Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

1. Uitzonderingsrapportage

A. Comptabele Rechtmatigheid

Comptabele rechtmatigheid houdt in dat een financiële transactie waarvan de uitkomst in het departementale jaarverslag wordt verantwoord, in overeenstemming is met de begrotingswetten en met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van die financiële transactie beïnvloeden. Indien de voorwaarden in subsidiebeschikkingen en overeenkomsten een nadere invulling betreffen van de voorwaarden die gesteld zijn in de genoemde wet- en regelgeving en als zodanig zijn benoemd in deze wet- en regelgeving, dan vallen deze voorwaarden onder de definitie van comptabele rechtmatigheid.

In het onderdeel comptabele rechtmatigheid wordt onder meer gerapporteerd over de niet-naleving van voorwaarden in wet- en regelgeving voor zover dit de comptabele rechtmatigheid betreft. Deze voorwaarden kunnen betrekking hebben op verplichtingen of uitgaven/ontvangsten. Het uitgangspunt hierbij is dat een geconstateerde onrechtmatigheid, afhankelijk van de vraag waarop de desbetreffende voorwaarde betrekking heeft aan de verplichting of de uitgaven en ontvangsten wordt toegerekend. Tevens wordt gerapporteerd over gebleken tekortkomingen in de opzet en/of werking van het gevoerde beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving. Indien sprake is van een toereikend MenO-beleid hoeft dit niet te worden beschreven in dit onderdeel van de bedrijfsvoeringparagraaf.

De Auditdienst Rijk heeft op deel A van deze bedrijfsvoeringsparagraaf een toets op de betrouwbaarheid uitgevoerd. Voor het begrotingsjaar 2015 is voor de volgende artikelen een overschrijding van de artikeltolerantie geconstateerd:

Hoofdstuk XII

x 1.000 €

 

Realisatie

Fouten

Onzekerheden

Verplichtingen

     

Artikel 12

Waterkwaliteit

     

Uitgaven en ontvangsten1

   

artikel 14

Wegen en verkeersveiligheid

42.568

12.546

6.970

artikel 15

Openbaar vervoer

5.673

546

546

artikel 20

Lucht en geluid

32.035

 

205

Artikel 98

Apparaatsuitgaven kerndepartement

363.444

 

12.493

1

De fouten en onzekerheden inzake de uitgaven en ontvangsten zijn bepaald aan de hand van statistische steekproeven. Bij deze artikelen overschrijdt de maximale fout de tolerantiegrens per artikel. Overeenkomstig de Rijksbegrotingsvoorschriften worden dan de meest waarschijnlijke fouten en/of onzekerheden gerapporteerd. Het totaal van de meest waarschijnlijke fouten is bij een aantal artikelen lager dan de tolerantiegrens.

Naast deze rapporteringstoleranties voor uitgaven/ontvangsten en verplichtingen schrijven de Rijksbegrotingsvoorschriften toetsing voor aan de volgende drie rapporteringstoleranties:

  • De rapporteringstolerantie saldibalans is niet overschreden;

  • De rapporteringstolerantie agentschappen is niet overschreden;

  • De rapporteringstolerantie voor de begrotingshoofdstukken zijn niet overschreden.

Toelichting op de overschrijdingen van de rapporteringstoleranties:

Artikel 12

De onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de verplichtingen uit inkooptransacties ad € 430.000 wordt veroorzaakt door dossierverplichtingen voor de leverancierskeuze onder de Europese aanbestedingsdrempel (opdrachten met een waarde > 33K euro tot de Europese aanbestedingsdrempel). In onderdeel 3 van deze bedrijfsvoeringsparagraaf wordt dit onderwerp nader toegelicht. De rapporteringstolerantie op artikelniveau voor artikel 12 is € 419.000. De overschrijding van deze tolerantie is € 11.000. Dit is een overschrijding van 2,6% ten opzichte van de rapporteringstolerantie op artikelniveau.

Artikel 14

De meest waarschijnlijke fout ad € 12.546.000 betreft inhuur verantwoord op het beleidsartikel € 9.758.000 en een voorschot dat later is betaald dan voorgeschreven in de beschikking € 2.788.000.

De meest waarschijnlijke onzekerheid ad € 6.970.000 betreft betalingen van facturen waarvoor in onvoldoende mate is vastgesteld dat de desbetreffende prestaties zijn geleverd.

Artikel 15

De meest waarschijnlijke fout ad € 546.000 betreft inhuur verantwoord op beleidsartikel € 273.000 en een betaling voor prestaties met betrekking tot een contract dat al anderhalf jaar was afgelopen € 273.000.

De meest waarschijnlijke onzekerheid ad € 546.000 betreft betalingen van facturen waarvoor in onvoldoende mate is vastgesteld dat de betreffende prestaties zijn geleverd.

Artikel 20

De meest waarschijnlijke onzekerheid ad € 205.000 betreft betalingen van facturen waarvoor in onvoldoende mate is vastgesteld dat de betreffende prestaties zijn geleverd.

Artikel 98

De meest waarschijnlijke onzekerheid ad € 12.493.000 betreft betalingen van facturen waarvoor in onvoldoende mate is vastgesteld dat de desbetreffende prestaties zijn geleverd.

Controleverklaring agentschappen

De ADR controleert de samenvattende verantwoordingsstaat inzake de agentschappen als onderdeel van de jaarrekening van het departement als geheel. Op het niveau van de totale verantwoordingsstaat met betrekking tot alle agentschappen is de rapporteringstolerantie niet overschreden. Daarnaast geeft de ADR op verzoek van IenM bij de agentschappen jaarlijks een controleverklaring omtrent de rechtmatigheid en de getrouwheid af bij de interne jaarrekeningen van deze agentschappen. De ADR geeft hierbij niet alleen een oordeel over het getrouw beeld, maar ook over de rechtmatigheid. Over het verslagjaar heeft de ADR overschrijdingen van de controletolerantie vastgesteld bij ILT, KNMI en NEa. Oorzaken hiervan zijn: gebreken in de dossierverplichtingen m.b.t. de keuze van de aanbestedingsprocedure en bij ILT en de NEa noodzakelijke verlengingen van contracten om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen.

B. Totstandkoming van de niet financiële verantwoordingsinformatie (nfi)

Onder nfi wordt verstaan de in een jaarverslag opgenomen informatie over de niet-financiële aspecten van het gerealiseerde beleid en de gerealiseerde bedrijfsvoering.

In dit onderdeel worden gebreken in de totstandkoming van de nfi uitgelegd of toegelicht. De Auditdienst Rijk heeft op deze rapportage een toets op de betrouwbaarheid uitgevoerd. Voor het begrotingsjaar is een totstandkominggebrek geconstateerd: «het expliciet vaststellen op welke wijze de betrouwbaarheid van de informatie is gewaarborgd en het vaststellen hiervan door beleidsfunctionarissen vindt beperkt plaats. Daarnaast is bij veel budgethouders onbekend dat zij verantwoordelijk zijn voor de dossiervorming van de betreffende beleidsinformatie. De uitkomsten van de controltoetsen worden incidenteel en niet expliciet terug gekoppeld naar de budgethouder».

De Auditdienst Rijk dringt aan op het intensiveren van de voorlichting over de aanschrijving en daarbij vooral aandacht te besteden aan de verantwoordelijkheid van de budgethouder voor het expliciet vaststellen op welke wijze de betrouwbaarheid van de informatie is gewaarborgd en aan de dossiervorming. Ook het structureel en expliciet terugkoppelen van de bevindingen uit de door IBI en FMC uitgevoerde toetsen aan de verantwoordelijke budgethouder behoeft extra aandacht. Deze adviezen van de ADR worden opgevolgd.

C. Financieel en materieel beheer.

In dit onderdeel wordt de voortgang toegelicht op de onvolkomenheden zoals benoemd door de Algemene Rekenkamer over het jaar 2014.

• Beveiliging ICT systemen kerndepartement

Ten behoeve van de beveiliging van de ICT systemen van de IenM bestuurskern zijn in 2015 kaders en richtlijnen Informatiebeveiliging vastgesteld en geborgd. Voor de zes prioritaire systemen zijn de risicoanalyses in 2015 afgerond en zijn de beheersmaatregelen grotendeels geïmplementeerd. Met betrekking tot naleving van het voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst (VIR) 2007 is over het rapportagejaar een In Control Verklaring (ICV) opgesteld en verzonden aan BZK overeenkomstig de werkdefinities die daartoe rijksbreed zijn afgesproken.

• Beveiliging ICT systemen hoofdwater, hoofdwegen en hoofdvaarwegen

Mede naar aanleiding van de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde onvolkomenheid zet Rijkswaterstaat extra in op het «in-control» brengen en houden van de beveiliging van de automatisering ter ondersteuning van de missie kritieke processen. Daarbij is op basis van een risico-analyse in kaart gebracht wat de te nemen aanvullende beheersmaatregelen zijn in relatie tot de eisen die hieraan worden gesteld, zoals de eisen van de Baseline Informatiebeveiliging Rijk. Omdat het hoofdwatersysteem (beweegbare keringen, stuwen en gemalen en de bediening hiervan) als maatschappelijk vitaal proces is aangemerkt, zijn in 2014 met voorrang aanvullende beheersmaatregelen getroffen voor het hoofdwatersysteem en de hieraan gerelateerde generieke voorzieningen. De uitvoering van de aanvullende beveiligingsmaatregelen van het hoofdvaarwegennet zijn in 2015 uitgevoerd. Het hoofdwegennet volgt in 2016.

Met betrekking tot de implementatie van de BIR60 is voor 2015 een In control verklaring afgegeven. Ook is in 2015 de informatiebeveiligingsorganisatie vastgesteld, waarbij de verantwoordelijkheden zijn verduidelijkt. Deze organisatie wordt nu verder ingericht, waarbij per regio afspraken zijn gemaakt over de operationele beheerprocessen (zoals incidentmanagement, softwarewijzigingen en documentbeheer).

• Regie op externe beheerder van het financiële systeem (SAP)

Het aantal superuserrechten van de externe dienstverlener is teruggebracht tot het minimum waarbij de procedure voor het aanvragen is aangescherpt en de logging achteraf extra gecontroleerd wordt. Met de externe dienstverlener zijn over de registratie en documentatie van aangebrachte wijzigingen in SAP de volgende afspraken gemaakt: »Er zijn diverse stromen om wijzigingen naar de productieomgeving te brengen. Deze processen worden door de Taskforce SAP samen met de externe dienstverlener eenduidiger vastgelegd zodat de bijbehorende benodigde werkwijze, transporten en documentatie beter vast te leggen en herleidbaar zijn.

De toezichtstaken en verantwoordelijkheden op de uitvoering van het contract worden door de Taskforce SAP samen met de externe dienstverlener en de leveranciersmanager explicieter uitgewerkt en vastgelegd. De geplande evaluatie van het contract met de externe beheerder wordt gebruikt om te kijken naar de verantwoording door de externe beheerpartij en de mate van diepgang van het toezicht hierop door DCI.

• Naleving aanbestedingsregels door KNMI

Het KNMI heeft een project «Financieel beheer op orde» ingericht waardoor het management meer grip heeft op het kennisniveau met betrekking tot aanbestedingsregels en prestatieverklaringen. De aanbestedingsregels zijn in 2015 beter nageleefd door KNMI. Het inkoopproces is in 2015 ondersteund door het inkoop-uitvoeringscentrum Integrale Bedrijfsvoering IenM (IBI). Als gevolg van de bevindingen met betrekking tot de juiste procedurekeuze bij 2B diensten en dossierverplichtingen voor de leverancierskeuze bij aanbestedingen van 33.000,– Euro tot de Europese drempel overschrijdt KNMI de controletolerantie van de AuditDienst Rijk.

• Naleving aanbestedingsregels directie OVS

De directie OVS is verantwoordelijk voor artikel 15 «openbaar vervoer» en artikel 16 «spoor». De directie is in het verslagjaar binnen de controletoleranties voor de verplichtingen gebleven.

• Zekerstelling rechtmatigheid eerste klas abonnementen Rijkswaterstaat

Er zijn aanvullende controles uitgevoerd op de toereikendheid van de vastlegging van de 1e klas reisrechten woon-werkverkeer bij die medewerkers waarbij dat van toepassing is. Op basis hiervan zijn aanvullende acties geïnitieerd op grond waarvan is vastgesteld dat de vereiste vastlegging op orde is.

D. Overige aspecten van de bedrijfsvoering.

In dit onderdeel wordt ingegaan op de voortgang aandachtspunten benoemd door de Algemene Rekenkamer en eventuele procesgebreken voortvloeiend uit de onderdelen A en B of normstelling betalen.

• Contractmanagement bij DBFM61-contracten RWS

Mede door de toename van DBFM infrastructuurprojecten, zowel in aanleg- als in de exploitatiefase, heeft binnen RWS het afgelopen jaar verdere uniformering van contracten en werkwijzen plaatsgevonden. De DBFM projecten vallen onder hetzelfde sturings- en beheerregime als andere projecten. Er zijn vervolgstappen gezet op de inrichting en werkwijze van de contractbeheerorganisatie voor DBFM. In aansluiting op het model Contractbeheersplan voor de DBFM-projecten in de aanlegfase, is dit model doorontwikkeld voor projecten in de exploitatiefase. Bij gebleken tekortkomingen in het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer kunnen kortingen worden opgelegd. Omdat een expliciet afwegingskader hiervoor ontbrak, is er een stramien boetepunten opgesteld. Tevens heeft er een vervolgaudit plaatsgevonden naar de opvolging van de aanbevelingen van de interne audit DBFM die in 2014 is uitgevoerd. Uit deze audit is gebleken dat de acties zijn uitgevoerd en het beoogde effect hebben gesorteerd.

• RWS Inkoopproces inhuur

In afstemming tussen IenM, BZK en ADR over de interpretatie van de Circulaire grensbedragen is medio 2015 geconcludeerd dat enkelvoudig onderhands aanbesteden voor inhuurcontracten (de zogenoemde 2B-diensten) is toegestaan, mits dit wordt gemotiveerd in het inkoopdossier, waarbij de afwegingsaspecten van de Gids Proportionaliteit aan de orde komen. Dit punt is verduidelijkt in de Circulaire Grensbedragen welke per 1 september van kracht is geworden. De interne procedures zijn hierop aangepast, waaronder de Beleidsregels aanbestedingen RWS. Tevens zijn er inventariserende acties en herstelacties uitgevoerd. Deze acties zullen 1e kwartaal 2016 worden geëvalueerd. Mede op basis daarvan zal worden bezien of de procedures en werkinstructies verdergaand moeten worden aangepast. Hierop vooruitlopend worden bij nieuwe inhuurcontracten de verlengingsopties standaard opgenomen en is dit ingeregeld in het inhuurproces met Expertisecentrum Organisatie & Personeel (onderdeel van BZK). Tevens is geconstateerd dat de toegankelijkheid, juistheid en volledigheid van het inkoopdossier nog niet toereikend is. Hierop is in 2016 extra inzet nodig.

60

BIR = Baseline Informatiebeveiliging Rijk

61

Design, Build, Finance and Maintain

Licence