1. Rechtmatigheid
In 2015 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.
2. Totstandkoming beleidsinformatie
Er hebben zich geen bijzonderheden voorgedaan. De Eerste Kamer heeft voor de totstandkoming van de niet-financiële informatie de procedure gevolgd.
3. Financieel- en materieelbeheer
Er wordt gewerkt met het financieel systeem «Oracle». Alle documenten, van zowel P&O, Salaris als Financiën en Inkoop worden beoordeeld vanuit minstens het vier-ogenprincipe. Dit om fraude en omissies te voorkomen.
Prestatie-indicator: ordentelijk financieel en materieel beheer.
Streefniveau 2015: een positief oordeel van de accountant in diens goedkeurende verklaring.
4. Overige aspecten van bedrijfsvoering
Het faciliteren van Kamerleden
In het bijzonder zal aandacht worden besteed aan de verbetering van huisvesting, ICT- ondersteuning en digitalisering van de stukkenstroom.
Prestatie-indicator: flexibele werkplekken in de Mauritstoren.
Administratie
Er is een beschrijving van de AO op financieel administratief terrein, waaronder valt de financiële-, de salaris- en de personeelsadministratie. In 2015 is dit verder uitgebouwd in Visio.
Doorontwikkelen van de Managementrapportage in samenhang met het financiële systeem «Oracle».
De contracten worden beheerd door de financiële administratie en bijgehouden in een apart Excel bestand.
De Werkkostenregeling (WKR) is ingevoerd per 1 januari 2013.
Aanbestedingswet
Artikel 1.4 van de Aanbestedingswet (AW) stelt dat aanbestedende diensten bij meervoudig en enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (onder de Europese drempel) de ondernemers die zij uitnodigen op basis van objectieve criteria kiezen.
Bovendien moeten zij op verzoek van een ondernemer de motivering van die keuze verstrekken. Voor het verantwoordingsjaar 2015 bestond onduidelijkheid over de vraag of en zo ja welke documentatievereisten werden gesteld aan deze keuze.
Voor het verantwoordingsjaar 2015 heeft de Algemene Rekenkamer aangekondigd dat in afwachting van nadere kaders voor het controlejaar 2015 de motivering van de objectieve leverancierskeuze voor alle inkopen tussen de nul en € 33.000,– niet in het rechtmatigheidsoordeel wordt betrokken. Bevindingen op dit punt bij inkopen boven deze grens kunnen leiden tot onzekerheden in de inkoopstroom.
Voor 2016 en volgende jaren wordt een nader kader opgesteld dat kan rekenen op draagvlak bij alle betrokken partijen (regelgevers, kaderstellers, uitvoerders en controleurs).
Overig
Het betaalgedrag is zodanig, dat in 2015 minstens 95% van de facturen binnen 30 dagen is betaald.
Er is een inventarisatie aanwezig van alle in het gebouw zijnde Kunst, Schilderijen, etc. de Keuken inventaris, TV’s, ICT Hardware met procesverbalen, Meubiliair en Apparatuur voor live uitzenden.
De abonnementen van leden en ambtenaren worden bijgehouden door de afdeling Inhoudelijke Ondersteuning, specifiek het CIP. Dit zal blijvend worden geactualiseerd.
Streefniveau punt 4 2015: kwalificatie «goed».