In de samenleving en binnen het Rijk is er behoefte aan gerichte informatie en transparantie. De overheid streeft ernaar om een open overheid te zijn. Door informatie openbaar te maken krijgt de samenleving zicht op keuzes van de overheid en afwegingen hierbij. Een goede digitale informatiehuishouding is hierbij een randvoorwaarde.
Binnen het ministerie van VWS lopen meerdere trajecten in het kader van een open overheid. Naast het programma Implementatie Wet open overheid (Woo) loopt ook het vijf jaar durende programma VWS Open op Orde (2021-2026) en zijn de directie Wetgeving en Juridische Zaken (WJZ) en programmadirectie Openbaarheid (PDO) dagelijks bezig met het openbaar maken van stukken die vallen onder de Woo.
Actieve openbaarmaking
Beslisnota’s bij Kamerstukken over beleidsvorming, wetgeving, voortgang, kennisdeling, begroting en internationale en Europese onderhandelingen worden meegestuurd naar de Kamer.
Per 1 november 2024 zijn de eerste informatiecategorieën verplicht die vallen onder actieve openbaarmaking van de Woo. Het kerndepartement van VWS voldoet aan de verplichtingen van deze tranche 1, eveneens als de meeste concernonderdelen. Kennis is en wordt verspreid om er voor te zorgen dat alle onderdelen gaan voldoen aan deze verplichting. Maar ook om de voorbereid te zijn op de verplichte tranches die volgen in 2025 en 2026.
Passieve openbaarmaking
In 2024 is vanuit meerdere directies en afdelingen gewerkt aan het verkorten van de afhandelingstermijn van Woo verzoeken. Zo zijn werkprocessen verder in kaart gebracht en aangepast waar dat al mogelijk was. Tevens is er gestart met de bouw van een zaakvolgsysteem waarmee de afhandeling van verzoeken kan worden gevolgd, er wordt verwacht dat deze in 2025 in gebruik kan worden genomen.
Verbetering van de informatiehuishouding
Om informatie (actief) beschikbaar te kunnen stellen, te kunnen verant woorden en de bedrijfsprocessen goed te laten verlopen is het belangrijk om overheidsinformatie goed op te slaan. Als we onze informatie op orde hebben, kunnen we als ministerie van VWS goed samenwerken, open, transparant en betrouwbaar zijn.
Vanuit de actielijn Informatieprofessionals is enerzijds aandacht voor capaciteit en opleiding van de informatieprofessionals en anderzijds richt zich het op het informeren van de medewerkers in het gehele departement over goed informatiebeheer. De nadruk in 2024 heeft voor actielijn 1 gelegen op het aantrekken, behouden en scholen van informatieprofessionals en op het opzetten of uitrollen van bewustwording- en gedragsveranderingstrajecten voor medewerkers.
Vanuit de actielijn Volume en Aard van de informatie is er in 2024 aandacht geweest voor de rijksbreed lopende trajecten rondom hetarchiveren van chatberichten en het archiveren van e-mailberichten. Tevens zjjn er belangrijke stappen gezet in het vaststellen van de informatiebeheerplannen.
Vanuit de actielijn Informatiesystemen wordt er ingezet op de verbetering van architectuur, systemen en applicaties. Vanuit deze actielijn moet er meer aandacht komen voor ‘archiving by design’ waar aan de voorkant wordt gekeken naar de duurzame toegankelijkheid van informatie over de hele levenscyclus. VWS is één van de deelnemers departementen aan het programma Beter Samen Werken (BWS) dat als doel heeft om een integrale oplossing te ontwikkelen voor een toekomstige werkplek.
Vanuit de actielijn Bestuur en naleving wordt ingezet op het versterken van de onderlinge samenwerking op het gebied van informatiehuishouding binnen het concern en in aansluiting op de rijksbrede ontwikkelingen. In 2024 is de kennisdeling binnen het concern versterkt. Zo is er een concernbreed evenement georganiseerd, zijn er geregeld inhoudelijke Q&A- of samenwerksessies en is de nieuwsbrief open overheid opgezet die elk kwartaal wordt verspreid.