Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage

De Algemene Rekenkamer besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan het primaire proces, aan de ondersteunende processen en aan de hiermee samenhangende beheerstaken. Op basis van maandelijkse managementinformatie beoordelen we of die processen doelmatig en rechtmatig worden uitgevoerd. In viermaandelijkse rapportages volgen we de inhoudelijke voortgang van ons werkprogramma en het bereiken van onze doelen. In deze paragraaf lichten we opvallende zaken in de bedrijfsvoering toe.

1. Rechtmatigheid

In 2017 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. De financiële overzichten geven een getrouw beeld van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering8.

2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

De managementinformatiesystemen hebben voldaan aan de kwaliteitseisen. Er hebben zich in 2017 geen zodanige verstoringen voorgedaan dat de juistheid, volledigheid, tijdigheid, continuïteit en vertrouwelijkheid in gevaar zijn gebracht. De managementinformatie is reproduceerbaar.

Naast de maandelijkse managementinformatie zijn in 2017 viermaandelijkse rapportages opgesteld. Enerzijds bedoeld om intern inzicht te krijgen in de impact van onze activiteiten en om hieruit lessen te trekken voor de toekomst. Anderzijds om de uitvoering van ons werkprogramma in kaart te brengen en eventueel bij te stellen. De managementinformatie in de vorm van maandrapporten is in 2017 verder verbeterd. Door die informatie kunnen we beter sturen op de uitvoering van ons werkprogramma en op verbetering van onze werkzaamheden.

In strategische dialogen tussen het college en de organisatie worden voorstellen voor nieuwe en lopende projecten tegen het licht gehouden en beoordeeld op efficiency en de mate waarin zij bijdragen aan de strategie. Besluitvorming daarover vindt plaats in het college.

3. Financieel en materieelbeheer

De bedrijfsprocessen zijn beheerst verlopen. Potentiële risico’s waarop we maatregelen hebben getroffen zijn:

P-controles

Voor wat betreft de controle op de personeelsuitgaven hebben we voor het jaar 2017 aansluiting gezocht bij de rijksbrede controle hierop door de ADR.

Budgetbeheersing

Opeenstapeling van taakstellingen brengen risico’s met zich mee voor de taakuitvoering van de Algemene Rekenkamer. Ook in 2017 heeft de Algemene Rekenkamer invulling gegeven aan de inspanningsverplichtingen van het kabinet-Rutte/Verhagen en het kabinet-Rutte/Asscher. Voor 2017 was dat € 2,8 mln. Vanaf 2018 is dat structureel ruim € 3 mln., bijna 11% van het oorspronkelijke begrotingsbedrag van 2017.

De bezuinigingstaakstellingen en de noodzaak ons toekomstbestendig te maken en te moderniseren in lijn met onze strategie voor de periode 2016–2020, waren voor ons aanleiding in 2017 een omvangrijke reorganisatie door te voeren. Dit gaat onder meer gepaard met een substantieel lagere personeelsformatie en -bezetting.

Om de beoogde personeelsreductie te bereiken hebben we het Van Werk Naar Werk-beleid van het rijk toegepast. Daarmee konden medewerkers onder meer opteren voor beëindiging van het dienstverband. Dit door gebruik te maken van de stimuleringspremie dan wel door gebruik van bijzonder verlof met behoud van salaris. De stimuleringspremies konden voor een groot deel nog in 2017 worden betaald, een klein deel wordt in 2018 betaald. Voor de loonkosten geldt het omgekeerde, een groot deel daarvan komt ten laste van 2018 en later jaren.

De kosten van de reorganisatie in 2017 kunnen als volgt worden weergegeven:

Naast het personeelsverloop door het gebruik van de Van Werk Naar Werk-regeling deed zich in 2017 een natuurlijk verloop voor dat groter was dan verwacht. Een en ander veroorzaakte een onderbezetting, die leidde tot vrijval in het personeelsbudget. We voorzagen een omvangrijke onderuitputting aan het einde van het jaar. In de Najaarsnota van 2017 hebben we voorgesteld dit deel van de middelen met een kasschuif (bijna € 1,2 mln.) door te schuiven naar de Begroting 2018. Met de 2e suppletoire wet heeft de Tweede Kamer dit voorstel gehonoreerd.

Tijdigheid betaling crediteuren

Samenwerking Tweede Kamer

Sinds 2011 maken we gebruik van het financieel informatiesysteem en de technische en financiële infrastructuur van de Tweede Kamer. De samenwerking was oorspronkelijk gericht op een aantal basisfunctionaliteiten, maar is in de afgelopen jaren uitgebreid met onder andere functionaliteiten voor, het scannen en goedkeuren van digitale facturen en het genereren van managementrapportages. Door deze ontwikkeling was het wenselijk om de bestaande samenwerking te formaliseren in een samenwerkingsovereenkomst waarin producten, diensten, rollen en verantwoordelijkheden zijn benoemd.

In 2016–2017 hebben we in een pilot onderzocht of het uitbesteden van administratieve taken aan de Tweede Kamer een passende, en met name werkbare, oplossing is om de continuïteit van de administratieve gegevensverwerking van de Algemene Rekenkamer beter te waarborgen. Twee van onze financieel medewerkers zijn hiervoor gedetacheerd bij de Tweede Kamer. Deze pilot is medio 2017 met de Tweede Kamer geëvalueerd en beëindigd. We hebben om redenen van efficiency besloten niet over te gaan tot uitbesteding van deze administratieve taken. De overeenkomst voor het gebruik van het financieel informatiesysteem is gehandhaafd.

Informatiebeveiliging

De Algemene Rekenkamer heeft de beheersing van informatiebeveiliging zodanig ingericht, dat op basis van risicobeheer gestuurd wordt op maatregelen ter borging van de vertrouwelijkheid, integriteit en de beschikbaarheid van informatie. De implementatie van maatregelen is gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR 2012). De risico analyse wordt in 2018 geactualiseerd. Dan zal ook in kaart worden gebracht in hoeverre het beveiligingsbeleid moet worden aangepast naar aanleiding van de BIR 2017. In 2017 hebben zich negen beveiligingsincidenten voorgedaan. Daarbij is het beveiligingsbeleid effectief gebleken in de zin dat de incidenten tijdig zijn gedetecteerd, gemeld en door de getroffen maatregelen niet tot ernstig nadelige gevolgen hebben geleid.

4. Overige aspecten van bedrijfsvoering