Het Nationaal Archief beheert de archieven van de rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s.
De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door inzet voor een sterk archiefbestel, beheer van de nationale archiefcollectie en deze fysiek en digitaal te presenteren.
Nationaal Archief en Regionale Historische Centra
Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 van de begroting van OCW.
| Slotwet 2016 | Vastgestelde begroting 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Baten | |||||||||
| Omzet moederdepartement | 40.548 | 36.314 | 35.467 | 35.400 | 34.246 | 33.199 | 33.199 | ||
| Omzet overige departementen | 400 | 400 | 400 | 400 | 400 | 400 | 400 | ||
| Omzet derden | 620 | 219 | 679 | 779 | 879 | 979 | 979 | ||
| Rentebaten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| Mutatie projectgelden | 3.914 | 10.284 | 2.196 | 1.877 | 1.778 | 1.778 | 1.205 | ||
| Vrijval voorzieningen | 177 | 116 | 74 | 26 | 26 | 26 | 26 | ||
| Bijzondere baten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| Totaal baten | 45.659 | 47.333 | 38.816 | 38.482 | 37.329 | 36.382 | 35.809 | ||
| Lasten | |||||||||
| Apparaatskosten | 43.147 | 45.713 | 36.722 | 36.196 | 35.242 | 34.333 | 33.792 | ||
| – | personele kosten | 19.121 | 16.443 | 17.923 | 17.796 | 17.865 | 17.865 | 17.865 | |
| – | waarvan eigen personeel | 13.368 | 14.625 | 15.510 | 15.433 | 15.433 | 15.433 | 15.433 | |
| – | waarvan externe inhuur | 4.383 | 958 | 1.004 | 954 | 954 | 954 | 954 | |
| – | waarvan overige personele kosten | 1.370 | 860 | 1.409 | 1.409 | 1.478 | 1.478 | 1.478 | |
| – | materiële kosten | 24.026 | 29.270 | 18.799 | 18.400 | 17.377 | 16.468 | 15.927 | |
| – | waarvan apparaat ICT | 878 | 1.062 | 1.107 | 1.050 | 1.107 | 1.050 | 1.050 | |
| – | waarvan bijdrage aan SSO's | 672 | 325 | 432 | 432 | 432 | 432 | 432 | |
| – | waarvan overige materiële kosten | 22.476 | 27.883 | 17.260 | 16.918 | 15.838 | 14.986 | 14.445 | |
| Rentelasten | 18 | 12 | 20 | 17 | 12 | 8 | 5 | ||
| Afschrijvingskosten | 1.414 | 1.608 | 2.074 | 2.269 | 2.075 | 2.041 | 2.012 | ||
| – | materieel | 1.414 | 1.608 | 2.074 | 2.269 | 2.075 | 2.041 | 2.012 | |
| – | waarvan apparaat ICT | 0 | 141 | 130 | 69 | 6 | 6 | 6 | |
| – | immaterieel | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Overige kosten | 471 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| – | dotaties voorzieningen | 471 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| – | bijzondere lasten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Totaal lasten | 45.050 | 47.333 | 38.816 | 38.482 | 37.329 | 36.382 | 35.809 | ||
| Saldo van baten en lasten | 609 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
Toelichting baten lasten:
Baten
De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (eerste geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (tweede geldstroom).
De bijdrage 2018 van het moederdepartement is ten opzichte van 2017 afgenomen vanwege de herijking van de middelen voor Digitale taken Rijksarchieven (DTR).
Vanaf 2012 verloopt de subsidie van OCW aan het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) via het begrotingsartikel van het Nationaal Archief. Het Nationaal Archief vervult hierin alleen de kasfunctie (doorgeven van gelden) waardoor per saldo in termen van baten en lasten geen sprake is resultaateffect. De subsidie bedraagt € 1,77 miljoen en is buiten de cijfers voor baten en lasten gehouden.
Omzet overige departementen
Het Nationaal Archief fungeert als rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zuid Holland en ontvangt daarvoor een jaarlijkse bijdrage.
Omzet derden
De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit inkomsten van derde partijen voor specifieke producten en diensten.
Mutatie projectgelden
Dit betreft de inzet projectgelden en investeringsbijdragen die zijn vooruit ontvangen voor de ontwikkeling van specifieke eenmalige producten en diensten voor verschillende opdrachtgevers. Het gaat met name om het programma DTR, het masterplan Concentratie Archiefdepot en de renovatie van de hal van Nationaal Archief.
Vrijval voorzieningen
Dit betreft de onttrekking aan de voorziening voor de kosten van wachtgeld en reorganisatie.
Lasten
Apparaatskosten
– Personele kosten
De personele kosten zijn gebaseerd op een bezetting van ca. 200 fte. In 2018 tot en met 2022 blijven de personele kosten stabiel op een niveau waarop het Nationaal Archief met voldoende kwaliteit diensten en producten kan leveren.
– Materiële kosten
Dit betreft onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, zoals voor het fysieke depot, de digitale taken rijksarchieven, tentoonstellingen, dienstverlening en in de projecten. De overige materiële kosten zullen de komende jaren dalen vanwege de wijziging in het huisvestingstelsel wat een verlaging van de huurprijs betekent. Daarnaast worden de schoonmaakdiensten vanaf 1 mei 2017 verzorgd door de RSO en in 2018 worden de facilitaire diensten overgenomen door FMH dat voor een daling in de overige materiële kosten zorgt.
Rentelasten
De rentelasten vloeien voort uit het beroep op de leenfaciliteit in 2013 en 2017.
Afschrijvingskosten
De stabiele lijn van de afschrijvingskosten wordt veroorzaakt door instandhoudingsinvesteringen in het fysieke depot en de ICT hardware.
| Omschrijving | Slotwet 2016 | Vastgestelde begroting 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari + depositorekeningen | 31.973 | 18.599 | 16.268 | 10.750 | 10.465 | 10.085 | 9.670 |
| +/+ totaal ontvangen operationele kasstroom | 38.407 | 36.933 | 36.546 | 36.579 | 35.525 | 34.578 | 34.578 | |
| –/– totaal uitgaven operationele kasstroom | – 40.936 | – 45.725 | – 36.742 | – 36.212 | – 35.254 | – 34.341 | – 33.797 | |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | – 2.529 | – 8.792 | – 196 | 367 | 271 | 237 | 781 |
| –/– totaal investeringen | – 1.432 | – 5.202 | – 4.670 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| +/+ totaal boekwaarde desinvesteringen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 1.432 | – 5.202 | – 4.670 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| –/– eenmalige uitkering aan moederdepartement | ||||||||
| +/+ eenmalige storting door het moederdepartement | ||||||||
| –/– aflossingen op leningen | – 360 | – 467 | – 652 | – 652 | – 652 | – 652 | – 652 | |
| +/+ beroep op leenfaciliteit | ||||||||
| 4. | Totaal financieringskasstroom | – 360 | – 467 | – 652 | – 652 | – 652 | – 652 | – 652 |
| 5. | Rekening courant RHB 31 december = stand depositorekeningen (=1+2+3+4) | 27.652 | 4.138 | 10.750 | 10.465 | 10.084 | 9.670 | 9.800 |
Toelichting kasstroomoverzicht:
De operationele kasstroom in 2018 is negatief vanwege uitgaven aan projecten. Omdat deze uitgaven gedekt worden uit vooruit ontvangen projectgelden, wordt uitgegaan van een begroting met een nihil resultaat.
De investeringskasstroom betreft vooral de investeringen in ICT hardware en investeringen in het fysieke depot. De financieringskasstroom betreft de aflossing van de leenfaciliteit welke is aangegaan ten behoeve van de verbouwing van de publieke ruimte, het fysieke depot en investeringen in ICT.
Het verschil in de verwachte Rekening Courant RHB positie begin 2018 ten opzichten van de vastgestelde begroting 2017 wordt met name veroorzaakt door vertragingen in het programma DTR en het project Masterplan Archiefdepots. Het programma DTR is begin 2017 afgerond. De vertraging van het project Masterplan Archiefdepots zal nog doorwerken.
Doelmatigheid
| Generiek deel | Slotwet 2016 | Vastgestelde begroting 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gemiddeld gewogen kostprijs per productgroep | |||||||||
| – | de (gem) prijs per km fysiek archief (capaciteit) | 13.350 | 12.960 | 12.960 | 12.960 | 12.960 | 12.960 | 12.960 | |
| – | de (gem) prijs per Terabyte digitaal archief | 1.311 | 1.297 | 1.278 | 1.253 | 1.219 | 1.219 | 1.219 | |
| Gemiddeld gewogen uurtarief intern personeel | |||||||||
| – | primaire taken – activiteiten | 47,8 | 51,0 | 51,0 | 51,0 | 51,0 | 51,0 | 50,0 | |
| Aantal fte | |||||||||
| – | formatie op lumpsum en projecten | 151,5 | 200–205 | 200–210 | 200–210 | 200–210 | 200–210 | 200–210 | |
| Saldo baten en lasten | 609.000 | – | – | – | |||||
| Ontwikkeling aantallen bezoekers | |||||||||
| – | bezoekers | 20.000 | 20.000 | 22.500 | 25.000 | 25.000 | 25.000 | 25.000 | |
| – | onderwijs | 7.500 | 10.000 | 12.500 | 15.000 | 15.000 | 15.000 | 15.000 | |
| – | studiezaal – bezoekers | 12.000 | 12.000 | 12.000 | 12.000 | 12.000 | 12.000 | 12.000 | |
| – | studiezaal – raadplegingen archiefstukken | 105.000 | 105.000 | 100.000 | 100.000 | 100.000 | 100.000 | 100.000 | |
| – | Website GaHetNa | 1.300.000 | 1.400.000 | 1.500.000 | 1.600.000 | 1.600.000 | 1.600.000 | 1.600.000 | |
| Cijfer bezoeker tevredenheid | 7,3 | 7,4 | 7,4 | ||||||
| Voldoen aan webrichtlijnen Rijk | |||||||||
| Beschikbaarheid – bereikbaarheid organisatie | |||||||||
| fysieke dienstverlening; geopend: | |||||||||
| – | informatiecentrum en studiezaal | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | |
| – | tentoonstelling | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | |
| – | ontvangst schoolgroepen | ma t/m vr | ma t/m vr | ma t/m vr | ma t/m vr | ma t/m vr | ma t/m vr | ma t/m vr | |
| – | Digitale dienstverlening eDepot (basisdienstverlening) | ||||||||
| – | helpdesk openingstijden op werkdagen | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | |
Gebaseerd op kostprijsmodel 2012. I.h.k.v. de uitwerking van een nieuwe (integraal) kostprijsmodel wordt een geheel nieuwe set KPI's uitgewerkt (actie 2017–2018).
Gebaseerd op kostprijsmodel 2014. I.h.k.v. de uitwerking van een nieuwe (integraal) kostprijsmodel wordt een geheel nieuwe set KPI's uitgewerkt (actie 2017–2018).
Toelichting doelmatigheidsindicatoren:
In de berekening van de gemiddelde kostprijs per kilometer fysiek archief is geen rekening gehouden met de capaciteitsuitbreiding van het depot door indikking van de archiefopslag. De consequenties van de uitbreiding van de depotcapaciteit door de nieuwe opslaglocatie in Emmen (met de verbouwing moet nog worden gestart) zijn niet doorgerekend vanwege het ontbreken van voldoende kerncijfers. In het kostprijs is de berekening aangehouden van het kostprijsmodel voor papieren archieven uit 2012. De KPI’s van het kostprijsmodel worden geactualiseerd. Zie hierover de toelichting onder «Integraal kostprijsmodel».
Het Nationaal Archief biedt een landelijke infrastructuur aan voor producten en diensten voor digitale archivering aan Regionale Historische Centra (RHC’s), departementen en andere instellingen met een publieke taak. Aan de dienstverlening is een kostprijsmodel verbonden die inzichtelijk maakt tegen welke kosten producten en diensten kunnen worden afgenomen. In tabel benoemde prijs / Tb digitaal archief is gebaseerd op kostprijsmodel voor digitale archieven van 2014 en betreft de dienstverlening aan Rijks Historische Centra (RHC’s). De KPI’s van het kostprijsmodel worden geactualiseerd. Zie hierover de toelichting onder «Integraal kostprijsmodel».
Integraal Kostprijsmodel
In de periode september 2016 tot en met maart 2017 is het kostprijsmodel van het Nationaal Archief geheel opnieuw ontwikkeld en ingericht. Het betreft de uitwerking van een integraal kostprijsmodel waarin kosten, aantallen en kostprijzen zijn opgenomen voor alle 27 producten en diensten van het Nationaal Archief. Dit kostprijsmodel is in opzet gereed en wordt in 2017 geïmplementeerd (dit houdt in het inrichten van het sturingsmodel, het inrichten van de externe governance volgens te onderscheiden rollen van Eigenaar, Opdrachtgever(s) en Opdrachtnemer, de uitwerking van procedures (AO-IC), de inrichting van systemen en de uitwerking van nieuwe set kritieke prestatie indicatoren (KPI’s)). Met de begroting en het jaarplan 2018 wordt ervaring met het kostprijsmodel opgedaan. Na evaluatie volgen eventuele aanpassingen van het model. Uiterlijk in 2019 moet het kostprijsmodel in opzet, bestaan en werking in de organisatie en de systemen zijn doorgevoerd. Dit alles moet leiden tot een beter inzicht in de kosten per product en dienst en tot een betere aangrijpingspunten voor sturing en beheersing.
De gemiddeld gewogen uurtarieven zijn gebaseerd op de realisatiecijfers van het Nationaal Archief in de jaarrekening 2016.