De belangrijkste tekortkomingen en risico’s in de bedrijfsvoering in 2016 inclusief de geïmplementeerde maatregelen die zijn genomen om deze risico's te beheersen staan hieronder beschreven. De elementen van de bedrijfsvoering die op orde zijn, worden niet behandeld.

1.1 Rechtmatigheid

• – De geconstateerde fouten worden met name verklaard door:

• – DJI: ca. € 12 mln aan niet naleven van inkoop-/aanbestedingsregels en ca. € 8 mln i.v.m. het ontbreken van offertes/contracten;

• – IND: ca. € 10 mln a.g.v. niet juiste naleving van aangepaste Aanbestedingswet bij inhuur van tolkendiensten;

• – NFI: ca. € 16 mln i.v.m. niet naleven van inkoop-/aanbestedingsregels;

• – CJIB: ca. € 2 mln i.v.m. niet naleven van inkoop-/aanbestedingsregels en ca. € 2,3 mln i.v.m. een niet geheel correcte toepassing van het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS);

• – Dienst Justis: ca. € 0,3 mln i.v.m. niet naleven van inkoop-/aanbestedingsregels en ca.€ 0,08 mln i.v.m. een niet geheel correcte toepassing van het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS).

Bij het onderdeel «inkoop» zijn de onrechtmatigheden i.v.m. de inhuur van tolkendiensten en de toepassing van het Dynamisch Aankoop Systeem nader toegelicht.

1.2 Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

• Beleidsinformatie in jaarverslag

Om de verstrekte informatie te kunnen staven, zijn in het departementaal jaarverslag de indicatoren en kengetallen zo veel mogelijk voorzien van een eenduidige bronvermelding en is voorts zo veel mogelijk in kwaliteitsdocumenten beschreven hoe de niet-financiële informatie tot stand is gekomen. De totstandkoming van het jaarverslag van 2016 is daarmee conform de richtlijnen verlopen.

• Totstandkoming bedrijfsvoeringsparagraaf

Over de bedrijfsvoeringsparagraaf 2015 constateerde de Algemene Rekenkamer dat het jaarverslag weliswaar voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften, maar dat in het totstandkomingsdossier een controleerbare onderbouwing onderbreekt van de weging die heeft plaatsgevonden om te bepalen welke onderwerpen wel en welke niet worden opgenomen in de Bedrijfsvoeringsparagraaf. In 2016 zijn de verbeterpunten in de bedrijfsvoering in de planning en controlcyclus per kwartaal gevolgd en vastgelegd. Op basis van deze informatie, de informatie uit de managementparagrafen / wegingsverslagen van de organisatieonderdelen en het oordeel van de concernstaven, heeft DFEZ in een wegingsverslag aan de hand van de eerder genoemde vijf selectie criteria de onderwerpen benoemd voor vermelding in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

• Bestrijding witwassen

De Algemene Rekenkamer constateerde dat vanaf 2008 is toegezegd om het inzicht in de voornaamste witwasrisico’s voor Nederland te verbeteren en dat dit nog niet volledig is gerealiseerd. Daarop is toegezegd samen met het Ministerie van Financiën zorg te dragen voor het tijdig realiseren van de eerste National Risk Assessment en de tweede beleidsmonitor witwassen.

De eerste National Risk Assesment (NRA) wordt begin 2017 door het WODC uitgevoerd en zal naar verwachting voor de zomer van 2017 worden afgerond. De uitvoering van de tweede beleidsmonitor is eind 2016 opgestart. Beide documenten zullen door VenJ en Financiën worden gebruikt voor de beleidsmatige aansturing van de bestrijding van witwassen.

1.3 Financieel en materieelbeheer

• Controlfunctie: versterking financiële functie door herinrichting controlfunctie

In het Verantwoordingsonderzoek over 2015 heeft de Algemene Rekenkamer financieel beheer/controlfunctie als een ernstige onvolkomenheid bestempeld. De hardnekkigheid en de onvoldoende voortgang in een structurele verbetering van de controlfunctie is reden geweest voor de Rekenkamer om het aan te merken als een ernstige onvolkomenheid.

Ter versterking van de financiële situatie en het begrotingsproces heeft de Minister van VenJ in overleg met de Minister van Financiën in november 2015 besloten de controlstructuur te wijzigen van een drielagen naar een tweelagen controlmodel, waar bij DG-control wordt ondergebracht bij de directie FEZ (concerncontrol). De afstand van concerncontrol tot de taakorganisaties wordt daarmee verkleind. Ook is besloten om het eigenaarschap van de taakorganisaties onder te brengen bij de secretaris-generaal. In 2016 zijn deze veranderingen uitgewerkt en voorbereid voor de implementatie met ingang van april 2017.

• Financiële administratie

In 2016 is gebleken dat het mogelijk is om de in de financiële administratie verankerde functiescheiding te doorbreken. Hiervoor zijn aanvullende interne controles uitgevoerd waaruit geen onrechtmatigheden naar voren zijn gekomen. Maatregelen zijn genomen om het doorbreken van functiescheiding te signaleren. Verder is het gebruik van derdenrekeningen een belangrijk aandachtspunt. Op derdenrekeningen worden gelden verantwoord die moeten worden afgewikkeld met andere partijen en die dus niet ten laste of ten gunste van de begroting van VenJ komen. Bij het vastleggen van verplichtingen en voorschotten op derdenrekeningen zijn tekortkomingen geconstateerd. In 2017 zal de kaderstelling voor het gebruik van derdenrekeningen worden uitgewerkt, worden voor de medewerkers werkinstructies opgesteld en zullen de derdenrekeningen intensief worden gemonitord op juistheid en volledigheid.

• Ontnemingsmaatregelen/beslagzaken:

Eind 2016 is naar aanleiding van het interim auditrapport van de ADR onderzoek gedaan naar zaken die onherroepelijk zijn en waarbij een ontnemingsmaatregel is opgelegd aan de verdachte. Deze zaken moeten overgedragen worden door het Openbaar Ministerie aan het CJIB. Uit het onderzoek blijkt dat voor € 126 mln. nog niet is overgedragen door het Openbaar Ministerie aan het CJIB. Hierdoor is de vorderingstand van VenJ niet volledig. In de jaarrekening zijn deze bedragen na overleg met de ADR opgenomen onder openstaande rechten. Er bestaan voor het overdragen van zaken geen vastgestelde termijnen. In 2017 zal hiervoor door het Openbaar Ministerie een kader worden opgesteld. Dit wordt vastgesteld door de secretaris-generaal. Er zal worden gemonitord dat deze termijnen worden gerealiseerd. Daarnaast worden afspraken gemaakt tussen DFEZ en Openbaar Ministerie over het monitoren van beslagzaken.

• Subsidiebeheer

Met de controles op het subsidiebeheer in 2015 en eerste helft 2016 zijn onvoldoende duurzame resultaten bereikt. Dit is aanleiding geweest om vanaf november 2016 voorafgaand toezicht (VT) in te stellen bij vrijwel alle DG’en: iedere beschikking wordt getoetst op juistheid en volledigheid. Hoewel het aantal zaken dat gecorrigeerd moet worden inmiddels duidelijk is afgenomen, zal het voorafgaand toezicht in ieder geval tot mei 2017 worden voortgezet. Op basis van een evaluatie van het voorafgaand toezicht wordt besloten over eventuele noodzakelijke structurele maatregelen. Verder wordt er op toegezien dat de DG’en over een actuele planning beschikken voor steekproefsgewijze controles en van uit te voeren reviews.

• Bijdragebeheer

Op het gebied van bijdragebeheer zijn in 2016, volgend op de introductie van risicoanalyses in 2015, significante stappen gezet. Voortbouwend hierop vindt een verdere inbedding in de bestaande planning- en controlcyclus plaats. De bedoeling is dat de risicoanalyse als basis fungeert bij de vaststelling van de toekenningsbeschikking. FEZ zal er op toe blijven zien dat de risicoanalyses jaarlijks tijdig worden uitgevoerd. Sluitstuk van de gehele planning- en controlcyclus vormt de controle van de externe accountant op basis van een actueel accountantsprotocol.

• Inkoopbeheer

Op basis van in 2016 opgestelde verbeterplannen zijn binnen VenJ verschillende kwalitatieve verbeteringen op de inkoopfunctie gerealiseerd, waardoor een verdere professionalisering heeft plaatsgevonden. Dit heeft onder andere geleid tot een tijdige en gestructureerde implementatie van de in 2016 gewijzigde aanbestedingswet. Daarnaast is in 2016 het financieel systeem Leonardo aangepast om met ingang van 2017 over te gaan op e-facturering en is de interne rechtmatigheidsanalyse verder aangescherpt door te rapporteren op basis van verplichtingen (in plaats van de inkoopuitgaven) waardoor meer inzicht bestaat in de naleving van de aanbestedingswet- en regelgeving maar ook eenmalig de omvang van de onrechtmatige inkoopuitgaven hoger is.

Ondanks de doorgevoerde verbeteringen is de omvang van de inkoop gerelateerde onrechtmatigheden 2016 hoog. Dit is veroorzaakt door bijzondere casuïstiek bij het NFI, tolken en het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS). Onderstaand wordt deze bijzondere casuïstiek toegelicht. Exclusief speciale casuïstiek is gedurende het jaar is voor een totaal aan € 33 aan onrechtmatigheden vastgesteld. Ten opzichte van 2015 (€ 30,9 miljoen) is dit een stabiel beeld. Verdere verbetering is mogelijk en blijft aandacht en lijnsturing vragen.

Inkoopbeheer DJI, maatregelen effectief, onrechtmatigheden dalen

DJI heeft in 2016 de forse maatregelen op het inkoopbeheer vanuit 2015 gecontinueerd en versterkt. Het betrof hier – onder andere – het blokkeren van facturen en de inrichting van een taskforce om de onrechtmatigheden verder aan te pakken. Het totaalbedrag aan onrechtmatige inkopen is in 2016 verder gedaald. De verwachting is dat door de maatregelen in 2016 de effecten ook invloed hebben op 2017 en deze dalende trend doorzet.

ICT inhuurverlengingen

Bij de inhuur van ICT zijn eind 2016 afwijkingen geconstateerd bij de verlenging van ICT contracten. De omvang van deze onrechtmatigheid is € 7 mln. en is geen onderdeel van de bijzondere casuïstiek.

• Bijzondere casuïstiek inkoop

NFI

In 2016 heeft het NFI ernstige tekortkomingen in de inkoop gemeld. Het NFI heeft een verbeterprogramma op de bedrijfsvoering opgestart waarbij in samenwerking met het Inkoop Uitvoeringscentrum VenJ verbeteringen worden doorgevoerd in het inkoopproces.

Tolkdiensten

Met de komst van de aangepaste Aanbestedingswet in juli 2016 is onduidelijkheid ontstaan over de juridische houdbaarheid van de werkwijze van IND en OM bij het inhuren van tolken onder de «Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv)». In opdracht van VenJ is in 2016 door ABD Topconsult onderzoek gedaan naar tolkdiensten in het VenJ-domein.

Naar aanleiding van dit onderzoek is besloten tot een ingrijpend transitietraject naar een nieuwe werkwijze waarbij ook om economische en bedrijfsvoering redenen wordt gekozen voor een andere marktstrategie. Hiertoe wordt thans een programma opgestart. Gegeven de complexiteit en de forse impact op de organisatie gaat het ontwikkelen en implementeren van een nieuwe werkwijze naar verwachting echter nog twee jaar duren.

Sinds 1 april 2015 worden declaraties van taptolken van de Nationale Politie, na goedkeuring door de Nationale Politie, afgehandeld door VenJ. Het benodigde budget is in mindering gebracht op de bijdrage aan de Nationale Politie. Declaraties van taptolken worden door VenJ verantwoord in de jaarrekening waardoor de onrechtmatigheid van de gerechtstolken bij VenJ valt, ondanks dat de inkoop niet bij en door VenJ plaatsvind («geïmporteerde onrechtmatigheid»).

Dynamisch Aankoop Systeem (DAS)

Een DAS is een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan de behoeften. Bij VenJ is het DAS veel ingezet bij de inhuur van ICT. De ADR heeft geoordeeld dat deze DAS onrechtmatig is, met name omdat in de procedure ook interviews worden gehouden. VenJ is echter van mening dat het DAS zoals deze is ingericht bij VenJ, wel voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving. Deze problematiek speelt bij alle departementen (en alle overheden) die van een DAS voor inhuur gebruikmaken. Onder leiding van de CPO Rijk wordt daarom een rijksbreed standpunt geformuleerd.

• Personeelsbeheer

Na de implementatie van het verbeterprogramma «Basis op Orde Personeelsbeheer» in 2015, waarbij de concernverantwoordelijkheid expliciet is ingevuld, is in 2016 met succes een uitgebreid controleprogramma uitgevoerd en is de realisatie van de verbeterplannen bij de dienstonderdelen gemonitord. De nadruk is daarbij gelegd op de verantwoordelijkheid van het management voor het eigen personeelsbeheer:

• – De omvang terugwerkende kracht mutaties is terug gebracht.

• – De verbetering van de tijdige registratie van de jaarlijkse functioneringsgesprekken is bij ongeveer de helft van de organisaties op orde.

• – De ervaring met in de 2016 ingevoerde geautomatiseerde controle op de aanwezigheid van de verplichte documenten in de personeelsdossiers is positief. Bij controle van de kwaliteit van de onderbouwing van toelagen, toeslagen en vergoedingen zijn geen structurele onvolkomenheden vastgesteld. Echter uit de controle van de juistheid en de rechtmatigheid van bijbehorende mutaties is gebleken dat daarbij nog de nodige fouten worden gemaakt.

• Informatiebeveiliging (IB)

Betrouwbare informatie is essentieel voor het goed functioneren van VenJ, informatiebeveiliging heeft daarom blijvende aandacht. Het proces om te komen tot een departementale ICV-IB verklaring, is mede op grond van adviezen van de ADR transparanter en degelijker geworden. De in control verklaring voor informatiebeveiliging (ICV-IB) is bottom-up opgebouwd en gebaseerd op de deelverklaringen van de afzonderlijke DG’s, die weer zijn gebaseerd op de deelverklaringen van de daaronder ressorterende organisatieonderdelen. Verder zijn een aantal beheersmatige aanpassingen doorgevoerd: t.b.v. de uitvoeringsorganisaties en de DG’en is een checklist opgesteld om te komen tot een zo uniform mogelijke invulling en totstandkoming van de ICV-verklaring. Een wegingscommissie t.b.v. de SG heeft advies opgesteld inzake het opstellen van een VenJ-brede ICV IB verklaring. Ten aanzien van de drie risico’s – niet volledig operationeel zijn van het SOC (Security Operation Center), inzicht in de beheersing van de informatiebeveiliging binnen de ketens en het gebruik van generieke diensten en de afhankelijkheid van dienstverlening van derden – heeft de wegingscommissie inzicht gegeven in de omvang/ mogelijke impact van de restrisico’s en de maatregelen die genomen gaan worden.

Vanaf eind 2016 zullen VenJ-onderdelen gefaseerd aansluiten bij het SOC. De beheersing van de IB binnen de ketens is grotendeels geborgd doordat de afzonderlijke onderdelen een ICV IB verklaring hebben opgesteld. Wat betreft de dienstverlening van derden wordt opgemerkt dat wanneer deze dienstverleners onderdeel zijn van het Rijk, zij zelf BIR-compliant moeten zijn. Voor zover het dienstverleners buiten het Rijk betreft moet de IB-garantie opgenomen moeten zijn in de dienstverleningsovereenkomst.

• Informatievoorziening (IV)

Afgelopen jaar hebben zich op het IV-domein geen incidenten voorgedaan welke hebben geleid tot directe ingrepen. Zorg bestaat wel over de onderhoudbaarheid van de een aantal bestaande systemen («legacy») op de langere termijn. Deze problematiek wordt, waar nodig, nader geïnventariseerd.

1.4 Overige aspecten van bedrijfsvoering

• Bedrijfsvoering nationale politie

De Algemene Rekenkamer heeft in het Verantwoordingsonderzoek 2015 aangegeven voor zowel de kaderstellende verantwoordelijkheid als de verantwoordelijkheid voor het beheer van de Minister aanvullende verbeteringen wenselijk te achten: de beschikbaar gestelde bijdrage aan de politie in balans te brengen met de gevraagde prestaties en de door te voeren maatregelen en bij beleids- en wetswijzigingen consequent de financiële consequenties in beeld te brengen.

Het kabinet heeft in 2016 besloten tot structurele investeringen voor de politie. Met deze investeringen zorgt het kabinet voor een gedegen meerjarig financieel fundament waardoor de politie haar basis op orde kan brengen en haar belangrijke rol in de samenleving kan blijven vervullen. Om met name tot een duurzaam budgettair perspectief te komen kaders voor het opstellen van beheersplan en begroting 2018 opgenomen in de jaaraanschrijving politie 2018. De noodzakelijke verbeteringen in de interne governance van de politie worden momenteel geïmplementeerd: de interne besluitvorming is aangepast naar een collectieve verantwoordelijkheid van korpsleiding, de bedrijfsvoering en de politiechefs voor de interne planning en bijbehorende te behalen (financiële) resultaten. In 2017 zal het externe toezicht op de politie nader worden bezien.

• Brief aan parlement met begrotingsmutaties na Najaarsnota aan Eerste Kamer

Abusievelijk is de brief waarin het parlement voor het eind van het begrotingsjaar 2016 wordt geïnformeerd over beleidsmatige uitgavenverhogingen na Najaarsnota, niet verzonden aan de Eerste Kamer. Deze omissie is begin februari 2017 hersteld.