Base description which applies to whole site

6.1 Uitzonderingsrapportage

Deze paragraaf bevat een uitzonderingsrapportage voor de volgende vier verplichte onderdelen:

  • 1. Rechtmatigheid inclusief tekortkomingen misbruik en oneigenlijk gebruik

Er hebben zich geen overschrijdingen van de rapporteringstoleranties voorgedaan.

In juni 2020 heeft de Koninklijke Marechaussee (KMar) een rapport uitgebracht over een drietal onderzoeken op het gebied van integriteitsschendingen met een financieel belang. Over één van de drie onderzoeken, bij het Defensie Brand- en Bedrijfsstoffen Bedrijf (DBBB), is in het jaarverslag 2019 reeds gerapporteerd. Uit het rapport van de KMar over de drie onderzoeken blijkt dat tussen mei 2016 en december 2019 in totaal circa € 700.000 ten laste van het defensiebudget is betaald zonder dat daar geldige bestelorders en/of leveringen tegenover stonden. Het betreffen zowel facturen onder de grens van € 2.000 waarvoor beperkte verificatie geldt als facturen boven de € 2.000. De KMar heeft de onderzoeken overgedragen aan het Openbaar Ministerie. Eén van de onderzoeken is inmiddels strafrechtelijk afgehandeld, de andere twee onderzoeken zijn nog in behandeling. Intern Defensie zijn op basis van het rapport van de KMar aanvullende preventieve maatregelen getroffen. Zo wordt er door het Financieel Administratie- en Beheerkantoor (FABK) een extra controle op nieuwe crediteuren uitgevoerd. Daarnaast zijn twee zaken in behandeling waarvan één zich afspeelde in 2016 en één in 2019. Naar het zich nu laat aanzien hebben deze twee dossiers een beperkte financiële omvang. Betreffende twee zaken liggen ter beoordeling voor bij de rechter. In de eerste helft van 2021 wordt een uitspraak verwacht. Over 2020 hebben we verder geen signalen van integriteitsschendingen met een financieel belang ontvangen.

Inkoop/Europese aanbesteding

Voor 2020 zijn in totaal 26 inkoopdossiers (waarvan twaalf escalatiedossiers) aangemerkt als (Europese) aanbestedingsfouten met een totale opdrachtwaarde van afgerond € 157 miljoen inclusief BTW. De geconstateerde aanbestedingsfouten betreffen het niet juist toepassen van de aanbestedingsregels door bijvoorbeeld het niet naleven van het gelijkheidsbeginsel, afroepen van reeds verlopen overeenkomsten en het substantieel overschrijden van de geraamde waarde van de overeenkomsten die uit de oorspronkelijke aanbestedingsstukken daaraan konden worden toegekend. In twaalf gevallen is gebruik gemaakt van de escalatieprocedure met een totaalvolume van ongeveer € 13 miljoen. In die procedure wordt expliciet vooraf afgewogen of sprake is van een onontkoombare noodzaak tot aanbesteding van een overheidsopdracht of verlenging van een overeenkomst om op basis van die grond eventueel af te wijken van de (Europese) aanbestedingsregelgeving. Het aantal dossiers waarvoor de escalatieprocedure is ingeroepen is ten opzichte van 2019 afgenomen.

2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Rapportage over de operationele gereedheid vindt plaats op basis van de rapportages over de drie gereedheidsindicatoren: personele gereedheid, materiële gereedheid en geoefendheid. Informatie over de gereedheid van eenheden en de details over de realisatie van de operationele gereedheid zijn onder meer opgenomen in opdrachtenmatrix. De appreciaties van operationele commandanten geven de benodigde context bij de drie gereedheidsindicatoren.

De totstandkoming van de niet-financiële informatie was in 2020 wederom arbeidsintensief, mede als gevolg door een beperkte aansluiting tussen rapportages van eenheden en de uiteindelijke rapportage over inzetbare capaciteiten. Daarom zijn de eerder gestarte initiatieven om de kwaliteit van informatie te verbeteren en verder te automatiseren in 2020 voortgezet. Twee voorbeelden hiervan zijn: het project Kwaliteit in Beeld en het Digitaal Dashboard Operationele Gereedheid. Implementatie van Kwaliteit in Beeld vindt conform planning in 2021 plaats en is gericht op het verbeteren van inzicht in de Individuele Personele Gereedheid. Het Digitaal Dashboard Operationele Gereedheid is al gebruikt om de inzetbaarheidsrapportage geheel 2020 op te stellen. In navolging hiervan zullen vanaf 2021 alle rapportages op de opdrachtenmatrix standaard via dit dashboard verlopen. De weergave van fact based informatie maakt het opstellen van appreciaties door commandanten eenvoudiger en minder arbeidsintensief. Met het Digitaal Dashboard Operationele Gereedheid volgt Defensie ook de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer op. Het dashboard verbetert de herleidbaarheid over de status operationele gereedheid van capaciteiten, inzetbare eenheden en componenten. Verder maakt het dashboard het rapportageproces minder foutgevoelig en biedt het een verbeterde basis voor uniforme definities.

De rapportage op de opdrachtenmatrix gebruikt ook een nieuwe kleurcodering om aan te geven in welke mate Defensie erin slaagt de generieke gereedstelling voor de hoofdtaken waar te maken. De herziene opdrachtenmatrix is vanaf 2021 gereed voor gebruik in de rapportagecyclus van Defensie.

3. Begrotings-, financieel en materieelbeheer

Begrotingsbeheer / Financieel beheer

In 2020 is gewerkt aan een verdere verbetering van het financieel beheer.

Gedurende 2020 zijn extra interne controles ontwikkeld voor de verbetering van het verplichtingenbeheer. Dit stelt FABK in staat om periodiek de kwaliteit van de openstaande verplichtingen in de financiële administratie te analyseren. Na een jaar volgt een evaluatie. Bevindingen over de kwaliteit van de verplichtingen worden gecommuniceerd met de defensieonderdelen als daar aanleiding voor is; de meeste bevindingen hebben namelijk betrekking op de uitvoering van de werkzaamheden van FABK zelf. Ook is een beslisboom opgesteld die dient als hulpmiddel bij het kiezen van de juiste ordersoort bij de vastlegging van verplichtingen in de financiële administratie.

Voor de openstaande overige voorschotten is in 2020 een gezamenlijke inhaalslag gemaakt met de verrekening en/of afboeking van voorschotten. Conform het advies van de Audit Dienst Rijk (ADR) is voor de toekomst is afgesproken de controllers en FABK halfjaarlijks de stand van openstaande overige voorschotten op juistheid zullen beoordelen. Op deze manier wordt invulling gegeven aan de structurele verbetering van het beheer van de overige voorschotten.

Materieelbeheer

Ondanks COVID-19 zijn de defensieonderdelen er goed in geslaagd de controles op het materieelbeheer aan de hand van checklisten uit te voeren. De norm voor het materieelbeheer bij Defensie is dat bij minimaal 80% van de eenheden op het derde niveau, de kwaliteit van het beheer van alle materieelsoorten en opslagvormen minimaal 80% scoort. Over 2020 is voor de volgende categorieën materieel/opslagvormen niet voldaan aan deze norm:

  • Niet-gevoelig materieel – centrale voorraad (75%)

  • Niet-gevoelig materieel – inventaris (75%)

  • Munitie – decentrale voorraad (78%)

  • Opiumwetartikelen – inventaris (50%)

Oorzaken voor het niet voldoen aan de norm liggen in het niet of in onvoldoende mate uitvoeren van voorgeschreven beheermaatregelen, zoals tellingen en afdoen van telverschillen en administratieve knelpunten rond de migratie naar en gebruik van ERP M&F. Daarnaast blijken het personele (kwantitatieve en kwalitatieve) capaciteitstekort en wisselingen van functie tijdens meetmomenten knelpunten. Deze worden mede door COVID-19 veroorzaakt, dan wel verergerd. Van de vier genoemde categorieën scoorde alleen niet-gevoelig materieel-inventaris in 2019 ook al onder de norm. Bevindingen uit controles moeten worden opgenomen en gemonitord via de verbeterplannen van de defensieonderdelen en worden centraal besproken.

4. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Defensiebrede toprisico’s

In 2020 is een aanvang gemaakt met het herijken van het defensiebreed strategisch risicomanagement. Hierbij zijn de toprisico’s intern tegen het licht gehouden en zijn de volgende risicogebieden benoemd:

  • Besturing van de organisatie;

  • Basis op orde;

  • Publieke perceptie en draagvlak in de samenleving;

  • Financiële toekomstbestendigheid.

Deze aandachtsgebieden helpen focus te geven bij de aansturing van de organisatie. De specifieke onderwerpen en voortgang van genomen beheersmaatregelen aangaande deze aandachtsgebieden worden onder andere besproken in het Audit Comité.

Risico’s Militaire Inlichtingen en Veiligheidsdienst (MIVD)

In navolging van aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer (AR) wordt ingegaan op de risico’s in de bedrijfsvoering van de MIVD. De geconstateerde risico’s zijn de implementatie van de Wet op de inlichtingen - en veiligheidsdiensten (Wiv) 2017, personele vulling, IT en huisvesting.

De Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (CTIVD) stelde in zijn vierde en afsluitende voortgangsrapportage dat de diensten grote stappen hebben gemaakt bij de implementatie van de Wiv 2017, maar dat het traject nog niet is afgerond. De verankering van de Wiv 2017 in de werkprocessen blijft een speerpunt van de dienst en zal naar verwachting nog meerjarig inspanning vereisen, vooral wegens de IT-achterstand bij de dienst. Hierbij worden de aanbevelingen van de CTIVD stelselmatig meegenomen. De rapporten van de Evaluatiecommissie Wiv 2017 en van de AR naar de impact van de uitvoering van de Wiv 2017 op de slagkracht van de diensten worden in 2021 verwacht.

De formatie en de personele vulling van de MIVD namen ook in 2020 toe. Ingezet wordt op behoud en verdere vulling, waarbij kwaliteit het uitgangspunt is. Moderne IT is voor de MIVD van vitaal belang. De MIVD werkt stapsgewijs en meerjarig naar het einddoel: een multidisciplinair en datagedreven inlichtingenproces ondersteund door een kwalitatief hoogwaardig, compliant en robuust informatiedomein (IV/IT) en meer verandervermogen. Met betrekking tot de huisvesting is in 2020 geïnvesteerd in het verbeteren van de bestaande infrastructuur, hetgeen in 2021 doorloopt. De MIVD en de Algemene Inlichtingen en Veiligheidsdienst (AIVD) hebben ook in 2020 hun samenwerking verder geïntensiveerd. Beide diensten verkennen hierbij onder andere de mogelijkheden tot samenwerking op het gebied van huisvesting.

Onvolkomenheden Algemene Rekenkamer

Autorisatiebeheer

Het verbeteren van autorisatiebeheer is een reguliere activiteit, maar tegelijkertijd een proces van lange adem. Hoewel ongewenst zijn functiescheidingsconflicten soms onvermijdelijk door de personele ondervulling in de organisatie en reorganisaties. Om die reden is ingezet op het weloverwogen omgaan met functiescheidingsconflicten en het treffen van risicobeperkende maatregelen indien een functiescheidingsconflict onvermijdelijk is. In 2020 is conform het plan van aanpak autorisatiebeheer gewerkt aan aanvullende maatregelen om de onvolkomenheid weg te werken en borging van de structurele activiteit te versterken. Zo zijn onder andere de autorisatiematrices in het materieellogistieke domein grotendeels gepubliceerd, beoordeeld en vastgesteld en is de conflictsignalering aangescherpt. De bevinding op het gebied van het personeelsdomein die de ADR in 2019 had is opgelost.

Inkoopbeheer

In de afgelopen jaren heeft Defensie invulling gegeven aan het (verder) ontwikkelen en implementeren van de key-controls inkoopbeheer. Deze lijn is eveneens in 2020 doorgezet waarbij wij constateren dat dit onze aandacht blijft vergen. Het inrichten en uitvoeren van spend-analyses is hierbij een aandachtspunt waarbij een belangrijke randvoorwaarde de blijvende beschikbaarheid over IT-capaciteit voor het ontwikkelen van specifiek hiervoor ingerichte tooling is. Het werken met de tool en het maken van spend analyses wordt in de loop van 2021 op projectmatige wijze bij de defensieonderdelen en hun gebruikers uitgerold. In 2020 zijn verbeterermaatregelen op het gebied van het beheer van de inkooptool gerealiseerd en in 2021 zal daaraan nog de nodige aandacht worden besteed voor het verder verbeteren ervan.

(De)Centraal voorraadbeheer munitie

De Algemene Rekenkamer (AR) heeft in 2019 naar aanleiding van de onvolkomenheid op het gebied van de administratie van centrale en decentrale een drietal aanbevelingen gedaan die door Defensie in 2020 zijn opgepakt.

Van de vier nog openstaande verbetermaatregelen uit het verbeterplan van het Munitiebedrijf is het aanpassen van regelgeving en het afdoen van langdurig openstaande ASN’s (Advanced Shipment Notices) afgerond. Het zorgdragen voor personele capaciteit (beleidsvoornemen van de reorganisatie is getekend) en het strikt toepassen van regelgeving lopen nog.

Verbeteringen die in 2020 zijn gedaan om munitiebeheerders van (de)centrale voorraden conform regelgeving en procedures te laten handelen betreffen onder meer de trainingen en ondersteuning die geboden werden bij de migratie van munitie van het Warehouse Management Systeem (WMS) naar SAP. Verder is de begeleiding en het instrueren van munitiebeheerders geïntensiveerd en worden meer tussentijdse en eindcontroles gedaan. Procedures worden strikter toegepast en bevindingenlijsten opgemaakt en ondersteund met werkorders.

Tot slot is de instructie voor voorraadaanpassingen structureel verbeterd.. Het strikt toepassen van regelgeving is bij het Munitiebedrijf ondergebracht in het Safety Culture Program. De continuïteit van het Safety Culture Program stond in 2020 onder druk als gevolg van COVID-19. Met name grotere bijeenkomsten (>10) waren lastig te organiseren waardoor het programma is vertraagd. Tot slot zijn zowel bij het Munitiebedrijf als bij de defensieonderdelen self-assesments opgenomen in de jaarkalenders. De defensieonderdelen analyseren en bespreken twee keer per jaar gezamenlijk de resultaten. Defensieonderdeel overstijgende problematiek wordt onder de aandacht gebracht bij de dossierhouders.

Voor zowel centrale als decentrale munitie geldt dat er veel acties lopen waarbij afhankelijkheden zijn met de voortgang op (onderdelen) van andere programma’s Het zijn trajecten die tijd en capaciteit kosten en die niet op korte termijn resultaat opleveren. UIt resultaten van de controles van de ADR is naar voren gekomen dat het beheer van de decentrale munitievoorraden zich enigzins lijkt te verbeteren.

Versterken vastgoedmanagement

In 2020 is een plan van aanpak opgesteld met actiepunten om te werken aan het versterken van het vastgoedmanagement. Deze worden nu verder uitgewerkt of zijn al in uitvoering. Er is onder andere gewerkt aan de verdere verbetering van de governance, die rekening houdt met de veranderingen in de topstructuur van Defensie, de hoofdprocessen beschrijft en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden toedeelt aan de verschillende niveaus van vastgoedmanagement. Er zijn verbeteringen aangebracht, op alle niveaus, in de overlegstructuur tussen Defensie en het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). De relatie en afspraken tussen Defensie en het RVB zijn geëvalueerd en deze worden verder uitgewerkt in een update van de Nadere Uitwerking Opdrachtgeversconvenant Defensie die in medio 2021 gereed moet zijn. Er is een inventarisatie uitgevoerd naar de informatiebehoefte van Defensie en er zijn KPI’n opgesteld die een betere sturing op de portefeuille mogelijk moet maken. Het RVB is gestart met de aanbesteding voor een onderhoudsmanagementsysteem, zodat er een accuraat inzicht ontstaat in de staat van het vastgoed van Defensie. Gunning staat gepland op eind 2021. De implementatie zal stapsgewijs plaatsvinden en de afronding zal nog wel enkele jaren duren. In 2020 zijn twee processen gestart om de balans te realiseren tussen het beschikbare vastgoedbudget en het aanwezige c.q. benodigde vastgoed. Binnen Defensie wordt hiervoor een aantal handelingsperspectieven verder uitgewerkt (gereed medio 2021) en er is in 2020 een interdepartementaal beleidsonderzoek (IBO) naar het vastgoed van Defensie gestart. Uw Kamer wordt in het voorjaar van 2021 over de uitkomsten geïnformeerd. De richtlijn ‘Brandveilig gebruik’ is in 2020 opgesteld en is in januari 2021 vastgesteld en van kracht verklaard. Ondanks het vaststellen van de richtlijn verdient de naleving extra aandacht.

IT-beheer

Het programma GrIT is opnieuw getoetst door het Adviescollege ICT (voorheen Bureau IT-toetsing) en de AcICT-toets is met een positief advies aangeboden aan Defensie en de Kamer. Begin november 2020 is de businesscase aan de Kamer toegezonden. Het contract is vervolgens op 30 december 2020 getekend.

Een algemeen aandachtspunt betreft monitoring, patchmanagement en wijzigingenbeheer en personele capaciteit.. Deze blijven aandacht krijgen van Defensie ten behoeve van betrouwbare bronadministraties voor de jaarverantwoording.

Licence