Algemeen
De Werkmaatschappij (DWM) is een concernbreed platform en thuisbasis voor interdepartementale samenwerking op het terrein van de bedrijfsvoering in brede zin binnen de gehele Rijksoverheid. DWM is per 1 januari 2008 als baten lastendienst gestart en bestond bij de start uit een Houdster en 12 bedrijfseenheden. Een bedrijfseenheid is het resultaat van een interdepartementale samenwerking die tot volle wasdom is gekomen, en aldus in staat concrete producten en diensten te leveren en de daarmee samenhangende kosten in rekening te brengen bij de opdrachtgevers. Op 1 januari 2009 zijn 6 bedrijfseenheden toegetreden en vanaf 1 november 2010 maakt het Administratiekantoor van BZK deel uit van de Houdster.
De in totaal 18 bedrijfseenheden van DWM leveren een breed scala aan producten en diensten op het terrein van de bedrijfsvoering aan onderdelen van de Rijksoverheid. Bijvoorbeeld HRM diensten zoals arbeidsmarktcommunicatie, arbeidsjuridische ondersteuning of bedrijfsmaatschappelijk werk, maar ook post- en koeriersdiensten, grafische en ICT-dienstverlening, het bieden van coaching, en financiële dienstverlening.
Naast de producten en diensten die door de bedrijfseenheden van DWM voor de onderdelen van de Rijksoverheid worden geleverd heeft DWM een aanvullende taak. DWM helpt aangesloten organisaties bij het implementeren en optimaal benutten van bedrijfsprocessen en systemen. Daarbij wordt zoveel mogelijk ingezet op standaardisatie, ketenintegratie en efficiencywinst. Naast de centrale inkoop van diensten biedt DWM ondersteuning op het gebied van strategie, management, onderzoek, ontwikkeling en begeleiding naar een baten-lastenorganisatie.
DWM biedt tevens onderdak aan interdepartementale samenwerkingsverbanden (in 2010 het bureau Inspectieraad, het Expertisecentrum Leren en Ontwikkelen en I-Interim Rijk). Die laatsten kunnen bij DWM terecht voor de afname van PIOFACH-ondersteuning, zij maken echter geen deel uit van DWM.
Bedrijfsvoering
Financieel Beheer
Het financiële beheer en de financiële verantwoording van DWM moeten voldoen aan de voorschriften voor baten-lastendiensten. Daarnaast wordt er een aantal algemene bedrijfseconomische beginselen als uitgangspunt genomen. Algemeen uitgangspunt is dat getrouw, duidelijk en stelselmatig inzicht wordt gegeven in de grootte en samenstelling van het vermogen van de baten-lastendienst en de omvang van de baten en lasten, het saldo van baten en lasten, kapitaaluitgaven en kapitaalontvangsten.
In 2010 zijn vanuit het verbeterprogramma Beweging in balans belangrijke verbeteringen doorgevoerd in het financieel beheer. Zo is het gebruik van Exact uitgebreid met de tijdverantwoordingsmodule, een projectenadministratie en de digitale verwerking van inkoopfacturen en is de verouderde management-rapportagetool vervangen.
De Regiegroep Informatievoorziening van De Werkmaatschappij ziet toe op de gewenste uniformering en standaardisering van de ICT binnen DWM.
Vanuit de wens naar een zo efficiënt mogelijke administratievoering is onderzocht hoe te komen tot één financiële administratie in plaats van 19. De kwaliteit van de vier-maandsafsluitingen is verbeterd door meer op basis van een interne risicoanalyse invulling te geven aan de control-functie en door het management per vier maanden een bijgestelde resultaatsverwachting te vragen. Hierdoor zijn tijdig risicogebieden gesignaleerd en gerichte verbeteracties uitgevoerd.
De meest ingrijpende verbetering behelst het besluit om de 7 HRM expertisecentra inclusief Flexchange te bundelingen tot één EC O&P per 1 januari 2012. Het Programmabureau EC O&P bereidt dit voor.
De overkomst van het Administratiekantoor van BZK heeft het mogelijk gemaakt dat de afstemming binnen de financiële kolom tijdens de afsluitingstrajecten informeler en efficiënter verlopen. Aansluitend hierop is gestart met de voorbereidingen op een verregaande samenwerking tussen het Administratiekantoor en het Bedrijfsbureau per 1 januari 2012.
Ontwikkelingen
De ontwikkelingen als het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst en de komende taakstellingen nopen een uitvoeringsorganisatie als DWM tot een effectieve, efficiënte en flexibele inrichting van de organisatie.
Vanuit deze gedachte zal 2011 dan ook in het teken staan van concrete verbeteracties op het gebied van optimalisering en uniforming van processen en werkwijze [met name vanuit het programma EC O&P], de planning en control cyclus [wens tot afsluiting per maand] en de huidige inrichting van de financiële functie [implementatie bevindingen onderzoek naar één financiële administratie en de bundeling F-kolom]. Ook op het terrein van ICT en het effectief en efficiënt ontsluiten van gegevens in de bedrijfsvoeringondersteunende en primaire basisregistratiesystemen tot betrouwbare managementinformatie zijn verbeteringen gestart. Eind februari 2011 is een zgn. spoorboekje gereed, waarin vooral de onderlinge afhankelijkheden van de lopende en nog te starten verbeteracties de implementatie bepalen.
Vermogensontwikkeling
Realisatie 2006 | Realisatie 2007 | Realisatie 2008 | Realisatie 2009 | Realisatie 2010 | |
|---|---|---|---|---|---|
Eigen vermogen t.o.v. gemaximeerde omvang (%) | nvt | nvt | 0% | 114% | 102% |
Aandeel materiële vaste activa gefinancierd met leningen (%) | nvt | nvt | 49% | 41% | 20% |
Verloop voorzieningen (bedragen x € 1 000) | nvt | nvt | nvt | nvt | nvt |
Eigen vermogen tov gemaximeerde omvang: [exploitatiereserve + onverdeelde resultaat/5% van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste 3 jaar] * 100.
Percentage materiële vaste activa gefinancierd met leningen: [Leningen bij het MVF/boekwaarde MVA] * 100
Om eventuele risico's uit de normale bedrijfsuitoefening op te kunnen vangen wordt weerstandsvermogen opgebouwd. Het jaar 2008 is het eerste jaar van DWM. Eind 2010 overschrijdt het Eigen Vermogen van DWM de toegestane 5% met circa € 0,1 mln. Op 1 januari 2011 verlaat de bedrijfseenheid Fasam DWM en wordt onderdeel van FM Holding, eveneens een baten-lastendienst van BZK. Na deze uittreding daalt het eigen vermogen van DWM met € 0,5 mln tot onder de toegestane 5%.
Liquiditeit
Realisatie 2006 | Realisatie 2007 | Realisatie 2008 | Realisatie 2009 | Realisatie 2010 | |
|---|---|---|---|---|---|
Quick ratio 1 | nvt | nvt | 0,99 | 1,09 | 1,04 |
Exploitatie
Oorspronkelijk vastgestelde begroting 2010 | Realisatie 2010 | Verschil Realisatie en begroting 2010 | Realisatie 2009 | |
|---|---|---|---|---|
(1) | (2) | (3)=(2)–(1) | ||
Baten | ||||
Opbrengst | 132 010 | 129 593 | – 2 417 | 126 392 |
Opbrengst moederdepartement | 54 140 | 53 616 | – 524 | 68 494 |
Opbrengst overige ministeries | 72 391 | 74 294 | 1 903 | 55 790 |
Opbrengst derden | 5 479 | 1 683 | – 3 756 | 2 108 |
Rentebaten | 10 | 3 | – 7 | 43 |
Vrijval uit voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 |
Bijzondere baten | 1 694 | 716 | – 978 | 2 475 |
Totaal baten | 133 714 | 130 312 | – 3 402 | 128 910 |
Lasten | ||||
Apparaatskosten | 131 705 | 129 680 | – 2 025 | 124 418 |
* personele kosten | 69 834 | 71 573 | 1 739 | 67 601 |
* materiele kosten | 61 871 | 58 107 | – 3 764 | 56 817 |
Rentelasten | 203 | 146 | – 57 | 154 |
Afschrijvingskosten | 129 | 658 | 529 | 326 |
* immaterieel | 0 | 101 | 101 | 0 |
* materieel | 129 | 557 | 428 | 326 |
Overige lasten | 0 | 544 | 572 | 550 |
* dotaties voorzieningen | 0 | 307 | 307 | 126 |
* bijzondere lasten | 0 | 237 | 237 | 424 |
Totaal lasten | 132 037 | 131 028 | – 1 009 | 125 448 |
Saldo van de baten en lasten | 1 677 | – 716 | – 2 393 | 3 462 |
Het saldo van baten en lasten 2010 is ruim € 2,4 mln lager dan begroot als gevolg van het besluit geen beroep te doen op de opdrachtgevende besturen van de expertisecentra voor een bijdrage in de initiële ontwikkelkosten van ca € 0,9 mln, de programmakosten voor EC O&P van ca € 0,6 mln en extra huisvestingskosten € 0,3 mln.
De activiteiten, begroot in de begroting 2010, zijn in de kern niet veranderd. Enkele aannames in de begroting 2010 zijn niet gerealiseerd wat resulteert in lager omzet en lager materiele kosten.
De dotatie voorzieningen betreft het verhogen van de in de balanspost debiteuren begrepen voorziening dubieuze debiteuren.
De gerealiseerde bijzondere baten van € 0,7 mln bestaan onder andere uit een bijdrage in de programmakosten EC O&P (ca € 0,5 mln), de opbouwkosten voor vijfkeerblauw (ca € 0,1 mln) en de vrijval verplichte reserve (€ 0,1 mln) als gevolg van de afschrijving op de materiële vaste activa. De gerealiseerde bijzondere lasten betreft met name een schadepost na faillissement van een leverancier van € 0,2 mln bij een van de bedrijfseenheden.
31/12/2010 | 31/12/2009 | |
|---|---|---|
Activa | ||
Immateriële activa | 1 557 | 976 |
Materiële activa | 2 244 | 1 510 |
– Verbouwingen | 437 | 533 |
– Installaties, inventarissen, hard-software | 1 493 | 944 |
– Overige materiële vaste activa | 314 | 33 |
Voorraden | 183 | 329 |
Debiteuren | 7 516 | 10 182 |
Nog te ontvangen | 10 079 | 8 837 |
Liquide middelen | 16 921 | 20 533 |
Totaal activa | 38 501 | 42 367 |
Passiva | ||
Eigen Vermogen | 5 132 | 5 966 |
– Exploitatiereserve | 5 848 | 2 504 |
– Onverdeeld resultaat | – 716 | 3 462 |
Leningen bij het MvF | 293 | 452 |
Voorzieningen | 0 | 0 |
Crediteuren | 7 441 | 13 837 |
Nog te betalen | 25 635 | 22 112 |
Totaal passiva | 38 501 | 42 367 |
Nog te ontvangen en nog te betalen bedragen
De nog te ontvangen bedragen bestaan uit € 0,8 mln voor vooruitbetaalde bedragen en nog te factureren omzet bij de bedrijfseenheden DWR (€ 3,3 mln), Flexchange (€ 1,6 mln) en EC MO (€ 1,4 mln).
De nog te betalen bedragen bestaan uit € 4,1 mln vooruitgefactureerde bedragen, € 2,8 mln voor personeelsgerelateerde verplichtingen, € 1,7 mln nog te besteden gelden, de per saldo door Flexchange met de ministeries en uitzendbureaus te verrekenen bedragen (€ 4,6 mln), de nog met het moederdepartement te verrekenen bedragen (€ 1,1 mln) en de nog te betalen kosten bij de bedrijfseenheden DWR (€ 4,3 mln), FaSam (€ 2,1 mln) en EC AMC (€ 0,7 mln) en de houdster (€ 2,3 mln).
Investeringen
Oorspronkelijk vastgestelde begroting 2010 | Realisatie 2010 | Verschil Realisatie en begroting 2010 | ||
|---|---|---|---|---|
(1) | (2) | (3)=(2)–(1) | ||
1. | Rekening-courant RHB per 1 januari 2010 | 2 808 | 20 530 | 17 722 |
2. | Totaal operationele kasstroom | 1 806 | – 1 473 | – 3 279 |
3a. | Totaal investeringen (–/–) | – 350 | – 1 974 | – 1 624 |
3b. | Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 | 0 | 0 |
3. | Totaal investeringskasstroom | – 350 | – 1 974 | – 1 624 |
4a. | Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | 0 | 0 | 0 |
4b. | Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 0 | 0 | 0 |
4c. | Aflossingen op leningen (–/–) | – 250 | – 164 | 86 |
4d. | Beroep op leenfaciliteit (+) | 250 | 0 | – 250 |
4. | Totaal financieringskasstroom | 0 | – 164 | – 164 |
5. | Rekening-courant RHB per 31 december 2010 + stand depositorekeningen (= 1+2+3+4) 1 | 4 264 | 16 919 | 12 655 |
De investeringen in 2010 bestaan voornamelijk uit aanvullingen op en verbeteringen van bestaande geautomatiseerde primaire systemen.
De Werkmaatschappij brede indicatoren | Oorspronkelijk vastgestelde begroting 2010 | Realisatie 2009 | Jaarplan 2010 | Realisatie 2010 |
|---|---|---|---|---|
Klanttevredenheid departementen | 7,1 | 6,9 | 7,1 | 7,5 |
Medewerkerstevredenheid | 7,5 | Onderzoek is begin 2010 gestart | 7,5 | 7,5 |
% fte overhead 1 (o.b.v. benchmark) | n.b | n.b. | n.b. | n.b.% |
% fte primaire proces (o.b.v. benchmark) | n.b | n.b. | n.b. | n.b.% |
Omzet (in € x 1 000) | 132 010 | 128 910 | 125 141 | 129 592 |
Gemiddeld aantal fte 2 | 641 | 516 | 632 | 639 |
Omzet per fte in € | 205 944 | 249 825 | 198 008 | 202 804 |
Tevredenheid opdrachtgevers
De uitkomst van het tweede tevredenheidsonderzoek onder departementen toont een toegenomen tevredenheid bij de opdrachtgevers van DWM (7,5 in 2010 ten opzichte van 6,9 in 2009).
Omzet per fte
De begrote omzet per fte bedraagt bijna € 206 000 ten opzichte van een gerealiseerde omzet per fte van bijna € 203 000 (een daling van bijna 1,5%).Ten opzichte van het jaarplan 2010 is sprake van een stijging van bijna 2,5%. Deze omzetgroei gaat niet altijd gepaard met een overkomst van ambtelijk personeel en bij een aantal bedrijfseenheden leidt dit tot inhuur van extern personeel om aan de (soms ook tijdelijke) vraag vanuit departementen te kunnen voldoen. Dit leidt wel tot een toename van de omzet, maar niet tot een toename van het aantal fte’s ambtelijk personeel, waarop het kengetal is gebaseerd.
Indicatoren per bedrijfseenheid
Gezien de veelheid aan producten/diensten bij DWM is ter bevordering van het inzicht gekozen voor de onderstaande samenvattende overzichten van indicatoren. In onderstaande tabel is de realisatie 2010 vergeleken met het jaarplan 2010. De onder het kopje jaarplan 2010 opgenomen cijfers betreffen de ten opzichte van de begroting 2010 voor het jaar 2010 bijgestelde streefwaarden. De bijgestelde streefwaarden zijn opgenomen in de begroting 2011. De bijstelling hangt samen met de jaarlijkse vaststelling van de tarieven bij de start van het uitvoeringsjaar op basis van de meeste actuele raminginzichten.
Toelichting realisatie
Zoals uit de hierna volgende tabel blijkt ligt de realisatie over het algemeen in lijn met het jaarplan 2010. Bij Flexchange is het afzet volume zoals begroot niet gehaald. De oorzaak hiervoor ligt voornamelijk in de terugloop van nieuwe aanvragen voor tijdelijk personeel.
Bij EC FA is de gemiddelde declarabiliteit lager uitgekomen dan begroot. Echter EC FA is in 2010 geconfronteerd met langdurig verzuim. Gecorrigeerd hiervoor, ligt de declarabiliteit in lijn met het jaarplan 2010. Dit geldt ook bij EC RA.
Bij het Buitenhuis is zichtbaar dat door de taakstellingen bij departementen minder diensten zijn afgenomen. Hierdoor is het gemiddelde aantal declarabele uren lager uitgekomen dan begroot.
Bij SBO is door effectievere inzet van mens en middelen een hogere declarabiliteit en een lagere kostprijs per uur gerealiseerd. De lager dan begrootte declarabele uren bij EC MO zijn veroorzaakt door een andere werkwijze. Deze investeringen moeten zich in 2011 volledig terugverdienen.
Indicatoren per BE | Realisatie 2009 | Jaarplan 2010 | Realisatie 2010 | |
|---|---|---|---|---|
Houdster | Inkooptarief Piofach dienstverlening (in €) | 17 970 | 19 155 | 18 255 |
tarief houdster uitgedrukt in opslag % op directe inkooptarief | 107,4% | 109,7% | 110,2% | |
klanttevredenheid eenheden | 7,1 | 7,1 | 7,1 | |
Vijfkeerblauw | opslag printen zwart/wit (in €) | 0,0258 | 0,0264 | 0,0265 |
volume zwart/wit | 35,3 mln | 45 mln | 29,2 mln | |
opslag printen kleur (in €) | 0,1087 | 0,1114 | 0,1114 | |
volume kleur | 28,1 mln | 27 mln | 13,5 mln | |
Intercoach | ontwikkeling kostprijs coachtrajecten (in €) | 708 | 704 | 775 |
deelnemers coachtrajecten | 118 | 120 | 134 | |
Flexchange | Tarief uitgedrukt in opslag % op directe inkoopkosten | 3% | 3% | 3% |
directe inkoopkosten uitzendkrachten (in €) | 124 mln. | 155 mln. | 137 mln. | |
AJ | ontwikkeling gemiddelde kostprijs per declarabel uur (in €) | 102,31 | 100,04 | 103,82 |
aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren | 68,46% | 68,34% | 65,31% | |
gem. aantal declarabele uren per declarabele fte | 1 252 | 1 250 | 1 194 | |
FA | ontwikkeling gemiddelde kostprijs per declarabel uur (in €) | 109,00 | 111,00 | 111,00 |
aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren | 34,34% | 52,00% | 40,29% | |
gem. aantal declarabele uren per declarabele fte | 1 007 | 1 275 | 1 046 | |
RA | ontwikkeling gemiddelde kostprijs per declarabel uur (in €) | 192,00 | 128,71 | 130,07 |
aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren | 55,00% | 66,83% | 47,0% | |
gem. aantal declarabele uren per declarabele fte | 915 | 1 109 | 1 009 | |
AMC | gemiddeld uurtarief maatwerkvacatureplaatsingen (in €) | 107,50 | 112,50 | 112,50 |
gemiddeld tarief per standaardvacatureplaatsing in media (in €) | 189,13 | 217,50 | 217,50 | |
A&G | ontwikkeling gemiddelde kostprijs/decl.uur (in €) | 113,84 | 118,27 | 116,64 |
aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren | 50,00% | 75,55% | 72,41% | |
gem. aantal declarabele uren per declarabele fte | 728 | 1 254 | 1 190 | |
BMW | ontwikkeling gemiddelde kostprijs per declarabel uur (in €) | 81,50 | 84,80 | 84,80 |
aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren | 58,00% | 58,00% | 57,00% | |
gem. aantal declarabele uren per declarabele fte | 1 245 | 1 250 | 1 236 | |
Bhuro | ontwikkeling gemiddelde kostprijs per decl.uur (in €) | 93,05 | 102,03 | 106,22 |
aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren | 68,85% | 62,50% | 55,92% | |
gem. aantal declarabele uren per declarabele fte | 1 232 | 1 225 | 1 278 | |
Buitenhuis | ontwikkeling gemiddelde tarief per declarabel uur GDR (in €) | 131,0 | 125,0 | 125,00 |
ontwikkeling gem. kostprijs per decl. uur sessie algemeen (in €) | 131,0 | 125,0 | 125,00 | |
gem. aantal declarabele uren per declarabele fte | n.b. | 1 120 | 949 | |
IPKD | tarief basis/plusronde per adres (in €) | 676 | 655 | 655 |
Fasam | % fte primaire processen | 78,36% | 75,36% | 80,91% |
omzet per fte | 269 157 | 246 656 | 272 550 | |
DWR | aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren | 84,80% | 74,60% | 74,60% |
SWF tarief | nvt | 143,82 | 143,82 | |
DWR Client tarief | nvt | 371,83 | n.v.t. | |
gem. aantal declarabele uren per declarabele fte | 1 549 | 1 364 | 1 562 | |
verhouding managementkosten vs. totale personeelskosten | 14,20% | 8,90% | 8,11% | |
SBO | Ontwikkeling gemiddeld tarief per declarabel uur (in €) | n.b. | 129,31 | 118,12 |
gem. aantal declarabele uren per declarabele fte | 1 431 | 1 354 | 1 373 | |
BBR | Ontwikkeling gemiddelde tarief per declarabel uur ( in € ) | 137 | 134,68 | 134,68 |
gem. aantal declarabele uren per declarabele fte | 1 131 | 1 152 | 1 252,4 | |
RBO | Ontwikkeling gemiddeld tarief per decl. uur rijksbeveiligers ( in € ) | 52,45 | 53,28 | 52,18 |
MO | gemiddeld tarief per declarabel uur dienstverlening (in €) | 129 | 102,29 | 108 |
gemiddeld tarief per declarabel uur regio’s | 92 | 102,29 | 108 | |
gemiddeld tarief per declarabel uur P&P | 115 | 102,29 | 108 | |
gem. aantal declarabele uren per declarabele fte | 832 | 1 250 | 924 |