Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

6. Bedrijfsvoeringsparagraaf

Inleiding

In de bedrijfsvoeringparagraaf (BVP) wordt verslag gedaan van relevante aandachtspunten in de bedrijfsvoering. De informatie opgenomen in de BVP is tot stand gekomen vanuit het departementale management control systeem en informatie uit audits van de Auditdienst Rijk (ADR). Deze bedrijfsvoeringparagraaf omvat drie elementen:

  • uitzonderingsrapportage voor vier onderdelen: (a) rechtmatigheid, (b) totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie, (c) begrotingsbeheer, financieel beheer en materiële bedrijfsvoering en (d) overige aspecten van de bedrijfsvoering;

  • rijksbrede bedrijfsvoeringonderwerpen en

  • belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering.

1. Uitzonderingsrapportage voor vier onderdelen

a. Rechtmatigheid

Vanuit de bij het Ministerie van EZK bekende informatie zijn er fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid van de verantwoordingsinformatie die gerapporteerd moeten worden.

Corona steunmaatregelen

RVO.nl is als uitvoerder van regelingen in 2020 er in geslaagd de tijdelijke steunmaatregelen van EZK tijdig in productie te nemen, zoals de «Regeling subsidie financiering Vaste Lasten MKB COVID-19» (TVL) als opvolger van de «Regeling Tegemoetkoming Ondernemers Getroffen Sectoren» (TOGS) per 30 juni 2020. RVO.nl moest daarvoor in een kort tijdsbestek systemen inrichten, mensen beschikbaar stellen en opleiden zodat EZK de tijdelijke steunmaatregelen op een zeer korte termijn open kon stellen.

Mede namens EZK heeft het Ministerie van Financiën de Tweede Kamer met de Najaarsnota van 30 november 2020 geïnformeerd over de tijdelijke steunmaatregelen van het kabinet waarbij vanwege de snelheid waarmee die steunmaatregelen geïmplementeerd moesten worden gekozen is voor acceptatie van een verhoogd risico van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen door aanvragers. Daarbij is vanuit EZK onder meer de TOGS-regeling benoemd. Bij de TOGS-regeling zijn tegemoetkomingen van € 4.000 uitgekeerd op basis van verklaringen van aanvragers die aangaven een omzetverlies van minimaal € 4.000 en ten minste € 4.000 aan vaste lasten te verwachten. Om het risico te minimaliseren zijn aanvragen vooraf geautomatiseerd getoetst en achteraf risicogericht en at random getoetst op rechtmatigheid. De risicogerichte con­troles waren gebaseerd op drie specifieke risico-criteria, namelijk op verwacht omzetverlies, verwachte vaste lasten en de vestigingseis. Hieruit blijkt dat het voor een bedrag van circa € 312 mln (= 36%) van het in 2020 uitbetaalde bedrag van circa € 867 mln onzeker is of aan alle criteria van de TOGS werd voldaan. Aangezien het hier een geaccepteerd M&O-risico betreft en de Kamer hierover is geïnformeerd, is dit niet als een onzekerheid gerekend bij het bepalen van de overschrijdingen van de rapporteringstoleranties. Voor de totale steekproefpopulatie (a-select, select en meldingen misbruik en oneigelijk gebruik) geldt dat 64% van de ondernemers alle drie hierboven genoemde aspecten aannemelijk heeft kunnen maken en dat 36% van de ondernemers tenminste één aspect achteraf niet aannemelijk heeft kunnen maken. Deze uitkomst betekent niet dat circa 36% van de ondernemingen de regeling doelbewust heeft misbruikt. Ingeschat wordt dat ondernemingen een andere interpretatie van de beleidsregel hadden, een andere perceptie van de voorwaarden en een onjuiste inschatting van de verwachting(en) hadden. Het Ministerie van EZK heeft de Tweede Kamer hierover per brief in maart 2021 nader geïnformeerd.

Bij de TVL-regeling als opvolger van de TOGS-regeling blijkt uit de btw-gegevens die RVO.nl ontvangt van de Belastingdienst of uit de informatie vanuit de banken dat er bepaalde doelgroepen zijn waarbij de opgegeven omzet onrealistisch hoog is. Ook hier geldt dat uitbetaalde bedragen worden teruggevorderd als uit controles blijkt dat aanvragen onrechtmatig zijn.

RVO.nl geeft via haar websites over de TOGS en de TVL-regeling voorlichting aan ondernemers over het verantwoordingstraject en de stand van zaken hiervan.

Toepassing artikel 2.27 Comptabiliteitswet

Normaliter worden (wijzigingen in) nieuwe beleidsinstrumenten door het kabinet in uitvoering genomen nadat beide Kamers der de Staten-Generaal de begrotingswetten hebben geautoriseerd. De budgettaire gevolgen van (tijdelijke) noodmaatregelen worden in Incidentele Suppletoire Begrotingswetten (ISB) aan beide Kamers voorgelegd. Als uitstel door het spoedeisende karakter niet kan wachten tot formele autorisatie van die ISB door beide Kamers, kan het kabinet de uitvoering eerder starten. Dit moet dan wel expliciet worden toegelicht in de informatie over die beleidsinstrumenten aan beide Kamers.

Zo geeft artikel 2.27, tweede lid, van de Comptabiliteitswet (CW) aan dat - zolang een voorstel van wet tot wijziging van een begrotingsstaat niet tot wet is verheven en in werking is getreden - het voorgenomen nieuw beleid niet in uitvoering wordt genomen, tenzij uitstel van de uitvoering van dit beleid naar het oordeel van de betreffende minister niet in het belang van het Rijk is en hij/zij de Staten-Generaal daarover heeft geïnformeerd. Het ministerie heeft in 2020 niet geheel voldaan aan dit artikellid, omdat EZK voor enkele noodmaatregelen de Staten-Generaal te laat met een aparte beleidsbrief heeft geïnformeerd. Dit staat los van de Incidentele Suppletoire Begrotingen die dienen ter autorisatie van de benodigde budgetten, waar de bepalingen van artikel 2.27, tweede lid, van de CW wel correct zijn gevolgd door EZK. In de onderstaande gevallen heeft EZK niet volledig voldaan aan de bepalingen van artikel 2.27, tweede lid, van de CW zoals hierboven beschreven:

  • Garantie Ondernemingsfinanciering Corona (GO-C) circa € 612 mln.

  • Corona Overbruggingslening (COL-faciliteit) € 100 mln.

  • Regeling Tegemoetkoming Ondernemers Getroffen Sectoren (TOGS). Caribisch Nederland circa € 3,3 mln.

Het ministerie heeft hierop maatregelen genomen door het interne toezicht op naleving van het departementale «Stappenplan voor de opstelling of wijzigingen van beleidsinstrumenten» te verscherpen.

Specifieke uitkeringen

Specifieke uitkeringen die gelet op artikel 15a lid 3 van de Financiële-verhoudingswet (Fvw) juncto artikel 28a Besluit financiële verhouding 2001 niet als een verzameluitkering zijn verstrekt zijn onrechtmatig. Bij EZK gaat het om een bedrag van circa € 10,3 mln. In het Overzicht Specifieke Uitkeringen 2015 heeft de Minister van BZK aan de Tweede Kamer aangegeven de verzameluitkering, niet langer te zullen toepassen. In navolging daarop is het schrappen van artikel 16 Fvw onderdeel van het geconsulteerde wetsontwerp tot wijziging van de Fvw. In maart 2021 is ervoor gekozen wederom de verzameluitkeringen toe te passen, in afwachting van die wetswijziging. Het Ministerie van EZK heeft daarop niet kunnen anticiperen in 2020.

Inkopen

Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) is categoriemanager voor een aantal rijksbrede raamovereenkomsten. IenW heeft departementen in het 2e halfjaar 2020 geïnformeerd dat de ADR een viertal overbruggings-overeenkomsten (Interim Management & Organisatieadvies, Inkoopadvies, Auditdiensten en Financiële Adviesdiensten) als «onrechtmatig» heeft beoordeeld. Als gevolg daarvan worden de verplichtingen die op deze nadere overeenkomsten onder deze overbruggingsovereenkomsten worden aangegaan als onrechtmatig bestempeld. IenW verwacht in het derde kwartaal van 2021 te kunnen voorzien in rechtmatige rijksbrede raamovereenkomsten. IenW licht dit toe in de Bedrijfsvoeringsparagraaf van haar jaarverslag. Bij EZK gaat het om circa € 33,9 mln, waarvan het grootste deel betrekking heeft op de agentschappen.

Uit onderstaande tabel blijkt een bedrag aan fouten in de verplichtingen op artikelen gerelateerd aan noodmaatregelen van in totaal € 741.058.710 (kolom 6a). Deze fouten zijn met name verklaarbaar doordat het Ministerie van EZK in 2020 artikel 2.27, tweede lid, van de CW voor enkele noodmaatregelen niet consistent heeft toegepast (zie toelichting hierboven).

Tabel 44 Overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden

(1) Rapporterings-tolerantie

(2) Verantwoord bedrag in € (omvangsbasis)

(3) Rapporterings-tolerantie voor fouten en onzekerheden in €

(4) Bedrag aan fouten in €

(5) Bedrag aan onzekerheden in €

(6) Bedrag aan fouten en onzekerheden in €

(6a) Waarvan bedrag aan fouten en onzekerheden gerelateerd aan noodmaatregelen in €

(7) Percentage aan fouten en onzekerheden t.o.v. verantwoord bedrag = (6)/(2)*100%

(7a) Waarvan percentage aan fouten en onzekerheden gerelateerd aan noodmaatregelen t.o.v. verantwoord bedrag = (6a)/(2)*100%

Totaal artikelen verplichtingen

17.782.739.000

355.654.780

736.564.082

26.264.042

762.828.124

741.058.710

4,3%

4,2%

Artikel 2: Bedrijvenbeleid: innovatie en ondernemerschap voor duurzame welvaartsgroei (totaal verplichtingen)

6.249.234.000

312.461.700

622.364.028

26.264.042

648.628.070

641.058.710

10,4%

10,3%

Artikel 3: Toekomstfonds (totaal verplichtingen)

510.705.755

25.535.288

100.000.000

100.000.000

100.000.000

19,6%

19,6%

Samenvattende staat baten-/lastenagentschappen EZK

1.214.504.000

25.000.000

36.957.402

1.400.997

38.358.399

3,2%

0,0%

b. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Vanuit de bij EZK bekende informatie zijn er geen tekortkomingen in de totstandkoming van niet-financiële verantwoordingsinformatie die gerapporteerd moeten worden.

c. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Opvolging aanbevelingen Algemene Rekenkamer 

De Algemene Rekenkamer (AR) heeft in haar rapport bij het jaarverslag 2019 van 20 mei 2020 het subsidiebeheer bij het kerndepartement en RVO.nl als onvolkomenheden aangemerkt. De AR heeft deze twee onvolkomenheden uit 2018 gehandhaafd omdat ze de werking van verbetermaatregelen in 2019 nog niet heeft kunnen vaststellen. Hierop zijn in 2019 en 2020 verbeteracties uitgezet onder andere door dossiervorming te verbeteren, controlebevindingen beter vast te leggen en de uitkomsten van reviews op ontvangen accountantsverklaringen jaarlijks te evalueren.

Verantwoording EU-middelen in gedeeld beheer

Het Ministerie van EZK verantwoordt zich met een bijlage «Verantwoording EU-middelen in gedeeld beheer» over de rechtmatigheid en het functioneren van de beheer- en controlesystemen voor inzet van middelen uit het Europees Fonds voor regionale Ontwikkeling (EFRO). Op basis van audits door de ADR is er geen sprake van te rapporteren bijzonderheden.

d. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging

Het Ministerie van EZK heeft, conform de richtlijnen van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, op 23 februari 2021 een «Privacy en Integraalbeveiligingsbeeld» afgegeven waar de status van de informatiebeveiliging in 2020 is omschreven. Uit dit beeld blijkt dat zowel bij het kerndepartement als bij de uitvoerende diensten en agentschappen stappen zijn gemaakt om de informatiebeveiliging te verbeteren. Zo heeft DICTU een groot programma uitgevoerd om de basisbeveiliging van de gedeelde IT-infrastructuur te verbeteren, hebben veel organisaties gewerkt aan bewustwordingscampagnes en is er steeds meer zicht in de daadwerkelijke risico’s voor EZK.

2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies

Het Ministerie van EZK beschikt over een toereikend beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies. Bestaande maatregelen om subsidiefraude te bestrijden zijn onder andere: de tijdige opstelling van risicoanalyses ter bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies door begunstigden, het in voorkomende gevallen opvragen van accountantsproducten van accountants bij subsidieverantwoordingen, het bijhouden van een register van ernstige onregelmatigheden en het via de fraudecoördinator van RVO.nl melden van vermoedens van fraude bij het OM.

Grote ICT projecten

Het Ministerie van BZK informeert de Tweede Kamer periodiek over departementale grote ICT-projecten. Deze projecten worden op het Rijks ICT-dashboard openbaargemaakt en minimaal éénmaal per jaar geactualiseerd. Deze rapportageplicht geldt voor alle ICT-projecten waarvan de kosten tenminste € 5 mln bedragen. Lopende ICT-projecten zijn:

  • Kern Gezond (KvK);

  • MIVSP (Maritiem informatievoorzieningsplatform bij DG K&E);

  • DigiAT (Zaakgerichtwerken bij AT);

  • Phoenix+ (CBS).

Externe inhuur

Het kabinet heeft de norm voor externe inhuur gesteld op maximaal 10% van de personele uitgaven. Voor EZK is het inhuurpercentage 24,9% (2019: 24,2%). De overschrijding wordt veroorzaakt door inhuur bij DICTU en RVO.nl. Het inhuurpercentage voor EZK over 2020 zonder DICTU en RVO.nl komt uit op: 8,9%. Bij DICTU is de aanleiding met name de behoefte aan specifieke ICT-expertise, vooral bij ontwikkeling van nieuwe applicaties. In geval van RVO.nl is de aanleiding een flexibele schil, om in spelen op fluctuaties in het opdrachtenpakket van diverse ministeries en de afhandeling van de schadeloosstellingsdossiers Groningen. Daarnaast legt de uitvoering van de tijdelijke Corona-maatregelen extra druk op de personele capaciteit waardoor inhuur ook als gevolg van vertraging in het aannemen en inwerken van nieuwe mensen noodzakelijk is. Het halen van de Roemer-norm is voor DICTU en RVO.nl daarmee niet realistisch, gezien hun kerntaken en de fluctuerende opdrachtenportefeuilles. Maatregelen zijn onder meer het jaarljks formuleren van een inhuurstrategie, verscherpt toezicht op de duur van inhuur, verambtelijking, gebruik Rijkstrainee-programma’s en samenwerking met hogescholen en universiteiten.

Activiteiten Audit Committee

Het Audit Committee (AC) adviseert het departementaal management over audit- en bedrijfsvoeringsaangelegenheden. Het AC is in 2020 viermaal bijeengekomen. Het AC bestond in 2020 uit de secretaris-generaal (voorzitter), de plaatsvervangend SG, twee directeuren-generaal, de Chief Economist, directeur FEZ, directeur DB, tekenend accountant ADR, de algemeen directeur van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en drie externe leden. De AR is agenda lid. Onderwerpen van overleg in 2020 waren: de auditplanning en controle-aanpak 2020 door de ADR, halfjaarlijkse toezichtrapportages van FEZ, uitkomsten van ADR- en AR-controles. Daarnaast zijn enkele strategische onderwerpen besproken waaronder de crisisorganisatie, de impact van Corona op de bedrijfsvoering en duurzaam economisch herstel.

3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Datalekken

Het Ministerie van EZK heeft ook in 2020 veel aandacht besteed aan het veilig omgaan met persoonsgegevens en het melden van datalekken. In 2020 zijn in totaal 99 datalekken genoteerd waarvan 10 zijn gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit betekent dat medewerkers begrijpen wat een datalek is en dat het belangrijk is dat ieder datalek wordt gemeld zodat maatregelen kunnen worden genomen om dit in de toekomst te voorkomen. Het Security Operations Center (SOC) van DICTU en het Datalek Respons Team van EZK constateren tegelijkertijd dat thuiswerken resulteert in een toename in datalekken en beveiligingsincidenten door onbewuste fouten van medewerkers. Doordat medewerkers elkaar minder gemakkelijk vragen even mee te lezen of een document of mail te controleren alvorens het verzonden wordt worden vaker fouten gemaakt. Denk hierbij aan het onrechtmatig publiceren van persoonsgegevens op het internet of het versturen van e-mails met daarin nog gevoelige informatie.

Nationaal Groeifonds

Het kabinet wil het verdienvermogen van Nederland duurzaam vergroten. Er is daarom met de begroting 2021 besloten tot oprichting van een Nationaal Groeifonds (NGF) voor investeringen in kennisontwikkeling, R&D en innovatie en infrastructuur. Het kabinet heeft € 20 mld voor de periode 2021-2025 beschikbaar gesteld. Na besluitvorming van het kabinet over goedgekeurde projecten, worden de hiermee gemoeide middelen via suppletoire begrotingen toegedeeld aan de betrokken vakdepartementen. Deze vakdepartementen zijn verantwoordelijk voor de rechtmatige en doelmatige uitvoering van deze projecten en leggen hierover verantwoording af in het eigen jaarverslag. Een onafhankelijke advies-en beoordelingscommissie adviseert de Minister van EZK en de Minister van Financiën als fondsbeheerders over de acceptatie van voorstellen.

De fondsbeheerders werken met de vakdepartementen aan een formalisering van afspraken over de inzet en verantwoording van de middelen uit het NGF, waaronder een instellingswet voor een begrotingsfonds.

Licence