Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

3.4 FMHaaglanden

Inleiding

FMH is één van de vier landelijke dienstverleners voor facilitaire dienstverlening, ook wel concerndienstverleners genoemd, en verzorgt gefaciliteerde rijkswerkplekken voor rijksorganisaties in de regio Haaglanden. In 2015 faciliteert FMH alle kerndepartementen en diverse rijksorganisaties in de regio Den Haag, uitgezonderd Defensie, AZ en deels Financiën.

Visie en missie

FMH heeft de visie en missie herijkt, in lijn gebracht met de meerjarige organisatiedoelen en aangesloten op het sturing- en besturingsmodel.

De missie is om als SSO passende facilitaire dienstverlening te leveren voor het Rijk in de Haagse regio.

De visie is om als FMH service in nabijheid te bieden op basis van een optimale prijs-kwaliteitverhouding. De gebruiker kan voor alle vragen op het gebied van pandgebonden facilitaire dienstverlening bij FMH terecht.

Producten en diensten

FMH verzorgt producten en diensten zoals: Vergaderservices en catering, inrichting van werkplekken, verhuizingen post en reprografie, kantoorartikelen, schoonmaak, vervoer, gebouwbeheer en onderhoud, verbouwingen, telefonie, veiligheid, receptiediensten en advisering.

Veranderingen verzorgingsgebied

In het kader van het masterplan huisvesting heeft de oplevering en ingebruikname van de Resident plaatsgevonden en zijn de departementen VWS en SZW halverwege 2015 ingehuisd. Het kantoorgebouw aan de Anna van Hannoverstraat is per begin augustus 2015 opgeleverd aan het RVB.

Samenwerking in het Landelijk Facilitair Management Overleg (LFMO)

FMH participeert samen met de Belastingdienst (BD), Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en Rijkswaterstaat als concerndienstverleners (CDV’s) in het LFMO. De Rijksbrede PDC (RPDC) is na accordering in het LFMO en consultatie van ICFH vastgesteld door de eigenaren.

Samenwerking Rijkspartners

Het afgelopen jaar is veel energie gestopt in de relatie en de samenwerking met rijkspartners. Met de RSO en DICTU zijn nieuwe samenwerkingsafspraken vastgesteld. FMH treedt veelal op als Single Point Of Contact (SPOC), zodat de klant zo min mogelijk merkt met meerdere rijksdienstverleners van doen te hebben.

SGO 5 (Herinrichting Governance Bedrijfsvoering Rijk)

FMH is, conform het kader SGO 5, gestart met de invulling van de gewijzigde governancestructuur. Zowel het Bestuurlijk Overleg (het gremium waar de rollen van eigenaar, opdrachtgever en opdrachtnemer zijn samengebracht t.b.v. de aansturing van een SSO) als het afnemersberaad in haar rol als klankbord is in 2015 goed verlopen. Per 1 oktober 2015 is de SG eigenaar geworden van FMH en tevens voorzitter van het BO.

In overleg met SGO 5, departementen en FMH wordt de inrichting van de bedrijfsvoeringfunctie (DBV) en daarmee de demarcatie van regie- en resttaken bepaald. FMH heeft een voorstel gedaan om te starten met overname van regie- en resttaken, en is over de planning in gesprek met departementen.

Sturing op locatie

Sinds 1 november heeft FMH «Sturing op Locatie» ingevoerd en wordt er gewerkt met zeven locatieteams. De teams staan elk onder leiding van een Facilitair Manager die als doel heeft integrale dienstverlening te leveren. Het realiseren van «Service in Nabijheid» verhoogt de operationele daadkracht op locatie en zorgt ervoor dat FMH klanten nog beter van dienst kan zijn.

Staat van baten en lasten van het baten-lastenagentschap FMHaaglanden

Staat van baten en lasten 2015 (bijdragen x € 1.000)
 

(1)

(2)

(3)=(2)-(1)

(4)

Omschrijving

Vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en vastgestelde begroting

Realisatie 2014

Baten

       

Omzet moederdepartement

16.882

24.716

7.834

20.456

Omzet overige departementen

97.961

99.900

1.939

93.961

Omzet derden

52

52

170

Rentebaten

0

0

11

Vrijval voorzieningen

20

27

7

27

Bijzondere baten

Totaal baten

114.863

124.695

9.832

114.625

         

Lasten

       

Apparaatskosten

108.135

110.509

2.374

109.392

– personele kosten

30.446

34.925

4.479

34.416

waarvan eigen personeel

23.946

27.155

3.209

27.231

waarvan externe inhuur

6.500

7.770

1.270

7.185

waarvan overige personele kosten

– materiële kosten

77.689

75.584

– 2.105

74.976

waarvan apparaat ICT

4.752

40

– 4.712

2.319

waarvan bijdrage aan SSO's

21.506

22.939

1.433

20.723

Waarvan overige materiele kosten

51.431

52.605

1.174

51.934

Rentelasten

557

404

– 153

488

Afschrijvingskosten

6.151

6.096

– 55

6.778

– immaterieel

 

– materieel

6.151

6.096

– 55

6.778

Overige lasten

20

– 20

– dotaties voorzieningen

20

– 20

 

– bijzondere lasten

Totaal lasten

114.863

117.009

2.146

116.658

         

Saldo van baten en lasten

7.686

7.686

– 2.033

Toelichting

Omzet moederdepartement

De toename van de omzet bij het moederdepartement betreft onder andere een verschuiving van overige departementen naar moederdepartement. Per 1 januari 2014 is de ICT-dienstverlening van Gemeenschappelijk Dienstencentrum ICT (GDI) (VenJ) overgegaan naar SSC-ICT Haaglanden van BZK. Daarnaast is de dienstverlening in het Rijksbedrijvencentrum (RBC) voor BZK toegenomen door de inhuizing eind 2014 van SSC-ICT in het RBC.

De omzet van overige departementen is, ondanks de verschuiving, niet afgenomen. Dit wordt met name veroorzaakt door een hogere omzet voor maatwerkprojecten.

De baten kunnen als volgt worden gespecificeerd:

 

(1)

(2)

(3)=(2)-(1)

Omschrijving

Vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en vastgestelde begroting

Productgroepen

     

Basis

91.447

95.512

4.065

Basis+

6.791

5.525

– 1.266

Maatwerk

2.188

10.554

8.366

Werkelijk

11.175

9.499

– 1.676

Overige opbrengsten

3.242

3.578

336

Totaal

114.843

124.668

9.825

       

Vrijval voorzieningen

20

27

7

       

Rentebaten

       

Bijzondere baten

       

Totaal baten

114.863

124.695

9.832

Toelichting

Basis

De Productgroep Basis is een afgesproken pakket producten en diensten dat wordt afgenomen waarvoor een vaste prijs per vaste verrekeneenheid wordt betaald. De prijs (p) en hoeveelheid (q) staan in principe gedurende het jaar vast. Bij substantiële wijzigingen in de dienstverlening zijn aanpassingen gedurende het jaar mogelijk.

De hogere omzet voor de basisdienstverlening wordt met name veroorzaakt door het opnemen van een structureel budget voor innovatie in de tarieven en wijzigingen in en uitbreiding van de dienstverlening.

Basis+

De productgroep Basis+ heeft betrekking op producten en diensten waarvoor de opdrachtgever afhankelijk van de afgenomen hoeveelheid een prijs per product/dienst betaalt. De prijs (p) staat gedurende het jaar vast, de hoeveelheid (q) is afhankelijk van de afname.

De lagere omzet voor Basis+ doet zich met name voor bij de producten spoedstukken, verhuizingen standaard en vervoer.

Maatwerk

Bij de productgroep maatwerk is zowel de prijs (P) als de hoeveelheid (q) afhankelijk van de afname/vraag.

In 2015 zijn veel omvangrijke maatwerkprojecten uitgevoerd die voortvloeien uit het masterplan huisvesting. Dit betreft onder andere de inhuizing van SZW en VWS in de Resident, de ontmanteling van het pand aan de Anna van Hannoverstraat, uitvoering masterplan Hoftoren en voorbereiden DBFMO Rijnstraat 8.

Werkelijke kosten

De werkelijke kosten hebben betrekking op de nutsvoorzieningen en de belastingen en heffingen.

De lagere kosten voor nutsvoorzieningen zorgen voor de lagere omzet. Dit doet zich voor een belangrijk deel voor bij de Turfmarkt.

Overige opbrengsten

De overige opbrengsten hebben betrekking op de specifieke DVA afspraken met de departementen (€ 3,5 mln) en verkoop van auto’s.

Personele kosten

Bij de begroting zijn abusievelijk niet alle personele kosten (eigen personeel) meegenomen waardoor een vertekend beeld ontstaat met de realisatie. De realisatie is in lijn met de realisatie over 2014 en de eerste suppletoire begroting 2015.

De hogere realisatie externe inhuur is het directe gevolg van een hogere omzet voor maatwerkprojecten. In 2015 zijn er als gevolg van de uitvoering masterplan huisvesting omvangrijke maatwerkprojecten uitgevoerd.

Materiële kosten

Bij de begroting is bij zowel apparaat ICT als bij de bijdrage SSO’s de dienstverlening van SSC-ICT opgenomen. In de realisatie is dit alleen verantwoord onder bijdrage SSO’s.

De toename bij bijdrage SSO’s is het gevolg van het onderbrengen van de servicecontracten voor de gebruiksinstallaties bij de RVB. De overige materiële kosten hebben met name betrekking op de externe leverancierskosten. Het aandeel van de inkoopkosten in de materiële kosten bedraagt 85%.

Resultaat

De hogere omzet wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door de productgroep maatwerk. In 2015 zijn omvangrijke maatwerkprojecten uitgevoerd die voortvloeien uit het masterplan huisvesting.

De personele kosten stijgen niet evenredig mee als gevolg van de extra vraag naar dienstverlening. Dit komt doordat FMH actief stuurt op de beperking van de personele kosten. De materiële kosten zijn lager door enerzijds afboekingen uit voorgaande jaren voor met name beheer en onderhoud en anderzijds nemen de externe leverancierskosten beperkt toe ondanks de extra vraag naar dienstverlening. De bovenstaande mutaties hebben geleid tot het resultaat van bijna € 7,7 mln.

Balans per 31 december 2015

Balans per 31 december 2015 (bedragen x € 1.000)
 

Balans 2015

Balans 2014

Activa

   

Immateriële vaste activa

   

Materiële vaste activa

34.033

26.907

– grond en gebouwen

 

– installaties en inventarissen

33.377

26.107

– overige materiële vaste activa

656

800

Voorraden

0

Debiteuren

2.628

2.003

Nog te ontvangen

4.936

6.086

Liquide middelen

19.348

18.903

Totaal activa

60.945

53.899

     

Passiva

   

Eigen Vermogen

13.256

5.570

– exploitatiereserve

5.570

7.603

– onverdeeld resultaat

7.686

– 2.033

Voorzieningen

15

43

Leningen bij het MvF

23.515

16.827

Crediteuren

1.695

7.093

Nog te betalen

22.464

24.366

Totaal passiva

60.945

53.899

Toelichting

Materiële vaste activa

De investeringen in installaties en inventaris hebben voornamelijk betrekking op de inrichting van de Resident. Dit pand is per 1 mei 2015 in gebruik genomen.

De investeringen in overige materiële vaste activa betreft voornamelijk de aanschaf van dienstauto's.

Debiteuren

De post debiteuren is als volgt te specificeren:

 

31-12-2015

31-12-2014

 

(x € 1.000)

(x € 1.000)

Debiteuren moederdepartement

843

1.251

Debiteuren overige departementen

1.784

750

Debiteuren overigen

1

2

 

2.628

2.003

Het saldo debiteuren van € 2,6 mln. betreft voornamelijk vorderingen op de departementen voor de geleverde dienstverlening. De stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door openstaande posten bij SZW, I&M en SSC-ICT. In alle gevallen betreft het vorderingen waarvan de ouderdom korter dan 60 dagen is.

Nog te ontvangen

De post nog te ontvangen is als volgt samengesteld:

 

31-12-2015

31-12-2014

 

(x € 1.000)

(x € 1.000)

Vooruitbetaalde en vooruitontvangen facturen

491

1.261

Nog te factureren bedragen

2.920

3.338

Onderhanden werk

1.525

1.487

 

4.936

6.086

Het saldo nog te ontvangen van € 4,9 mln. bestaat voor € 4,4 mln. uit rijksonderdelen en € 0,5 mln. uit derden (niet rijksonderdelen). De afname wordt voornamelijk veroorzaakt door afname vooruitbetaalde service en beheerkosten.

De post nog te factureren bedragen ultimo 2015 kan naar de volgende productgroepen worden gesplitst:

 

31-12-2015

31-12-2014

 

(x € 1.000)

(x € 1.000)

Basis

840

592

Basis+

1.042

880

Maatwerk

151

400

Werkelijk

802

1.054

Overige

85

412

 

2.920

3.338

De afname van de post nog te factureren doet zich met name voor bij de productgroep overige. Dit wordt veroorzaakt doordat in 2014 de overname van de schulden van EZ pas in 2015 zijn gefactureerd.

Het onderhanden werk is ten opzichte van 2014 toegenomen doordat een aantal grote projecten doorloopt in 2016.

Liquide middelen

De rekening courant bij het Ministerie van Financiën per 31 december 2015 bedraagt € 19,3 mln.

De stijging van de liquide middelen is onder andere het gevolg van een afname in de overige vorderingen en overlopende activa.

Eigen vermogen

De Regeling Agentschappen stelt dat het eigen vermogen van een baten-lastenagentschap gebonden is aan een maximum van 5% van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaar.

FMH mag een maximum eigen vermogen hebben van € 5,9 mln. Het eigen vermogen ultimo 2015 komt uit op bijna € 13,3 mln. en is € 7,3 mln. hoger dan de maximumomvang. De eigenaar roomt het surplus op het eigen vermogen uiterlijk bij eerste suppletoire begroting 2016 af.

Leningen bij het MvF

De leningen hebben betrekking op de overname van activa van aansluitende departementen en de investeringen in nieuw in te richten gebouwen.

Het beroep op de leenfaciliteit heeft betrekking op de inrichting van de Resident.

Crediteuren

De post crediteuren is als volgt samengesteld:

 

31-12-2015

31-12-2014

 

(x € 1.000)

(x € 1.000)

Crediteuren moederdepartement

92

3.276

Crediteuren overige departementen

85

69

Crediteuren overigen

1.518

3.748

 

1.695

7.093

Onder de crediteuren overigen zijn de van de leveranciers ontvangen inkoopfacturen verantwoord.

De daling van het saldo op het moederdepartement heeft onder andere betrekking op de DVA voor de basisdienstverlening DCB welke vorig jaar nog openstond. De daling van het saldo van overige crediteuren ten opzichte van vorig jaar wordt veroorzaakt door een dispuut met een leverancier in 2014.

Nog te betalen

De post nog te betalen is als volgt samengesteld:

 

31-12-2015

31-12-2014

 

(x € 1.000)

(x € 1.000)

Nog te ontvangen facturen

15.707

18.721

Aflossing lening Ministerie van Financiën komend boekjaar

4.612

3.724

Personele verplichtingen (vakantiegeld, vakantiedagen, 13e maand e.d.)

1.833

1.796

Overige schulden

312

125

 

22.464

24.366

Onder de post nog te betalen zijn alle bedragen opgenomen die (kortlopend) verschuldigd zijn per 31 december 2015 en die niet onder de crediteuren verantwoord zijn.

Het saldo nog te betalen van € 22,5 mln. bestaat voor € 19,4 mln. uit rijksonderdelen en circa € 3,1 mln. uit derden (niet rijksonderdelen).

Kasstroomoverzicht over 2015

Kasstroomoverzicht over 2015 (bedragen x € 1.000)
   

Vastgestelde begroting (1)

Realisatie (2)

Verschil realisatie en vastgestelde begroting (3)=(2)-(1)

1.

Rekening-courant RHB 1 januari 2015 + stand depositorekeningen

7.151

18.903

11.752

 

Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+)

 

126.078

 
 

Totaal uitgaven operationele kasstroom (–/–)

 

– 119.987

 

2.

Totaal operationele kasstroom

4.913

6.091

1.178

 

Totaal investeringen (–/–)

– 12.500

– 13.526

– 1.026

 

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

304

304

3.

Totaal investeringskasstroom

– 12.500

– 13.222

– 722

 

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–)

 

Eenmalige storting door het moederdepartement (+)

 

Aflossingen op leningen (–/–)

– 4.913

– 3.724

1.189

 

Beroep op leenfaciliteit (+)

12.500

11.300

– 1.200

4.

Totaal financieringskasstroom

7.587

7.576

– 11

5.

Rekening-courant RHB 31 december 2015 + stand depositorekeningen (1+2+3+4), de maximale roodstand 0,5 miljoen €.

7.151

19.348

12.197

Toelichting

Investeringen

De investeringen in installaties en inventaris hebben voornamelijk betrekking op de inrichting van de Resident. Dit pand is per 1 mei 2015 in gebruik genomen.

De investeringen in overige materiële vaste activa betreft voornamelijk de aanschaf van dienstauto's.

Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2015

Evenals de andere departementen en uitvoeringsorganisaties van het Rijk levert FMH een bijdrage aan de taakstelling van de departementen uit het regeerakkoord. Dit bestaat uit een generieke taakstelling van 6% op het eigen apparaat (2012–2015). Deze taakstelling is door FMH ook in 2015 verwerkt in de tarieven (1,5%).

De additionele taakstelling uit het regeerakkoord ligt bij de departementen en wordt ingevuld met een vermindering van taken dan wel versoberingen. FMH heeft een aantal besparingsvoorstellen uitgewerkt en besproken met de afnemers. De besparingen die worden doorgevoerd hebben betrekking op één uniforme rijkspasdienst, afschaffen burgertelefoon, upgraden FMIS en webformulieren en afbouw van het aantal postkamers.

Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2015

Omschrijving generiek deel

Realisatie

Vastgestelde begroting

 

2012

2013

2014

2015

2015

Verloop tarieven basisdienstverlening (norm 2011)

95,7

92,2

98,3

Omzet per productgroep (pxq)

104.957

116.834

114.587

124.668

114.843

*Basis

78.943

81.711

86.852

95.512

91.447

*Basis+

6.428

5.577

5.614

5.525

6.791

*Maatwerk

11.100

18.675

10.042

10.554

2.188

*Werkelijk

7.584

9.178

8.151

9.499

11.175

*Overig

902

1.693

3.928

3.578

3.242

           

Saldo van baten en lasten (%)

3,0%

– 1,0%

– 1,8%

6,2%

0,0%

           

Personele kosten als % van de totale kosten

     

29,8%

26,5%

Materiële kosten als % van de totale kosten

     

70,2%

73,5%

           

Apparaatskosten (in €)

     

46.605

40.205

Klanttevredenheid

Tevreden

Tevreden

nvt

Tevreden

Tevreden

Tevredenheid maatwerk

     

7,6

Medewerkerstevredenheid

Tevreden

Tevreden

Tevreden

nvt

Tevreden

FTE-totaal (excl. Externe inhuur)

351

361

414

426

471

Toelichting

In de begroting is geen index meer opgenomen voor het verloop van de tarieven. Als gevolg van het nieuwe werken wordt dezelfde werkplek intensiever gebruikt. De eenheid werkplek krijgt door het nieuwe werken een andere definitie waardoor vergelijking met voorgaande jaren een vertekend beeld geeft. De index verloop tarieven is daarom niet opgenomen.

De personele en materiële kosten als % van de totale kosten zijn vanaf 2015 pas als indicator in de begroting meegenomen.

FMH doet mee met het Intern Klanttevredenheidonderzoek (iKTO). De best scorende producten/diensten zijn dienstfietsen, receptie en bewaking en beveiliging. De minst scorende producten/diensten zijn binnenklimaat, groenvoorziening en koffieautomaten. Naast het iKTO meet FMH de tevredenheid van het maatwerk. Na de afronding van een project wordt een evaluatieformulier naar de klant gestuurd. De klant waardeert de uitvoering van maatwerkprojecten gemiddeld met een 7,6, dit ligt ruim boven de norm (7,0).

De bezetting ultimo 2015 is lager dan de in de begroting opgenomen formatie. FMH kiest ervoor om te werken met een flexibele schil om in te kunnen spelen op wijzigingen die optreden als gevolg van de uitvoering van het masterplan huisvesting.

Licence