Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

3.3 Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk

Inleiding

De Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR) heeft een breed aanbod aan producten en diensten en biedt hiermee integrale oplossingen. UBR bundelt haar kennis van onder andere interim-management, HRM, IT, inkoop en financiën en verbindt die met de andere rijksbrede SSO’s.

De Hervormingsagenda Rijk is mede aanleiding geweest om meer eenheid te brengen in de organisatieonderdelen van UBR en daarmee de organisatie van pionier naar professionele dienstverlener te brengen. UBR staat voor:

  • Integrale dienstverlening;

  • Hoge kwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten;

  • Delen en ontwikkelen van kennis en kunde binnen de overheid.

Naast de reguliere dienstverlening voert UBR complexe transities en implementaties op het gebied van rijksbrede bedrijfsvoering uit. Dit doet het ontwikkelbedrijf van UBR in opdracht van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR), het SG-Overleg of de ministerraad. Daarmee draagt UBR bij aan het verder ontwikkelen van een effectieve en efficiënte overheid.

Realisatie in 2015

Ontwikkeling financiële positie

Het resultaat 2015 is € 0,8 mln. negatief. Exclusief de bijzondere baten en lasten en de mutaties voorzieningen resteert een positief resultaat van € 0,3 mln.

Na verwerking van het negatieve resultaat resteert een negatief eigen vermogen van € 0,7 mln. Conform de Regeling agentschappen zuivert de eigenaar dit uiterlijk bij eerste suppletoire begroting 2016 aan tot minimaal nihil.

Vanuit het streven naar een duurzaam financieel gezonde en doelmatige organisatie is een onderzoek gestart naar de bekostiging van UBR. Hiervoor is een bekostigingswerkgroep ingericht. Ook gaat een onderzoek naar de synergie tussen SSO’s van start dat mogelijk ook aanknopingspunten biedt voor besparingen.

Ontwikkeling dienstverlening

Samen met de andere SSO’s draagt UBR bij aan een compacte rijksdienst. UBR levert op diverse dossiers een bijdrage aan een effectieve en efficiënte overheidsbedrijfsvoering. Een greep uit wat UBR in 2015 heeft gerealiseerd:

  • Het Programma Operatie Informatiebestel Rijk (OIR) werkt aan de maatregelen uit de kabinetsreactie op het rapport van de commissie Elias. Drie daarvan krijgen bij UBR beslag: het realiseren van extra ICT-capaciteit en -kennis, het aantrekken van nieuw talent via een rijksbreed ICT-traineeprogramma en het bundelen van ICT-inkoopexpertise in een pool van aanbestedingsadviseurs. Binnen Ontwikkelbedrijf (UBR|OW) zijn deze acties in onderlinge samenhang opgepakt;

  • Expertisecentrum Organisatie & Personeel (UBR|EC O&P) heeft het product Eigen Risicodragerschap WGA ontwikkeld;

  • I-Interim Rijk (UBR|IIR) zet expertise in op veel grote en high-risk-projecten, zoals EDU (Programma Electronische Dienstverlening Uitvoering) en RIdM (programma Rijksidentiteitsmanagement);

  • Interim Management, Coaching en Gatewayreviews (UBR|ICG) heeft voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken een Academie voor Internationale betrekkingen opgezet en helpt DJI met het opzetten van een landelijke opererende facilitaire dienstverleningsorganisatie;

  • Haagse Inkoopsamenwerking (UBR|HIS) gebruikt steeds vaker een Best Value Procurement-procedure, zoals bij een Europese aanbesteding voor schoonmaakmachines, -middelen en -materialen voor de Rijksschoonmaakorganisatie;

  • 385 gemeentes, alle provincies en de waterschappen bieden hun bekendmakingen via internet aan hun burgers aan met de systemen van Kennis- en exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (UBR|KOOP);

  • Bedrijfsvoering & Financiën (UBR|Bv&F) heeft FMH en SCC-ICT aangesloten op Exact Synergy Enterprise. Samen met hostingpartij SSC-ICT levert UBR een stabiele omgeving;

  • Interdepartementale Post- en Koeriersdienst (UBR|IPKD) heeft met succes de pilot afgerond voor het betekenen van gerechtelijke brieven. In 2016 worden alle gerechtelijke brieven door UBR|IPKD bezorgd;

  • Rijksbeveiligingsorganisatie (UBR|RBO) heeft het contract met een externe leverancier voor beveiliging van de IND-locaties overgenomen.

Ontwikkelingen bedrijfsvoering Rijk

UBR heeft actief geparticipeerd in de verschillende rijksbrede projecten. Met name in de projecten SGO 5, Arbeidsbeperkten en Lage Loonschalen.

Inkoopbeheer HIS

Bij UBR|HIS zijn belangrijke verbeteringen doorgevoerd op het gebied van inkoopbeheer. De nieuwe circulaire is met ingang van 15 augustus doorgevoerd en de processen worden per 1 september 2015 toegepast. Hiermee is nadere concurrentiestelling/mini-competitie geïmplementeerd. In 2015 is uitgewerkt in welke situaties verplichte consultatie van een aanbestedingsjurist plaats dient te vinden, worden (verbijzonderde) interne controles (IC) uitgevoerd en vindt de collegiale beoordeling zichtbaar plaats.

Ten aanzien van het implementeren van eventueel gewijzigde regelgeving op het gebied van keuzes voor de aanbestedingsprocedures en uit te nodigen ondernemers is UBR|HIS in afwachting van de uitkomsten van de discussie tussen de beleidsmaker en de Algemene Rekenkamer.

Inkoopfunctie UBR

In 2015 heeft UBR geconstateerd dat de inkoopfunctie binnen UBR kan worden verbeterd, onder andere door het verder bundelen van de bestelfunctie binnen UBR en het verder implementeren van het gebruik van DigiInkoop. Professionalisering van de inkoopfunctie is daarmee een speerpunt voor het financieel beheer van UBR in 2016.

Staat van baten en lasten van het baten-lastenagentschap UBR

Staat van baten en lasten van de baten-lastenagentschap UBR (bijdragen x € 1.000)
 

(1)

(2)

(3)=(2)-(1)

(4)

Omschrijving

Vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en vastgestelde begroting

Realisatie 2014

Baten

Omzet moederdepartement

35.942

35.171

– 771

36.598

Omzet overige departementen

69.017

94.483

25.466

85.718

Omzet derden

4.063

6.074

2.011

5.633

Rentebaten

0

0

4

Vrijval voorzieningen

270

270

184

Bijzondere baten

4.956

0

– 4.956

1.722

Totaal baten

113.978

135.998

22.020

129.859

Lasten

Apparaatskosten

107.626

133.926

26.300

126.364

– Personele kosten

85.617

96.932

11.315

90.067

Waarvan eigen personeel

68.701

77.425

8.724

65.005

Waarvan externe inhuur

12.980

16.807

3.827

18.905

Waarvan overige personele kosten

3.936

2.700

– 1.236

6.157

– Materiële kosten

22.009

36.994

14.985

36.297

Waarvan apparaat ICT

5.502

4.482

– 1.020

3.701

Waarvan bijdrage aan SSO's

9.474

12.714

3.240

10.962

Waarvan overige materiele kosten

7.033

19.798

12.765

21.634

Rentelasten

183

1

– 182

3

Afschrijvingskosten

1.213

1.442

229

853

– Immaterieel

553

951

398

500

– Materieel

660

491

– 169

353

Overige lasten

4.956

1.398

– 3.558

13.040

– Dotaties voorzieningen

423

423

7.940

– Bijzondere lasten

4.956

975

– 3.981

5.100

Totaal lasten

113.978

136.767

22.789

140.260

Saldo van baten en lasten

– 769

– 769

– 10.401

Toelichting

Het resultaat 2015 is € 0,8 mln. negatief. Exclusief de bijzondere baten en lasten en de mutaties voorzieningen resteert een positief resultaat van € 0,3 mln.

Na het opstellen van de ontwerpbegroting 2015 is eind 2014 besloten een saneringsvoorziening te vormen ten laste van het resultaat 2014. Wat als bijzondere lasten resteert zijn de niet in de tarieven doorberekende ICT-kosten.

Belangrijke verschillen:

  • De afwijking in de omzet van ruim 24% t.o.v. de begroting is met name veroorzaakt door UBR|RBO en UBR|IPKD. De groei bij UBR|RBO en UBR|IPKD is vooral een gevolg van implementatie van het lageloonschaal beleid (waaronder de beveiliging van IND-locaties respectievelijk het betekenen van gerechtelijke brieven). Dit verklaart ook de toename van de kosten voor eigen personeel.

  • De hogere omzet vindt zijn weerslag in de hogere externe inhuur. UBR heeft bij een aantal diensten bewust gekozen voor een businessmodel met vraaggestuurde externe inhuur (o.a. van ZZP-ers) in plaats van uitbreiding van de formatie. Reden hiervoor is dat sprake is van een te grote fluctuatie in de verwachte vraag om de bestaande capaciteit structureel uit te breiden. Voor het eigen apparaat huurt UBR voor slechts € 0,9 mln. in.

  • De overige materiële kosten en bijdrage SSO’s zijn hoger dan geraamd door de daarin begrepen inkoop ten behoeve van productie c.q. uitbesteding, die samenhangen met de gestegen omzet uit dienstverlening.

  • De dotatie voorziening betreft een dotatie aan de voorziening verliesgevende opdrachten (€ 0,2 mln.) en de toevoeging aan de voorziening dubieuze debiteuren (€ 0,3 mln).

  • De bijzondere lasten komen voort uit niet aan de afnemers doorberekende ICT kosten (€ 0,7 mln) en kosten als gevolg van een juridisch geschil met een leverancier (€ 0,3 mln).

Balans per 31 december 2015

Balans per 31 december 2015 (bedragen x € 1.000)
 

Balans 2015

Balans 2014

Activa

   

Immateriële vaste activa

3.049

3.455

Materiële vaste activa

2.491

1.465

– Grond en gebouwen

– Installaties en inventarissen

107

171

– Overige materiële vaste activa

2.384

1.294

Voorraden

7

68

Debiteuren

20.164

18.106

Nog te ontvangen

19.071

14.663

Liquide middelen

8.427

13.883

Totaal activa

53.209

51.640

     

Passiva

   

Eigen Vermogen

– 708

– 4.489

– Exploitatiereserve

61

5.912

– Onverdeeld resultaat

– 769

– 10.401

Voorzieningen

11.629

19.020

Leningen bij het MvF

1.768

760

Crediteuren

3.337

2.361

Nog te betalen

37.183

33.988

Totaal passiva

53.209

51.640

Toelichting

Immateriële vaste activa

De in 2013 t/m 2015 gemaakte ontwikkelkosten voor het nieuwe financiële systeem zijn geactiveerd en worden vanaf ingebruikname in 2014 en 2015 in vijf jaar afgeschreven bij UBR|Bv&F.

Materiële vaste activa

De investeringen in 2015 bestaan voor € 1,5 mln. uit vervoermiddelen bij de Interdepartementale Post- en Koeriersdienst (UBR|IPKD).

Debiteuren

De post debiteuren bestaat uit: moederdepartement (€ 2,5 mln.), overige departementen (€ 15,6 mln.) en overige debiteuren (€ 2,0 mln.) en bedraagt circa 1,7 maand omzet (2014: 1,5 maand).

Nog te ontvangen bedragen

De nog te ontvangen bedragen bestaat uit € 15,2 mln. nog te factureren termijnen (circa 1,3 maand omzet, in 2014 minder dan 1 maand), overige nog te vorderen bedragen van € 1,7 mln, € 0,7 mln. vooruitbetaalde kosten, € 1,2 mln. nog te verrekenen overige kosten en € 0,3 mln. nog te ontvangen creditnota’s.

Het aandeel van het moederdepartement in de nog te ontvangen bedragen is € 8,1 mln., van overige departementen € 9,9 mln. en van derden € 1,1 mln.

Liquide middelen

De afname van de positie van de liquide middelen is vooral een gevolg van de hogere post nog te factureren omzet.

Eigen vermogen

Begin 2015, heeft de eigenaar het eigen vermogen aangezuiverd met € 4,55 mln. Na verwerking van het negatieve resultaat 2015 resteert een negatief eigen vermogen van € 0,7 mln. Conform de Regeling agentschappen zuivert de eigenaar dit uiterlijk bij eerste suppletoire begroting 2016 aan tot minimaal nihil.

Voorzieningen

In het kader van de sanering bij een aantal organisatieonderdelen van UBR hebben ca 20 medewerkers de VWNW-status gekregen en zijn met ca 15 medewerkers nadere afspraken (vaststellingsovereenkomsten) gemaakt over een aanstaande beëindiging van het dienstverband. Eind 2014 heeft UBR hiervoor een saneringsvoorziening gevormd (€ 7,3 mln.). In 2015 heeft een onttrekking ter grootte van € 2,6 mln. plaatsgevonden voor de in 2015 gemaakte saneringskosten.

Voor de afwikkeling van de grafische dienstverlening is eind 2014 een voorziening gevormd van € 12,1 mln. Na de onttrekking eind 2014 van € 0,7 mln. resteert eind 2014 een voorziening van € 11,4 mln.

In 2015 heeft een onttrekking ter grootte van € 4,6 mln. plaatsgevonden voor de in 2015 gemaakte kosten inzake de afwikkeling van de grafische dienstverlening bij UBR|VKB en BZK.

De voorziening verliesgevende opdrachten is in 2015 nagenoeg gelijk gebleven (€ 0,2 mln.).

Leningen bij het Ministerie van Financiën

Voor de financiering van de investeringen bij UBR|IPKD heeft UBR een beroep gedaan op de leenfaciliteit bij het Ministerie van Financiën.

Crediteuren

Van het crediteuren bedrag heeft € 0,1 mln. betrekking op het moederdepartement, € 0,9 mln. overige departementen en € 2,3 mln. aan derden.

Nog te betalen bedragen

De nog te betalen bedragen bestaan uit € 21,5 mln. nog te betalen kosten, € 6,5 mln. vooruitgefactureerde bedragen, € 5,1 mln. voor personeelsgerelateerde verplichtingen, € 2,9 mln. nog te besteden gelden en € 1,2 mln. overige schulden.

Het aandeel van het moederdepartement in de nog te betalen bedragen is € 12,5 mln., van overige departementen € – 1,3 mln. en van derden € 26,0 mln.

Kasstroomoverzicht over 2015

Kasstroomoverzicht over 2015 (bedragen x € 1.000)
   

Vastgestelde begroting (1)

Realisatie (2)

Verschil realisatie en vastgestelde begroting (3)=(2)-(1)

1.

Rekening-courant RHB 1 januari 2015 + stand depositorekeningen

16.814

13.879

– 2.935

Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+)

190.080

190.080

Totaal uitgaven operationele kasstroom (–/–)

– 199.044

– 199.044

2.

Totaal operationele kasstroom

1.213

– 8.964

– 10.177

Totaal investeringen (–/–)

– 2.000

– 2.179

– 179

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

130

130

3.

Totaal investeringskasstroom

– 2.000

– 2.049

– 49

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–)

Eenmalige storting door het moederdepartement (+)

4.550

4.550

Aflossingen op leningen (–/–)

– 1.100

– 152

948

Beroep op leenfaciliteit (+)

2.000

1.160

– 840

4.

Totaal financieringskasstroom

900

5.558

4.658

5.

Rekening-courant RHB 31 december 2015 + stand depositorekeningen (1+2+3+4), de maximale roodstand 0,5 miljoen €.

16.927

8.423

– 8.504

Toelichting

De investeringen in 2015 bestaan voor € 1,5 mln. uit vervoermiddelen bij de Interdepartementale Post- en Koeriersdienst (UBR|IPKD) en voor € 0,6 mln. uit immateriële vaste activa bij het Expertise Centrum Organisatie & Personeel (UBR|EC O&P) en UBR|Bv&F.

Voor de financiering van de investeringen bij UBR|IPKD heeft UBR een beroep gedaan op de leenfaciliteit bij het Ministerie van Financiën.

De desinvesteringen zijn het gevolg van de afwikkeling van UBR|Vijfkeerblauw, de overname van inventaris door FM Haaglanden bij UBR|Concernstaf, verkoop van vervoermiddelen bij de UBR|IPKD en vervoermiddelen bij UBR|I-Interim Rijk (UBR|IIR).

De storting door het moederdepartement betreft de aanvulling van het eigen vermogen.

Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2015

Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2015

Omschrijving generiek deel

Realisatie

Realisatie

Realisatie

Realisatie

Vastgestelde begroting

 

2012

2013

2014

2015

2015

Kostprijzen per product (groep) (indexcijfer)

100,8

106

100

102,2

100

Tarieven/uur (indexcijfer)

98

98,5

100

101,6

100

Omzet per FTE

147.329

122.801

146.227

129.883

120.996

           

FTE-totaal (excl. externe inhuur)

762

820

875

1.045

901

           

Saldo van baten en lasten (%)

– 4,9%

– 7,5%

– 8,1%

– 0,6%

0,0%

           

Kwaliteitsindicator 1 – KTO

6,2

6,8

in 2015

zie toelichting

7,1

Kwaliteitsindicator 2 – MTO

7,5

n.b.

 

in 2016

7,5

Doorlichting uitgevoerd cq. gepland in:

   

in 2015

lopend

 

Toelichting

N.B. Gezien de grote verscheidenheid aan productgroepen heeft UBR ervoor gekozen te werken met een indexcijfer. In de jaarrekening van UBR geeft de specificatie van de omzet per organisatieonderdeel het inzicht in de omzet per productgroep.

Verloop indexcijfers

UBR heeft rekening gehouden in haar kostprijzen en verkooptarieven met loon- en prijsstijgingen en compenserende factoren. De gehanteerde tarieven zijn gelijk aan de door de eigenaar goedgekeurde tarieven zoals opgenomen in het jaarplan UBR 2015. In 2015 heeft UBR de tarieven verhoogd als gevolg van de voor de overheid geldende loon- en prijsstijgingen (+ 1,56%).

Omzet per fte

De begrote omzet per fte bedraagt € 120.996 ten opzichte van een gerealiseerde omzet per fte van € 129.883. Dit is een stijging van 7%. De stijging wordt verklaard door toegenomen vraag en gemiddeld hogere declarabiliteit. Door de implementatie van de lageloonschaalprojecten is de gemiddelde omzet per FTE van 2015 ten opzichte van 2014 afgenomen.

FTE-totaal (excl. externe inhuur)

De toename van het aantal FTE’s ten opzichte van 2014 is vooral een gevolg van de implementatie van de lageloonschaalprojecten bij UBR|RBO (+115 fte’s) en UBR|IPKD (+45 fte’s) en als gevolg van het Programma Operatie informatiebestel Rijk (OIR) bij UBR|IIR (+10 fte’s).

Kwaliteitsindicator

In 2015 is geen medewerkerstevredenheidsonderzoek gehouden, dit is in 2016 gepland. Bij een aantal organisatieonderdelen zijn event based KTO’s uitgevoerd.

Licence