHC’s € 4,8 miljoen betaald voor nog uit te voeren onderhoudswerkzaamheden die bij de overgang naar het nieuwe stelsel door de RHC’s zelf gedaan moeten worden.

Vaste Activa

De post Installaties en Inventarissen stijgt met € 2,8 miljoen doordat de investeringen in de stellingen en ontzurings-machine in Emmen voor € 3,2 miljoen zijn overgeboekt vanuit de overige materiele vaste activa. Verder zijn de afschrijvingen op de post installaties en inventarissen € 0,5 miljoen hoger dan de investeringen in het jaar.

Vlottende Activa

De vlottende activa dalen door een daling van de nog te ontvangen bedragen van overige organisaties.

De debiteuren en nog te ontvangen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Tabel 74 Debiteuren (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

2019

2018

Vorderingen op het moederdepartement

Vorderingen op overige departementen

146

14

Vorderingen op overige debiteuren

39

135

Stand per 31 december

185

149

Tabel 75 Overige vorderingen en overlopende activa (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

2019

2018

Nog te ontvangen van moederdepartement

Nog te ontvangen op overige departementen

89

Nog te ontvangen van overige organisaties

1.668

4.437

Stand per 31 december

1.757

4.437

De daling van de vorderingen op overige organisaties met ruim € 2,7 miljoen is vanwege eind 2018 vooruitbetaalde kosten van € 1,3 miljoen aan de nieuwe dienstverlener voor applicatieontwikkeling en beheer in het eerste kwartaal van 2019 en van € 0,3 miljoen aan ICT licenties. Verder is er eind 2018 nog € 0,9 miljoen ontvangen van twee RHC’s i.v.m. de terugvordering van de middelen uit de bestemmingsfondsen voor huisvesting.

De liquide middelen bestaan uit de Rekening-Courant met de Rijkshoofdboekhouding (RHB) van het Ministerie van Financiën en een klein saldo kasmiddelen. De liquide middelen zijn gedaald als gevolg van betalingen aan de RHC’s. De liquide middelen blijven hoog mede omdat namens het Ministerie van OCW het bestemmingsfonds voor huisvesting van de RHC’s groot € 14,7 miljoen volledig in liquide middelen wordt aangehouden.

Passiva

Eigen Vermogen

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2019 € 2,1 miljoen. Hiermee komt het eigen vermogen boven de maximumomvang van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar. Het verloop van het vermogen ziet er als volgt uit:

Tabel 76 Overzicht vermogensontwikkeling over de jaren 2017 ‒ 2019
 

2019

2018

2017

Eigen Vermogen

   

Saldo per 1 januari

1.934

2.504

2.269

Onverdeeld resultaat

201

‒ 70

235

Overige directe mutaties

Directe vermogensmutatie

   

Bijdrage door moederdepartement

0

0

0

Overige directe mutaties

0

‒ 500

0

Saldo per 31 december

2.135

1.934

2.504

De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2019 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2020. Het plafond aan eigen vermogen dat het NA mag aanhouden van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaar is € 2,0 miljoen. Omdat er € 2,1 miljoen aan eigen vermogen is heeft het NA een surplus van € 0,1 miljoen.

Voorzieningen

De voorzieningen zijn per saldo vrijwel gelijk gebleven. Dit is het saldo van dotaties onttrekkingen en vrijval van wachtgeldverplichtingen en de reorganisatievoorziening:

Tabel 77 Voorzieningen (bedragen x € 1.000)
  

Wachtgeld

Reorganisatie

Totaal

Stand 1/1/2019

114

45

159

Dotatie

2

52

54

Onttrekking

27

5

32

Vrijval

0

20

20

Stand 31/12/2019

89

72

161

Langlopende schulden

Onder de passiva heeft in de vergelijkende cijfers 2018 een reclassificatie plaats gevonden van Kortlopende schulden naar Langlopende schulden voor een bedrag van € 17,9 miljoen. Dit betreft de Investeringsbijdrage en Projectgelden, omdat deze posten een langlopend karakter hebben. Beide posten zijn niet in lijn met de Rijksbegrotingsvoorschriften. Het Nationaal Archief gaat gezien voorgaande constatering in overleg met de eigenaar en opdrachtgever over de te hanteren systematiek in de toekomst.

De langlopende schulden nemen toe doordat een nieuwe lening van € 0,6 miljoen is afgesloten bij het Ministerie van Financiën. Op de lening bij het Ministerie van Financiën wordt binnen een jaar € 0,16 miljoen afgelost. Dit bedrag is opgenomen onder de kortlopende schulden.

De belangrijkste mutaties in de investeringsbijdrage betreffen de dotaties vanwege investeringen in activa voor de projecten Emmen en DTR en de afschrijvingen op bestaande activa. Een oorzaak van de lagere stand van de projectgelden zijn kosten van de projecten Emmen, DTR en metamorfose en de investeringen in het nieuwe depot op locatie Emmen en DTR. Na ingebruikname van het pand in juni is gestart met de afschrijving op de voor Emmen aangeschafte activa.

Kortlopende schulden

In de staat van baten en lasten worden de mutatie van projectgelden apart gepresenteerd op grond van de bijzondere aard en omvang. Daarom wordt ook in de balans inzichtelijk gemaakt welke posten betrekking hebben op de projectgelden.

In de post ‘investeringsbijdrage’ staan bedragen waartegenover investeringen staan, zoals de depotstellingen, een ontzuringsmachine, het e-Depot en ICT devices voor de nieuwe werkplek. Investeringen zijn bedrijfsmiddelen met een aanschafwaarde boven de € 10.000.

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Tabel 78 Crediteuren (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

2019

2018

Schulden op het moederdepartement

0

0

Schulden op overige departementen

523

878

Schulden op overige crediteuren

1.421

1.208

Stand per 31 december

1.944

2.086

Tabel 79 Overige verplichtingen en overlopende passiva (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

2019

2018

Nog te betalen aan moederdepartement

14.668

18.775

Nog te betalen aan overige departementen

102

144

Nog te betalen aan overige organisaties

2.302

1.967

Stand per 31 december

17.072

20.886

De nog te betalen bedragen aan het moederdepartement zijn de terugontvangen gelden van de RHC’s uit de gevormde bestemmingsfondsen voor huisvesting. Dit geld is van het moederdepartement en direct opvraagbaar.

Tabel 80 Kasstroomoverzicht per 31 december 2019 (bedragen x € 1.000)
 

Vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en vastgestelde begroting

1.

Rekening courant RHB 1 januari 2019 + stand depositorekeningen

16.719

30.785

14.066

 

Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+)

36.349

43.506

7.157

 

Totaal uitgaven operationele kasstroom (-/-)

‒ 37.026

‒ 45.327

‒ 8.301

2.

Totaal operationele kasstroom

‒ 677

‒ 1.821

‒ 1.144

 

Totaal investeringen (-/-)

‒ 7.151

‒ 654

6.497

 

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

0

0

0

3.

Totaal investeringskasstroom

‒ 7.151

‒ 654

6.497

 

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-)

0

0

0

 

Eenmalig storting door het moederdepartement (+)

0

0

0

 

Aflossingen op leningen (-/-)

‒ 600

‒ 115

485

 

Beroep op leenfaciliteit (+)

0

600

600

4.

Totaal financieringskasstroom

‒ 600

485

1.085

5.

Rekening courant RHB 31 december 2019 + stand depositorekeningen (=1+2+3+4), de maximale roodstand is € 0,5 miljoen.

8.291

28.795

20.504

Toelichting

In het kasstroomoverzicht wordt voor de operationele kasstroom een uitsplitsing gemaakt naar ontvangsten en uitgaven. De ontvangsten hebben betrekking op bijdragen van het moederdepartement, andere departementen, omzet derden en projectgelden. De uitgaven betreffen betalingen aan personeel en leveranciers voor de reguliere werkzaamheden, maar ook voor projecten. De vastgestelde begroting is niet aangepast, omdat de aanpassing geen consequenties heeft voor de totale operationele kasstroom.

De liquide middelen van het NA zijn in 2019 met circa € 2 miljoen afgenomen. De belangrijkste oorzaak van deze afname is de betaling aan de RHC’s. De operationele kasstroom is € 1,1 miljoen lager dan begroot. De investeringskasstroom is lager ten opzichte van de begroting als gevolg van minder investeringen op projecten. De gedane investeringen betreffen met name investeringen in het kader van het project Masterplan Archiefdepots in stellingen en een ontzurings-machine voor het depot in Emmen en investeringen in ICT in het kader van het DTR project. Een vorig jaar geboekte investering onder de overige materiële vaste activa voor het pand in Emmen betrof voornamelijk de sloopkosten van het oude pand en is in 2019 niet meer als activa opgenomen maar in de kosten geboekt.

De financieringskasstroom is positief vanwege het aangaan van een nieuwe lening van € 0,6 miljoen en de jaarlijkse € 0,1 miljoen aflossing van leningen bij het Ministerie van Financiën voor investeringen in de publieksruimte van het NA in 2013.

Tabel 81 Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2019

Omschrijving

  

Realisatie

Vastgestelde begroting

   

2016

2017

2018

2019

2019

Generiek Deel

     
        

Gemiddeld gewogen kostprijs per productgroep

     
 

de (gem) prijs per meter fysiek archief (capaciteit)

zie toelichting

zie toelichting

15

15

13

 

de (gem) prijs per Terabyte digitaal archief

zie toelichting

zie toelichting

1163

1.231

1.290

Gemiddeld gewogen uurtarief intern personeel

     
 

primaire taken - activiteiten

50

55

53

53

55

 

programma's en projecten 2e en 3e geldstromen

50

54

Aantal fte

     
 

formatie op lumpsum en projecten

186,32

194,83

198,29

207,71

200-210

 

formatie Programma Digitale Taken rijksarchieven

0

0

0

0

0

Saldo baten en lasten

609.108

235.434

‒ 70.332

201.162

0

Ontwikkeling aantallen bezoekers

     
 

bezoekers - tentoonstelling

12.288

17.482

19.078

18.398

20.000

 

onderwijs

3.527

12.655

7.539

8.922

13.000

 

studiezaal - bezoekers

12.328

14.940

15.433

17.121

12.000

 

studiezaal - raadplegingen archiefstukken

114.297

114.349

104.570

134.071

100.000

 

website Nationaal Archief

1.183.834

1.350.798

1.721.451

1.601.889

1.500.000

Cijfer bezoeker tevredenheid

7

7,5

7,5

7,5

8

Voldoen aan webrichtlijnen Rijk

***

***

***

***

 

Beschikbaarheid - bereikbaarheid organisatie

     
 

fysieke dienstverlening; geopend:

     
  

informatiecentrum en studiezaal

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

  

tentoonstelling

di t/m vr

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

  

ontvangst schoolgroepen

   

ma t/m vr

ma t/m vr

 

digitale dienstverlening eDepot (basisdienstverlening)

     
  

beschikbaarheid (%)

nvt

nvt

nvt

nvt

 
  

helpdesk openingstijden op werkdagen

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

Toelichting

De afgelopen jaren waren er geen ingevulde indicatoren voor «prijs per km fysiek archief» en «prijs per Terabyte digitaal archief»: de aanbevelingen uit de agentschapsdoorlichting door het Ministerie van Financiën in 2016 hebben geleid tot het besluit om een actueel integraal kostprijsmodel uit te werken. Het kostprijsmodel wat er lag bleek onvoldoende toereikend voor het toerekenen van kosten aan de producten en diensten van het NA. De opzet van het nieuwe kostprijsmodel is in 2017 afgerond en in 2018 en 2019 verder geïmplementeerd. Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel is het nu mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken en de benodigde lumpsum te onderbouwen voor uitvoering van de opgedragen taken. De kostprijzen per 2019 zijn opgenomen in de tabel.

In 2019 komt het uurtarief voor primaire taken en activiteiten uit in lijn met de voorgaande jaren.

Licence