Paragraaf 1 - Uitzonderingsrapportage
1. Rechtmatigheid
In 2024 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.
2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie
Het aantal gemeenten dat is aangesloten bij de Nationale ombudsman voor het klachtbehandeling heeft een wettelijke basis. De Nationale ombudsman bewaart de besluiten van gemeenten over de eigen ombudsfunctie in het zaakregistratiesysteem. Dit geeft een overzicht van het aantal gemeenten dat een eigen ombudsfunctie heeft. Het totaal aantal gemeenten is bekend (CBS). Daarmee kan het percentage van de aangesloten gemeenten berekend worden.
De Audit Dienst Rijk heeft de totstandkoming van dit proces in 2022 onderzocht. De Algemene Rekenkamer stelt in haar verantwoordingsonderzoek over 2023 dat de niet-financiële verantwoordingsinformatie betrouwbaar tot stand is gekomen en dat deze niet in strijd is met de financiële verantwoordingsinformatie.
3. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
4. Misbruik en oneigenlijk gebruik
De Nationale ombudsman heeft geen regelingen die vallen binnen het kader van misbruik of oneigenlijk gebruik.
5. Overige aspecten van de bedrijfsvoering
In haar verantwoordingsonderzoek over 2023 concludeert de Algemene Rekenkamer dat de inspanningen van de Nationale ombudsman om het risicomanagement voor informatiebeveiliging in de praktijk te brengen effect hebben gehad. Door het risicomanagement in de praktijk te brengen is de eerdere gesignaleerde onvolkomenheid met betrekking tot de informatiebeveiliging bij de Nationale ombudsman opgelost.
In 2024 heeft de Nationale ombudsman belangrijke stappen gezet in het verder versterken van het risicomanagement voor informatiebeveiliging & privacy. Het risicomanagement voor de middelen is op orde en volgt een continue PDCA-cyclus waarmee de ombudsman de effectiviteit van de beveiligingsmaatregelen periodiek zal evalueren en waar nodig bijstellen. Daarnaast heeft de ombudsman het risicomanagement voor processen verder opgezet.
6. Fraude- en corruptierisico’s
In 2024 heeft de Nationale ombudsman de regeling melden van misstanden vastgesteld. De regeling is een nadere uitwerking van de CAO-Rijk. In de regeling is de werkwijze vastgelegd voor het melden van misstanden, waaronder fraude.
De processen zijn ingericht om fraude en corruptierisico’s te voorkomen. Er wordt een risico analyse uitgevoerd. Gezien de aard van de taken van de Nationale ombudsman en de genomen maatregelen kent de Nationale ombudsman een laag frauderisicoprofiel op het gebied van financieel en materieel beheer. Dit is mede door interne controle, gemonitorde beheersingsmaatregelen en doorgevoerde functiescheiding. Op basis hiervan kan vermeld worden dat er geen sprake is van materiële risico's.
Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
Open op orde
In 2024 zijn er door het projectteam Open op Orde verschillende activiteiten ondernomen voor de verbetering van de informatiehuishouding. Er is een beleid vastgesteld voor informatiebeheer. Het stelt de regels vast voor de juiste archivering en vernietiging van documenten in het zaaksysteem. Ook is er een start gemaakt met het analyseren van de informatie op de netwerkschijf. Er is een start gemaakt met de aanschaf en implementatie van laksoftware voor het anonimiseren van documenten zodat deze gemakkelijker op grond van de Woo en de AVG gepubliceerd of verstrekt kunnen worden. Voor de inrichting van emailarchivering zijn verschillende oplossingsrichtingen verkend. Voor het verbeteren van de informatiehuishouding is er eind 2024 een adviseur informatiehuishouding aangetrokken die de activiteiten voor Open op Orde verder zal oppakken.