Inleiding

In de bedrijfsvoeringsparagraaf (BVP) van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) en het ministerie van Asiel en Migratie (AenM) wordt verslag gedaan over de bedrijfsvoering in het jaar 2024. Er wordt inzicht gegeven in de beheersbaarheid van de bedrijfsprocessen, onvolkomenheden en bevindingen, onrechtmatigheden of tekortkomingen en de risico’s.

Het jaar 2024 is een bewogen jaar geweest door o.a. geopolitieke ontwikkelingen, de toename in het aantal antisemitische meldingen, de snelle ontwikkeling van kunstmatige intelligentie, de oorlog in Oekraïne en cyberdreigingen wereldwijd. Per 2 juli 2024 trad een nieuw kabinet aan en is Nederland drie nieuwe ministeries rijker, waaronder het ministerie van AenM. Het kabinet besloot dat de nieuwe ministeries worden ondersteund vanuit de bestaande ministeries: twee ministeries, één organisatie. En ondanks de (internationale) ontwikkelingen en de komst van een nieuw ministerie, hebben de medewerkers (net als in de Coronaperiode) wederom aangetoond dat zij veerkrachtig en flexibel zijn en snel kunnen acteren in een kort tijdsbestek als de druk en urgentie van zaken hoog zijn.

Naar aanleiding van de onvolkomenheden van de Algemene Rekenkamer (AR) en de bevindingen van de Auditdienst Rijk (ADR) is in 2023 een verbetertraject in gang gezet. Dit verbetertraject is in 2024 voortgezet en zijn op enkele punten nieuwe maatregelen getroffen. De voortgang is gedurende het jaar in de Brede Bestuursraad (BBR) en het Audit Committee (AC) gerapporteerd.

De ADR heeft in haar auditrapport gerapporteerd over de bevindingen en de ontwikkelingen die zij gedurende de controlewerkzaamheden heeft gesignaleerd. De ADR constateert dat de hardnekkige bevinding afpakketen (openstaand recht) is opgelost en dat verder gewerkt moet worden aan het verbeteren van de prestatieverklaringen IND, de factuurverwerking en inkoopbeheer DJI en de prestatieonderbouwingen agentschappen zonder controleverklaring.

De ADR constateert ook een nieuwe bevinding: de informatiebeveiliging. Het is voor JenV en AenM essentieel om de informatiebeveiliging en de samenwerking hiervoor te intensiveren en om een gelijke tred te houden met de toenemende cyberdreigingen.

Daarnaast heeft de ADR in 2024 beoordeeld of JenV en AenM hun eerdere adviezen en aandachtspunten in de afgelopen drie jaren hebben opgevolgd of weloverwogen hebben gekozen voor een andere aanpak en/of oplossing.

De voortgang en verbetering van de onvolkomenheden en bevindingen zoals opgenomen in de tabel hieronder over het jaar 2023 worden in paragraaf 1 toegelicht:

Paragraaf 1 - Uitzonderingsrapportage voor de volgende vier verplichte onderwerpen

De tekortkomingen en risico’s in de bedrijfsvoering in 2024 inclusief de genomen (verbeter)maatregelen om deze risico's te beheersen zijn hierna beschreven. De elementen van de bedrijfsvoering die op orde zijn, zijn niet opgenomen.

1a. Rechtmatigheid

Voor de bepaling van de fouten en onzekerheden is de Rijksbrede normering toegepast.

Toelichting

Overschrijding tolerantie op artikelniveau

Overschrijding tolerantie op agentschapsniveau

Alle agentschappen dragen bij aan de overschrijding van de tolerantiegrens op agentschapsniveau: Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), Justitiële ICT Organisatie (JIO), Justitiële informatiedienst (Justid), Justitiële Uitvoeringsdienst Toetsing, Integriteit, Screening (Justis) en het Nederlands Forensisch Instituut (NFI). De belangrijkste fouten en onzekerheden van de agentschappen worden onderstaand toegelicht.

CJIB

De fouten en onzekerheden bij het agentschap CJIB voor € 5,3 mln. worden veroorzaakt door inkooponrechtmatigheden.

DJI

IND

De fouten en onzekerheden bij het agentschap IND voor € 19,5 mln. worden veroorzaakt door het niet kunnen aantonen van de deugdelijkheid van de prestatieverklaringen en onvoldoende factuurcontrole.

JIO

Justid

Justis

De fouten en onzekerheden voor een bedrag van € 2,082 mln. bij het agentschap Justis worden veroorzaakt door inkooponrechtmatigheden.

NFI

1b. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

De niet-financiële verantwoordingsinformatie voldoet aan de norm van betrouwbare totstandkoming. Daarnaast geldt dat deze niet strijdig is met de financiële begrotingsinformatie (artikel 3.9 van de Comptabiliteitswet 2016).

De ADR vraagt aandacht voor de dossiervorming rondom de niet-financiële informatie. De dossiers waarin alle niet-financiële informatie uit het beleidsverslag worden vastgelegd dat deze aantoonbaar juist tot stand is gekomen, worden door de verantwoordelijke organisaties bijgehouden maar met verschillende mate van diepgang en kwaliteit en is deze dossiervorming op onderdelen door de ADR onvoldoende bevonden.

1c. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Afpakketen (openstaand recht)

De financiële bewaking van het openstaand recht is in 2024 verder versterkt. De volledigheid voor de financiële verantwoording van openstaand recht ontnemingszaken is structureel geborgd. Middels een dashboard vinden er tweemaandelijks controles plaats en de doorlooptijden van de executie van ontnemingszaken zijn verbeterd. Het percentage tijdigheid (zaak binnen 14 dagen overgedragen aan het CJIB vanaf datum dubbel onherroepelijk) is gestegen. Daarnaast neemt het aantal zaken openstaand recht ieder jaar weer af.

Door de afhankelijkheid van andere ketenpartners (met name de Rechtspraak) en de wet USB  lukt het momenteel niet om alle zaken binnen 14 dagen over te dragen. Circa 55% wordt nu binnen 14 dagen overgedragen en 77% van de zaken zijn vanaf datum dubbel onherroepelijk binnen 28 dagen aan het CJIB overgedragen. Zaken met een doorlooptijd van langer dan 1 jaar zijn beperkt (< 2%). De kans dat niet alles geïncasseerd wordt is daarmee beperkt. Dit blijft een punt van aandacht, niet alleen voor het OM maar ook voor de ketenpartners.

Prestatieverklaringen IND

Over 2023 heeft de AR de prestatieverklaringen bij de IND aangewezen als een nieuwe onvolkomenheid, omdat er sprake is van ontbrekende en ontoereikende prestatieverklaringen.

Vanwege eerdere controlebevindingen op het gebied van de rechtmatigheid (prestatieverklaringen) zijn controles verricht middels een steekproef van door de ADR geselecteerde posten. In 2024 heeft de IND aanzienlijk inspanningen verricht om de kwaliteit van de prestatieverklaringen, controleprocessen en communicatie tussen de afdelingen succesvol te verbeteren. De werkgroep Rela van de IND heeft onder andere ‘on-tour’ bijeenkomsten georganiseerd om presentaties te geven over het proces prestatieverklaren, is het normenkader van de IND in 2024 een paar keer verduidelijk en aangescherpt, zijn de richtlijnen en werkinstructies geactualiseerd en is aan de hand van een kwaliteitstoets impactvolle posten inhoudelijk beoordeeld. Ondanks de aandacht voor het prestatieverklaren en de voortgang van de doorgevoerde verbeteringen hebben de fouten in de steekproef de materialiteitsgrens gepasseerd waardoor een controleverklaring met beperking is afgegeven door de ADR.

Het verbeteren van de prestatieverklaringen en factuurcontrole blijft een prioriteit en is het een continu proces dat de aandacht vereist van alle betrokkenen. De verbeterinspanningen worden in het jaar 2025 gecontinueerd en uitgebreid.

Factuurverwerking en inkoopbeheer DJI

Financieel beheer op het onderdeel prestatieverklaringen laat verbetering zien. Via een financieel dashboard en reguliere managementgesprekken wordt hier aandacht aan besteed. Het bijhouden van de handleiding prestatie verklaren is een continu proces dat ook in 2025 de benodigde aandacht zal krijgen.

De verbetermaatregelen, welke in 2023 zijn uitgebreid, resulteert in een verbetering op het inkoopbeheer DJI en een afname van inkooponrechtmatigheden. Het inbedden van de maatregelen in de organisatie is een continu proces wat gemonitord wordt zodat inkoopprocessen op een uniforme wijze zijn uitgevoerd.

De verbeteringen hebben geresulteerd dat DJI een goedkeurende verklaring heeft ontvangen.

Prestatieonderbouwingen agentschappen zonder controleverklaring 

De bevinding financieel-administratieve verwerking van de beleidsprocessen is bijna opgelost, maar er staat nog één bevinding met betrekking tot het prestatie verklaren bij de agentschappen zonder een controleverklaring (NFI, Justid, Justis en JIO) open. Mede daardoor is in overleg met de ADR de benaming van de bevinding gewijzigd in de prestatieonderbouwingen agentschappen zonder controleverklaring.

In mei 2024 heeft de directie Financieel-Economische Zaken (DFEZ) het Dashboard prestatie verklaren beschikbaar gesteld aan JenV en AenM ter ondersteuning van de eerste lijn om conform het inkoop- en betaalproces, de onderbouwing van prestatieverklaringen tijdig en op de juiste locatie in het financieel administratief systeem vast te leggen. De agentschappen zonder controleverklaring hebben in 2024 zich ingespannen om de prestatieverklaringen te verbeteren en wordt in 2025 de verbetermaatregelen voortgezet.

Inkoopbeheer

Inhuur d.m.v. Rijkscontract

Interim Management en Organisatieadvies (IMOA)

Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) is verantwoordelijk voor een aantal (Rijks)aanbestedingen, waaronder IMOA, waarvoor begin 2020 overbruggingsovereenkomsten zijn afgesloten. JenV en AenM zijn afnemers van deze dienst. Een overbruggingsovereenkomst wordt juridisch als onrechtmatige inkoop beschouwd en daarom hebben in 2024 onrechtmatige inkopen plaatsgevonden.

Het Dynamische Aankoop Systeem (DAS) is in 2024 nog niet afgesloten, maar de laatste verlenging heeft inmiddels plaatsgevonden. Vanaf begin 2025 is er geen DAS meer in gebruik binnen JenV en AenM.

De definitieve gunning van het IMOA-perceel financiële adviesdiensten heeft plaatsgevonden en het rechtmatige contract gaat in op 1 maart 2025. Tot die datum wordt deze dienstverlening binnen JenV en AenM verantwoord als (geïmporteerde) onrechtmatigheid. Voor 2024 is dat € 31 mln. voor IMOA en € 16 mln. voor DAS.

ICT-professionals DJI en JIO

Bij de inhuur van ICT-professionals voor DJI en JIO is in 2022 geconstateerd dat de maximale waarde van het Rijkscontract is overschreden. De nieuwe overeenkomst is 1 maart 2024 in werking getreden. In de eerste maanden van 2024 is een overbruggingsovereenkomst gebruikt waardoor voor € 27 mln. (DJI voor € 12 mln. en JIO voor € 15 mln.) onrechtmatig is ingehuurd.

Openbaar Ministerie (OM)

Om de continuïteit van het primaire proces te waarborgen, heeft het OM (na afweging van de risico’s in het primair proces) twee geëxpireerde IT-contracten bewust onrechtmatig verlengd en verantwoord in 2021 (t/m 2024) en omdat de vernieuwing (nieuwe applicatie EMMA) nog niet is afgerond.

Eén van deze contracten is eind 2024 bewust opnieuw verlengd voor vijf jaar (waiver). Daarnaast zijn additionele opdrachten verstrekt ter aanvulling op de geëxpireerde IT-contracten van 2021. De totale onrechtmatigheid voor deze contracten en verleningen bedraagt voor 2024 € 64,4 mln.

NFI

Het NFI bestelt en betaalt voor een deel op verouderde contracten. Hierdoor ontstaat een inkoop onrechtmatigheid. Er zijn nieuwe contracten beschikbaar voor het NFI.

Directoraat-Generaal Migratie (DGM)

In 2024 heeft DGM onrechtmatigheden begaan bij de inhuur van externen en inkoopcontacten. Een aantal contracten uit 2023, gericht op mobiele toezichtteams en beveiliging, is in 2024 onrechtmatig verlengd. Een Europese aanbesteding is inmiddels opgestart. Vanwege de overlastproblematiek in gemeenten zijn de bestaande contracten verlengd totdat de Europese aanbesteding is gegund. De verwachting is dat de Europese aanbesteding in het eerste kwartaal van 2025 is afgerond.

1d. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging en informatievoorziening

Informatievoorziening

Er zijn bij de informatievoorziening vier belangrijke punten die een rol spelen: de uitvoerbaarheid van het beleid, het absorptievermogen, beperkte capaciteit door arbeidsmarktproblemen en een stabiele financiering.

Prioritering digitalisering

JenV en AenM hebben te maken met veel aanstaande nationale- en Europese wetgeving met een digitaliseringscomponent, aangevuld met opgaven vanuit de Nederlandse Digitalisering Strategie (NDS) en de diverse andere beleidsagenda’s die het veiligheids- en migratiedomein raken. De werkdruk op alle JenV en AenM organisaties neemt daardoor steeds verder toe. Met de Implementatie Kalender Digitalisering (IKD) wordt inzicht verkregen in de externe digitaliserings-vraagstukken en kunnen de prioriteiten beter worden vastgesteld. Via de beleids- en begrotingscyclus wordt gekeken of de prioriteiten nog steeds voldoende passen in de portfolio’s, absorptievermogen en financiële kaders van de JenV en AenM organisaties.

Volwassenheid IV landschap

Jaarlijks wordt geïnventariseerd hoe de kritieke systemen in het kader van applicatie lifecyclemanagement (ALCM) ervoor staan. In 2023 is een nulmeting uitgevoerd op basis van het Rijksbrede LCM-convenant, hierbij scoorde JenV en AenM gemiddeld een 2,7. In 2024 is deze score gestegen naar 2,8. De meting geeft inzicht in het volwassenheidsniveau van het JenV en AenM IV-landschap op een schaal van 1 (Initieel) tot 5 (Optimaal). De meting laat zien dat het volwassenheidsniveau van het JenV en AenM IV-landschap tussen «herhaalbaar» en «gedefinieerd» ligt.

Informatiehuishouding

In 2024 is onderzocht hoeveel capaciteit nodig is om de informatiehuishouding (IHH) bij JenV en AenM te versterken. De resultaten worden begin 2025 gepresenteerd.

De public value case (PVC) voor archiefbewerking is bestuurlijk goedgekeurd waardoor archiefachterstanden worden weggewerkt met behulp van mensen uit het doelgroepenregister ingezet bij de scanstraten in Zutphen (Justid) en Den Haag (NFI). Daarnaast zijn om zicht te krijgen op digitale archiefachterstanden op netwerkschijven zijn deze bij verschillende onderdelen van JenV en AenM- en AenM in kaart gebracht. JenV en AenM- en AenM hebben deelgenomen aan een pilot voor geautomatiseerde chatberichtarchivering en zal in 2025 meedoen aan een expertteam voor een Rijksbrede chatvoorziening. Vanwege de komst van het nieuwe ministerie van AenM is de selectielijst voor JenV en AenM bijgewerkt.

Digitale weerbaarheid

In 2024 is nieuw beleid opgesteld en de voorbereiding voor de invoering van nationale wetgeving voor de Europese NIS2-richtlijn en BIO2.0 is voortgezet. In 2024 lagen de prioriteiten met het oog op digitale weerbaarheid bij het verbeteren van het bewustzijn van personeel, het beheer van hoge toegangsrechten, het beheer van IT-assets, het beheer van kwetsbaarheden, de beoordeling van Governance, risk en compliance en het onderzoek naar informatiebeveiliging.

De implementatie van deze prioriteiten bij de (taak)organisaties van het ministerie vordert.

Bevinding informatiebeveiliging

In 2024 heeft de ADR één bevinding op de informatiebeveiliging gemeld. De cyberdreiging neemt toe en vormt een risico dat wordt versterkt door de recente geopolitieke ontwikkelingen. Het ministerie van JenV en AenM kunnen met de uitvoering van informatiebeveiligingsmaatregelen nog onvoldoende gelijke tred houden met de toenemende dreigingen.

De ADR vindt dat er onvoldoende zicht bestaat op de voortgang van de NIS2-implematie, reageren de organisaties blijkbaar beperkt op het verzoek om in de jaarplannen 2025 te beschrijven hoe zij invulling denken te geven aan de NIS2-richtlijn en is het onbekend in hoeverre de organisaties de GAP-analyse hebben uitgevoerd.

Gegevens en algoritmes

In 2024 is de Meerjarenagenda Gegevens en Algoritmes 2025-2030, Jaarplan Gegevens en Algoritmes 2025 en het gegevensdelingsbeleid opgeleverd en vastgesteld door de CDO-Raad en de CIO-Raad. Ook zijn de basisprincipes van het JenV en AenM- Afsprakenstelsel Gegevens en Algoritmes gerealiseerd. In september 2024 begon een driejarig Traineeship Gegevensmanagement met 25 trainees binnen JenV en AenM organisaties. De CDO Office organiseerde een succesvolle conferentie Digitale Rechtsstaat, met meer dan 900 inschrijvingen.

JenV en AenM-organisaties werden geholpen bij het publiceren van 22 algoritmes in het Algoritmeregister, met als doel alle hoog-risico AI-systemen eind 2025 gepubliceerd te hebben. De directie Artificiële Intelligentie zette werkgroepen op die helpen bij de implementatie van de AI-verordening, die in augustus 2024 inging. Dit leidde tot een implementatieplan voor de AI-verordening Periodieke monitoring zorgt ervoor dat activiteiten worden aangepast aan de behoeften van JenV en AenM- organisaties. In 2024 analyseerde de ‘Taskforce Gegevensdeling’ knelpunten in gegevensuitwisseling binnen JenV en AenM. Deze inzichten leidden tot verbetervoorstellen gericht op zowel actuele problemen als structurele verbetering van gegevensdeling binnen justitiële ketens.

Bureau Beveiligingsautoriteit (BVA)

In 2024 heeft Bureau BVA gewerkt aan de verdere professionalisering van hun functie door processen te optimaliseren en uniformeren. Het Departementaal Crisiscentrum (DCC) is verder ingericht en er is een nieuwe invulling gegeven aan de functie van Functionaris Gegevensbescherming (FG) voor zowel JenV en AenM als Passagiersinformatie Nederland (Pi-NL). Ook is de kaderstellende- en toezichthoudende rol in integrale beveiliging versterkt door toezichtkaders en accreditatiebeleid in concept te actualiseren, evenals de accreditatie van gerubriceerde netwerken. De focus lag ook op het versterken van kennis- en informatieposities, beveiliging van bewindspersonen, en de implementatie van maatregelen uit Security Risk Assessments. Vanwege geopolitieke ontwikkelingen nam het DCC ook een coördinerende rol om de weerbaarheid tegen militaire en hybride dreigingen te versterken.

Krapte op de arbeidsmarkt

De krapte op de arbeidsmarkt is een blijvend en waarschijnlijk toenemend vraagstuk. Ook binnen JenV en AenM worden de krapte en de gevolgen ervan gevoeld. De krapte vraagt doorlopende aandacht vanuit de HR kant als werving & selectie en behoud van medewerkers. Meer inzicht in de ontwikkeling van de capaciteit binnen JenV en AenM via het Strategische Personeels Planning (SPP) is daarbij belangrijk.

Een groeiende inzet wordt gepleegd op arbeidsmarktcommunicatie, het zijn van een aantrekkelijke en toekomstgerichte werkgever, loopbaanontwikkeling en leren en ontwikkelen. Ook inzet op duurzame inzetbaarheid, preventie en terugdringen verzuim zijn onderwerpen waar een groeiende inzet op plaatsvindt. Het verzuimcijfer stabiliseert, is hoog en blijft een nadrukkelijk aandachtspunt. 

JenV en AenM willen een evenwichtige- en inclusieve werkgever zijn. Diversiteit, inclusiviteit en gelijkwaardigheid krijgt veel aandacht. Dat gebeurt onder andere door de organisatie van thema- en dialoogbijeenkomsten, Maand van de Diversiteit en trainingen als inclusief werven en selecteren.

Personeelsbeheer

Voor het Personeelsbeheer ligt de focus vanaf 2023 op het voorkomen van onjuistheden. Onder andere zijn trainingen ontwikkeld en gegeven. Momenteel wordt gewerkt aan ontwikkeling van E-learning. Deze training wordt ontwikkeld ter voorkoming van onjuistheden in het Personeelsbeheer.

Duurzaamheid

Als JenV en AenM werken wij dagelijks aan een veiligere- en rechtvaardige samenleving, nu en in de toekomst. Er zijn verschillende thema's die impact op de stabiliteit van onze samenleving hebben en ons werk dagelijks beïnvloeden. Eén van deze thema's betreft klimaatverandering en de invloed die het heeft op onze samenleving. De opwarming van de aarde behoort inmiddels wereldwijd tot de top drie van veiligheidsrisico’s. De impact van klimaatverandering op onze samenleving zal de komende decennia nog verder toenemen. Daarom is het van belang dat we als JenV en AenM ons werk duurzaam doen. Van het reduceren van de CO2-uitstoot en het verminderen van grondstoffengebruik tot het beschermen van mensenrechten en het voorkomen van klimaatmigratie.

Doelen Duurzaamheid

Om deze doelen te behalen worden instrumenten ingezet. Een belangrijk instrument om de CO2-reductie te monitoren is de CO2-prestatieladder. Dit is een managementmethodiek die organisaties helpt bij het invoeren en uitvoeren van een effectief CO2-reductiebeleid. Binnen JenV en AenM wordt de P&C-cyclus gebruikt om sturing te geven aan reductiedoelen en de voortgang te bewaken. JenV en AenM is gecertificeerd voor niveau 3 op deze prestatieladder.

Realisatie

In 2024 is de departementale CO2 -voetafdruk van JenV en AenM over het jaar 2023 vastgesteld. Dit omvat de verschillende emissies van JenV en AenM, uitgesplitst in onderstaande tabel (exclusief de Rechtspraak en de politie). Deze voetafdruk is ter informatie voorgelegd aan de Brede Bestuursraad. In vergelijking met het referentiejaar 2019 zijn de volgende resultaten behaald:

In 2023 was de totale CO2-voetafdruk 17% lager dan in 2019.

De uitstoot van zowel het wagenpark als dienstreizen daalde ten opzichte van 2019 met respectievelijk 29% en 1%. Echter in vergelijking met 2022 is er weer een stijging te zien. Dit heeft deels te maken van het wegvallen van COVID restricties. De uitstoot door dienstreizen is inmiddels bijna terug op het niveau van 2019. Om het doel van 50% CO2-reductie op dienstreizen in 2030 te behalen, moeten JenV en AenM en AenM de komende jaren fors inzetten op het verminderen van het aantal fossiele dienstkilometers per auto en vliegtuig. 

In 2024 is het programma Duurzaamheid beëindigd en structureel geborgd binnen JenV en AenM en AenM, zodat er blijvend gestuurd kan worden op het behalen van duurzaamheidsdoelen.

Duurzaam Inkopen (MVOI)

Een ander belangrijk middel de verduurzaming van JenV en AenM te bevorderen, is de deelname aan het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). JenV en AenM hebben een actieplan opgesteld waarin wordt beschreven hoe de inkoopkracht kan worden ingezet om doelen op het gebied van klimaat, circulariteit, social return, veiligheid en diversiteit & inclusie te halen. De komende jaren wordt het MVOI-beleid binnen JenV en AenM geïmplementeerd. Hiervoor hebben JenV en AenM in 2024 MVOI-coördinatoren aangesteld. Zij ondersteunen en adviseren categorie-managers over de mogelijkheden om samen met leveranciers de MVOI-doelen te realiseren. In dit jaarverslag is een eerste stap gezet om de voortgang van MVOI inzichtelijk te maken.

Toename MVOI in Aanbestedingen

De toepassing van MVOI-thema’s binnen gegunde aanbestedingen is in 2024 gemiddeld toegenomen ten opzichte van 2023. Op alle MVOI-thema’s doen JenV en AenM het beter in de aanbestedingen dan in 2023.

Figuur 2

Inkoop Categorie uitzendkrachten

In 2024 heeft de categorie uitzendkrachten, die namens alle departementen de inkoop van uitzendkrachten verzorgt, onderzoek gedaan naar de CO2-uitstoot. Dit onderzoek heeft inzicht gegeven in de uitstoot over de periode 2020-2023.

De CO2-uitstoot van uitzendkrachten wordt voornamelijk veroorzaakt door reiskilometers. Van alle afgelegde kilometers wordt 40% met de auto afgelegd, wat verantwoordelijk is voor maar liefst 90% van de totale uitstoot. Hoewel er een dalende trend in CO2-uitstoot zichtbaar is, is deze afname minder sterk dan in de bijbehorende grafiek wordt weergegeven. Een deel van de daling is te verklaren door een vermindering van het aantal gewerkte uren, zoals ook te zien was in de coronajaren. Met name bij de Ministeries EZK en JenV en AenM is het aantal gewerkte uren door uitzendkrachten afgenomen.

Figuur 3

CO2-uitstoot Uitzendketen 12/2024

Inkoop Categorie beveiliging

De categorie Beveiliging heeft in aanbestedingen voor beveiligingsdiensten Social Return On Investment (SROI) als verplichte eis voor leveranciers opgenomen. In samenwerking met leveranciers zijn de mogelijkheden in kaart gebracht om werkgelegenheid en perspectief te bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmark. In 2023 hebben onze leveranciers 86 mensen geplaatst.

Inkoop Categorie Tolk en Vertaaldiensten

SROI

De categorie Tolk- en Vertaaldiensten stuurt in aanbestedingen actief op SROI, Diversiteit en Inclusie en CO2-reductie. In 2024 zijn er 45 raamovereenkomsten actief, verdeeld over negen opdrachtnemers. Bij vijf van de negen opdrachtnemers is een SROI-verplichting opgenomen in de contracten. De categorie hanteert de Bouwblokkenmethode om de resultaten die opdrachtnemers bereiken op het gebied van SROI inzichtelijk en vergelijkbaar te maken. Binnen deze methode telt elke inspanning van een opdrachtnemer om mensen uit de doelgroepen te ondersteunen op weg naar de arbeidsmarkt als SROI-activiteit. Dit kan variëren van betaald werk, (meeloop)stages en werkervaringsplekken tot het bieden van opleidingsmogelijkheden of andere vormen van begeleiding. In 2024 hebben twee mensen via SROI een vast dienstverband gekregen bij opdrachtnemers.

Reductie reiskilometers/CO2-emissie

In 2024 zijn alle raamovereenkomsten voor tolkdiensten voor het eerst op uniforme wijze en over een volledig jaar gemeten. Daarbij is en is ook het aantal reiskilometers en de daaraan gekoppelde (berekening van) CO2-uitstoot van tolkdiensten op locatie op Een gestandaardiseerde manier in kaart gebracht., waardoor data nu onderling vergelijkbaar is. Omdat er in 2024 over meer opdracht en reiskilometers is gemeten, is de totale CO2-uitstoot gestegen van 2.722 naar 7.245 ton CO2. Het gemiddelde aantal reiskilometers per opdracht op locatie is echter vrijwel gelijk gebleven. De categorie blijft zicht richten op het terugdringen van de reiskilometers en de CO2-uitstoot van de vele diensten die op locatie worden uitgevoerd.

Inkoop Categorie Software

In 2024 heeft de categorie Standaard Software in de aanbesteding eisen opgenomen om MVOI te integreren in de inkoop van software. Dit omvat criteria op het gebied van Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), klimaat, circulariteit en SROI. Daarnaast wordt leveranciers gevraagd om inzicht te geven in energie-efficiëntie en CO2-uitstoot van hun softwareproducten.

Om de naleving en monitoring van deze eisen te waarborgen, melden leveranciers zich aan bij Ecovadis. Dit platform beoordeelt de duurzaamheidsambities van bedrijven op het gebied van mens en milieu en draagt bij aan meer bewustwording binnen de sector.

Inkoop Dienst Justitiële Inrichtingen

In het beleidskader van de Dienst Justitiële Inrichtingen getiteld ‘Wij kopen in met Impact’ wordt de maatschappelijke opdracht en het inkoopbeleid van DJI met elkaar verbonden. Zo betrekt DJI zijn leveranciers bij zijn maatschappelijke opdracht. Doel is daarbij de ecologische voetafdruk van DJI te verkleinen en de re-integratie van justitiabelen te bevorderen. De vorm waarin dit plaatsvindt is maatwerk en verschilt per opdracht en leverancier. Ook in 2024 heeft DJI samen met leveranciers impact gemaakt, hieronder een greep uit de projecten.

The Colour Kitchen en DJI

Een van de meest belangrijke contracten van DJI is het voedingscontract. Voeding is een eerste levensbehoefte en een goed voedingscontract kan bijdrage aan de gezondheid en zelfredzaamheid van justitiabele, verkleining van de milieu-impact en zorgen voor een positief werk- en leefklimaat binnen de inrichting. Op gebied van Social Return wil leverancier Compass Group in samenwerking met the Colour Kitchen elk jaar ten minste 16 ex-gedetineerden aannemen. The Colour Kitchen is een sociale onderneming uit Utrecht die mensen tot wie de arbeidsmarkt afstand houdt aan betaald werk helpt in de horeca en catering. In acht inrichtingen worden justitiabelen binnen de muren opgeleid. De opleiding wordt afgesloten met een certificaat, waarna The Colour kitchen een leer-werkervaringsplek aanbiedt. Na verdere ontwikkeling volgt een ‘echte’ baan bij de Compass Group, die cateringlocaties verspreid door heel Nederland heeft. In 2024 hebben meer dan 100 justitiabelen deelgenomen aan een intern traject en een certificaat ontvangen dankzij de Colour Kitchen. Ook wordt de deelnemers een traject aangeboden buiten de PI in het netwerk van The Colour Kitchen en Compass.

Afvalscheiding in PI Dordrecht

DJI is binnen de Rijksoverheid verantwoordelijk voor een kwart van al het afval. Daarbij bestond – in 2024 ‒ 85% van deze afvalberg uit restafval. DJI zit daarmee ruim boven de Rijksreductiedoelstelling van 35% restafval. In de PI’s vindt tot op heden geen afvalscheiding plaats. Daarom is in 2024 als proef de Afval-hub opgestart in PI Dordrecht. Daarbij worden de afvalstromen van de werkzalen en leef afdelingen handmatig gescheiden in een werkzaal. Alles wat gerecycled kan worden en geen restafval is, wordt daarbij door gedetineerden eruit gefilterd. Zo krijgen we niet alleen inzicht in hetgeen wat weggegooid wordt, en daarmee onze eigen bedrijfsvoering, maar is het percentage restafval gereduceerd tot minder dan 20%. Momenteel lopen de gesprekken met Renewi om als partner de opleidingen en certificeringen voor gedetineerden te verzorgen. Tevens wordt gekeken naar het uitrollen van deze proef naar andere locaties in 2025.

Categorie Logistiek

De Rijksbrede categorie Logistiek zet voor de dienstverlening in op Co2 reductie. De categorie realiseert Co2 reductie door minder fossiele km te realiseren en het gebruik van de logistieke hub uit te breiden, deze is emissie loos. De Co2 besparing door het gebruik van de logistieke hub is in 2024 19.134,09 kg/Co2

Onderstaand schematisch inzage in de ontwikkeling van de Co2 uitstoot per verzonden pakket. De toename in 2024 is verklaard door een nieuwe manier van berekenen ‘Well to wheel’: van brandstof delven tot verbruik door auto. Hiervoor was het ‘tank to wheel’: van tanken tot verbruik door auto.

Figuur 4

1e. Materiële risico’s op fraude en corruptie 

De ADR rapporteert sinds 2021 in haar controleverklaring over de uitgevoerde werkzaamheden op het gebied van frauderisico’s. Het voorkomen, mitigeren en detecteren van fraude en corruptie is de primaire verantwoordelijkheid van JenV en AenM zelf. Om hieraan beter invulling te geven, heeft de ADR aan DFEZ het advies gegeven om een fraude- en corruptierisicoanalyse op te stellen.

Bij de uitvoering van de fraude- en corruptierisicoanalyse is het accent in het jaar 2024 gelegd op het inventariseren en benoemen van de frauderisico’s vanuit de fraude driehoek en de interne financiële- en niet-financiële processen. Deze processen zijn doorlopen en zijn de geïdentificeerde risico’s benoemd. Uit de analyse zijn frauderisico’s, die de organisaties hoog achten, naar voren gekomen. Deze frauderisico’s hebben betrekking op waardebonnen, verwerking van uren en declaraties. Deze geïdentificeerde risico’s zijn getoetst aan de interne beheersmaatregelen en dit heeft bij enkele organisaties geleid tot aanscherping van de interne beheersmaatregelen en daar waar nodig een actualisering of verscherping van de beheersmaatregelen en processen. Voorbeeld: het proces op de toekenning en innemen van toegangsrechten tot roosterplanningssystemen wordt aangepast en/of kritisch verbeterd.

Naast deze frauderisico’s kunnen er frauderisico’s zijn m.b.t. het betalingsverkeer en factuurverwerking (bijvoorbeeld door witwassen van gelden of het boeken van valse, financiële facturen), het verstrekken van subsidies en als er personeel is met hoge schulden. De beheersmaatregelen die genomen kunnen worden, afhankelijk van de strekking van de situatie, zijn disciplinaire strafmaatregelen zoals ontslag of een geldboete en onderzoeken door derden zoals de Rijksrecherche.

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen, detecteren en reageren op fraude is decentraal belegd bij de beleidsdirecties, diensten en agentschappen. Uit de fraude- en corruptierisicoanalyses 2024 voortgekomen kwetsbaarheden zijn besproken met de desbetreffende organisatieonderdelen.

In het kader van preventie van fraude en corruptie is in december 2024 een workshop georganiseerd voor de medewerkers die betrokken zijn bij onder andere het betalingsverkeer en de financiële administratie van JenV en AenM.

De fraude- en corruptierisicoanalyse maakt structureel onderdeel uit van de planning- en control cyclus. In 2025 wordt verder gewerkt aan professionalisering van de fraude- en corruptierisicoanalyse.

Incidenten

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)

DJI heeft afgelopen jaar melding gedaan over een financiële integriteitsschending bij DJI met een (potentiële) financiële impact van meer dan € 100.000. Deze melding is gedaan op basis van de handreiking melding integriteitsschendingen (potentieel) significante financiële gevolgen voor het Rijk. De geschatte omvang bedraagt ca. € 120.000. De casus is in onderzoek bij de Rijksrecherche. DJI neemt (aanvullende) beheersmaatregelen in uitvoering.

Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

2a. Grote ICT projecten

Bij de controle op grote ICT-projecten (kosten > € 5 miljoen) wordt gekeken of ze voldoen aan de landelijke JenV en AenM-specifieke afspraken. In 2024 zijn vier CIO-oordelen afgerond en gedeeld met de CIO-Rijk. Daarnaast zijn er drie AC ICT-adviezen uitgebracht: twee over risico’s en slaagkansen van projecten bij DJI en de Raad voor Rechtsbijstand (RvR), en één over beheer en onderhoud van informatiesystemen bij Justid. Eind 2024 waren er geen lopende adviesaanvragen bij het Adviescollege ICT-toetsing. Daarbij is het project ‘Verbetering Effectiviteit CIO-oordelen’ is in 2024 afgerond ten behoeve van het verbeterend van de kwaliteit van deze oordelen. Er is gewerkt aan technische keuzes, werkprocessen, vakmanschap door opleidingen, en bevordering van het lerend vermogen.

2b. Gebruik open standaarden en open source software

De overheid geeft bij ICT-ontwikkeling en aanbestedingen al jaren de voorkeur aan open source software boven closed source software als beide even geschikt zijn. Dit heet het 'Open, tenzij'-beleid. JenV en AenM gebruiken dit principe ook en stelt eisen in aanbestedingen vanuit kaders en architectuur. Hierbij wordt verwezen naar de lijst met open standaarden (Forum Standaardisatie) en volgen het 'Pas toe of leg uit'-beleid.

2c. Incidenten/Datalekken

Beveiligingsincident Politie

In 2024 vond een groot beveiligingsincident plaats bij de Politie. Op 27 september 2024 is de Tweede Kamer hierover geïnformeerd. Een politieaccount werd gehackt, waardoor werk gerelateerde gegevens van alle politiemedewerkers en e-mailadressen van ketenpartners werden gestolen. Ook privécontactgegevens zijn soms geraakt. Medewerkers zijn op de hoogte gesteld en het datalek is gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Er zijn direct beveiligingsmaatregelen genomen om herhaling te voorkomen. Het OM startte een strafrechtelijk onderzoek naar het incident.

Datalek DJI - PI Nieuwegein

Door een menselijke fout zijn op 3 november 2023 gegevens van de circa 385 gedetineerden, die op dat moment in deze Penitentiaire Inrichting (PI) verbleven, verstrekt aan de contactpersoon van één gedetineerde. Het gaat om namen, celnummers, strafrechtketennummers en informatie over de goederen die gedetineerden ingevoerd hebben in de PI. Het gaat nadrukkelijk niet om andere persoons- of adresgegevens.

De fout is op 13 februari 2024 ontdekt. De betreffende gedetineerde en de contactpersoon zijn gevraagd de informatie te (laten) verwijderen, hetgeen is toegezegd. Er zijn geen signalen dat de informatie verder is verspreid. De betrokkenen worden voor zover bereikbaar geïnformeerd en is er een melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Tevens zijn waar nodig aanvullende (veiligheids)maatregelen genomen.

Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Overgang beleidsterrein Inburgering naar JenV en AenM

Per 2 juli 2024 is het beleidsterrein Inburgering van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) naar JenV en AenM gegaan. De financiële administratie van het Financieel Dienstencentrum (FDC) van SZW is per 1 januari 2025 overgeheveld naar het FDC van JenV en AenM. De bijbehorende middelen zijn per 1 januari 2025 overgeheveld naar de JenV en AenM-begroting. De beleidsmedewerkers op dit beleidsterrein blijven formeel bij SZW, maar werken voor de staatssecretaris van JenV.

Risicomanagement (RM)

In navolging op de strategische risicosessie in 2023 en de destijds aangewezen risico’s (productiviteit en complexiteit) is voor de leden van de Brede Bestuursraad een verdiepende strategische risicosessie georganiseerd met als thema complexiteit. Hiervoor werden twee gastsprekers uitgenodigd om hun visie, perspectief en werkervaring m.b.t. complexiteit te delen. Aan de hand van praktijkvoorbeelden en gebeurtenissen in de praktijk hebben de BR-leden in deelgroepen de risicodialoog gevoerd. In 2025 wordt bekeken hoe hier vervolg aan gegeven kan worden.

Subsidiebeheer

Het Subsidieportaal verzorgt juridische toetsen en de administratieve afhandeling van beschikkingen, waaronder het laten aanmaken van CC-verplichtingen en betalingen. Het subsidiebeheer (monitoren doorlooptijden, tussentijdse rapportages, vaststellingsverzoeken etc.) ligt bij de beleidsdirecties. Het Subsidieportaal helpt waar het kan om de administraties sluitend te krijgen en om te zorgen dat de juiste stappen genomen worden. Deze dienst biedt het Subsidieportaal aan door maandelijkse gesprekken te voeren met de betrokken directies. De dienstverlening van het Subsidieportaal is voor JenV en AenM hetzelfde.

In 2024 is gewerkt aan een nieuwe aanvraagprocedure, die met ingang van 2025 wordt toegepast voor beide ministeries. Het voorgaande betekent dat alle aanvragen alleen nog digitaal binnenkomen.

Leonardo naar de Cloud is on hold

Op het programma cloud ready is een CIO advies uitgevoerd. Het CIO advies is in februari 2024 opgeleverd en besproken in de stuurgroep Cloud Ready, het opdrachtgeversberaad en het bestuurlijk overleg. Naar aanleiding van het fit-gap onderzoek en de inrichting van het nieuwe begrotingshoofdstuk AenM is het programma cloud ready (tijdelijk) on hold gezet.

Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA)

Vanwege het vervallen van het handhavingsmoratorium voor het beoordelen van arbeidsrelaties voor de loonheffing per 1 januari 2025, vanuit de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) zal de organisatie compliant dienen te zijn aan deze wet. Met de handhaving van deze wet zal externe inhuur getoetst moeten worden op schijnzelfstandigheid. In 2024 hebben JenV en AenM een werkgroep opgericht met participatie van HRM, Inkoop en het Centraal Fiscaal Contactpunt. De werkgroep heeft een checklist schijnzelfstandigheid opgesteld en zijn er voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd voor de HR-adviseurs en inkoop-medewerkers. Insteek hiervan is het delen van kennis en het bieden van een handelingsperspectief. Daarnaast heeft de werkgroep, in het verlengde van de Rijksbrede kaders, in 2024 beslisnota’s voorgelegd aan de Strategische Bedrijfsvoeringsraad (SBR) (juli en september) en de BBR (november) om te komen tot compliance met de Wet DBA.