Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

6. BEDRIJFSVOERINGPARAGRAAF 2012

Inleiding

In de bedrijfsvoeringparagraaf wordt verslag gedaan van relevante aandachtspunten in de bedrijfsvoering van IenM (hoofdstuk XII). De bedrijfsvoeringparagraaf heeft in overeenstemming met de Comptabiliteitswet het karakter van een uitzonderingsrapportage. Daarom vindt geen terugkoppeling plaats van alle in 2012 uitgevoerde acties; de voortgang daarvan is een vast agendapunt van de in 2012 gehouden vergaderingen van het Auditcommittee van IenM.

Conform de Rijksbegrotingvoorschriften wordt in deze paragraaf verantwoording afgelegd over de rechtmatigheid van de begrotingsuitvoering, de totstandkoming van beleidsinformatie, het financieel en materieel beheer en overige aspecten van de bedrijfsvoering.

Rechtmatigheid

Europese aanbestedingsregels

Voor grotere opdrachten gelden de Europese aanbestedingsregels. Echter, in sommige gevallen kan naleving van deze regels tot bijzonder inefficiënte en ineffectieve uitkomsten leiden. Bij IenM is voorgeschreven dat in uitzonderingsgevallen gemotiveerd kan worden afgeweken van deze regels met toestemming van de verantwoordelijke Directeur-Generaal. Er hebben afwijkingen plaatsgevonden bij het kerndepartement, bij RWS en bij ILT.

Kerndepartement

In 2012 is bij het kerndepartement een integrale controle uitgevoerd op inkopen boven de aanbestedingsgrens. Hieruit is naar voren gekomen dat bij het kerndepartement in 38 gevallen niet de Europese aanbestedingsregels zijn gevolgd. In totaal betreft dit een bedrag van € 7,6 miljoen.

In 8 gevallen voor in totaal € 3,1 miljoen is gemotiveerd afgeweken met toestemming van de betreffende Directeur-Generaal. In de 30 overige gevallen (in totaal € 4,5 miljoen) is de afwijking niet formeel onderbouwd en is geen toestemming van de DG ontvangen. Dit betreft allemaal bedragen kleiner dan € 500.000. Om zulke afwijkingen in de toekomst te voorkomen zijn maatregelen genomen, deze worden toegelicht onder financieel en materieel beheer.

RWS

Gedurende 2012 is op het terrein van kantoorautomatisering, rekencentra en dataverkeer door het management van Rijkswaterstaat een bewuste afweging gemaakt om een aantal contractclusters niet Europees aan te besteden voor een bedrag van in totaal € 2,6 miljoen. Vanwege vertraging die was opgelopen bij een grote Europese aanbesteding van ICT-diensten was het verlengen van bestaande contracten noodzakelijk. Alleen door verlenging van de lopende contracten kon de continuïteit van de bedrijfsvoering worden geborgd.

ILT

In een overeenkomst inzake levering bedrijfskleding is afgeweken van de EU-aanbestedingsregels. Er is een contract ter waarde van € 1,2 miljoen voor drie jaar afgesloten met opties om het contract twee keer een jaar te verlengen. De aanbestedingsregels schrijven een maximale contractduur van vier jaar voor. De ILT zal de noodzakelijke acties nemen om deze fout te herstellen.

SISA

In het verslagjaar heeft IenM onder regie van het Ministerie van BZK gewerkt aan verbeteringen in het Single Information Single Audit verantwoordingsproces.

Naar aanleiding van de bevindingen van de ADR met betrekking tot het verantwoordingsjaar 2011 zijn er door de accountantskantoren en -diensten aanvullende werkzaamheden verricht. De ADR heeft deze werkzaamheden gereviewd en op 30 november aan BZK gerapporteerd dat met inachtneming van een aantal specifieke bevindingen, de SiSa-bijlagen 2011 gebruikt kunnen worden voor de vaststelling van specifieke uitkeringen. Medio februari heeft de AR aangegeven de conclusie van de ADR te ondersteunen.

Omdat eind 2012 nog niet duidelijk was of al dan niet gebruik kon worden gemaakt van de SiSa verantwoordingsinformatie 2011, heeft IenM minder voorschotten vastgesteld. Hierdoor zijn de voorschotten op de balans toegenomen zoals toegelicht in de jaarrekening.

In 2013 kan alsnog worden overgegaan tot vaststelling.

Controlebevindingen ADR

Uit de controlebevindingen van de Auditdienst Rijk (ADR) is naar voren gekomen dat bij de financiële verantwoording (inclusief de agentschappen) van het ministerie over 2012 geen sprake is van overschrijding van de rapportagegrenzen (1% voor onjuistheden en 3% voor onzekerheden).

Totstandkoming beleidsinformatie

Op mijn verzoek heeft de Auditdienst Rijk ook dit jaar onderzocht of:

  • de deugdelijke totstandkoming van circa 1/3 van de prestatie indicatoren, die staan opgenomen in de beleidsartikelen van het jaarverslag van IenM en die zijn ontleend aan interne informatiesystemen en aan informatiebronnen van derden, wordt gewaarborgd;

  • eventueel aanvullende kwaliteitseisen vanuit de Tweede Kamer worden nageleefd;

  • de beleidsinformatie die als uitkomst van het totstandkomingsproces wordt opgeleverd op volledige en juiste wijze in de begroting en in het jaarverslag is opgenomen.

De Auditdienst Rijk heeft geen tekortkomingen geconstateerd die in deze bedrijfsvoeringsparagraaf dienen te worden gerapporteerd.

In het kader van Verantwoord Begroten zullen de aanbevelingen van de Auditdienst Rijk worden opgevolgd.

Financieel- en materieel beheer

Geconstateerde onvolkomenheden over 2011

In 2012 is veel aandacht besteed aan het op orde brengen van de door de AR (Algemene Rekenkamer) geconstateerde onvolkomenheden. Dit betroffen de volgende onderwerpen:

  • Informatiebeveiliging bij het kerndepartement;

  • Informatiebeveiliging bij Rijkswaterstaat;

  • Toezicht op Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL;

  • Inkoopbeheer beleidskern;

  • Personeelsbeheer.

Hieronder wordt ingegaan op de uitgevoerde verbeteracties bij deze onderwerpen.

(Informatie)beveiliging bij het kerndepartement

Over 2011 constateerde de AR dat IenM te weinig aandacht besteedt aan de bescherming van zijn informatiesystemen tegen inbraak, misbruik en uitval. In 2012 heeft IenM diverse acties in gang gezet om dit te verbeteren:

  • Er is een IenM beveiligingsbeleid opgesteld dat als kapstok kan dienen voor sturing en toezicht en nadere uitwerking door de agentschappen en diensten binnen het kerndepartement. Vaststelling van dit document heeft plaatsgevonden in het voorjaar van 2013;

  • Er is een heroverweging gemaakt van de vertrouwensfuncties;

  • Na een inhaalactie zijn alle personen werkzaam op de heroverwogen vertrouwensfuncties inmiddels gescreend;

  • Er is een applicatieportfolio opgesteld en er worden controleerbare risicoafwegingen gemaakt op de domeinen vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de applicaties en ICT-systemen. Het risicoafwegingsproject heeft een doorloop tot eind 2013.

Informatiebeveiliging bij Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat heeft in 2012 een plan van aanpak gemaakt dat voorziet in het inzichtelijk maken van risicoafwegingen voor de maatschappelijk vitale processen (verkeersmanagement hoofdwegennet, hoofdvaarwegennet en hoofdwatersystemen) en voor de niet vitale processen, het kiezen van maatregelen en implementatie. Tevens wordt in het plan van aanpak expliciet aandacht besteed aan de invulling van de ontbrekende beveiligingsaspecten met betrekking tot het verkeersmanagementsysteem MTM voor het hoofdwegennet. De uitvoering van het plan van aanpak maakt onderdeel uit van het programma Industriële Automatisering/Cyber security. In 2012 is – op basis van risicoanalyses – gewerkt aan een infraclassificatie, waarin de vitale objecten, systemen en processen zijn geordend ten behoeve van de besluitvorming over de invoering van maatregelen ten aanzien van beveiliging en beschikbaarheid. De infraclassificatie is de basis voor nader onderzoek naar de kwetsbaarheid per object, systeem of proces en het nemen van benodigde maatregelen. Dit wordt in 2013 ter hand genomen. Daarna volgen de risico-analyses van de niet vitale systemen (aanleg, beheer, onderhoud, ontwikkeling en beleidsondersteuning). Met betrekking tot het verkeersmanagementsysteem MTM is een risico-analyse, een gap-analyse en een kostenraming uitgevoerd. Op basis hiervan worden in 2013 uitvoering gegeven aan de benodigde maatregelen.

Toezicht op Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL)

De AR constateerde over 2011 dat de minister onvoldoende grip heeft op de afspraken die zij met LVNL heeft gemaakt over de te leveren prestaties. Hieronder gaan wij in op de acties naar aanleiding van de opmerkingen van de AR over LVNL en op de ontwikkeling van de toezichtsfunctie bij IenM in het algemeen.

IenM heeft met LVNL afspraken gemaakt voor het aanleveren van informatie aan de Tweede Kamer waarmee het beeld over veiligheid zichtbaar wordt gemaakt.

Verder heeft IenM in 2012 ter verbetering van het toezicht in samenwerking met de uitvoeringsorganisaties een toezichtvisie opgesteld. Hierin is vastgelegd hoe IenM omgaat met sturing en toezicht op de ZBO’s en de RWT’s. Het toezicht is geactualiseerd, geprofessionaliseerd en waar mogelijk geüniformeerd. Ook heeft IenM voor de ZBO’s individuele toezichtvisie’s opgesteld. De vier grote publiekrechtelijke ZBO’s zijn het CBR, het Kadaster, LVNL en RDW. Het CBR (Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen) is in 2012 omgevormd van een stichting naar een publiekrechtelijk ZBO, waardoor het ministerie meer grip heeft op het functioneren van het CBR.

Inkoopbeheer beleidskern

De AR heeft naar aanleiding van de controle over 2011 geadviseerd om periodiek inkoopanalyses te laten uitvoeren die onrechtmatigheden en ondoelmatigheden aan het licht kunnen brengen. Er zijn bij IenM diverse verbeteracties in gang gezet, waaronder de integrale monitor.

Vanaf het 4de kwartaal 2012 wordt deze integrale monitor toegepast. De monitor is een gestructureerde en integrale vastlegging van alle behandelde inkopen. De door afdeling Inkoop behandelde inkoopaanvragen (de inkopen > € 15.000) worden beoordeeld, waarna de bevindingen worden vastgelegd in de monitor. Deze monitor levert een continu inzicht in:

  • het naleven van de EU-aanbestedingsregels

  • het naleven van intern regels (zoals het aanvragen van meerdere offertes bij inkopen > € 50.000)

  • het gebruik van raamovereenkomsten

Eventuele verbetermaatregelen worden gedurende de behandeling van de inkoopaanvragen uitgevoerd (bijvoorbeeld het alsnog escaleren of het alsnog opstarten van een aanbestedingsproces).

Uit de spendanalyse over 2012 kwam naar voren dat bij 30 afwijkingen van de europese aanbestedingsregels de betreffende Directeur-Generaal geen expliciete toestemming daarvoor heeft gegeven. De maatregelen die in 2012 genomen zijn, moeten dit in de toekomst voorkomen.

Personeelsbeheer

In 2011 en 2012 zijn diverse verbeteracties uitgevoerd. Deze acties hebben met name betrekking op de onderwerpen HR-procedures, onderbouwing declaraties en volledigheid van de personeelsdossiers. De acties vonden begin 2012 nog niet in alle gevallen IenM breed en in samenhang plaats. Om deze beoogde consistentie te bereiken is in 2012 een departementaal programma HR Control gestart dat de staande organisatie hierbij ondersteunt; dit programma wordt in 2013 afgerond.

Tevens wordt in samenwerking met P-Direkt (ministerie van BZK) en de ministeries van Financiën en VenJ gewerkt aan de ontwikkeling en implementatie van het «management control framework» en een «continuous control» methodiek. Vanaf maart 2013 wordt verder een tweetal door P-Direkt ondersteunde pilottrainingen georganiseerd voor RWS en BSK. Deze trainingen vormen de basis voor een breed aan het management van IenM aan te bieden verdieping in het gebruik van het P-Direkt portaal, het gebruik van managementinformatie voor onder andere controlvraagstukken en de toepassing van wet- en regelgeving.

Overige prioriteiten financieel beheer

Systeemgerichte Contractbeheersing RWS

Rijkswaterstaat heeft haar financieel- en materieel beheer in 2012 verder verbeterd. De focus heeft gelegen op het contractbeheer onder systeemgerichte contractbeheer (SCB) van de aanleg- en onderhoudscontracten.

In 2012 is doorgepakt op de verinnerlijking van SCB. Dit heeft geresulteerd in een verdere verbetering van de toepassing van SCB. De mijlpalen voor 2012 zoals verwoord in het RWS brede Verankeringsplan SCB 2009 zijn echter op enkele punten te ambitieus gebleken. Door de Audit Dienst Rijk (ADR) is vastgesteld dat bij een deel van de aanleg en onderhoudscontracten, SCB conform het Kader SCB wordt toegepast en daarmee wordt voldaan aan de voorwaarden om rechtmatig te betalen. De expliciete managementaandacht, de verdere implementatie van interne kwaliteitsborging, leertrajecten, de audits door projectcontrollers en de ADR hebben bijgedragen aan deze groei in de toepassing van SCB. In 2013 zal nadrukkelijk gestuurd worden op de competenties en vaardigheden van de medewerkers ten behoeve van een verdere verinnerlijking van de werkwijze. Bij de contracten waar SCB nog niet toereikend functioneert, zijn in nagenoeg alle gevallen toereikende aanvullende maatregelen genomen om de rechtmatigheid van de betalingen te waarborgen. Indien nodig zijn waar mogelijk naar aanleiding van de audits herstelacties uitgevoerd.Samen met de ADR wordt verder een good practice ontwikkeld voor de onderbouwing van de eenmalige betaling met SCB bij DBFM contracten. DBFM contracten blijven ook in 2013 een aandachtspunt.

Acties naar aanleiding van de tijdelijke commissie spoor

In de kabinetsreactie op het rapport van de Tijdelijke commissie onderhoud en innovatie spoor (Kamerstukken II, 2011/2012, 32 707, nr. 16) is een pakket maatregelen aangekondigd om de informatievoorziening naar de Tweede Kamer beter en transparanter te maken. De maatregelen zijn – voor zover van toepassing- in de begroting en verantwoording 2012 doorgevoerd. Het betreft onder andere het inzichtelijk maken van significante kasschuiven en begrotingsmutaties over een langere periode (tot en met 2028) dan de reguliere meerjarenramingen (t+4). Voor meer informatie hierover verwijs ik u naar de leeswijzer in de ontwerpbegroting 2013.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Betaalgedrag

IenM voldoet aan de kabinetsdoelstelling dat minimaal 90% van de facturen binnen 30 dagen wordt betaald. Bij de SSO (de Shared Services Organisatie) die de administratie van de beleids-DG’s en het KNMI voert, is 94% op tijd betaald, bij Rijkswaterstaat 97%, en bij ILT 92%.

Open standaarden

De instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of -producten schrijft voor dat over de mate van naleving van deze instructie in de bedrijfsvoeringsparagraaf verantwoording wordt afgelegd.

De CIO heeft in 2012 naar aanleiding van opmerkingen van de ARK over de verantwoording van 2011 opnieuw bij de verantwoordelijken in de I-kolom aandacht gevraagd voor de naleving van het beleid en rapportageplicht ten opzichte van open standaarden. Deze instructie wordt door IenM in algemene zin nageleefd. Dit betekent dat IenM bij aanschaf van een ICT-dienst of -product voor de geldende toepassingsgebieden waar mogelijk gebruik maakt van de desbetreffende open standaard.

In 2011/2012 is hernieuwde aandacht gevraagd voor de compliance op de webrichtlijnen. Uit een inventarisatie van IenM websites bleek dat IenM nog niet overal in voldoende mate compliant is. In 2012 zijn, ook in interdepartementaal verband, maatregelen genomen om websites te saneren (opheffen), (extern) te testen en/of met een uitloop tot in 2013 aan te passen aan de webrichtlijnen volgens het principe comply or explain.

IUC-vorming

Rijksbreed is besloten om het aantal inkooppunten in de rijksdienst terug te brengen van enkele honderden naar enkele tientallen inkooppunten, zogenaamde IUC’s (inkoopuitvoeringcentra). IenM heeft twee kandidaat IUC’s, te weten de IUC SSO (Shared Services Organisatie) en de IUC RWS CD (Corporate Dienst van Rijkswaterstaat).

De IUC SSO verzorgt alle inkoopactiviteiten vanaf € 15.000 voor onder meer het kerndepartement van het ministerie van Infrastuctuur en Milieu. Daarnaast verzorgt de IUC SSO alle IenM-brede aanbestedingen. De Bestuursraad van IenM heeft in 2012 besloten dat de IUC SSO ook de generieke inkoop voor andere onderdelen van IenM behalve RWS gaat verzorgen. Eind 2013 wordt gekeken of de IUC SSO bij de SSO als zelfstandige IUC verder gaat of dat aansluiting wordt gezocht met een andere IUC, binnen of buiten IenM.

Rijkswaterstaat heeft het aanbod gedaan om haar producten,- en dienstenpakket inclusief de inkoop daarvan, beschikbaar te stellen binnen de Rijksoverheid. Het aanbod reikt verder dan de concentratie van de inkoopfunctie binnen het rijk. Met dit aanbod heeft de Corporate Dienst van Rijkswaterstaat zich als IUC op het terrein van de bedrijfsvoering gepositioneerd.

Overgang unit leefomgeving naar RWS

De Bestuursraad van IenM heeft in afstemming met het Ministerie van Economische Zaken begin 2012 besloten per 1 januari 2013 de IenM-gerelateerde taken van Agentschap NL onder te brengen bij Rijkswaterstaat en de Inspectie voor de Leefomgeving en Transport. Het merendeel van de taken en de bijbehorende medewerkers zijn ondergebracht bij Rijkswaterstaat, de rest naar ILT en het DG Milieu en Internationaal. Er is bij RWS een verdere doorontwikkeling voorzien naar een landelijke kennisfunctie van en voor alle overheden, die de schakel gaat vormen tussen rijk en decentrale overheden op het gebied van onze fysieke leefomgeving. In de doorontwikkeling van RWS Leefomgeving wordt ingezet op nadere afspraken met de andere overheden over participatie, gezamenlijke financiering, governance en bundeling van thema’s.

Fusie VROM-Inspectie en de Inspectie Verkeer en Waterstaat

De VROM-Inspectie (VI) en de Inspectie Verkeer en Waterstaat (IVW) zijn per 1 januari 2012 gefuseerd. Zij vormen samen de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). De integratie van de financiële administraties vroeg in 2012 om aandacht. Mede door personele wisselingen is het financieel beheer van de ILT niet op orde. Eind 2012 is besloten om de financiële administratie van ILT in 2013 onder te brengen bij de directie Financiën en Inkoop van de Shared Services Organisatie, die dit ook voor een groot aantal andere onderdelen van IenM verricht.

Voorschotten

Begin 2012 is de administratie van voormalig VROM geconverteerd naar de IenM administratie. Bij de afsluiting van 2012 constateerde IenM dat circa € 1 miljard aan openstaande voorschotten niet meer in de administratie van IenM als voorschot was opgenomen.

Het probleem betrof met name de voorschotten die betrekking hadden op regelingen die door Agentschap NL en Bureau Sanering Verkeerlawaai worden uitgevoerd en op overeenkomsten met een voorschotkarakter. Als gevolg van onduidelijkheden in de communicatie zijn deze voorschotten abusievelijk niet meegenomen in de conversie.

De voorschotten zijn door middel van een correctie wel in de verantwoording van IenM over 2012 opgenomen, maar nog niet in de voorschotadministratie. Vanwege de in 2012 uitgevoerde conversies van de administratie, alsook de transitie -begin 2013- van het beheer van het financiële systeem SAP naar een andere dienstverlener, vergt deze correctie ietwat meer tijd. In 2013 zal een analyse worden uitgevoerd, zodat de voorschotten alsnog juist in de voorschottenadministratie kunnen worden verwerkt.

Licence