Algemeen

Onze opdracht is om uitvoering te geven aan de missie van het Nationaal Archief (voortaan NA): het dienen van ieders recht op informatie en geven van inzicht in het verleden van ons land door ons in te zetten voor een sterk archiefbestel en door de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en on site en online te presenteren.

De collectie van het NA bestaat uit archieven van nationale betekenis met het accent op archieven van de rijksoverheid.

In 2016 heeft het NA de digitale infrastructuur voor zowel interne- als externe gebruikers, grotendeels afgerond en in gebruik genomen.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchieven, zijnde het NA in Den Haag en de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. Deze bewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van Regionale Historische Centra (RHC’s). Deze centra zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een bijdrage ontvangen.

Deze jaarrekening handelt alleen om de baten en lasten van het NA. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s worden elders verantwoord op artikel 14 (Cultuur) van de Rijksbegroting.

Toelichting:

Baten

De omzet van het moederdepartement over 2016 bedraagt € 40,5 miljoen. In de omzet moederdepartement zijn de tweede geldstroom projecten van totaal € 2,3 miljoen opgenomen. De ontvangen budgetten voor tweede geldstroom projecten in 2016 betreffen hoofdzakelijk de programma’s Archief 2020 en Gemeenschappelijk Cultureel erfgoed.

Het verschil tussen de begroting en de realisatie is voornamelijk veroorzaakt door mutaties in de projectgelden. De belangrijkste mutaties betreffen de bestedingen van totaal bijna € 5,8 miljoen aan Digitale Taken Rijksarchieven (DTR), Archief 2020, Digitale Werkomgeving Rijksdienst -Archief (DWR-archief), Teruggave Archief Suriname, Gemeenschappelijk Cultureel Erfgoed – Landen (GCE Landen) en Archives Portal Europe network of excellence (Apex) en de terugbetaling van € 3,3 miljoen DTR middelen aan het moederdepartement. Daartegenover staat een toename van de middelen voor het project Masterplan Archiefdepots (€ 1,4 miljoen) vanwege de vertraging in de realisatie van de nieuwe depot op locatie Emmen.

De bijdrage van de Provincie Zuid Holland (€ 400.000) is voor het beheer van de archieven Zuid Holland.

De omzet derden betreft de opbrengst van de dienstverlening en verkoop van producten.

In de vastgestelde begroting werd rekening gehouden met rentebaten vanwege de aanzienlijke post liquide middelen. Door de lage rentestand is de realisatie nihil.

De vrijval van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen betreft drie medewerkers die geen recht meer hebben op een uitkering.

Lasten

De apparaatskosten bedragen € 43,1 miljoen en liggen circa € 3,0 miljoen boven de begroting. Dit is vooral het resultaat van inzet op projecten Archief 2020 en DTR.

De overige personeelskosten van € 0,7 miljoen zijn in de begroting opgenomen onder kosten eigen personeel (€ 13,2 miljoen). De stijging van de kosten van het eigen personeel is het gevolg van de invulling van vacatures die niet werden opengesteld in afwachting van een besluit over structurele financiering voor de digitale taken. De stijging van de overige personele kosten met ruim € 0,6 miljoen wordt vooral veroorzaakt door hogere reiskosten, scholingskosten en mutaties vakantietoeslag en eindejaarsuitkering vanwege de toename van de salarissen.

De afschrijving van de materiële vaste activa bedraagt € 1,4 miljoen en is € 0,5 miljoen hoger dan begroot. De oorzaken van dit verschil zijn de toename van investeringen die samenhangen met het programma DTR (scanners) en het project Masterplan Archiefdepots (archiefstellingen).

In 2016 hebben als gevolg van afspraken over afvloeiingsregelingen dotaties aan de voorziening plaatsgevonden van € 0,2 miljoen en is € 0,2 miljoen vrijgevallen, omdat voormalige medewerkers werk hebben gevonden. Verder zijn onttrekkingen aan de voorziening van € 0,1 miljoen verwerkt onder de personele kosten. Daarnaast zijn er toevoegingen van € 0,2 miljoen aan de voorziening vanwege de kosten voor aansluiting bij FMHaaglanden.

Toelichting:

Activa

De balans van het NA vertoont een daling van de totale activa en passiva vanwege onttrekkingen van projectgelden.

De debiteuren en nog te ontvangen bedragen zijn als volgt te specificeren:

De liquide middelen zijn per saldo gedaald als gevolg van uitgaven aan vooral projecten.

Passiva

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2016 € 2,3 miljoen. Hiermee komt het eigen vermogen boven de maximumomvang van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar. Uiterlijk per eerste suppletoire begrotingswet is het surplus aan eigen vermogen afgeroomd naar de eigenaar. Het verloop van het vermogen ziet er als volgt uit:

De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2016 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2017.

De voorzieningen zijn per saldo gestegen met € 0,1 miljoen als gevolg van de toename van de reorganisatievoorziening in verband met aansluiting bij SSO FMHaaglanden in 2018. Daartegenover staat een afname van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen en de lopende reorganisatievoorziening. De vrijval van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen betreft drie medewerkers die geen recht meer hebben op een uitkering. Het verloop van de voorzieningen is als volgt weer te geven:

In de post «investeringsbijdrage» staan bedragen waartegenover investeringen staan. De belangrijkste mutaties in de investeringsbijdrage betreffen de dotaties vanwege investeringen in activa voor de projecten DTR en Masterplan Archiefdepots.

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Het kasstroomoverzicht over 2016 ziet er als volgt uit:

De liquide middelen van het NA zijn in 2016 met circa € 4,3 miljoen afgenomen. De oorzaak van deze afname is dat de operationele kasstroom € 2,3 miljoen lager is dan begroot vanwege de uitgaven op projectgelden en hogere investeringskasstroom door meer investeringen dan in de oorspronkelijke begroting vastgesteld.

De investeringskasstroom betreft met name verbouwingen van het depot in het kader van het project Masterplan Archiefdepots en investeringen in ICT ten behoeve van het programma DTR.

De financieringskasstroom is negatief vanwege de aflossing van leningen bij het Ministerie van Financiën voor investeringen in de publieksruimte van het NA.

Doelmatigheid

In 2016 komt het uurtarief hoger uit dan de vastgestelde begroot vanwege de cao kostenstijgingen.