Artikel 3.5 openbaarheidsparagraaf van de Wet open overheid (Woo) schrijft voor dat een bestuurs-orgaan in de jaarlijkse begroting aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens met betrekking tot het transparanter maken van de organisatie en de verbetering van de informatiehuishouding. Beschreven wordt wat de organisatie wil bereiken met de toegekende/ontvangen financiële middelen. In de voorliggende paragraaf wordt ingegaan op de drie hoofdonderdelen uit de Woo: 1. Actieve openbaarmaking, 2. Passieve openbaarmaking en 3. Verbetering van de informatiehuishouding.
1. Actieve openbaarmaking
IenW volgt het tempo2 en de koers die rijksbreed voor actieve openbaarmaking is ingezet. Per 1 november 2024 is voldaan aan de eerste tranche actief openbaar te maken categorieën informatie (art. 3.3). Met een concern-brede implementatieaanpak bereiden de IenW-onderdelen zich voor op openbaar-making van de volgende tranches. Voor publicatie van deze documenten, is de rijksbrede technische voorziening van belang die door BZK wordt ontwikkeld.
Voor wat betreft de inspanningsverplichting Woo (art. 3.1) maakt IenW informatie openbaar waar vanuit de maatschappij veel vraag naar/veel behoefte aan is. Voorbeelden hiervan zijn: het vuurwerkdossier en de vluchtgegevens van het regeringsvliegtuig. Deze ingezette koers wordt vervolgd.
Sinds 1 juli 2021 worden bij de stukken aan het parlement ook de onderliggende beslisnota’s3 openbaar gemaakt. De naleving van deze werkwijze wordt in de organisatie geborgd met monitoring. IenW is in afwachting van de resultaten van het onderzoek dat door BZK wordt uitgevoerd onder parlementsleden EK/TK, journalisten en rijksambtenaren naar hun ervaring met beslisnota’s. In het onderzoek wordt nagegaan of beslisnota’s parlementsleden ondersteunen bij het vervullen van hun controle- en medewetgevingstaken. De resultaten uit dit onderzoek, die voor de zomer 2025 worden verwacht, leiden mogelijk tot aanscherping van de werkwijze bij IenW.
2. Passieve openbaarmaking
De ingezette koers om de doorlooptijden van de afhandeling van Woo-verzoeken te verkorten is in 2024 gestart en wordt voortgezet. De eerste resultaten hiervan zijn waarneembaar. Het contact met de verzoeker is geïntensiveerd en vindt eerder in het proces plaats. Daarnaast werkt IenW met (deel)besluiten en zorgt voor een betere samenwerking met de inhoudelijk deskundige. De verdere optimalisatie van het proces heeft concern-breed de aandacht, in samenhang met de Woo-contactpersoon en het actief openbaar maken van Woo-verzoeken en besluiten. Ook hierbij sluit IenW zoveel mogelijk aan bij de rijksbrede koers en ontwikkelingen.
3. Verbetering van de informatiehuishouding
Het ministerie van IenW heeft voor de implementatie van de Woo en verbetering van de informatiehuis-houding een concern-breed plan open overheid en informatiehuishouding opgesteld. Met dit plan is inzichtelijk gemaakt wat de totale opgave inhoudt en welke ambities IenW stelt. Met gerichte acties is en wordt gewerkt aan verbetering van de informatiehuishouding. Daarbij is en wordt gekeken waar het effect van de verbetering het grootst is, waar risico’s worden gelopen, welke acties dit vraagt van de organisatie (stapsgewijze aanpak in de tijd). IenW werkt hierbij nauw samen met het coördinerend departement BZK, het rijksbrede programma Open Overheid en partijen en leveranciers in het landschap.
Bij IenW is en wordt de informatiehuishouding stapsgewijs verder geprofessionaliseerd en versterkt, met aandacht voor: professionals, volume en aard van informatie, informatiesystemen, bestuur en naleving. De volgende acties worden ingezet:
Professionals (IV-professionals en rijksambtenaren)
Het Kwaliteitsraamwerk IV-professional (KWIV-profielen) is geïmplementeerd. De naleving en monitoring daarvan is in de lijn geborgd, deze lijn wordt voorgezet. Voor het ontwikkelen van kennis en vaardigheden van IV-professionals en rijksambtenaren benut IenW de rijksbreed ontwikkelde cursussen en trainingen (Leerhuis4). Transparantie en informatiehuishouding zijn onderwerpen die worden behandeld bij de introductie van nieuwe medewerkers. Er is aandacht voor communicatie over deze onderwerpen en voor ondersteunende hulpmiddelen voor managers, medewerkers en IV-professionals (o.a. workshops en een gereedschapskist).
Volume en aard van informatie
In 2024 is het totale informatielandschap in beeld gebracht. Met dit inzicht- en overzicht werd het mogelijk te prioriteren en gericht in te zetten op verbetering. In 2025 is gestart met het opstellen van informatiebeheerplannen om stapsgewijs (jaarlijkse actualisatie) invulling te geven aan de opgave.
Voor archivering van e-mails en chatberichten volgt IenW het rijksbeleid. Dit is door BZK opgesteld, op 1 april 2025 in de ICBR vastgesteld en ligt ter instemming voor bij de groepsondernemingsraad (GOR). Rijksbreed wordt gewerkt aan een technische voorziening voor de archivering van e-mails en een technische voorziening voor de archivering van chats. IenW gaat gebruik maken van beide, nog op te leveren, voorzieningen. Met een aanpak bereiden de IenW-onderdelen zich alvast voor op de implementatie van beide beleidskaders en beide technische voorzieningen. De archivering van chatberichten van de bewindspersonen verloopt conform de rijksbrede aangescherpte tijdelijke instructie voor leden van het Kabinet.
Informatiesystemen
IenW is gestart met de voorbereidingen voor de vervanging van het huidig DMS-systeem. IenW sluit daarbij zoveel mogelijk aan bij de rijksbrede koers en ontwikkelingen (o.a. de rijksbrede werkomgeving).
Bestuur en naleving
Het concern-breed plan open overheid en informatiehuishouding is in 2024 vastgesteld in de bestuursraad van IenW. De departementale actualisatie, voortgang en sturing verloopt via de bestuursraad en de reguliere lijn P&C-cyclus. In lijn met de rijksbrede afspraak is eind 2024 voor de vierde keer een volwassenheidsmeting uitgevoerd en is over de financiën gerapporteerd aan het Rijksbrede programma open overheid (BZK). De resultaten uit de volwassenheidsmeting IHH (zelfevaluatie) zijn geanalyseerd en binnen IenW besproken. Op basis daarvan zijn prioriteiten gesteld en verbeteracties ingezet.[1] Indicatieve verdeling in tranches en planning per informatiecategorie (artikel 3.3. Woo)[2] Beleidslijn actieve openbaarmaking nota's (10 mei 2021) en Beleidslijn actieve openbaarmaking nota's (13 juni 2022)[3] Leerhuis informatiehuishouding