A: Personele en materiële uitgaven

Dit artikel betreft de apparaatsuitgaven van zowel het postennetwerk in het buitenland als het departement in Den Haag, exclusief de personele uitgaven voor de politieke leiding en attachés van andere ministeries. Het omvat de verplichtingen voor en uitgaven aan het ambtelijk personeel, de overige personele uitgaven en het materieel.

Personeel:

De personele uitgaven vallen uiteen in de volgende categorieën: (1) Uitgaven voor het ambtelijk personeel; Dit betreft de algemene ambtelijke leiding van het departement (met uitzondering van de secretaris-generaal, plaatsvervangend secretaris-generaal en directeuren-generaal4), de beleidsdirecties en de ondersteunende diensten. (2) Uitgaven voor het uitgezonden personeel op de ambassades (zoals salaris, vergoedingen en dienstreizen). (3) Uitgaven voor het lokaal aangenomen personeel op de ambassades.

Materieel:

De materiële uitgaven hebben betrekking op de uitgaven voor de exploitatie van en investeringen in het departement in Den Haag en de vertegenwoordigingen in het buitenland. Hieronder vallen onder andere de verplichtingen en uitgaven voor (1) huisvesting zoals huur van kanselarijen, residenties, personeelswoningen en het kantoor in Den Haag, klein onderhoud en bouwkundige projecten, (2) beveiligingsmaatregelen, (3) ICT uitgaven zoals automatisering en communicatiemiddelen en (4) bedrijfsvoeringsuitgaven. Specifiek wordt van de materiële uitgaven aangegeven welk deel hiervan betrekking heeft op ICT-uitgaven en hoeveel van de uitgaven via een Rijksbrede shared service organisatie (SSO) worden verricht. De ICT uitgaven die door een SSO worden verricht staan opgenomen onder de categorie» bijdragen aan SSO’s».

Budgettaire gevolgen:

B: Totaaloverzicht apparaatsuitgaven en -kosten Buitenlandse Zaken

Buitenlandse Zaken heeft geen baten-lastendienst of ZBO.

C: Verdeling apparaatsuitgaven naar beleid

De Minister van Financiën heeft de Kamer, in het kader van «verantwoord begroten», toegezegd de apparaatsuitgaven indicatief te verdelen over de beleidsartikelen. Omdat de apparaatsuitgaven niet specifiek toe te rekenen zijn aan beleidsartikelen, kiest Buitenlandse Zaken ervoor een splitsing te maken naar uitgaven op het kerndepartement en op de posten. Van de totale apparaatskosten van EUR 793 miljoen in 2019 kan circa EUR 275 miljoen (circa 35%) worden toegerekend aan het kerndepartement. Bij de verdeling van de kosten hieronder is het aantal fte’s per directoraat generaal als uitgangspunt genomen. Het restant (EUR 518 miljoen, circa 65%) zijn uitgaven die toegerekend worden aan het postennetwerk. Verder is op basis van een inventarisatie van de thematische invulling van de personele inzet in het postennetwerk een schatting gegeven van de kosten op een aantal terreinen. Deze terreinen zijn: economische diplomatie, cultuur, politiek, ontwikkelingssamenwerking, management, consulair en beheer. In onderstaande overzichten is de verdeling schematisch opgenomen.

D: Actuele ontwikkelingen

Bundeling ondersteunende diensten door taakspecialisatie

In 2010 heeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken besloten om consulaire, financiële en bedrijfsvoeringstaken, die op de verschillende posten werden uitgevoerd en waarvan het niet noodzakelijk was deze ter plekke uit te voeren, onder te brengen in Regionale Service Organisaties. Deze regionalisering van werkzaamheden vond plaats tussen 2010 en 2014 en heeft bijgedragen aan een kwaliteitsverbetering en het realiseren van de taakstelling waar het Ministerie voor stond. Daarnaast is in 2016 de financiële dienstverlening op het departement gebundeld in de Financiële Service Organisatie (FSO).

In januari 2018 is het ministerie begonnen met de uitvoer van het taakspecialisatieproject. Dit project streeft ernaar de kwaliteit, doelmatigheid en continuïteit van de wereldwijde consulaire diensten en bedrijfsvoering verder te verbeteren.

Tussen januari 2018 en december 2019 zullen de huidige zeven Regionale Service Organisaties hun werkzaamheden overhevelen naar Den Haag. De financiële dienstverlening voor de posten zal worden belegd bij de recent opgerichte Financiële Service Organisatie (FSO). De niet-financiële bedrijfsvoering bij de interdepartementale Shared Service Organisatie 3W. Ten slotte wordt voor de consulaire backofficetaken de Consulaire Service Organisatie (CSO) opgericht. Doelstelling is een optimale, doelmatige en klantgerichte ondersteuning van het postennet.

Digitalisering

In 2019 zet Buitenlandse Zaken verdere stappen op de integratie van ICT in de primaire processen. De eerste belangrijke pijler is informatiegestuurd werken. BZ bereidt zich hiermee voor op een internationale omgeving waarin ontwikkelingen zich steeds sneller opvolgen. Want in een wereld die steeds sneller verandert, moet BZ zelf ook wendbaar zijn, nieuwe ontwikkelingen zo vroeg mogelijk kunnen identificeren, plannen en haar beleid continue kunnen bijstellen. Met de inzet van data-analyse en het definiëren van heldere resultaten maakt BZ de omslag naar een innovatieve diplomatie met effectieve antwoorden en een passend buitenlandbeleid.

De tweede belangrijke pijler is de digitalisering van dienstverlening. De interactie met burgers (waaronder de moderne consulaire dienstverlening), bedrijfsleven en de internationale partners vraagt om een digitaal platform dat de informatie uitwisseling ondersteunt, voldoende beveiligd is en tegelijkertijd zo flexibel is dat aanpassingen als gevolg van veranderende vraag of internationale regelgeving snel kunnen worden doorgevoerd.

De derde pijler is het vergroten van de digitale weerbaarheid van BZ als gevolg van de almaar toenemende cyberdreiging, in het bijzonder spionage en de aangescherpte privacyregelgeving. Naast technische ICT-aanpassingen wordt ingezet op het vergroten van de digitale vaardigheden en verhoging van het bewustzijn van medewerkers. Uitgangspunt waarop het geheel aan maatregelen wordt vormgegeven is: data en informatie binnen BZ is open wanneer het kan, maar afgeschermd en veilig wanneer het moet.

Deze pijlers staan op een verandertraject, dat voorziet in een nieuwe architectuur met inzet van moderne technologieën en beveiligingsmaatregelen. In 2019 worden de eerste resultaten, waar internationale clouddiensten onderdeel van uitmaken, opgenomen in het ICT-portfolio van BZ. Hierin worden de benodigde moderniseringen in ICT en ICT-expertise voor het postennet integraal meegenomen. Voorbeeld hiervan is de vernieuwing van het wereldwijde communicatienetwerk van BZ.

Meerjarenplan huisvesting

Het huisvestingsbeleid van Buitenlandse zaken is gericht op het moderniseren, verduurzamen en rationaliseren van de vastgoedportefeuille. Hierbij moet veiligheid van de ambassadekantoren en de medewerkers altijd gegarandeerd zijn. Ambassadekantoren worden functioneel en doelmatig ingericht conform Het Nieuwe Werken (HNW) en ter ondersteuning van de modernisering van diplomatie, tenzij de omstandigheden (bijvoorbeeld vanwege de veiligheid of politieke situatie) dit niet toelaten.

Taakstelling

Mede door de modernisering en rationalisering wordt invulling gegeven aan de in 2014 opgelegde bezuiniging van EUR 20 miljoen (te realiseren vanaf 2021). Panden worden in de komende jaren afgestoten, aangekocht of verbouwd conform een op functionaliteit gericht bestedingsplan. Op deze manier kan BZ de taakstelling van EUR 20 miljoen realiseren en haar medewerkers in het buitenland optimaal faciliteren.

Huisvestingsfonds

In 2013 is een middelenafspraak tussen Buitenlandse Zaken en Financiën (het «Huisvestingsfonds») overeengekomen met als doel de taakstelling op het terrein van huisvesting te kunnen realiseren. Met het Ministerie van Financiën is afgesproken dat ontvangsten uit de verkoop van onroerend goed in het buitenland in latere jaren kunnen worden ingezet voor investeringen die samenhangen met de voorgenomen besparingen op de huisvesting in het buitenland.

Zoals toegezegd tijdens het Wetgevingsoverleg over het jaarverslag 2016 van Buitenlandse Zaken op 12 juni 2017 wordt vanaf de begroting 2018 een overzicht opgenomen van de onroerend goed mutaties die gemoeid zijn met de middelenafspraak. Verder is in het overzicht een raming opgenomen van de verwachte opbrengsten en investeringen in 2019.

Hieronder volgt per jaar nog een toelichting waaruit de opbrengsten en investeringen bestaan.

Het bovenstaande overzicht is, zoals aan de Kamer toegezegd, op hoofdlijnen om de onderhandelingspositie bij aankoop en verkoop niet te schaden. Met name over 2018 en 2019 kan vanwege de onderhandelingspositie geen, of slechts in beperkte mate over individuele transacties informatie worden verschaft.