Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

4. JAARVERANTWOORDING VAN HET BATEN-LASTENAGENTSCHAP NATIONAAL ARCHIEF PER 31 DECEMBER 2015

Algemeen

Onze opdracht is om uitvoering te geven aan de missie van het Nationaal Archief: het dienen van ieders recht op informatie en geven van inzicht in het verleden van ons land door ons in te zetten voor een sterk archiefbestel en door de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en on site en online te presenteren.

De collectie van het Nationaal Archief bestaat uit archieven van nationale betekenis met het accent op archieven van de rijksoverheid.

In 2015 heeft het Nationaal Archief het bouwen van de digitale infrastructuur voor zowel interne- als externe gebruikers, voor belangrijk deel afgerond.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchieven, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. Deze bewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van Regionale Historische Centra (RHC’s). Deze centra zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een bijdrage ontvangen.

Deze jaarrekening handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s worden elders verantwoord op artikel 14 van de Rijksbegroting.

Tabel 1 Staat van baten-lastenagentschap NA per 31 december 2015 (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en vastgestelde begroting

Realisatie t-1

Baten

       

Omzet moederdepartement

39.355

42.045

2.690

34.966

Omzet overige departementen

400

400

0

400

Omzet derden

1.300

1.191

– 109

1.851

Rentebaten

15

5

– 10

66

Mutatie projectgelden

2.168

– 8.870

– 11.038

– 7.336

Vrijval voorzieningen

0

14

14

80

Bijzondere baten

0

0

0

0

Totaal baten

43.238

34.785

– 8.453

30.027

         

Lasten

       

Apparaatskosten

40.753

33.227

– 7.526

28.274

 

personele kosten

17.400

16.556

– 844

14.118

   

Waarvan eigen personeel

12.609

12.601

– 8

11.009

   

Waarvan externe inhuur

4.000

3.216

– 784

2.526

   

Waarvan overige personele kosten

791

739

– 52

583

 

materiele kosten

23.353

16.671

– 6.682

14.156

   

Waarvan apparaat ICT

591

668

77

624

   

Waarvan bijdrage aan SSO’s

200

672

472

55

   

Waarvan overige materiële kosten

21.771

15.331

– 6.440

13.477

Afschrijvingskosten

2.460

1.235

– 1.225

945

 

immaterieel

0

0

0

0

 

materieel

2.460

1.235

– 1.225

945

Overige lasten

25

264

239

226

 

dotaties voorzieningen

0

244

244

200

 

rentelasten

25

21

– 4

26

 

bijzondere lasten

0

0

0

0

Totaal lasten

43.238

34.726

– 8.512

29.445

Saldo van baten en lasten

0

59

59

582

Toelichting:

Baten

De omzet van het moederdepartement over 2015 bedraagt € 42,0 miljoen. In de omzet moederdepartement zijn de 2e geldstroom projecten van totaal € 24,0 miljoen opgenomen. De ontvangen budgetten voor 2e geldstroom projecten in 2015 betreffen hoofdzakelijk de programma’s Digitale Taken Rijksarchieven (DTR), Masterplan Archiefdepots, Archief 2020 en Gemeenschappelijk Cultureel erfgoed.

Het verschil tussen de begroting en de realisatie is voornamelijk veroorzaakt door een kasschuif voor het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR). De kasschuif is vanwege een gewijzigde fasering in het programma.

De bijdrage van de provincie Zuid Holland (€ 400.000) is voor het beheer van de archieven Zuid Holland.

De omzet derden betreft de subsidies afkomstig van derde partijen (onder andere EU) zoals het Europese project Apex en digitaliseringsprojecten zoals Metamorfoze. Daarnaast zijn in deze omzet ook de opbrengsten van de overige dienstverlening verantwoord.

De mutatie in de projectgelden betreft het bedrag aan projectgelden dat per saldo wordt overgeheveld naar het volgende boekjaar. Dit wordt met name veroorzaakt door vertragingen in het programma DTR en het project Masterplan Archiefdepots.

Lasten

De apparaatskosten bedragen € 33,2 miljoen en liggen circa € 7,5 miljoen onder de begroting. Dit is het resultaat van vertragingen in het programma DTR en het project Masterplan Archiefdepots. De vertraging in het programma DTR is ontstaan door problemen met de werving van personeel, vertraagde aanbesteding van scanners en op onderdelen een andere fasering van het programma DTR.

Het project Masterplan Archiefdepots is voor de voortgang afhankelijk van het Rijksvastgoedbedrijf. Door de vertragingen is minder personeel in dienst genomen en minder personeel ingehuurd dan gepland. Ook de materiële kosten zijn door de vertragingen achtergebleven op de begroting.

Er zijn geen afschrijvingen van immateriële vaste activa, omdat in 2013 de immateriële vaste activa volledig zijn afgeboekt.

De afschrijving van de materiele vaste activa bedraagt € 1,2 miljoen en is € 1,2 miljoen lager dan begroot. De oorzaken van dit verschil zijn investeringen die samenhangen met het programma DTR (scanners) en het project Masterplan Archiefdepots (archiefstellingen).

In 2015 hebben als gevolg van afspraken over afvloeiingsregelingen dotaties aan de voorziening plaatsgevonden van € 0,25 miljoen. Daartegenover zijn onttrekkingen aan de voorziening van € 0,18 miljoen verwerkt onder de personele kosten.

Tabel 2 Balans per 31 december 2015

Omschrijving

2015

2014

Activa

   

Immateriële vaste activa

   

Materiële vaste activa

6.705

6.389

Grond en gebouwen

377

437

Installaties en inventarissen

6.328

5.952

Overige materiële vaste activa

0

0

Voorraden

0

0

Debiteuren

120

84

Nog te ontvangen

1.906

1.550

Liquide middelen

31.973

23.052

Totaal activa

40.704

31.075

       

Passiva

   

Eigen Vermogen

1.660

3.508

Exploitatiereserve

1.601

2.926

Onverdeeld resultaat

59

582

Voorzieningen

464

409

Leningen bij het MvF

860

1.220

Investeringsbijdrage

3.098

2.193

Projectgelden

29.064

19.364

Crediteuren

2.240

1.101

Nog te betalen

3.318

3.280

Totaal passiva

40.704

31.075

Toelichting:

Activa

De balans van het Nationaal Archief vertoont een stijging van de totale activa en passiva vanwege toevoegingen van projectgelden die nog niet zijn uitgegeven.

De debiteuren en nog te ontvangen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Tabel 2a debiteuren (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Balans 2015

Balans 2014

Vorderingen op het moederdepartement

15

4

Vorderingen op overige departementen

83

8

Vorderingen op overige debiteuren

22

72

Stand per 31 december

120

84

Tabel 2b Nog te ontvangen (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Balans 2015

Balans 2014

Nog te ontvangen van moederdepartement

0

0

Nog te ontvangen op overige departementen

0

0

Nog te ontvangen van overige organisaties

1.916

1.550

Stand per 31 december

1.916

1.550

De liquide middelen zijn per saldo gestegen als gevolg van minder uitgaven aan projecten.

Passiva

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2015 € 1,6 miljoen. Hiermee blijft het eigen vermogen binnen de maximumomvang van 5% van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar. Het verloop van het vermogen ziet er als volgt uit:

Tabel 2c Overzicht vermogensontwikkeling over de jaren 2013 – 2015 (bedragen x € 1.000)
 

2015

2014

2013

Exploitatiereserve

     

Saldo per 1 januari

3.508

2.926

2.919

Onverdeeld resultaat

35

582

7

Overige directe mutaties

– 1.907

773

0

       

Directe vermogensmutatie

     

Bijdrage door moederdepartement

0

0

0

Overige directe mutaties

0

– 773

0

Saldo per 31 december

1.636

3.508

2.926

De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2015 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2016.

De post «overige directe mutaties» in 2015 heeft betrekking op de afroming vanwege het surplus van het eigen vermogen ultimo 2014 boven de 5% norm kwam. Het afgeroomde bedrag van € 1,9 miljoen is opgenomen als schuld onder de Projectgelden.

De voorzieningen zijn per saldo gestegen met € 0,1 miljoen als gevolg van de toename van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen en de afname van een reorganisatievoorziening. De vrijval van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen betreft een medewerker die geen recht meer heeft op een uitkering. Het verloop van de voorzieningen is als volgt weer te geven:

Tabel 2d Voorzieningen (bedragen x € 1.000)
 

Wachtgeld

Reorganisatie

Totaal

Stand 1/1/2015

299

110

409

Dotatie

198

46

244

Onttrekking

65

110

175

Vrijval

14

0

14

Stand 31/12/2015

418

46

464

In de post «investeringsbijdrage» staan bedragen waartegenover investeringen staan. De belangrijkste mutaties in de investeringsbijdrage betreffen de dotatie vanwege investeringen in activa voor het project DTR en het project Masterplan Archiefdepots.

De vooruit ontvangen projectgelden zijn gestegen met bijna € 9,7 miljoen. De belangrijkste mutaties in de projectgelden betreffen onderbestedingen aan DTR (€ 7,8 miljoen), Masterplan Archiefdepots (€ 1,7 miljoen) en de toevoeging uit het Eigen Vermogen voor de projecten renovatie van de hal van het Nationaal Archief (€ 1,2 miljoen) en migratie van de kantoorautomatisering van ATOS naar SSO-Noord (€ 0,7 miljoen). Daartegenover staan onttrekkingen voor Archief 2020, DWR-Archief, Teruggave Archief Suriname, GCE Landen en Apex (totaal bijna € 2 miljoen).

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Tabel 2e crediteuren (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Balans 2015

Balans 2014

Schulden op het moederdepartement

111

71

Schulden op overige departementen

233

89

Schulden op overige crediteuren

1.896

941

Stand per 31 december

2.240

1.101

Tabel 2f Nog te betalen (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Balans 2015

Balans 2014

Nog te betalen aan moederdepartement

103

17

Nog te betalen aan overige departementen

520

190

Nog te betalen aan overige organisaties

2.695

3.073

Stand per 31 december

3.318

3.280

Het kasstroomoverzicht over 2015 ziet er als volgt uit:

Tabel 3 Kasstroomoverzicht over 2015 (bedragen x € 1.000)
 

Vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en vastgestelde begroting

1.

Rekening courant RHB 1 januari 2015 + depositorekeningen

7.464

23.052

15.588

 

Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+)

0

43.075

43.075

 

Totaal uitgaven operationele kasstroom (-/-)

0

– 32.241

– 32.241

2.

Totaal operationele kasstroom

292

10.834

10.542

 

Totaal investeringen (-/-)

– 3.000

– 1.553

– 1.447

 

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

0

0

0

3.

Totaal investeringskasstroom

– 3.000

– 1.553

1.447

 

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-)

0

0

0

 

Eenmalig storting door het moederdepartement (+)

0

0

0

 

Aflossingen op leningen (-/-)

– 410

– 360

– 50

 

Beroep op leenfaciliteit (+)

0

0

0

4.

Totaal financieringskasstroom

– 410

– 360

– 50

5.

Rekening courant RHB 31 december 2015 + stand depositorekeningen (1+2+3+4), de maximale roodstand is € 0,5 miljoen.

4.346

31.973

27.627

Toelichting:

Vanaf 2015 wordt conform de Rijksbegrotingsvoorschriften 2016 in het kasstroomoverzicht voor de operationele kasstroom een uitsplitsing gemaakt naar ontvangsten en uitgaven. Hiermee wordt het inzicht in de operationele kasstroom vergroot. De ontvangsten hebben betrekking op bijdrage van het moederdepartement, andere departementen en projectgelden. De uitgaven betreffen betalingen aan personeel en leveranciers. De vastgestelde begroting is niet aangepast, omdat de aanpassing geen consequenties heeft voor de totale operationele kasstroom.

De liquide middelen van het Nationaal Archief zijn in 2015 met circa € 8,9 miljoen toegenomen. De oorzaak van deze toename is dat de operationele kasstroom hoger zijn dan begroot door fors lagere uitgaven op projecten dan in de oorspronkelijke begroting vastgesteld.

De investeringskasstroom betreft met name verbouwingen van het depot in het kader van het project Masterplan Archiefdepots en investeringen in ICT ten behoeve van het programma DTR.

De financieringskasstroom is negatief vanwege de aflossing van leningen bij het Ministerie van Financiën voor investeringen in de publieksruimte van het NA.

Doelmatigheid

Tabel 4 Doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2015

Omschrijving

 

Vastgestelde begroting

 

2013

2014

2015

2015

Generiek Deel

       

       

Gemiddeld gewogen kostprijs per productgroep

       

de (gem) prijs per km fysiek archief (capaciteit)

15.670

15.670

14.350

14.350

de (gem) prijs per Terabyte digitaal archief

zie toelichting

Gemiddeld gewogen uurtarief intern personeel

primaire taken – activiteiten

zie toelichting

51

47,92

51

programma's en projecten 2e en 3e geldstromen

zie toelichting

58

47,93

58

Aantal fte

formatie op lumpsum en projecten

142,3

141,5

151,5

151,5

formatie Programma Digitale Taken rijksarchieven

0,5

42,7

45,3

45,3

Saldo baten en lasten

7.259

581.642

59.149

0

Ontwikkeling aantallen bezoekers

bezoekers

1.678

20.000

19.430

22.500

onderwijs

545

5.000

3.310

7.500

Cijfer bezoeker tevredenheid

7,0

7,0

7,0

7,2

Voldoen aan webrichtlijnen Rijk

1

1

1

1

Beschikbaarheid – bereikbaarheid organisatie

fysieke dienstverlening; geopend:

 

informatiecentrum en studiezaal

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

 

tentoonstelling

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

Digitale dienstverlening eDepot (basisdienstverlening)

 

beschikbaarheid (%)

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

 

helpdesk openingstijden op werkdagen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

1

Webrichtijnen: Het Waarmerk drempelvrij.nl is het Nederlandse kwaliteitsmerk voor toegankelijke websites. Als een website toegankelijk is, kan deze door alle bezoekers goed worden gebruikt. Ook is de website dan beter vindbaar in zoekmachines. De toekenning geschiedt op basis van een jaarlijks onderzoek en wordt toegekend in de vorm van een certificaat. De score wordt toegekend in aantal sterren (*) met als maximaal toe te kennen score drie sterren (***).

Toelichting:

De gemiddeld gewogen kostprijs per km fysiek archief wordt geactualiseerd in april 2016. Over de gemiddeld gewogen kostprijs per Terabyte digitaal archief start de rapportageplicht over 2016. De dienstverlening is nog niet (volledig) in productie (project Digitalisering Rijk bevindt zich nog in de projectfase).

De gemiddeld gewogen uurtarieven worden vanaf 2014 vastgesteld. In 2015 komt het uurtarief lager uit als begroot vanwege het feit dat relatief veel medewerkers van het Nationaal Archief meer direct productieve uren maken dan de norm in de Handleiding Overheidstarieven 2015.

Licence