Met de Wet open overheid (hierna: Woo) is sinds 2022 een belangrijke stap gezet naar een open en transparantere overheid. Hoofdonderdelen van de Woo zijn: openbaarmaking op verzoek, openbaarmaking uit eigen beweging en het op orde brengen van de informatiehuishouding. Openbaarmaking op verzoek wordt ook wel ‘passieve’ openbaarmaking genoemd: de documenten waar om is gevraagd, worden openbaar gemaakt. Openbaarmaking uit eigen beweging, of wel ‘actieve’ openbaarmaking, houdt in dat het ministerie zelf proactief informatie openbaar maakt - ook als daar (nog) niet om is gevraagd.
Om dit te kunnen doen, is een adequate en toegankelijke informatievoorziening nodig; en die leunt op zijn beurt op een gezonde informatiehuishouding. Het in de begroting aandacht schenken aan de beleidsvoornemens over de uitvoering van de Woo is ook één van de verplichtingen. In deze paragraaf wordt weergegeven hoe het ministerie van Justitie en Veiligheid en het ministerie van Asiel en Migratie (hierna JenV/AenM) hier invulling aan geven.
Openbaarmaking
Sinds 2024 zorgt de centrale directie Openbaarmaking voor een tijdige en kwalitatief hoogwaardige afhandeling van Woo-verzoeken. Deze directie adviseert ook de taakorganisaties van JenV/AenM op het gebied van de Woo, zowel op het gebied van openbaarmaking op verzoek als openbaarmaking uit eigen beweging. Hiervoor worden er verschillende beleidsproducten ontwikkeld. Zo is er een start gemaakt met het ontwikkelen van een JenV/AenM-brede visie op openbaarmaking en wordt er toe gewerkt naar het leggen van een solide fundering voor kwalitatief hoogwaardige openbaarmaking; nu nog voor het Bestuursdepartement en in de toekomst ook voor de taakorganisaties.
De afhandeling van Woo-verzoeken, het implementeren van de verplichte informatiecategorieën als ook het vormgeven aan de inspanningsverplichting én de ondersteuning van de Parlementaire Enquête Corona (ook ondergebracht bij de directie Openbaarmaking), worden uitgevoerd met de huidige capaciteit op het Bestuursdepartement. Omdat de vraag om (actieve) openbaarmaking toeneemt, is het belangrijk om voldoende te investeren in digitale hulpmiddelen en mogelijk ook AI-toepassingen. Advisering over technische kanten van publicatie en over de informatiehuishouding (zoals archivering), ligt bij de directie Informatievoorziening en Inkoop.
JenV/AenM zet hiermee niet alleen in op een adequate uitvoering van de Woo maar wil zo ook de transparantie van de organisaties in het JenV/AenM-domein verder bevorderen. Tenslotte participeert JenV/AenM vanuit haar Woo-deskundigheid in de interdepartementale overleggen, waaronder het onderzoek naar de uitvoerbaarheid, kosten en (benodigde) capaciteit van de Wet open overheid.
Verbetering informatiehuishouding
Het JenV/AenM-programma Open op Orde startte in 2021, met als scope het (inmiddels) JenV/AenM-brede concern en de opdracht om gestructureerd te werken aan een verbetering van de informatiehuishouding (hierna: IHH). Daarbij hebben de Politie en Rechtspraak op basis van hun rechtstatelijke positie een eigen programma. Sindsdien zijn flinke stappen gezet met het oplossen van een aantal generieke uitdagingen bij de JenV/AenM-organisaties. Het volwassenheidsniveau steeg in 2024 naar 2,4 op een vierpuntschaal en daarmee groeide wederom het inzicht in de stand van de informatiehuishouding.
Het voor de nog resterende looptijd van het programma opgestelde transitieplan wordt geactualiseerd. Het transitieplan richt zich enerzijds op de herbelegging binnen het bestuursdepartement van taken en structurele middelen en anderzijds de meer beleidsmatige aspecten die ingaan op hoe we in de volle breedte blijven groeien qua volwassenheid op informatiehuishouding. Het streven blijft om eind 2026 volwassenheidsniveau 3 te bereiken.
Meerjarig portfolio met vier actielijnen
Het programma werkt aan een meerjarig portfolio dat is opgebouwd langs de vier rijksbrede actielijnen ‘Professionals’, ‘Volume en aard van informatie’, ‘Systemen’ en ‘Sturing en naleving’:
– Actielijn 1 ProfessionalsJenV/AenM geeft invulling aan de structurele uitbreiding van capaciteit en het vergroten van het ambtelijk vakmanschap. De pilot voor een strategisch ontwikkelplan voor de bevordering van de IHH-deskundigheid is succesvol gebleken en wordt opgeschaald. In lijn hiermee wordt ook in 2026 begeleiding aangeboden bij het opzetten van Strategische Personeelsplanningen voor IHH.
Om op termijn functies op gebied van data en gegevenshuishouding te kunnen invullen, is JenV/AenM in september 2024 gestart met het eigen ontwikkelde Traineeship Gegevensmanagement. In dit traineeship worden per jaar 25 trainees opgeleid tot de toekomstige CDO’s van JenV/AenM. In september 2025 start de tweede lichting, nieuw daarbij is dat ook andere ministeries een trainee zullen afnemen. De laatste lichting van het driejarige traineeship start in 2026, waarbij de derde lichting in 2029 afzwaait en zal landen in het veiligheidsdomein.
– Actielijn 2 Volume en aard van de informatieJenV/AenM zet de inspanningen voort op het digitaliseren van de papieren archieven en breidt de inspanningen om het inzichtelijk krijgen van de data op netwerkschijven verder uit. Om de data structureel beter en sneller toegankelijk te maken voor een grotere groep medewerkers wordt gebruik gemaakt van een digitale archivaris die op basis van AI grote verzamelingen van data voorziet van de juiste metadata. Door het toevoegen van metadata is de informatie duurzaam toegankelijk en is JenV/AenM beter in staat om te voldoen aan de eisen van het selectiebeleid.
Voor het verder wegwerken van de papieren achterstanden voorziet het programma in middelen om onder andere de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te continueren bij de scanstraten van de Justitiële Informatiedienst en het Nederlands Forensisch Instituut.
– Actielijn 3 InformatiesystemenAan de door JenV/AenM zelf ontwikkelde gegevensboekhouding worden functionaliteiten toegevoegd en bij meerdere organisatieonderdelen worden geïmplementeerd.
Voor de overheidsbrede Woo-voorziening - een publicatieplatform voor actieve openbaarmaking - wordt met de quick scan in kaart gebracht wat JenV/AenM-organisaties technisch moeten doen om aan te kunnen sluiten.
In het kader van rationalisatie en uniformiteit bij de JenV/AenM-organisaties stimuleert het programma (financieel) de aansluiting op bestaande documentmanagement- en recordmanagementsystemen.
– Actielijn 4 Sturing en nalevingDe overdracht naar en inbedding van het programma en de programmaresultaten in de staande organisatie heeft voortdurend aandacht. In 2026 - het laatste jaar van het programma - wordt de programmaorganisatie verder afgebouwd. Het overdragen van het selectiebeleid vanuit het programma naar het IHH Office van JenV/AenM is hier een voorbeeld van.
Rijksbrede en JenV/AenM-brede prioriteiten
Vanuit de Regeringscommissaris Informatiehuishouding zijn prioriteiten meegegeven aan alle departementen. JenV/AenM werkt hier aan door onder andere door zoveel als mogelijk aan te sluiten op de rijksbreed ontwikkelde voorzieningen, zoals voor de archivering van websites en chatberichten. Jaarlijks wordt de IHH-volwassenheidsmeting uitgevoerd en wordt daarover gerapporteerd. De volwassenheidsmetingen worden gebruikt om prioritering aan te brengen bij de uitvoering van de verbeteracties en de actualisatie van het al eerder genoemde JenV/AenM-eigen transitieplan.
Naast de Rijksbrede prioriteiten heeft JenV/AenM eigen prioriteiten: het verwerken van papieren en digitale achterstanden, de ontwikkeling van selectiebeleid en het toepassen van de selectielijst, en het verbeteren van de gegevenskwaliteit in nauwe samenwerking met het CDO Office.
Financiën
Het budget voor het JenV/AenM-brede Open op Orde-programma bestaat uit een basisbedrag van € 9,9 mln. Daarnaast wordt vanuit het BZK-programma Open Overheid een bedrag van € 1,449 mln. additionele middelen beschikbaar gesteld, opgeteld € 11,349 mln. Dit bedrag staat tot en met 2032 vast en wordt ingezet voor onder meer de uitbreiding van structurele capaciteit en materiele kosten, zoals licentiekosten voor nieuwe systemen. De verdeling van het beschikbare budget over 2026 over de verschillende actielijnen ziet er als volgt uit:
actielijn | 2026 |
|---|---|
Actielijn 1 Profesionals | 6.200.000 |
Actielijn 2 Volume en aard van informatie | 3.600.000 |
Actielijn 3 Informatiesystemen | 100.000 |
Actielijn 4 Sturing en naleving | 549.000 |
Totaal | 11.349.000 |