Base description which applies to whole site

2. NATIONAAL ARCHIEF

2.1. Algemene toelichting

Het Nationaal Archief beheert de archieven van de rijksoverheid, maar ook archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s.

De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door:

inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen.

Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 van de begroting van OCW.

Tabel 1 Begroting van het Nationaal Archief voor het jaar 2015 (bedragen x € 1.000)
 

2015

Totaal baten

43.238

Totaal lasten

43.238

Saldo van baten en lasten

0

   

Kapitaalontvangsten

0

Kapitaaluitgaven

– 3.410

Tabel 2 Begroting van het Nationaal Archief voor het jaar 2015 (bedragen x € 1.000)
 

2013 Slotwet

2014 Vastgestelde begroting

2015

2016

2017

2018

2019

Baten

             

Omzet moederdepartement

28.335

38.242

39.355

39.104

21.899

21.899

21.899

Omzet overige departementen

700

0

400

400

400

400

400

Omzet derden

2.608

2.505

1.300

750

850

850

850

Rentebaten

15

0

15

15

15

15

15

Vrijval voorzieningen

– 1.678

2.180

2.168

718

0

0

0

Bijzondere baten

0

0

0

0

0

0

0

Totaal baten

29.980

42.927

43.238

40.987

23.164

23.164

23.164

               

Lasten

             

Apparaatskosten

24.194

40.416

40.753

38.507

22.289

22.294

22.299

 

– 

personele kosten

13.128

19.437

17.400

16.800

11.000

11.000

11.000

   

waarvan eigen personeel

9.784

12.537

13.400

13.500

10.000

10.000

10.000

   

waarvan externe inhuur

3.344

6.900

4.000

3.300

1.000

1.000

1.000

 

– 

materiële kosten

11.066

20.979

23.353

21.707

11.289

11.294

11.299

   

waarvan apparaat ICT

1.356

672

591

595

455

455

455

   

waarvan bijdrage aan SSO's

0

0

200

200

200

200

200

                   

Rentelasten

32

93

25

20

15

10

5

Afschrijvingskosten

5.429

2.418

2.460

2.460

860

860

860

 

– 

materieel

694

818

2.460

2.460

860

860

860

   

waarvan apparaat ICT

20

138

160

160

160

160

160

 

– 

immaterieel

4.735

1.600

0

0

0

0

0

Overige kosten

318

0

0

0

0

0

0

 

– 

dotaties voorzieningen

318

0

0

0

0

0

0

 

– 

overige lasten

0

0

0

0

0

0

0

Totaal lasten

29.973

42.927

43.238

40.987

23.164

23.164

23.164

                   

Saldo van baten en lasten

7

0

0

0

0

0

0

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (1e geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (2e geldstroom).

Voor 2013 tot en met 2016 heeft het Nationaal Archief incidenteel een bedrag van € 48,0 miljoen beschikbaar voor de structurele werkzaamheden rond de digitalisering van het Rijksarchief (digitale taken rijksarchieven). Deze ontwikkeling is zichtbaar in de stijging van de post omzet moederdepartement waarin het budget voor de digitale taken rijksarchieven is opgenomen. Van deze € 48,0 miljoen is € 3,0 miljoen beschikbaar gesteld in 2013 en € 45,0 miljoen is verdeeld over de jaren 2014 tot en met 2016.

In de voorbereidingen voor de digitale taken rijksarchieven is in 2013 en 2014 de organisatiestructuur van het Nationaal Archief aangepast om de digitale taken te kunnen uitvoeren. Vanwege het structurele karakter van de digitale taken rijksarchieven is continuering van deze taken na 2016 het uitgangspunt.

In de omzet moederdepartement over 2016 tot en met 2019 is de taakstelling Rutte II verwerkt (€ 1,0 miljoen). De taakstelling zal door het Nationaal Archief voornamelijk worden gerealiseerd in efficiency resultaten in de synergie tussen het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra (RHC’s) bij de uitvoering van de digitale taken. Omdat het aandeel van de RHC’s in de taakstelling nog niet bekend is, is de taakstelling voorlopig volledig verwerkt in de materiële uitgaven van het Nationaal Archief (i.c. volledig ten laste van de exploitatie van het NA gebracht).

Vanaf 2012 is de subsidie aan het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) opgenomen, die namens het moederdepartement wordt verstrekt. Het Nationaal Archief vervult hierin alleen de kasfunctie. De subsidie voor 2015 bedraagt € 1,77 miljoen.

Omzet overige departementen

Het Nationaal Archief fungeert als rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zuid Holland en ontvangt daarvoor een jaarlijkse bijdrage.

Omzet derden

De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit projectmatige inkomsten van derde partijen (o.a. de Europese Unie) voor specifieke producten en diensten (projecten). Deze baten ontwikkelen zich op dit moment met een dalende lijn als gevolg van de afloop van projecten zoals Apex (Europees project) en Metamorfoze (samenwerkingsproject met de Koninklijke Bibliotheek).

Mutatie vooruit ontvangen middelen

Dit betreft projectgelden die zijn vooruit ontvangen voor de ontwikkeling van specifieke eenmalige producten en diensten (kosten uitvoering en kosten investeringen voor programma’s en projecten) voor verschillende opdrachtgevers. Ook voor deze post geldt dat een dalende lijn wordt verwacht als gevolg van de afloop van projecten.

Lasten

Apparaatskosten

–  Personele kosten

De personele kosten zijn gebaseerd op een formatie van 184,14 fte eind 2014. In 2015 tot en met 2016 stijgen de personele kosten als gevolg van de digitale taken rijksarchieven. In 2017 tot en met 2019 dalen de personele kosten en de post externe inhuur als gevolg van de afloop van projecten en taakstellingen.

–  Materiële kosten

Dit betreft onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, voor de digitale taken rijksarchieven en in de projecten.

Rentelasten

De rentelasten vloeien voort uit het beroep op de leenfaciliteit in 2013.

Afschrijvingskosten

De stabiele lijn van de afschrijvingskosten wordt veroorzaakt door instandhoudingsinvesteringen in het fysieke depot en de ICT hardware. In 2013 is het saldo aan Immateriële Vaste Activa (uitgaven softwareontwikkeling) direct ten laste van het resultaat gebracht; vanaf 2013 worden de uitgaven voor softwareontwikkeling niet meer geactiveerd maar direct ten laste van de exploitatie gebracht (stelselwijziging).

Tabel 3 Kasstroomoverzicht van het Nationaal Archief voor het jaar 2015 (bedragen x € 1.000)
 

2013 Slotwet

2014 Vastgestelde begroting

2015

2016

2017

2018

2019

Rekening-courant RHB per 1 januari

13.724

7.694

7.464

4.346

3.218

2.808

2.398

               

Totaal operationele kasstroom

1.576

2.418

292

1.742

860

860

860

               

–/– Totaal investeringen

3.499-

2.418-

3.000-

2.460-

860-

860-

860-

+/+ Totaal desinvesteringen

4.734

– 

– 

– 

– 

– 

Totaal investeringskasstroom

1.235

2.418-

3.000-

2.460-

860-

860-

860-

               

–/– Eenmalige uitkering aan moederdepartement

– 

+/+ Eenmalige storting door moederdepartement

–/– Aflossing op langlopende leningen

410-

230-

410-

410-

410-

410-

410-

+/+ Beroep op leenfaciliteit

– 

Totaal financieringskasstroom

410-

230-

410-

410-

410-

410-

410-

               

Netto kasstroom

16.125

7.464

4.346

3.218

2.808

2.398

1.988

Kasmiddelen

3

Rekening-courant RHB per 31 december

16.128

7.464

4.346

3.218

2.808

2.398

1.988

Toelichting:

De operationele kasstroom ontwikkelt zich stabiel. De belangrijkste oorzaak is dat wordt uitgegaan van een begroting met een nihil resultaat en een stabiel verloop van de afschrijvingen en mutaties in de vooruit ontvangen projectmiddelen.

De investeringskasstroom betreft de investeringen in ICT hardware en investeringen in het fysieke depot. De financieringskasstroom betreft de aflossing van de leenfaciliteit welke is aangegaan ten behoeve van de verbouwing van de publieke ruimte.

Tabel 4 Overzicht doelmatigheidsindicatoren (bedragen x € 1.000)
 

2013 Slotwet

2014

2015

2016

2017

2018

2019

Generiek deel

             

Prijs per kilometer fysiek archief

15.670

15.670

14.350

13.350

12.960

12.960

12.960

Prijs per Terabyte digitaal archief

1.311

1.297

1.278

1.253

               

Uurtarief primaire taken activiteiten

n.v.t.

51

51

51

51

51

51

Uurtarief programma's en projecten

n.v.t.

58

58

58

58

58

58

               

FTE lumpsum en projecten

142,3

141,5

151,5

151,5

151,5

151,5

151,5

FTE Programma DTR

0,5

42,7

45,3

46,7

     
               

Saldo baten en lasten

7.259

               

Bezoekers aantallen

1.678

20.000

22.500

25.000

27.500

30.000

30.000

Bezoekers aantallen onderwijs

545

5.000

7.500

10.000

12.500

15.000

15.000

               

Kwaliteitsindicatoren

             

Bezoekerstevredenheid

7,0

7,0

7,2

7,2

7,3

7,3

7,4

Waarmerk webrichtlijnen Rijk

***

***

***

***

***

***

***

               

Beschikbaarheid / bereikbaarheid

             

Informatiecentrum en studiezaal

 

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

Tentoonstelling

 

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

Beschikbaarheid eDepot (%)

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

99,8%

99,8%

99,8%

99,8%

Helpdesk werkdagen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

Toelichting:

In de berekening van de gemiddelde kostprijs per kilometer fysiek archief is rekening gehouden met de capaciteitsuitbreiding van het depot door indikking van de archiefopslag. De consequenties van de uitbreiding van de depotcapaciteit door de nieuwe opslaglocatie in Emmen zijn niet doorgerekend vanwege het ontbreken van voldoende kerncijfers.

Het Nationaal Archief biedt een landelijke infrastructuur aan voor producten en diensten voor digitale archivering aan Regionale Historische Centra (RHC’s), departementen en andere instellingen met een publieke taak. In de eerste fase richt de serviceorganisatie zich op dienstverlening aan de RHC’s voor overgebracht archiefmateriaal. Deze dienstverlening start met ingang van 2016. Aan de dienstverlening is een kostprijsmodel verbonden die inzichtelijk maakt tegen welke kosten producten en diensten kunnen worden afgenomen.

Het Nationaal Archief werkt aan de opdracht om de maatschappelijke zichtbaarheid te vergroten als publiekscentrum: het verbeteren van de toegankelijkheid van archieven als geheugen van de samenleving (tentoonstellingen, publiekseducatie, studiezalen, faciliteren onderzoeken archiefprofessionals). Dit leidt met ingang van 2014 tot het toenemen van bezoekersaantallen.

De gemiddeld gewogen uurtarieven zijn gebaseerd op de begroting van het Nationaal Archief van 2014.

Bezoekerstevredenheid: Tweejaarlijks wordt door de branchevereniging een landelijk onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van de dienstverlening.

Webrichtijnen: Het Waarmerk drempelvrij.nl is het Nederlandse kwaliteitsmerk voor toegankelijke websites. Als een website toegankelijk is, kan deze door alle bezoekers goed worden gebruikt. Ook is de website dan beter vindbaar in zoekmachines. De toekenning geschiedt op basis van een jaarlijks onderzoek en wordt toegekend in de vorm van een certificaat. De score wordt toegekend in aantal sterren (*) met als maximaal toe te kennen score drie sterren (***).

Licence