Het Nationaal Archief (NA) beheert de archieven van de rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s. De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Dit jaarverslag handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 (Cultuur) van de begroting van het Ministerie van OCW.

Nasleep impact Coronavirus

Door nasleep van de gevolgen van de coronapandemie is het financieel resultaat van het Nationaal Archief zoals verwacht ook in 2022 positief beïnvloed. Reguliere werkzaamheden en projecten zijn in de jaren hiervoor uitgesteld, vertraagd of anders ingevuld. De coronacrisis heeft verder tot gevolg dat er minder archieven zijn geworven, gedigitaliseerd en gerestaureerd. Daarnaast zijn er vertragingen geweest in de doorontwikkeling op toegangsketens en projecten zoals Handschriftherkenning en Internationale Erfgoedsamenwerking. In 2022 zijn veel activiteiten weer opgepakt en zijn er nieuwe projecten gestart, onder andere op het gebied van informatiehuishouding en oorlogsarchieven.

Toelichting

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement over 2022 bedraagt € 52,8 miljoen. Hierin is ook een bijdrage opgenomen voor activiteiten in het kader van Werk aan Uitvoering (WaU-gelden). De bijdrage voor verbetering van de informatiehuishouding (Open op Orde) is ook via OCW ontvangen.

De totale baten in 2022 zijn € 54,5 miljoen en € 8,8 miljoen hoger dan begroot.

De stijging ten opzichte van de begroting komt vooral doordat er projectmiddelen voor informatiehuishouding en Werk aan Uitvoering zijn opgenomen in het resultaat over 2022. Daarnaast is er een stijging door onder andere de loon- en prijsbijstellingen in 2022.

Het Nationaal Archief presenteert de doorbetalingen van gelden van OCW aan de regionale historische centra niet in de eigen omzet omdat het NA hierbij een kassiersfunctie vervult.

Omzet derden

De omzet derden is gestegen vanwege bijdragen van derden voor onder andere tentoonstellingen, archiefwerkzaamheden en doorbelastingen van gebruik van het gebouw. De bijdrage van de Provincie Zuid-Holland (€ 0,4 miljoen) is voor het beheer van de archieven Zuid-Holland.

Rentebaten

In de vastgestelde begroting is geen rekening gehouden met rentebaten omdat over direct opneembare tegoeden bij het schatkistbankieren geen rente werd vergoed. In 2022 is € 52.198 aan rentebaten ontvangen.

Lasten

Apparaatskosten

De apparaatskosten bedragen € 45,9 miljoen en zijn circa € 2,1 miljoen hoger dan de begroting. De personele kosten nemen toe door een uitbreiding van de personele bezettingen en door cao-loonstijgingen. Er is meer uitgegeven aan de inhuur van extern personeel. Dit is met name inhuur voor specialistische (ict-)kennis.

Afschrijvingskosten

De afschrijving van de materiële vaste activa bedraagt € 2,3 miljoen en is € 0,3 miljoen hoger dan begroot en de realisatie van 2021.

Toelichting

Activa

Vaste Activa

De post Installaties en Inventarissen is per saldo met € 0,3 miljoen afgenomen door investeringen en de afschrijvingen hierop.

Vlottende Activa

De vlottende activa dalen doordat de liquide middelen zijn afgenomen. Dit is een gevolg van een terugbetaling aan OCW van liquide middelen die op de balans stonden. Het positieve bedrijfsresultaat over 2022 maakt ultimo 2022 ook onderdeel uit van de liquide middelen.

Liquide middelen

De liquide middelen bestaan uit de Rekening-Courant met de Rijkshoofdboekhouding (RHB) van het Ministerie van Financiën en een klein saldo kasmiddelen. De liquide middelen zijn afgenomen omdat het bestemmingsfonds voor huisvesting van de RHC’s in overleg met OCW is afgebouwd. Dit bestemmingsfonds wordt volledig in liquide middelen aangehouden. Deze middelen zijn niet vrij te besteden door het Nationaal Archief en zijn als vordering aan OCW op de balans verantwoord. Over de bestemming van de resterende middelen is het NA in overleg met OCW.

Passiva

Eigen Vermogen

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2022 € 8,1 miljoen. Hiermee komt het eigen vermogen boven de maximumomvang van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar.

De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2022 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2023. Het plafond aan eigen vermogen dat het NA mag aanhouden van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaar is € 2,5 miljoen. Omdat er € 8,1 miljoen aan eigen vermogen is, heeft het NA een surplus van € 5,6 miljoen. Dit surplus wordt aan OCW betaald in 2023.

Voorzieningen

De voorzieningen zijn toegenomen. Dit is het saldo van dotaties, onttrekkingen en vrijval van wachtgeldverplichtingen. Er is per saldo voor € 230.000 aan dotatie aan voorzieningen in 2022. Deze hebben betrekking op de voorziening voor verplichtingen aan oud-personeelsleden.

Langlopende schulden

De langlopende schulden dalen in 2022 vanwege aflossingen op leningen die zijn afgesloten bij het ministerie van Financiën. Deze werkwijze is passend bij de status van baten-lastenagentschap.

Kortlopende schulden

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

De nog te betalen bedragen aan het moederdepartement zijn voornamelijk gelden van de regionale historische centra uit de gevormde bestemmingsfondsen voor huisvesting. Dit geld is van het moederdepartement en direct opvraagbaar. Daarnaast staan in 2022 onder de nog te betalen bedragen aan het moederdepartement, overige departementen en overige organisaties de projectgelden die een kortlopend karakter hebben. Het Nationaal Archief heeft einde 2021 een bijdrage ontvangen van OCW aan het meerjarige project De oorlog voor de rechter.

Toelichting

In het kasstroomoverzicht wordt voor de operationele kasstroom een uitsplitsing gemaakt naar ontvangsten en uitgaven. De ontvangsten hebben betrekking op bijdragen van het moederdepartement, andere departementen, omzet derden en projectgelden. De uitgaven betreffen betalingen aan personeel en leveranciers voor de reguliere werkzaamheden, maar ook voor projecten. De vastgestelde begroting is niet aangepast, omdat de aanpassing geen consequenties heeft voor de totale operationele kasstroom.

De liquide middelen van het NA zijn in 2022 met circa € 7,9 miljoen afgenomen. Dit is het saldo van een toename die is veroorzaakt door het positieve resultaat en een afname vanwege terugbetalingen aan OCW in 2022.

Toelichting

Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel werd het mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken en de benodigde lumpsum te onderbouwen voor uitvoering van de opgedragen taken.

De kostprijzen per productgroep in de begroting 2022 zijn gebaseerd op het kostprijsmodel 2018.

Het effect van de coronapandemie is terug te zien in het fors gedaalde aantal fysieke bezoekers in de laatste jaren, zowel van de tentoonstellingen als in het kader van onderwijs. Ten opzichte van 2020 en 2021 is er sprake van een toename maar het is nog niet op het niveau van 2019 en daarvoor. Daarentegen is te zien dat het aantal bezoekers van de website op een hoog niveau blijft.