Voor de rijksbrede bedrijfsvoering dragen zowel de minister voor Wonen en Rijksdienst22 (WenR) als de minister van Financiën een bijzondere systeemverantwoordelijkheid, aangezien beide ministers kaderstellende of voorwaardenscheppende verantwoordelijkheden en bevoegdheden hebben voor de rijksbrede bedrijfsvoering.
Verantwoordelijkheidsverdeling en verantwoording rijksbrede bedrijfsvoering
De minister van Financiën is op grond van de Comptabiliteitswet al decennia lang systeemverantwoordelijk voor het rijksbrede begrotingsbeheer en de financiële bedrijfsvoering (financieel beheer en materieelbeheer).
De Minister voor WenR heeft een systeemverantwoordelijkheid op het terrein van personeel, informatie- en communicatietechnologie (ICT), organisatie, huisvesting, inkoop, facilitaire dienstverlening en beveiliging.
De invulling van deze systeemverantwoordelijkheden van de minister voor WenR verschilt echter per bedrijfsvoeringsdomein. Dit wordt veroorzaakt door verschillen in ontwikkelstadia, aangezien de meeste domeinen pas recentelijk tot de systeemverantwoordelijkheid van de minister van BZK zijn gaan behoren en inmiddels zijn ondergebracht bij de minister voor WenR.
De minister van Financiën verantwoordt zich over de invulling van zijn (systeem)verantwoordelijkheid voor het rijksbrede begrotingsbeheer en de financiële bedrijfsvoering in het Financieel Jaarverslag van het Rijk (FJR).
De minister van Financiën heeft op grond van de Comptabiliteitswet 2001 een coördinerende taak bij zowel het begrotingsbeheer als de rijksbrede financiële bedrijfsvoering. Het ministerie van Financiën geeft onder meer invulling aan deze coördinerende taak voor de rijksbrede financiële bedrijfsvoering door het stellen van (wettelijke) kaders waarmee betrouwbaarheid, doelmatigheid, uniformering en vereenvoudiging worden bewerkstelligd. Deze kaders zijn in de Comptabiliteitswet geregeld of vastgelegd in nadere regelingen zoals de Regeling Departementale Begrotingsadministratie (de eisen aan financiële administraties), de Rijksbegrotingsvoorschriften, de Regeling Kasbeheer, de Regeling Agentschappen en de Regeling Audit Committees.
De minister voor WenR rapporteert over de uitvoering van het rijksbrede beleid ten aanzien van de bedrijfsvoeringstaken in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk.
Daarnaast biedt de minister voor WenR in de jaarrapportage een samenhangend beeld van de organisatie en de bedrijfsvoering van het rijk. In deze jaarrapportage komen de volgende bedrijfsvoeringsonderwerpen aan de orde: organisatie en personeel, huisvesting, facilitaire zaken, inkoop, ICT en informatiehuishouding. Tevens bevat de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 201223 de ontwikkelingen in het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst.
De minister voor Wonen en Rijksdienst kan op grond van het Coördinatiebesluit organisatie en bedrijfsvoering 2011 na overleg met de andere ministers kaders vaststellen ter bevordering van de eenheid, de kwaliteit of de efficiëntie van de bedrijfsvoering door de ministeries. Hij is op grond van hetzelfde besluit bevoegd om rijksbrede shared service organisaties (SSO’s) aan te wijzen.
Toezicht en monitoring rijksbrede bedrijfsvoering
Om hun (systeem)verantwoordelijkheden voor de rijksbrede bedrijfsvoering te kunnen dragen, houden de minister van Financiën en de minister voor WenR toezicht op de bedrijfsvoering bij de ministeries. De invulling van dit toezicht is afhankelijk van de verantwoordelijkheidsverdeling en gebeurt in de meeste gevallen door het monitoren van de resultaten bij de ministeries. De verantwoordelijkheid voor deze resultaten ligt bij de vakministers.
De systeemverantwoordelijke ministers moeten daarom zorgen goed geïnformeerd te zijn over de resultaten en de effecten van de bedrijfsvoering bij de ministeries. Op basis daarvan kan de systeemverantwoordelijke minister het rijksbrede beleid en de gestelde kaders evalueren en zo nodig bijstellen, dan wel de informatie gebruiken bij het aanspreken van de vakministers op hun eigen verantwoordelijkheden.
De minister van Financiën stelt jaarlijks de Rijksbegrotingsvoorschriften op. Verder is in 2012 een Regeling Kasbeheer en een Regeling Audit Committees in werking getreden. Daarnaast wordt gewerkt aan een zesde wijziging van de Comptabiliteitswet 2001 en een algehele herziening van deze wet (zie paragraaf 3.8). Bovendien heeft het ministerie van Financiën de afgelopen decennia geïnvesteerd in rijksbrede overlegvormen en een gezamenlijke gegevenshuishouding, rijksbrede financiële systemen, opleidingen en kennisuitwisseling en -verspreiding voor alle ministeries.
Het toezicht van de minister van Financiën op de kwaliteit van de financiële bedrijfsvoering binnen het rijk is de afgelopen jaren flink veranderd. Dat heeft alles te maken met de toegenomen verantwoordelijkheid en taakvolwassenheid van de departementale controldirecties en Audit Committees en de continue verbeteringen in de financiële functie en de financiële bedrijfsvoering bij de departementen. Het toezichtbeleid van de minister van Financiën op de rijksbrede financiële bedrijfsvoering is daarom inmiddels vooral gericht op het signaleren van rijksbrede ontwikkelingen in de financiële functie en het (tijdig) onderkennen van de noodzaak om kaders (bij) te stellen indien de (rijksbrede) ontwikkelingen hierom vragen. Dit beleid sluit aan bij de uitgangspunten van het IBO Regeldruk en Controletoren24. Hierin is de conclusie getrokken dat het toezicht van de minister van Financiën gerichter invulling kan krijgen en het toezicht op de individuele knelpunten in het financieel beheer bij de departementen kan worden afgebouwd.
De monitoring door de minister voor WenR op de genoemde onderdelen van de rijksbrede bedrijfsvoering is, zoals hiervoor toegelicht, op onderdelen nog in ontwikkeling. Daarnaast is er met de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR) en de onderliggende Interdepartementale Commissies een overlegstructuur gecreëerd waarin alle departementen zijn vertegenwoordigd. In deze commissies vindt gezamenlijke besluitvorming plaats, wordt het gezamenlijk opdrachtgeverschap aan de SSO’s vorm gegeven en wordt kennis uitgewisseld. Deze overlegstructuur stelt de minister voor WenR in staat om vroegtijdig signalen te ontvangen over het functioneren van het stelsel en indien nodig hierop bij te sturen.
Het toezicht op de rijksbrede SSO’s op het terrein van de bedrijfsvoering geschiedt door de minister voor WenR via de methodiek zoals is beschreven in de Regeling baten-lastendiensten en vanaf 2013 in de Regeling Agentschappen. Hierin is onder meer bepaald dat toezicht uitgeoefend wordt op het financieel beheer en de rechtmatige en doelmatige besteding van de begrotingsbedragen. De Regeling voorziet ook in de invulling van de opdrachtgeversrol ten aanzien van deze SSO’s.