De belangrijkste oorzaak voor de overschrijding van de norm:

• – De kosten voor externe inhuur bij DJI hebben voornamelijk betrekking op het benodigde beveiligingspersoneel voor het Gevangenswezen en Vreemdelingenbewaring, expertise op het vlak van IV (o.a. projecten en Informatiebeveiliging en privacy), de Forensische Zorg en Justitiële Jeugd Inrichtingen (o.a. psychologen) en het Shared Service Center-DJI (o.a. HR-taken en werving en selectie). DJI zet de nodige stappen om de personeelsbezetting structureel op peil te houden (DJI werft meer dan ooit) en om waar mogelijk te verambtelijken mede als gevolg van de Wet DBA en de 22% taakstelling van het regeerakkoord.  

• – De IND zet externen in voor de uitvoering van tijdelijke activiteiten zoals Oekraine en het programma Bespoedig Afdoening Asielaanvragen, naast de tijdelijke opvulling van vacatures die binnen de huidige arbeidsmarkt moeilijk te vervullen zijn. Ook wordt er gebruik gemaakt van externen voor benodigde specifieke expertise binnen de afdelingen Informatievoorziening en Bedrijfsvoering.

• – De overschrijding van de externe inhuur norm bij het OM hangt grotendeels samen met de realisatie van de ICT-agenda van het OM en de lagere uitgaven op eigen personeel doordat werving trager verliep dan verwacht, waarvoor extern personeel is ingehuurd.

• – Het CJIB heeft een omvangrijke extern gefinancierde ICT-portfolio. Hiervoor wordt voor een aanzienlijk deel expertise/capaciteit ingehuurd, gezien kortcyclische karakter van deze portfolio projecten en wisselend benodigde expertise van specifieke competenties.

• – De Justitiële ICT Organisatie werkt met een flexibele schil van externe inhuur om zodoende schommelingen in de vraag op te kunnen vangen en de dienstverlening te kunnen garanderen. Daarnaast kost het werven van intern personeel veel tijd in de schaarste op de ICT arbeidsmarkt en worden, in de tijd dat de functie vacant is, externen ingezet. Ook wordt er voor zeer gespecialiseerde ICT-kennis gebruik gemaakt van externe inhuur.

• – Om de vacatureruimte bij de Directie Inkoop en Informatisering (DIenI) op te vullen zijn vele werving en selectie pogingen gedaan. Arbeidsmarkt en vakgebied (lastig te vervullen functies) zijn echter factoren die van invloed zijn op het (niet) in kunnen vervullen van deze vacatureruimte. Om die reden is het inhuren van externe capaciteit noodzakelijk gebleken. Daarnaast geldt voor een aantal programma´s en projecten van DIenI dat deze tijdelijk van aard zijn en dat er geen vaste formatieplaatsen beschikbaar zijn. Het ontbreken van formatie maakt dat personeel niet aangenomen kan worden en dat deze programma’s en projecten vrijwel helemaal bemenst zijn met externe capaciteit.

• – Het NCSC opereert als uitvoeringsorganisatie in een nichemarkt waar schaars, hoog gespecialiseerd personeel benodigd is om de cyberweerbaarheid en -veiligheid te verbeteren. Met de implementatie van de NIS2 groeit het aantal door het NCSC te bedienen organisaties van zo’n 300 naar 8000. Daarnaast werkt het NCSC aan de kabinetsopdracht regie te gaan voeren op het nu nog sterk versnipperde publiek-private cyber security stelsel en in datzelfde kader bundelen het NCSC en twee onderdelen van het ministerie van EZ hun krachten; vanaf 2026 bedient het vernieuwde, samengevoegde NCSC alle organisaties in Nederland.

  Om bovenstaande opgave te realiseren en tegelijkertijd de dienstverlening te continueren, is extra capaciteit benodigd, zowel structureel als tijdelijk.​ Voor bestaande structurele werkzaamheden valt het NCSC terug op inhuur wanneer door schaarste op de arbeidsmarkt vacatures niet vervuld kunnen worden. Voor tijdelijke werkzaamheden voor de transitie maakt de organisatie gebruik van inhuur.

• – JustID heeft de norm voor externe inhuur overschreden als gevolg van de tijdelijke inhuur op vacatures en het feit dat een groot deel van de externen werkt aan projecten die een tijdelijk karakter hebben zonder structurele financiering.

• – De twee belangrijkste redenen voor inhuur bij het NFI zijn vervanging vanwege vacatures en inzet op extra verkregen middelen, met name voor Hansken en IV verbetering. Dit laatste betreft ook tijdelijke werkzaamheden. Bij Hanksen wordt de inhuur voor € 4,3 mln bekostigd uit extern, deels vanuit het buitenland, verkregen gelden. Waar mogelijk wordt bij het NFI de externe inhuur vervangen door interne medewerkers.

• – Bij de DTenV is de voornaamste reden  dat niet (tijdig) intern de vitale posities binnen de organisatie ingevuld kunnen worden. Dit betreft o.a. ICT personeel, waar de prijs-kwaliteitverhouding in de markt het uitdagend maakt om kwalitatief en tijdig de interne personele bezetting ingeregeld te hebben om vitale ICT (ontwikkel)processen te borgen. Daarnaast zijn de kosten per FTE tussen intern en extern groter geworden is in de afgelopen jaren.