Paragraaf 1 - Uitzonderingsrapportage

• 1. Rechtmatigheid

Inhuur ICT professionals

In 2020 is de rijksbrede raamovereenkomst voor ICT afgesloten door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Hierbij is de Kiesraad abusievelijk niet opgenomen als deelnemer. Dit feit is in 2023 geconstateerd. Hierdoor is een aantal verplichtingen die de Kiesraad onder deze overeenkomst was aangegaan, onrechtmatig. Deze raamovereenkomst was actief tot juli 2024. In het kader van de doelmatigheid en continuïteit is de Kiesraad een aantal nieuwe verplichtingen onder deze raamovereenkomst aangegaan.

IMOA

De aanbesteding van de nieuwe Interim-management en organisatieadvies (IMOA) raamovereenkomst heeft in 2024 vertraging opgelopen doordat er vanuit marktpartijen bezwaren waren ingediend. Deze bezwaren zijn door de rechtbank gegrond verklaard, waardoor de aanbesteding destijds opnieuw in de markt is gezet.

Dit raakt de hele Rijksoverheid, en om die reden zijn er overeenkomsten ter overbrugging gemaakt, waar de Kiesraad aan meedoet. Voor de nieuwe raamovereenkomst heeft de Kiesraad ook een volmacht afgegeven.

Uitwisselingsplatforms

De ADR heeft de inkoopprocedure voor de opdracht van de uitwisselingsplatforms als onrechtmatig aangemerkt. De Kiesraad heeft de uitwisselingsplatforms in 2024 in het kader van de wet programmatuur verkiezingen overgenomen van VNG realisatie. De uitwisselingsplatforms zijn in opdracht van VNG als maatwerkapplicatie ontwikkeld. Daarnaast is de Kiesraad nieuwe software aan het ontwikkelen die zorgt dat de uitwisselingsplatforms vanaf 2026 overbodig zijn. Op basis van proportionaliteit en doelmatigheid heeft de Kiesraad, in samenwerking met de RIS, gemotiveerd afgeweken van de MVO-procedure. Een aanbestedingsjurist heeft de motivatie getoetst en geoordeeld dat in dit specifieke geval afgeweken kon worden van de MVO-procedure. De Kiesraad heeft een meerjarige overeenkomst afgesloten met een maximale opdrachtwaarde van € 143.000 waarvan in 2024 een uitnutting is geweest van € 22.869. De ADR dient te extrapoleren waardoor de rechtmatigheidsfout op € 438.845 komt.

Overschrijding van de verplichtingenstand

De meerjarige negatieve bijstelling van een verplichting over de jaren 2024 t/m 2027 (zie de toelichting negatieve bijstelling verplichting) is in zijn geheel afgeboekt op de verplichtingenstand van 2024. Daarom loopt de verplichtingenstand in 2024 niet meer in de pas met de daadwerkelijk aangegane verplichtingen in het jaar 2024. Om die reden is er een overschrijding op het verplichtingenbudget. Vanwege een aanscherping van de RBV 2025 met betrekking tot presentatie van negatieve bijstellingen op de verplichtingen zijn er onverhoopt overschrijdingen van de budgettaire ruimte. Daardoor zijn er meer verplichtingen aangegaan dan in de tweede suppletoire begroting stond. De ADR volgt hierbij de Rijksbrede norm en deze administratieve omissie is als onrechtmatig aangemerkt. Het gaat om een overschrijding van de verplichtingenstand van € 2.531.000. Er is nadrukkelijk geen sprake van onrechtmatige uitgaven.

2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

3. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

De bodemprocedure in verband met het ontbinden van het contract met de leverancier voor het ontwikkelen van het softwaresysteem Digitaal Hulpmiddel Verkiezingsuitslagen (DHV) op 21 april 2023 is tot op heden nog niet afgerond.

De Kiesraad heeft de verplichting voor de jaren 2024 t/m 2027 afgeboekt. De jaren 2022 t/m 2023 zijn nog niet bijgesteld omdat er een rechtszaak loopt. Er is vooralsnog geen duidelijkheid wanneer deze rechtszaak is afgerond.

4. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Er zijn geen gevallen van misbruik en oneigenlijk gebruik geweest in 2024.

5. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

De Kiesraad heeft in 2024 de professionalisering van procesmanagement verder opgepakt en de processen van de Kiesraad zijn uitgewerkt en geborgd in de organisatie. Hierbij is gefocust op de processen rondom het verkiezingsproces en de bedrijfsvoering.

6. Fraude- en corruptierisico’s

De financiële administratie van de Kiesraad wordt door het ministerie van BZK ondersteund. Daar waar de uitvoering bij de Kiesraad ligt wordt zoveel mogelijk gewerkt volgens het kader van BZK. Gezien de aard van de taken van de Kiesraad en de genomen maatregelen kent de Kiesraad een laag fraude-risicoprofiel op het gebied van financieel en materieel beheer. Deze classificatie wordt mede gebaseerd op uitgevoerde interne controle, gemonitorde maatregelen en doorgevoerde functiescheiding door onder andere het 4-ogen principe bij betalingen van facturen en het aanmaken van verplichtingen, en door controlefuncties in financiële rapportages.

Om de integriteit binnen de Kiesraad te waarborgen moeten de medewerkers o.a. de eed en belofte afleggen en zijn er verschillende meldpunten en vertrouwenspersonen.

Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

In 2024 is de Kiesraad verder gegaan met het verbeteren van de Informatiehuishouding, als onderdeel van het Rijksbrede programma Open op Orde. In oktober 2024 is de twee-meting door de Kiesraad uitgevoerd en opgeleverd.

Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

De Kiesraad heeft in de organisatie de P&C cyclus verder ingericht door middel van periodieke rapportages en monitoring op de realisatie van de activiteiten en uitvoering van het bestedingsplan.

In het afgelopen jaar is door de Kiesraad verder ingezet op informatiebeveiliging. Er is een Awareness Campagne gehouden met het thema cloudbeveiliging, er werden risicoanalyses uitgevoerd en er is aandacht geschonken aan crisismanagement o.a. met een Kiesraadbrede crisisoefening.