Inleiding
De Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR) heeft een breed aanbod aan producten en diensten en biedt hiermee integrale oplossingen. UBR bundelt haar kennis van onder andere interim-management, HRM, IT, inkoop en financiën en verbindt die met de andere rijksbrede SSO’s.
De Hervormingsagenda Rijk is mede aanleiding geweest om meer eenheid te brengen in de organisatieonderdelen van UBR en daarmee de organisatie van pionier naar professionele dienstverlener te brengen. UBR staat voor:
-
• Integrale dienstverlening;
-
• Hoge kwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten;
-
• Delen en ontwikkelen van kennis en kunde binnen de overheid.
Naast de reguliere dienstverlening voert UBR complexe transities en implementaties op het gebied van rijksbrede bedrijfsvoering uit. Dit doet het ontwikkelbedrijf van UBR in opdracht van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR), het SG-Overleg of de ministerraad. Daarmee draagt UBR bij aan het verder ontwikkelen van een effectieve en efficiënte overheid.
Realisatie in 2015
Ontwikkeling financiële positie
Het resultaat 2015 is € 0,8 mln. negatief. Exclusief de bijzondere baten en lasten en de mutaties voorzieningen resteert een positief resultaat van € 0,3 mln.
Na verwerking van het negatieve resultaat resteert een negatief eigen vermogen van € 0,7 mln. Conform de Regeling agentschappen zuivert de eigenaar dit uiterlijk bij eerste suppletoire begroting 2016 aan tot minimaal nihil.
Vanuit het streven naar een duurzaam financieel gezonde en doelmatige organisatie is een onderzoek gestart naar de bekostiging van UBR. Hiervoor is een bekostigingswerkgroep ingericht. Ook gaat een onderzoek naar de synergie tussen SSO’s van start dat mogelijk ook aanknopingspunten biedt voor besparingen.
Ontwikkeling dienstverlening
Samen met de andere SSO’s draagt UBR bij aan een compacte rijksdienst. UBR levert op diverse dossiers een bijdrage aan een effectieve en efficiënte overheidsbedrijfsvoering. Een greep uit wat UBR in 2015 heeft gerealiseerd:
-
• Het Programma Operatie Informatiebestel Rijk (OIR) werkt aan de maatregelen uit de kabinetsreactie op het rapport van de commissie Elias. Drie daarvan krijgen bij UBR beslag: het realiseren van extra ICT-capaciteit en -kennis, het aantrekken van nieuw talent via een rijksbreed ICT-traineeprogramma en het bundelen van ICT-inkoopexpertise in een pool van aanbestedingsadviseurs. Binnen Ontwikkelbedrijf (UBR|OW) zijn deze acties in onderlinge samenhang opgepakt;
-
• Expertisecentrum Organisatie & Personeel (UBR|EC O&P) heeft het product Eigen Risicodragerschap WGA ontwikkeld;
-
• I-Interim Rijk (UBR|IIR) zet expertise in op veel grote en high-risk-projecten, zoals EDU (Programma Electronische Dienstverlening Uitvoering) en RIdM (programma Rijksidentiteitsmanagement);
-
• Interim Management, Coaching en Gatewayreviews (UBR|ICG) heeft voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken een Academie voor Internationale betrekkingen opgezet en helpt DJI met het opzetten van een landelijke opererende facilitaire dienstverleningsorganisatie;
-
• Haagse Inkoopsamenwerking (UBR|HIS) gebruikt steeds vaker een Best Value Procurement-procedure, zoals bij een Europese aanbesteding voor schoonmaakmachines, -middelen en -materialen voor de Rijksschoonmaakorganisatie;
-
• 385 gemeentes, alle provincies en de waterschappen bieden hun bekendmakingen via internet aan hun burgers aan met de systemen van Kennis- en exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (UBR|KOOP);
-
• Bedrijfsvoering & Financiën (UBR|Bv&F) heeft FMH en SCC-ICT aangesloten op Exact Synergy Enterprise. Samen met hostingpartij SSC-ICT levert UBR een stabiele omgeving;
-
• Interdepartementale Post- en Koeriersdienst (UBR|IPKD) heeft met succes de pilot afgerond voor het betekenen van gerechtelijke brieven. In 2016 worden alle gerechtelijke brieven door UBR|IPKD bezorgd;
-
• Rijksbeveiligingsorganisatie (UBR|RBO) heeft het contract met een externe leverancier voor beveiliging van de IND-locaties overgenomen.
Ontwikkelingen bedrijfsvoering Rijk
UBR heeft actief geparticipeerd in de verschillende rijksbrede projecten. Met name in de projecten SGO 5, Arbeidsbeperkten en Lage Loonschalen.
Inkoopbeheer HIS
Bij UBR|HIS zijn belangrijke verbeteringen doorgevoerd op het gebied van inkoopbeheer. De nieuwe circulaire is met ingang van 15 augustus doorgevoerd en de processen worden per 1 september 2015 toegepast. Hiermee is nadere concurrentiestelling/mini-competitie geïmplementeerd. In 2015 is uitgewerkt in welke situaties verplichte consultatie van een aanbestedingsjurist plaats dient te vinden, worden (verbijzonderde) interne controles (IC) uitgevoerd en vindt de collegiale beoordeling zichtbaar plaats.
Ten aanzien van het implementeren van eventueel gewijzigde regelgeving op het gebied van keuzes voor de aanbestedingsprocedures en uit te nodigen ondernemers is UBR|HIS in afwachting van de uitkomsten van de discussie tussen de beleidsmaker en de Algemene Rekenkamer.
Inkoopfunctie UBR
In 2015 heeft UBR geconstateerd dat de inkoopfunctie binnen UBR kan worden verbeterd, onder andere door het verder bundelen van de bestelfunctie binnen UBR en het verder implementeren van het gebruik van DigiInkoop. Professionalisering van de inkoopfunctie is daarmee een speerpunt voor het financieel beheer van UBR in 2016.
Staat van baten en lasten van het baten-lastenagentschap UBR
| (1) | (2) | (3)=(2)-(1) | (4) | |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving | Vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en vastgestelde begroting | Realisatie 2014 |
| Baten | ||||
| Omzet moederdepartement | 35.942 | 35.171 | – 771 | 36.598 |
| Omzet overige departementen | 69.017 | 94.483 | 25.466 | 85.718 |
| Omzet derden | 4.063 | 6.074 | 2.011 | 5.633 |
| Rentebaten | – | 0 | 0 | 4 |
| Vrijval voorzieningen | – | 270 | 270 | 184 |
| Bijzondere baten | 4.956 | 0 | – 4.956 | 1.722 |
| Totaal baten | 113.978 | 135.998 | 22.020 | 129.859 |
| Lasten | ||||
| Apparaatskosten | 107.626 | 133.926 | 26.300 | 126.364 |
| – Personele kosten | 85.617 | 96.932 | 11.315 | 90.067 |
| Waarvan eigen personeel | 68.701 | 77.425 | 8.724 | 65.005 |
| Waarvan externe inhuur | 12.980 | 16.807 | 3.827 | 18.905 |
| Waarvan overige personele kosten | 3.936 | 2.700 | – 1.236 | 6.157 |
| – Materiële kosten | 22.009 | 36.994 | 14.985 | 36.297 |
| Waarvan apparaat ICT | 5.502 | 4.482 | – 1.020 | 3.701 |
| Waarvan bijdrage aan SSO's | 9.474 | 12.714 | 3.240 | 10.962 |
| Waarvan overige materiele kosten | 7.033 | 19.798 | 12.765 | 21.634 |
| Rentelasten | 183 | 1 | – 182 | 3 |
| Afschrijvingskosten | 1.213 | 1.442 | 229 | 853 |
| – Immaterieel | 553 | 951 | 398 | 500 |
| – Materieel | 660 | 491 | – 169 | 353 |
| Overige lasten | 4.956 | 1.398 | – 3.558 | 13.040 |
| – Dotaties voorzieningen | – | 423 | 423 | 7.940 |
| – Bijzondere lasten | 4.956 | 975 | – 3.981 | 5.100 |
| Totaal lasten | 113.978 | 136.767 | 22.789 | 140.260 |
| Saldo van baten en lasten | – | – 769 | – 769 | – 10.401 |
Toelichting
Het resultaat 2015 is € 0,8 mln. negatief. Exclusief de bijzondere baten en lasten en de mutaties voorzieningen resteert een positief resultaat van € 0,3 mln.
Na het opstellen van de ontwerpbegroting 2015 is eind 2014 besloten een saneringsvoorziening te vormen ten laste van het resultaat 2014. Wat als bijzondere lasten resteert zijn de niet in de tarieven doorberekende ICT-kosten.
Belangrijke verschillen:
-
• De afwijking in de omzet van ruim 24% t.o.v. de begroting is met name veroorzaakt door UBR|RBO en UBR|IPKD. De groei bij UBR|RBO en UBR|IPKD is vooral een gevolg van implementatie van het lageloonschaal beleid (waaronder de beveiliging van IND-locaties respectievelijk het betekenen van gerechtelijke brieven). Dit verklaart ook de toename van de kosten voor eigen personeel.
-
• De hogere omzet vindt zijn weerslag in de hogere externe inhuur. UBR heeft bij een aantal diensten bewust gekozen voor een businessmodel met vraaggestuurde externe inhuur (o.a. van ZZP-ers) in plaats van uitbreiding van de formatie. Reden hiervoor is dat sprake is van een te grote fluctuatie in de verwachte vraag om de bestaande capaciteit structureel uit te breiden. Voor het eigen apparaat huurt UBR voor slechts € 0,9 mln. in.
-
• De overige materiële kosten en bijdrage SSO’s zijn hoger dan geraamd door de daarin begrepen inkoop ten behoeve van productie c.q. uitbesteding, die samenhangen met de gestegen omzet uit dienstverlening.
-
• De dotatie voorziening betreft een dotatie aan de voorziening verliesgevende opdrachten (€ 0,2 mln.) en de toevoeging aan de voorziening dubieuze debiteuren (€ 0,3 mln).
-
• De bijzondere lasten komen voort uit niet aan de afnemers doorberekende ICT kosten (€ 0,7 mln) en kosten als gevolg van een juridisch geschil met een leverancier (€ 0,3 mln).
Balans per 31 december 2015
| Balans 2015 | Balans 2014 | |
|---|---|---|
| Activa | ||
| Immateriële vaste activa | 3.049 | 3.455 |
| Materiële vaste activa | 2.491 | 1.465 |
| – Grond en gebouwen | – | – |
| – Installaties en inventarissen | 107 | 171 |
| – Overige materiële vaste activa | 2.384 | 1.294 |
| Voorraden | 7 | 68 |
| Debiteuren | 20.164 | 18.106 |
| Nog te ontvangen | 19.071 | 14.663 |
| Liquide middelen | 8.427 | 13.883 |
| Totaal activa | 53.209 | 51.640 |
| Passiva | ||
| Eigen Vermogen | – 708 | – 4.489 |
| – Exploitatiereserve | 61 | 5.912 |
| – Onverdeeld resultaat | – 769 | – 10.401 |
| Voorzieningen | 11.629 | 19.020 |
| Leningen bij het MvF | 1.768 | 760 |
| Crediteuren | 3.337 | 2.361 |
| Nog te betalen | 37.183 | 33.988 |
| Totaal passiva | 53.209 | 51.640 |
Toelichting
Immateriële vaste activa
De in 2013 t/m 2015 gemaakte ontwikkelkosten voor het nieuwe financiële systeem zijn geactiveerd en worden vanaf ingebruikname in 2014 en 2015 in vijf jaar afgeschreven bij UBR|Bv&F.
Materiële vaste activa
De investeringen in 2015 bestaan voor € 1,5 mln. uit vervoermiddelen bij de Interdepartementale Post- en Koeriersdienst (UBR|IPKD).
Debiteuren
De post debiteuren bestaat uit: moederdepartement (€ 2,5 mln.), overige departementen (€ 15,6 mln.) en overige debiteuren (€ 2,0 mln.) en bedraagt circa 1,7 maand omzet (2014: 1,5 maand).
Nog te ontvangen bedragen
De nog te ontvangen bedragen bestaat uit € 15,2 mln. nog te factureren termijnen (circa 1,3 maand omzet, in 2014 minder dan 1 maand), overige nog te vorderen bedragen van € 1,7 mln, € 0,7 mln. vooruitbetaalde kosten, € 1,2 mln. nog te verrekenen overige kosten en € 0,3 mln. nog te ontvangen creditnota’s.
Het aandeel van het moederdepartement in de nog te ontvangen bedragen is € 8,1 mln., van overige departementen € 9,9 mln. en van derden € 1,1 mln.
Liquide middelen
De afname van de positie van de liquide middelen is vooral een gevolg van de hogere post nog te factureren omzet.
Eigen vermogen
Begin 2015, heeft de eigenaar het eigen vermogen aangezuiverd met € 4,55 mln. Na verwerking van het negatieve resultaat 2015 resteert een negatief eigen vermogen van € 0,7 mln. Conform de Regeling agentschappen zuivert de eigenaar dit uiterlijk bij eerste suppletoire begroting 2016 aan tot minimaal nihil.
Voorzieningen
In het kader van de sanering bij een aantal organisatieonderdelen van UBR hebben ca 20 medewerkers de VWNW-status gekregen en zijn met ca 15 medewerkers nadere afspraken (vaststellingsovereenkomsten) gemaakt over een aanstaande beëindiging van het dienstverband. Eind 2014 heeft UBR hiervoor een saneringsvoorziening gevormd (€ 7,3 mln.). In 2015 heeft een onttrekking ter grootte van € 2,6 mln. plaatsgevonden voor de in 2015 gemaakte saneringskosten.
Voor de afwikkeling van de grafische dienstverlening is eind 2014 een voorziening gevormd van € 12,1 mln. Na de onttrekking eind 2014 van € 0,7 mln. resteert eind 2014 een voorziening van € 11,4 mln.
In 2015 heeft een onttrekking ter grootte van € 4,6 mln. plaatsgevonden voor de in 2015 gemaakte kosten inzake de afwikkeling van de grafische dienstverlening bij UBR|VKB en BZK.
De voorziening verliesgevende opdrachten is in 2015 nagenoeg gelijk gebleven (€ 0,2 mln.).
Leningen bij het Ministerie van Financiën
Voor de financiering van de investeringen bij UBR|IPKD heeft UBR een beroep gedaan op de leenfaciliteit bij het Ministerie van Financiën.
Crediteuren
Van het crediteuren bedrag heeft € 0,1 mln. betrekking op het moederdepartement, € 0,9 mln. overige departementen en € 2,3 mln. aan derden.
Nog te betalen bedragen
De nog te betalen bedragen bestaan uit € 21,5 mln. nog te betalen kosten, € 6,5 mln. vooruitgefactureerde bedragen, € 5,1 mln. voor personeelsgerelateerde verplichtingen, € 2,9 mln. nog te besteden gelden en € 1,2 mln. overige schulden.
Het aandeel van het moederdepartement in de nog te betalen bedragen is € 12,5 mln., van overige departementen € – 1,3 mln. en van derden € 26,0 mln.
Kasstroomoverzicht over 2015
| Vastgestelde begroting (1) | Realisatie (2) | Verschil realisatie en vastgestelde begroting (3)=(2)-(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2015 + stand depositorekeningen | 16.814 | 13.879 | – 2.935 |
| Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+) | – | 190.080 | 190.080 | |
| Totaal uitgaven operationele kasstroom (–/–) | – | – 199.044 | – 199.044 | |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 1.213 | – 8.964 | – 10.177 |
| Totaal investeringen (–/–) | – 2.000 | – 2.179 | – 179 | |
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | – | 130 | 130 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 2.000 | – 2.049 | – 49 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | – | – | – | |
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | – | 4.550 | 4.550 | |
| Aflossingen op leningen (–/–) | – 1.100 | – 152 | 948 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | 2.000 | 1.160 | – 840 | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | 900 | 5.558 | 4.658 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december 2015 + stand depositorekeningen (1+2+3+4), de maximale roodstand 0,5 miljoen €. | 16.927 | 8.423 | – 8.504 |
Toelichting
De investeringen in 2015 bestaan voor € 1,5 mln. uit vervoermiddelen bij de Interdepartementale Post- en Koeriersdienst (UBR|IPKD) en voor € 0,6 mln. uit immateriële vaste activa bij het Expertise Centrum Organisatie & Personeel (UBR|EC O&P) en UBR|Bv&F.
Voor de financiering van de investeringen bij UBR|IPKD heeft UBR een beroep gedaan op de leenfaciliteit bij het Ministerie van Financiën.
De desinvesteringen zijn het gevolg van de afwikkeling van UBR|Vijfkeerblauw, de overname van inventaris door FM Haaglanden bij UBR|Concernstaf, verkoop van vervoermiddelen bij de UBR|IPKD en vervoermiddelen bij UBR|I-Interim Rijk (UBR|IIR).
De storting door het moederdepartement betreft de aanvulling van het eigen vermogen.
Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2015
| Omschrijving generiek deel | Realisatie | Realisatie | Realisatie | Realisatie | Vastgestelde begroting |
|---|---|---|---|---|---|
| 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2015 | |
| Kostprijzen per product (groep) (indexcijfer) | 100,8 | 106 | 100 | 102,2 | 100 |
| Tarieven/uur (indexcijfer) | 98 | 98,5 | 100 | 101,6 | 100 |
| Omzet per FTE | 147.329 | 122.801 | 146.227 | 129.883 | 120.996 |
| FTE-totaal (excl. externe inhuur) | 762 | 820 | 875 | 1.045 | 901 |
| Saldo van baten en lasten (%) | – 4,9% | – 7,5% | – 8,1% | – 0,6% | 0,0% |
| Kwaliteitsindicator 1 – KTO | 6,2 | 6,8 | in 2015 | zie toelichting | 7,1 |
| Kwaliteitsindicator 2 – MTO | 7,5 | n.b. | in 2016 | 7,5 | |
| Doorlichting uitgevoerd cq. gepland in: | in 2015 | lopend |
Toelichting
N.B. Gezien de grote verscheidenheid aan productgroepen heeft UBR ervoor gekozen te werken met een indexcijfer. In de jaarrekening van UBR geeft de specificatie van de omzet per organisatieonderdeel het inzicht in de omzet per productgroep.
Verloop indexcijfers
UBR heeft rekening gehouden in haar kostprijzen en verkooptarieven met loon- en prijsstijgingen en compenserende factoren. De gehanteerde tarieven zijn gelijk aan de door de eigenaar goedgekeurde tarieven zoals opgenomen in het jaarplan UBR 2015. In 2015 heeft UBR de tarieven verhoogd als gevolg van de voor de overheid geldende loon- en prijsstijgingen (+ 1,56%).
Omzet per fte
De begrote omzet per fte bedraagt € 120.996 ten opzichte van een gerealiseerde omzet per fte van € 129.883. Dit is een stijging van 7%. De stijging wordt verklaard door toegenomen vraag en gemiddeld hogere declarabiliteit. Door de implementatie van de lageloonschaalprojecten is de gemiddelde omzet per FTE van 2015 ten opzichte van 2014 afgenomen.
FTE-totaal (excl. externe inhuur)
De toename van het aantal FTE’s ten opzichte van 2014 is vooral een gevolg van de implementatie van de lageloonschaalprojecten bij UBR|RBO (+115 fte’s) en UBR|IPKD (+45 fte’s) en als gevolg van het Programma Operatie informatiebestel Rijk (OIR) bij UBR|IIR (+10 fte’s).
Kwaliteitsindicator
In 2015 is geen medewerkerstevredenheidsonderzoek gehouden, dit is in 2016 gepland. Bij een aantal organisatieonderdelen zijn event based KTO’s uitgevoerd.