Sinds de jaren 90 van de vorige eeuw bestaan er binnen de Europese Unie (EU) regels om ervoor te zorgen dat alle bedrijven binnen de EU kunnen meedingen naar overheidsopdrachten van de EU-lidstaten. Voorgaande jaren hebben we bij ons rijksbrede onderzoek naar de risicobeheersing rond Europese aanbestedingen geconstateerd dat bij de meeste ministeries het inkoopbeheer op papier wel goed geregeld is, maar bij een aantal ministeries in de praktijk onvolkomenheden vertoont. Doordat ministeries (inclusief baten-lastendiensten) Europese aanbestedingsregels overtraden constateerden we in 2009 385 rechtmatigheidsfouten en onzekerheden met een financieel belang van in totaal € 179,2 miljoen. In 2010 was het aantal fouten en onzekerheden gestegen naar 429 en het financieel belang ervan naar ongeveer € 200 miljoen.
Wij zijn bij 24 organisatieonderdelen van de rijksoverheid nagegaan of het inkoopbeheer in 2011 voldoende waarborgen bevatte gericht op de naleving van Europese aanbestedingsregels. In 14 van de 24 gevallen is sprake van een onvolkomenheid. Het inkoopproces bevat in die 14 gevallen onvoldoende waarborgen dat de regels worden nageleefd. Van de zes onvolkomenheden in het inkoopbeheer in 2010, zijn er in 2011 nog vijf over. Daarnaast hebben wij dit jaar negen nieuwe onvolkomenheden geconstateerd.
Bij veel organisaties (Ministeries van OCW, VWS, IenM en het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), een baten-lastendienst van het Ministerie van VWS) ontbreekt een gedegen analyse van de inkopen, waardoor vergelijkbare bestellingen mogelijk ten onrechte niet worden gebundeld. Dit kan leiden tot onrechtmatigheid, maar ook tot ondoelmatigheid. Ministeries lopen hierdoor immers het risico te duur in te kopen. Ook zijn inkoopdossiers vaak niet op orde (Ministeries van BZK, Financiën, IenM, OCW, SZW en de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), FM Haaglanden, Dienst Regelingen en het Openbaar Ministerie) en dit is relatief vaak het geval bij organisaties die hun inkoopdossiers gedigitaliseerd hebben. Het niet op orde zijn van de inkoopdossiers maakt het voor het ministerie lastig om snel vast te stellen of leveranciers zich aan de voorwaarden houden.
Een contractenregister helpt de organisatie om tijdig te beginnen met nieuwe aanbesteding en inzicht te bieden aan de organisatie met welke partijen er reeds contracten zijn. De contractregisters waren niet op orde bij Agentschap NL, Dienst Regelingen, het Openbaar Ministerie en het RIVM. Wij hebben bij alle organisaties fouten gevonden, maar vooral bij DUO, Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), FM Haaglanden en bij de Ministeries van Financiën, OCW en IenM.