1. Rechtmatigheid
In 2013 is de in het verleden aangegane overeenkomst met Capgemini met betrekking tot het onderhoud en beheer van het Rebes-systeem, dat het primair proces ondersteunt, voortgezet. Het beëindigen van die overeenkomst, zonder dat op een andere wijze in het onderhoud van dit systeem is voorzien, wordt door de Raad van State niet opportuun geacht, omdat daardoor de continuïteit van de bedrijfsvoering en ondersteuning van het primair proces in gevaar komen en het voorts leidt tot onevenredig hoge kosten. In 2013 is gestart met de Europese aanbesteding van genoemd onderhoud en beheer, maar dat traject kon, vanwege de lange looptijd van een dergelijke aanbesteding, niet in 2013 worden afgerond. De verwachting is dat de problematiek met betrekking tot het beheer en onderhoud van Rebes in 2014 zal worden opgelost. De voortzetting van het contract met Capgemini heeft als gevolg dat de verplichtingen aan genoemde leverancier voor een bedrag van € 621.998 onrechtmatig zijn.
Voorts zijn er in 2013 drie opdrachten verstrekt, die over een periode van 4 jaar hebben geleid tot een overschrijding van de drempelwaarde voor Europese aanbesteding. Het gaat daarbij om:
-
• De opdracht aan PQR (hardware). De uitgaven aan desbetreffende leverancier zijn voor een bedrag van € 48.908 onrechtmatig;
-
• De opdracht aan Indocs (digitalisering primair proces). De uitgaven aan desbetreffende leverancier zijn voor een bedrag van € 38.889 onrechtmatig;
-
• De opdracht aan HP (hardware). De uitgaven aan desbetreffende leverancier zijn voor een bedrag van € 27.225 onrechtmatig.
Met inachtneming van de bovenstaande bevindingen is de begrotingsuitvoering in algemene zin rechtmatig verlopen. Tijdens het jaar 2013 zijn er, onder meer door binnen de bedrijfsvoering aandacht te geven aan de risicobeheersing, diverse stappen gezet om het financiële- en materiële beheer verder te verbeteren. Er is sprake van een getrouwe weergave.
2. Totstandkoming (niet financiële) informatie
De totstandkoming van de financiële – en niet financiële informatie in het jaarverslag voldeed aan de eisen.
3. Financieel en materieel beheer
De ADR adviseert de Raad van State een samenhangende beschrijving op te stellen van de maatregelen van interne controle in het personeelsbeheer. Een dergelijke beschrijving is in ontwikkeling.
De ADR heeft geconstateerd dat de Raad van State in 2013 de verbijzonderde interne controlefunctie naar opzet en personele invulling op een andere wijze heeft gepositioneerd. De ADR adviseert om door middel van een op te stellen intern controleplan aan te geven hoe de verbijzonderde interne controlefunctie verder wordt ingevuld. Het opstellen van een intern controleplan is in voorbereiding.
Fraude
De Raad van State heeft geen overdrachtsuitgaven. Het risico van fraude op dat vlak mag derhalve als afwezig worden beschouwd.
Met het inrichten van functiescheiding, het verzorgen van interne controle en het handelen conform de in de administratieve organisatie vastgelegde begrotingsuitvoering zijn maatregelen genomen om het risico van fraude met de personele en materiële uitgaven tegen te gaan.
4. Overige aspecten
Er hebben zich geen bijzonderheden voorgedaan.