Paragraaf 1 – Rechtmatigheid, totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie, financieel en materieelbeheer en overige aspecten bedrijfsvoering

Rechtmatigheid

Overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Financieel- en materieel beheer

Totstandkoming jaarverslag

Het Departementaal Jaarverslag (DJV) van OCW over 2016 is met twee weken vertraging opgeleverd. Op basis van de geldende procedure is uitstel gevraagd aan de Minister van Financiën.

De impact van deze wijzigingen op het proces van de jaarafsluiting is groter gebleken, dan eerder werd ingeschat. Door een combinatie van tijdsdruk, systeemtechnische complexiteit en beperkte personele expertise heeft het meer inspanning dan verwacht gekost om allereerst de relevante data over te brengen naar het SAP 3F-systeem en vervolgens de cijfermatige aansluiting te maken tussen de cijfers in het DJV (gebaseerd op de consolidatie in het 3F-systeem) en het bronsysteem dat in heel 2016 voor de bekostiging van het onderwijs is gebruikt (Gefis). Hierdoor was het complex en tijdrovend voor OCW om de voor de controlewerkzaamheden van de ADR benodigde informatie te kunnen leveren en de daaruit voortvloeiende correcties te verwerken in het DJV.

Door middel van een projectmatige interventie zijn, in afstemming met de ADR, de nog noodzakelijke werkzaamheden in het jaarafsluitingsproces versterkt opgepakt en afgerond. Uiteindelijk is het definitieve jaarverslag (met controleverklaring) alsnog eind maart opgeleverd; dat is twee weken later dan de planning in de Rijksbegrotingsvoorschriften, maar nog wel op tijd om tezamen met de jaarverslagen van de andere departementen aan de Algemene Rekenkamer te worden aangeboden. Over deze vertraging en het uitstel van het opleveren van het DJV is tijdens het proces met ambtelijk Financiën, de ADR en de AR gecommuniceerd.

OCW hecht er aan om te benadrukken dat bovengenoemde systeemwijzigingen er niet toe hebben geleid dat de continuïteit en kwaliteit van de financiële processen tijdens het uitvoeringsjaar 2016 zijn verstoord; ook de rechtmatigheid van de uitgaven, ontvangsten en verplichtingen van OCW is niet in het geding (geweest). Vanzelfsprekend is de vertraagde oplevering van het DJV wel aanleiding geweest om een onafhankelijke evaluatie op te starten, teneinde de verschillende (technische en personele) factoren te bezien op mogelijke doorwerking naar de toekomst en daarvoor passende maatregelen te treffen. Borging en ontwikkeling van kennis van systemen en het gebruik daarvan, alsmede de vastlegging van handmatige boekingsgangen zijn daarbij belangrijke aandachtspunten.

IUC-Noord

Ondanks de extra aandacht die in 2016 binnen het IUC-Noord aan de inkooporganisatie is gegeven, is er sprake van knelpunten in de interne beheersing en sturing. Deze knelpunten hebben betrekking op onder meer het tijdig uitvoeren van de analyse van gedane inkopen om mede daarmee de inkoopbehoefte voor de komende jaren te bepalen (spendanalyse), de onderliggende administratie en beheer van de contracten en het contractenregister. Deze punten zijn opgenomen in een verbeterplan en worden in 2017 uitgevoerd. Verder kan IUC-Noord zich als organisatie nog duidelijk verbeteren qua klanttevredenheid en inzet en gebruik van ICT-systemen voor betere klantgerichtheid. Deze verbeterpunten hebben beperkte gevolgen voor de rechtmatigheid van de inkopen, omdat IUC-Noord bij veel aanbestedingen gebruik maakt van reeds afgesloten raamovereenkomsten.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Externe inhuur

In het samenvattend auditrapport OCW 2015 stelde de ADR de vraag of de kosten voor de ontwikkeling van automatisering, soft- en hardware bij DUO in de administratie op de juiste wijze geboekt werden. OCW heeft daarop in samenwerking met de Ministeries van Financiën en BZK, in 2016 de rubricering van uitgaven in de administratie bij het agentschap DUO opnieuw beoordeeld. De juiste toepassing van de definitie heeft er toe geleid dat meer uitgaven zijn gerubriceerd als externe inhuur. Voor een verdere toelichting hierop zie bijlage 3.

Paragraaf 2 – Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Beleid ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik

Externe risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik

Het Ministerie van OCW heeft als uitgangspunt regelgeving tot stand te brengen die zo min mogelijk gevoelig is voor fraude, misbruik of oneigenlijk gebruik. Jaarlijks worden de risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik geïnventariseerd. Waar nodig wordt het voorlichtings-, controle-, sanctie- of evaluatiebeleid aangescherpt, daarbij de wenselijkheid en doelmatigheid van deze middelen in ogenschouw nemend.

Restrisico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik

In sommige gevallen zijn de getroffen beheersmaatregelen niet voldoende om misbruik en oneigenlijk gebruik geheel uit te sluiten, bijvoorbeeld wanneer de kosten van controles hoger zijn dan de baten of de wettelijke mogelijkheden begrensd zijn. Er is dan sprake van restrisico of «restant M&O». Dit is de gevoeligheid voor misbruik en oneigenlijk gebruik die (bewust) overblijft nadat alle adequate maatregelen ten aanzien van voorlichting, controle, sanctie en evaluatie zijn getroffen. Aan de volgende geldstromen met een restrisico groter dan € 1 miljoen kleven na inzet van deze instrumenten toch nog risico’s:

1. Gewichtenregeling Primair Onderwijs

Scholen met veel achterstandsleerlingen krijgen via de gewichtenregeling extra geld voor personeel en materieel. De bepaling van het leerlingengewicht is gebaseerd op de ouderverklaring over het opleidingsniveau van de ouder(s). Het leerlingengewicht werkt ook door in de uitkering van de impulsgebieden. Met de gewichtenregeling, waaronder de regeling impulsgebieden, is een bedrag gemoeid van € 311,7 miljoen.

Het gewicht kan worden gecontroleerd aan de hand van de door de ouders ingevulde ouderverklaring. Hierdoor neemt het risico van foutieve opgaaf (afwijkend van ingevulde formulieren) door de school af. Omdat het aantal fouten dat scholen de laatste jaren maken bij de – op basis van bedoelde ouderverklaring – gewichttoekenning was toegenomen, heeft een aanvullende controle plaatsgevonden om deze onrechtmatigheid terug te brengen. In een eerste ronde hebben de scholen die gezamenlijk 80 procent van de gewichtenmiddelen krijgen hulp gekregen om de gewichtenadministratie op orde te krijgen en fouten te corrigeren. Dit leverde echter veel gevallen op waarbij de verantwoordingsinformatie niet volledig was en die daardoor een onzekerheid over de rechtmatigheid opleverden. Scholen hebben daarna de gelegenheid gekregen om de ontbrekende informatie aan te vullen en in een vervolgcontrole zijn deze gewichten opnieuw beoordeeld. Het is de verwachting dat na de verwerking van alle controles en de afronding van eventuele bezwaarprocedures de onrechtmatigheid hiermee in de toekomst aanzienlijk afneemt. Het risico op onvolledige administraties is zoveel mogelijk ondervangen door in 2015 een verplicht ouderformulier in te voeren. Hiermee wordt echter niet het risico ondervangen dat ouders een verkeerde opgaaf doen. Het risico blijft bestaan dat scholen een onjuist gewicht toekennen op basis van weliswaar volledig ingevulde, maar niet op waarheid berustende ouderverklaringen. De opleidingsgegevens van ouders zouden slechts getoetst kunnen worden aan documenten (diploma’s etc.) die hun opleidingsniveau bevestigen. Een dergelijke toets mag een school en het Ministerie van OCW niet uitvoeren. Voorts is het in de meeste gevallen niet mogelijk aan te tonen dat iemand wel een opleiding heeft gevolgd. Daarom wordt gezocht naar mogelijkheden om in de toekomst via andere manieren buiten de scholen om de onderwijsachterstandenmiddelen toe te kennen op basis van een andere indicator. Het CBS onderzoekt alternatieven om dit via koppeling van gegevensbestanden te bereiken en is daar positief over. De Tweede Kamer is hierover in januari 2017 nader geïnformeerd.

Het is lastig om in te schatten wat het restrisico is. Daarom wordt het totale bedrag aan gewichtenmiddelen van € 311,7 miljoen als restrisico aangemerkt.

2. Leerlingen met een niet-Nederlandse culturele achtergrond

Scholen met leerlingen met een niet-Nederlandse culturele achtergrond komen in aanmerking voor een aanvullende vergoeding. De uitgaven voor leerlingen met een niet-Nederlandse culturele achtergrond bedragen in 2016 € 18,6 miljoen.

De opgaven van de scholen worden gecontroleerd aan de hand van de door ouders of verzorgers getekende verklaringen of inschrijfformulieren. De inhoud van de verklaringen kan niet sluitend worden gecontroleerd. Voor 2016 is het restrisico bij leerlingen met een niet-Nederlandse culturele achtergrond € 18,6 miljoen.

3. Nederlands Onderwijs aan Anderstaligen

Voor kinderen met een niet-Nederlandse achtergrond, en niet afkomstig uit Suriname, de Nederlandse Antillen of Aruba, wordt in de materiële instandhouding een NOAT-bekostiging gegeven voor Nederlands Onderwijs aan Anderstaligen. De uitgaven voor leerlingen met een dergelijke achtergrond bedragen in 2016 € 4,4 miljoen. De opgave van de school wordt steekproefsgewijs gecontroleerd aan de hand van de door de ouders ingevulde ouderverklaringen. De ouderverklaringen kunnen niet op juistheid worden gecontroleerd. Voor 2016 is het restrisico van de uitgaven aan Nederlands onderwijs aan anderstaligen € 4,4 miljoen.

4. Studiefinanciering uitwonenden

In de studiefinanciering wordt nu uitgegaan van het adres in de BRP, maar niet alle studerenden wonen daadwerkelijk op het geregistreerde adres. Daarom worden fysieke controles op het opgegeven woonadres uitgevoerd, zodat het risico op misbruik van de uitwonendenbeurs wordt beperkt. Er zijn in 2016 ruim 2000 controles uitgevoerd op basis van een risicoprofiel. In ongeveer 40 procent van de geselecteerde gevallen is vastgesteld (voor bezwaar en beroep) dat de studerende niet op het in de BRP geregistreerde adres woonachtig was. Studenten moeten de onterecht ontvangen studiefinanciering terugbetalen en krijgen een boete opgelegd.

Het bovenstaande betreft studerenden die in Nederland wonen. Bij studerenden in het buitenland wordt anders gecontroleerd. Er wordt gecontroleerd of de student aan de instelling in het buitenland is ingeschreven. Er wordt aangenomen dat hij in het buitenland woonachtig is. Omdat er geen adrescontrole plaatsvindt, is er voor studerenden in het buitenland een restrisico.

In 2010 is gestart met fysieke controles op het adres in de BRP. Als gevolg van de maatregelen van de afgelopen jaren om misbruik met de uitwonendenbeurs aan te pakken, is dit misbruik substantieel afgenomen. Het restrisico wordt veroorzaakt door onjuiste inschrijving in het BRP en wordt niet aan OCW toegerekend. Er is dus sprake van geïmporteerd risico. Het huidige risico wordt ingeschat op een bedrag tussen € 8 miljoen en € 18 miljoen. Ten opzichte van begin 2011 betekent dit een daling van het risico op misbruik van ongeveer 34 miljoen euro. Ten opzichte van 2015 is het risico verder gedaald als gevolg van de voortzetting van de controles en het vervallen van het onderscheid tussen uit- en thuiswonenden onder het studievoorschot.

5. Aanvullende beurs

Van ouders wordt verwacht dat zij bijdragen aan de studie van hun kind. Kunnen ze dat niet of onvoldoende, dan kan de studerende een aanvullende beurs krijgen. De hoogte van de beurs hangt mede af van het ouderlijk inkomen. Het ouderlijk inkomen kan niet in alle gevallen juist en volledig worden vastgesteld. In 2016 is in totaal circa € 750 miljoen aan aanvullende beurs verstrekt. Daarvan is circa € 31,3 miljoen aan studenten met ouders in het buitenland verstrekt.

Wanneer ouders in Nederland wonen, is het risico op misbruik beperkt. Op grond van artikel 8, eerste lid Awir beheert de Belastingdienst het inkomensgegeven uit het basisregister inkomen. DUO is bevoegd deze inkomensgegevens van de Belastingdienst te gebruiken en is ook afhankelijk van deze gegevens. Er zijn circa 12.500 studenten met ouders in het buitenland en in deze gevallen vraagt DUO bewijsstukken van het buitenlands inkomen op. Gegevensuitwisseling met buitenlandse Belastingdiensten komt in beperkte mate tot stand.

DUO vraagt de bewijsstukken op maar de juistheid en volledigheid van het opgegeven buitenlands inkomen is niet volledig met zekerheid vast te stellen door DUO noch door de Belastingdienst, met uitzondering van de voormalige Nederlandse Antillen ad € 6 miljoen, waar dit wel mogelijk is. Hierdoor is er sprake van restrisico bij studenten met een aanvullende beurs met ouders in het buitenland van circa € 25,3 miljoen.

6. Terugbetalen studieschulden

Van oud-studenten met een studieschuld is niet altijd een adres bekend, met name wanneer zij in het buitenland verblijven. Bij betalingsachterstanden zijn zij dan niet bereikbaar voor inningsactiviteiten. Daarnaast kunnen oud-studenten dan niet worden geïnformeerd over de draagkrachtregeling en worden zij geconfronteerd met extra invorderingskosten. Aanpalend risico is dat in het buitenland het inkomen van de debiteur en van een eventuele partner (voor zover relevant) niet in alle gevallen juist en volledig kan worden geverifieerd en moet worden volstaan met de klantopgave (incl. bewijsstukken). Gegevensuitwisseling met het buitenland komt immers in beperkte mate tot stand. Ultimo 2016 ontbrak nog van circa 3 procent van de debiteuren een betrouwbaar adres (circa 23.000 van de circa 750.000 debiteuren). Eind 2015 waren dit er nog circa 30.000 (4 procent van het totaal aantal debiteuren).

DUO slaagt er in om steeds meer debiteuren op te sporen en tot betaling aan te zetten (zie ook de Kamerstukken 24 724, nr. 122 en 17 050, nr. 450). Ondanks een nieuwe groep van ruim 10.000 debiteuren per jaar die hun nieuwe adres niet doorgeven, is deze problematiek in 2016 verder teruggedrongen. Door een actievere strategie en extra inspanningen bij debiteuren in het buitenland is ten opzichte van 2012 in 2016 € 30 miljoen extra ontvangen (zie ook Kamerstuk 17 050 nr. 533 brief 16-12-2016 VenJ, Voortgang rijksbrede aanpak fraude). In 2015 was dit nog € 19 miljoen. Extra investeringen in 2016 zijn meer dan rendabel gebleken, en hebben daarmee een duidelijke positieve invloed gehad op deze ontwikkeling.

Grote, lopende ICT-projecten

Betaalgedrag

In 2016 is het streefcijfer voor tijdig betalen verhoogd van 90 procent naar 95 procent. Het Ministerie van OCW voldoet al jarenlang aan de gestelde norm. Over 2016 is het percentage tijdig betalen bij het Ministerie van OCW uitgekomen op 97 procent.

Audit Committee

Het Audit Committee (AC) heeft in 2016 viermaal vergaderd. Het AC heeft tot taak het adviseren van het departementale management op ten minste de volgende drie onderdelen:

• • Het borgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering, inclusief de financiële verslaglegging;

• • De regie op het auditbeleid;

• • Het risicomanagementbeleid en de uitkomsten daarvan.

De Secretaris-Generaal is voorzitter en vormt samen met de MT-OCW leden en vier niet-ambtelijke leden het Audit Committee. De directeur FEZ en directeur Auditdienst Rijk nemen als adviseur ook deel aan de vergaderingen. Er is een open stoel voor de Algemene Rekenkamer en FEZ voert het secretariaat.

Vaste agendapunten zijn:

• • Vergadering maart: Departementaal jaarverslag OCW, Samenvattend auditrapport Auditdienst Rijk, Auditplan Auditdienst Rijk;

• • Vergadering mei: Verantwoordingsonderzoek Algemene Rekenkamer, Risicomanagementbeleid, reviewplan OCW;

• • Vergadering oktober: Interim-rapportage Auditdienst Rijk, bevindingen gespreksronde externe leden;

• • Vergadering december: Jaarwerkplan Inspectie van het Onderwijs, Onderwijsverslag en meerjarenplanning Inspectie van het Onderwijs.

Paragraaf 3 – Belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

OCW borgt de weggewerkte onvolkomenheden

Het Ministerie van OCW heeft de onvolkomenheden die de Algemene Rekenkamer over 2014 had geconstateerd in 2015 weggewerkt. In 2016 hebben we hier nog nader aandacht aan besteed. Het gaat hierbij om de volgende drie onderwerpen:

• • Subsidiebeheer

  Per 1 februari 2016 is de uitvoering van subsidieregelingen onderdeel geworden van de Dienst Uitvoering Subsidies voor Instellingen (DUS-I), een samenwerkingsverband van de ministeries van VWS, SZW en OCW. De overgang is goed verlopen.

  In 2015 had het Ministerie van OCW verbeteringen in het subsidiebeheer doorgevoerd. Het Ministerie van OCW heeft in 2016 het goede nieuwe niveau van 2015 weten vast te houden.

  Verder heeft de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed de laatste achterstanden in het vaststellen van subsidies «BRIM 2008» in 2016 volledig weggewerkt.

• • Informatiebeveiliging Dienst Uitvoering Onderwijs en bestuursdepartement

  De informatiebeveiliging bij DUO en het bestuursdepartement is op orde gebleven. Er resteren nog wel enkele aandachtspunten, namelijk sturing op de beschikbaarheid van capaciteit voor de informatiebeveiliging bij het bestuursdepartement en het autorisatiebeheer bij DUO. Deze zijn al voorzien van maatregelen die in 2017 worden uitgevoerd.

• • Inkoopbeheer Nationaal Archief

  Het Nationaal Archief heeft in 2016 het niveau van 2015 vastgehouden. De opzet van de processen voldoet en de processen zijn in 2016 op beheerste wijze verlopen.

Invoering vennootschapsbelastingplicht

In 2016 heeft het Ministerie van OCW zich voorbereid op de eerste aangifte van vennootschapsbelasting over 2016. Hiertoe heeft een OCW-brede inventarisatie van vpb-plichtige activiteiten plaatsgevonden met daarna het opstellen van beginbalansen en berekening van het af te dragen bedrag dat is opgenomen onder de post «niet uit de balans blijkende verplichtingen». Een en ander is in goed overleg met het fiscaal loket van Financiën, de Belastingdienst en de ADR verlopen.

Aansluiting uitvoering financiële administratie bij het Financieel Dienstencentrum

OCW heeft het voornemen om in 2017 aan te sluiten bij het Financieel Diensten Centrum (FDC), en aldaar de administratie van het Ministerie van OCW te laten voeren. Het FDC is een samenwerkingsverband van de Ministeries van SZW, VWS, Financiën en (straks) BZK. Dit betekent een overgang van financieel-administratieve taken en mensen van het Ministerie van OCW naar het FDC. De ADR houdt hierbij een kritische vinger aan de pols, opdat de continuïteit en kwaliteit van de financiële processen ook beheerst blijven.

Continuïteit ICT bij DUO