Inleiding

Eind 2008 hebben de ministeries van BZ, SZW, VenW en VROM besloten een gezamenlijk bedrijf voor facilitair management te gaan vormen, genaamd 4FM. Belangrijke aanleiding voor deze stap was de noodzaak om, in het kader van de personele taakstelling, 25% te besparen op het aantal medewerkers dat zich met facilitaire dienstverlening bezighoudt. Naast de besparing op personeelskosten wordt 4FM gezien als een stap in de realisatie van het concept van de rijkswerkplek. Ook levert de vorming van 4FM nieuwe mogelijkheden op tot (rijksbrede) standaardisering op het gebied van facilitair management. De vorming van 4FM wordt daarnaast gezien als een mogelijkheid om de efficiency te bevorderen en maakt het gemakkelijker services te bestellen en in meerdere «4FM» gebouwen (samen) te werken. Als laatste biedt een grotere organisatie de kans de professionaliteit en kwaliteit aanzienlijk te bevorderen. Op 1 april 2010 is 4FM van start gegaan. 4FM bedient vanaf 1 april 4 ministeries met ca 12 000 werkplekken en meer dan 365 000 m² bruto vloeroppervlak. 4FM biedt met name diensten aan op het gebied van: Gebouwbeheer (dagelijks beheer en onderhoud e.d.), consumptieve diensten (bedrijfsrestaurant e.d.), post en reprografie (post, spoedstukken e.d.) en verstrekken van inrichting (werkplekinrichting).

Missie

«We gaan ervoor dat klanten en medewerkers 4FM aanbevelen bij anderen.»

Visie

De twee bovenstaande bouwstenen «Klanten» en «Medewerkers» vormen het belangrijkste kapitaal van 4FM en zijn dan ook het uitgangspunt in ons denken en handelen.

Taken 4FM

4FM is een facilitaire organisatie en levert producten en diensten op het gebied van gebouwbeheer, exploitatie, consumptieve diensten, risicobeheersing, schoonmaak, verhuizen, post en reprografie, verstrekken van inrichting, voorzieningen, vervoer, facility management en overige diensten. 4FM heeft er voor gekozen om haar producten en diensten te rubriceren op basis van de NEN norm en wel de NEN 2748. Hiervoor is nadrukkelijk gekozen omdat dit de deelname aan de Rijksbrede benchmark mogelijk maakt.

Exploitatie

Toelichting

Uitgangspunt voor de begroting van baten en lasten van 4FM is een kostendekkende exploitatie, zonder winstoogmerk. Een eventueel batig saldo zal aan het eigen vermogen worden toegevoegd om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen dan wel in de vorm van een prijsverlaging aan de opdrachtgevers worden terugbetaald.

Opbrengst overige departementen (x € 1 000)

Basis dienstverlening

De basis dienstverlening omvat onder meer het dagelijks beheer en onderhoud gebouwen, locatiebeveiliging niveau 1, reguliere schoonmaak en standaard werkplekinrichting. Op de prijzen zijn de geraamde inkoopbesparingen in mindering gebracht.

Basis + dienstverlening

De basis+ dienstverlening bestaat onder andere uit het opleiden van BHV’ers, verhuizingen, catering evenementen en accessoires werkplekinrichting Hierbij wordt ervan uitgegaan dat de jaarlijkse prijsstijging (CPI) van de leveranciers teniet gedaan zal worden door de door 4FM te realiseren inkoopbesparingen.

Maatwerk

Onder maatwerk dienstverlening vallen bijvoorbeeld locatiebeveiliging niveaus 2 en 3, incidentele extra schoonmaak, complexe verhuizingen en advies en projectmanagement. Maatwerk is volledig vraaggestuurd en is dus (vooralsnog) beperkt inschatbaar. 4FM bouwt in de komende jaren meer ervaringscijfers op, waardoor de inschatting aan maatwerk kosten en opbrengsten aan betrouwbaarheid zal winnen.

Werkelijke kosten

Werkelijke kosten zijn eveneens volledig vraag dan wel verbruik gerelateerd. 4FM kent 4 producten die op deze wijze afgerekend worden en wel nutsvoorzieningen, externe vergaderaccommodaties, telefonie (meertalig) en openbaar vervoer. 4FM bouwt in de komende jaren meer ervaringscijfers op, waardoor de inschatting aan werkelijke kosten en opbrengsten aan betrouwbaarheid zal winnen.

Opstartkosten

4FM maakt in 2010 opstartkosten om nieuwe systemen, processen en procedures in te richten en haar medewerkers in te werken. Tevens is voorzien in extra capaciteit waardoor extra kosten gemaakt worden. Een deel van deze kosten worden «gedekt» met vernieuwing rijksdienst gelden. Voor de niet gedekte kosten is met de 4 afnemers afgesproken dat zij ieder voor een deel bijdrage in de opstartkosten.

Bijzondere baten

De onder deze post verantwoorde opbrengsten betreffen toegezegde vernieuwing rijksdienst (VRD) gelden, die dienen ter dekking van de opstartkosten van 4FM.

Apparaatskosten

De personeelskosten omvatten alle personele uitgaven van de ambtenaren in dienst inclusief de kosten van tijdelijk personeel. De in de apparaatskosten verwerkte personeelskosten zijn gebaseerd op 211,2 fte. De materiële kosten omvatten met name de directe inkoop/contract kosten (2010: € 34,5 mln.). Daarnaast worden ook huisvestingskosten, ICT kosten en servicekosten voor het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties opgenomen. Voor de directe inkoop/contract kosten geldt dat in de raming is uitgegaan van een gelijkblijvend inkoopvolume. Voorts zijn op contractniveau, in relatie met de aanbestedingskalender, de verwachte besparingen in mindering gebracht op de kosten.

Rentelasten

Onder deze post zijn alle rentelasten opgenomen die verband houden met de financiering van materiele vaste activa vanuit het ministerie van Financiën. In deze raming is gerekend met een generiek percentage van 4%.

Afschrijvingslasten

Het door 4FM van de departementen overgenomen materieel is geactiveerd en wordt conform de betreffende regelgeving afgeschreven. Voor nieuwe investeringen is dit eveneens van toepassing.

Kasstroomoverzicht 2010 (x € 1 000) 

Toelichting

Voor het jaar 2010 bestaat het investeringsbedrag uit € 15,7 mln. ten behoeve van de overname van de gebruiksgoederen van de latende 4 departementen en € 5 mln. ten behoeve van nieuwe investeringen in 2010.

Aflossing op leningen

4FM genereert haar middelen, om aan de aflossingsverplichtingen aan het ministerie van Financiën te kunnen voldoen, door de in de kostprijs opgenomen afschrijvingsbedragen in rekening te brengen bij de 4 opdrachtgevers. Ten behoeve van het kasstroomoverzicht is er vanuit gegaan dat de ontvangst van het afschrijvingsbedrag en de betaling van de aflossing in hetzelfde jaar plaats vinden. In 2010 loopt de aflossingsverplichting nog niet volledig parallel aan de afschrijvingsbedragen, hetgeen het geringe negatieve saldo verklaart.

Beroep op de leenfaciliteit

Het saldo onder het beroep op de leenfaciliteit komt direct overeen met het saldo van de investeringen in het betreffende jaar.

Definitieve openingsbalans per 1 april 2010 (x € 1 000) 

Doelmatigheidsindicatoren

Toelichting op de specifieke doelmatigheidsindicatoren

Fysieke en telefonische bereikbaarheid van het Facilitair Servicepunt 7000

Dit betreft de fysieke en telefonische bereikbaarheid van het Facilitair Servicepunt 7000 conform de in de PDC afgesproken openingstijden.

Digitale bereikbaarheid

Dit betreft de digitale bereikbaarheid gedurende de openingstijden van de front office middels de ICT systemen die 4FM inzet voor de dienstverlening.

Verhelpen storingen binnen afgesproken doorlooptijd

Storingen zijn na melding verholpen binnen de in de PDC vastgestelde doorlooptijd.

Klanttevredenheid maatwerk

De klanttevredenheid over een maatwerkproject is minimaal «tevreden met de uitvoering en het resultaat».

Klanttevredenheid

Dit betreft de score op de klanttevredenheid via een te houden klanttevredenheidsonderzoek (KTO) in het 1^e kwartaal 2011 (of op een ander moment indien dat beter aansluit bij de cyclus van een departement). Norm: minimaal gelijk aan de nulmeting die is uitgevoerd door de departementen vóór de start 4FM op 1 april 2010.

Kostenbesparing aanbestedingen

Dit betreft de besparing opde inkoopkosten van de door 4FM ten behoeve van de ministeries ingekochte goederen en diensten streefnorm: zijn per 01/04/2012 met 5% gedaald ten opzichte van het niveau op 31/03/2010 en dat wordt verdisconteerd in de tarieven van 2012. In 2010 dalen de inkoopkosten naar verwachting met 0,73% (voor alle departementen samen € 204 000). Deze daling is reeds verdisconteerd in de tarieven per 01/04/2010.

Duurzaamheid

Alle vanaf 1/4/2010 uitgevoerde aanbestedingen dienen voor 100% te voldoen aan de criteria voor duurzaamheid volgens het agentschap NL.