Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

3.3 De verantwoording over de bedrijfsvoering

In de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag legt elke minister verantwoording af over de rechtmatigheid van de uitgaven, ontvangsten en verplichtingen, het gevoerde financieel en materieelbeheer, de totstandkoming van de beleidsinformatie en over eventuele overige aspecten van de bedrijfsvoering van het desbetreffende ministerie. Op deze manier sluit de verslaglegging aan bij de ministeriële verantwoordelijkheid. In het Financieel Jaarverslag van het Rijk wordt mede op basis van deze bedrijfsvoeringsparagrafen een rijksbreed beeld geschetst.

Het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer en de overige aspecten van de bedrijfsvoering: Rijksbreed beeld 2012

Uit de (bedrijfsvoeringsparagrafen in de) departementale jaarverslagen en de samenvattende auditrapporten komt het beeld naar voren dat het financieel beheer en materieelbeheer rijksbreed grotendeels op orde is. In de afgelopen jaren hebben de aandacht voor het financieel beheer en materieelbeheer en de ingezette verbeteringen ertoe geleid dat een deel van de bestaande problemen is opgelost en er binnen het beheer niet veel nieuwe grote problemen zijn ontstaan. Wel was bij een aantal departementen sprake van een moeizaam proces om te komen tot de opstelling van de jaarrekening. Op basis van de kwaliteitskaart bedrijfsvoering van de Algemene Rekenkamer blijkt eveneens dat bij het overgrote deel van de bedrijfsvoeringsprocessen geen onvolkomenheden zijn geconstateerd.

Een beperkt deel van het financieel beheer en materieelbeheer van de ministeries vertoont echter nog tekortkomingen die voor verbetering vatbaar zijn. Het gaat daarbij vooral om problemen met de administratie en het beheer van voorschotten en verplichtingen, het inkoop- en contractbeheer (inclusief de naleving van de Europese aanbestedingsregels), de totstandkoming van de jaarrekeningen van enkele departementen en de werking en de beveiliging van geautomatiseerde systemen. Een deel van de (langlopende) tekortkomingen in het financieel en materieelbeheer is in 2012 inmiddels opgelost of verbeterd:

  • Bij het ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) is in 2012 fasegewijs een nieuw systeem voor de financiële bedrijfsvoering geïmplementeerd (Leonardo). Bij met name het bestuursdepartement was mede hierdoor sprake van problemen die de ordelijkheid van het financieel beheer ernstig hebben aangetast. Dit heeft negatieve effecten gehad op de juiste en tijdige rapportering van de financiële informatie in 2012 en het opstellen van het departementale jaarverslag over 2012. De problemen hebben slechts in beperkte mate geleid tot onrechtmatigheden. Om het financieel beheer in 2013 te verbeteren is een verbeterplan opgesteld voor onder meer het wegwerken van achterstanden, het vereenvoudigen van het betaalproces, het correct vastleggen van verplichtingen, voorschotten en vorderingen, het voorkomen van boekingsfouten, het periodiek afsluiten van de financiële administratie en het verbeteren van de managementinformatie. Het inkoopproces blijft een punt van aandacht voor 2013, met name het naleven van de Europese aanbestedingsregels. Het personeelsbeheer binnen het bestuursdepartement is verbeterd en de mandaataanpassingen worden in 2013 geformaliseerd.

  • Bij het ministerie van Defensie zijn de verbeterprogramma’s voor het financieel beheer en materieelbeheer vertraagd door de reorganisatie en de vertraging van de implementatie van het ICT-project SPEER. Eind 2012 is besloten om de doelstellingen en de planning voor het op orde brengen van het beheer te herijken. Het financieel beheer wordt naar verwachting structureel verbeterd met de oprichting van het Financieel Administratie en Beheer Kantoor in 2013. In 2012 is het verplichtingenbeheer wel verbeterd en is voor het materieelbeheer bij de gevoelige materieelsoorten voldaan aan de interne norm van 80 procent (score: minimaal redelijk) en voor de niet-gevoelige materieelsoorten aan de interne norm van 70 procent (idem). De achterstand bij de uitvoering van veiligheidsonderzoeken is nagenoeg opgelost. Voor het proces van de veiligheidsonderzoeken is een verbeterprogramma opgesteld, waarmee in 2014 een stabiel proces moet zijn gerealiseerd. Het completeren van alle personeelsdossiers met de wettelijke documenten is nog niet gerealiseerd in 2012.

  • Het subsidiebeheer bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is in 2012 verder verbeterd door meer aandacht in de gehele organisatie en betere beschikbaarheid van de sturings- en monitoringsinformatie gedurende het jaar. Het inkoopbeheer van het RIVM (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu) voldoet nog niet aan de gestelde eisen en om die reden is eind 2012 een verbeterplan opgesteld. VWS heeft in 2012 verder geïnvesteerd in het verbeteren van de informatiebeveiliging door het inrichten van een Bureau Integrale Veiligheid en het aanpassen van de planning- en controlcyclus.

  • Bij het ministerie van Financiën heeft de Belastingdienst in 2012 veel aandacht besteed aan de onvolkomenheden in de bedrijfsvoering die de Algemene Rekenkamer in 2011 heeft geconstateerd. Het personeelsbeheer en het ICT-beheer (testen ICT-systemen en beveiligen informatie) bij de Belastingdienst zijn verbeterd. De informatiebeveiliging blijft een punt van aandacht. Het Agentschap heeft de afgelopen periode te maken gehad met twee incidenten in het financieel beheer. Het eerste heeft betrekking op onjuiste toerekening van de agio, het tweede op de situatie dat in 2011 meer derivatencontracten zijn afgesloten dan volgens het risicokader nodig waren. Het Agentschap heeft verbetermaatregelen genomen om dergelijke incidenten te voorkomen. Daarnaast worden er monitoringsinstrumenten ingezet om snel achter eventuele fouten te komen.

  • Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) heeft in 2012 diverse maatregelen genomen (waaronder centraal toezicht) om het inkoopbeheer te verbeteren. Het subsidiebeheer bij DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) is eveneens verbeterd: de openstaande voorschotten zijn afgenomen en er zijn maatregelen genomen om nieuwe beschikkingen te verbeteren. Daarnaast heeft OCW geïnvesteerd in de informatiebeveiliging door het uitvoeren van kwetsbaarheidsanalyses. Bij DUO zal het informatiebeveiligingsbeleid in 2013 op orde worden gebracht.

  • Bij het ministerie van Economische Zaken (EZ) is een nieuw informatiebeveiligingsbeleid voor het kerndepartement geïmplementeerd. Binnen het departement en bij diverse baten-lastendiensten zijn in 2012 verbeteringen in het inkoopproces doorgevoerd. Doorontwikkeling en verdere versterking van het inkoopproces blijven voor 2013 aan de orde.

  • Bij het ministerie van Infrastructuur en Milieu (I&M) zijn in 2012 diverse acties in gang gezet om het personeelsbeheer en de bescherming van de informatiesystemen te verbeteren. Voor de informatiebeveiliging is realisatie van de beveiligingsplannen en verbeterplannen nog noodzakelijk. In 2012 is nog een aantal afwijkingen van de Europese aanbestedingsregels geconstateerd. Er zijn maatregelen genomen in 2012 om dit in de toekomst te voorkomen. Rijkswaterstaat heeft het financieel beheer en materieelbeheer verder verbeterd, met bijzondere aandacht voor het systeemgerichte contractbeheer. Het financieel beheer bij de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) is in 2012 onder druk komen te staan. Structurele maatregelen worden getroffen om het financieel beheer weer op orde te krijgen.

  • Bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) is het aantal fouten bij Europese aanbestedingen afgenomen. BZK heeft maatregelen getroffen om het contractbeheersysteem en de aanbestedingsdossiers verder te professionaliseren. De actualisatie van de informatiebeveiligingsplannen zijn voor de meeste onderdelen in 2012 gerealiseerd. Het financieel beheer en materieelbeheer bij de Rijksdienst Caribisch Nederland is verder verbeterd.

  • Het financieel beheer en materieelbeheer van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) als geheel zijn in 2012 verder verbeterd. Met name de organisatie van de (centrale) inkoopfunctie is verder op orde gebracht. Het aantal fouten als gevolg van Europese aanbestedingen is verder gedaald in 2012. De informatiebeveiliging voldoet nog niet op alle aspecten aan de bij het Rijk gehanteerde normen, omdat nog niet voor alle systemen autorisatiematrices of risicoanalyses zijn uitgevoerd. Het subsidiebeheer blijft eveneens aandacht vragen in 2013. SZW heeft maatregelen genomen om de gebreken te herstellen die hebben gezorgd voor onzekerheid over de rechtmatigheid van de verstrekte uitkeringen in Caribisch Nederland.

  • Bij het ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa) is de kwaliteit van het financieel beheer in 2012 gehandhaafd. Met het bundelen van de bedrijfsvoering in regional support offices (RSO’s) is geïnvesteerd in het behoud en het bevorderen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering voor de posten. De kwaliteit van de risicoanalyses die posten opstellen voor de interne controleplannen is nog niet overal van voldoende niveau. Aangezien dit een potentieel risico vormt voor de bedrijfsvoering is onlangs een nieuw instrument voor risicoanalyse ontwikkeld, dat begin 2013 is ingevoerd. Medio 2012 heeft BuZa een visie ontwikkeld op het toezicht op subsidieontvangers. Het archief- en dossierbeheer op de posten zijn verder verbeterd. De regie op de informatiebeveiliging is verbeterd, maar moet nog verder worden versterkt.

De belangrijkste risico’s voor de rijksbrede bedrijfsvoering zijn vermeld in paragraaf 3.5. In 2012 zijn verbeteringen doorgevoerd in de rijksbrede bedrijfsvoering (zie paragraaf 3.6) en hebben belangrijke ontwikkelingen plaatsgevonden in het financieel beleid, de financiële functie en het financieel management (zie paragraaf 3.8). Deze ontwikkelingen en verbeteringen zullen naar verwachting bijdragen aan het verminderen en oplossen van de gesignaleerde tekortkomingen en (rijksbrede) risico’s voor de bedrijfsvoering.

Licence