Base description which applies to whole site

9. JAARVERANTWOORDING AGENTSCHAP PER 31-12-2017

Jaarverantwoording agentschap Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Inleiding

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) is de uitvoeringsorganisatie van de Rijksoverheid voor het onderwijs. DUO levert producten en diensten op het terrein van bekostiging van instellingen, financiering van studenten, informatievoorziening alsmede diensten gericht op de verbetering van de verbinding tussen beleid en uitvoering. Daarnaast verricht DUO werkzaamheden voor overige departementen en derden. Onderdeel van DUO is de Shared Service Organisatie Noord waarbinnen het inkoopcentrum en het Overheidsdatacenter zijn ondergebracht, welke dienstverlening verricht voor onder meer voor het concern OCW en haar buitendiensten, het CJIB en andere overheidsorganen.

Tabel 1 Staat van baten-lastenagentschap DUO (Bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en vastgestelde begroting

Realisatie t-1

Baten

       

Omzet moederdepartement

208.086

261.228

53.142

275.629

Omzet overige departementen

32.850

52.495

19.645

38.915

Omzet derden

5.045

7.119

2.074

5.851

Rentebaten

 

0

0

0

Vrijval voorzieningen

 

89

89

618

Bijzondere baten

   

0

 

Totaal baten

245.981

320.931

74.950

321.013

         

Lasten

       

Apparaatskosten

238.981

314.063

75.082

313.167

 

Personele kosten

151.960

227.670

75.710

228.767

   

Waarvan eigen personeel

130.660

140.499

9.839

132.625

   

Waarvan externe inhuur

14.300

81.814

67.514

90.782

   

Waarvan overige personele kosten

7.000

5.357

–1.643

5.360

 

Materiele kosten

87.021

86.393

–628

84.400

   

Waarvan apparaat ICT

20.000

21.892

1.892

20.718

   

Waarvan bijdrage aan SSO’s

12.500

21.779

9.279

19.620

   

Waarvan overige materiële kosten

54.521

42.722

–11.799

44.062

Rentelasten

0

0

0

12

Afschrijvingskosten

7.000

8.591

1.591

7.672

 

Materieel

7.000

7.681

681

6.983

   

Waarvan apparaat ICT

5.500

7.370

1.870

 
 

Immaterieel

0

910

910

689

Overige lasten

0

2.908

2.908

1.610

 

Dotaties voorzieningen

0

2.908

2.908

1.610

 

Bijzondere lasten

0

 

0

0

Totaal lasten

245.981

325.562

79.581

322.461

Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening voor belastingen

0

– 4.631

– 4.631

– 1.448

Agentschapsdeel Vpb lasten

0

124

124

55

Saldo van baten en lasten

0

– 4.755

– 4.755

– 1.503

Toelichting:

DUO heeft een negatief resultaat van € 4,8 miljoen gerealiseerd. Dit wordt voor circa € 4,0 miljoen veroorzaakt door het plegen van het noodzakelijk systeemonderhoud om de reguliere uitvoeringsprocessen te borgen. Afgelopen jaren is o.a. door de toenemende digitalisering het systeemlandschap gegroeid, waarbij in de basisfinanciering onvoldoende rekening is gehouden met de daardoor toegenomen onderhoudskosten. Tot slot is een negatief resultaat van € 0,8 miljoen toe te rekenen aan het SSO-Noord als gevolg van met name de meerkosten voor categoriemanagement. Het negatieve resultaat wordt onttrokken aan het eigen vermogen. Onderstaand wordt dit resultaat nader toegelicht.

Baten

De totale omzet moederdepartement is € 53,1 miljoen hoger dan de oorspronkelijke begroting. Hieronder valt de dienstverlening vanuit de Shared Service Organisatie Noord voor € 6,6 miljoen verricht voor het moederdepartement en onder haar vallende diensten welke geen onderdeel was van de omzet in de Rijksbegroting. De overige stijging heeft grotendeels betrekking op incidentele financiering zijnde geen onderdeel uitmakend van de begroting, voor onder andere de werkzaamheden voor de uitvoering van het Programma Vernieuwing Studiefinanciering (€ 22,6 miljoen), projecten voor instandhouding systemen (onderhoud) en Migratie Infrastructuur (o.a. JBoss en Oracle; € 1.3 miljoen), uitvoering beleidsopdrachten (incl. doorontwikkeling Basis Registratie Onderwijs Nummer; € 4,6 miljoen). Daarnaast betreft het Loon- en prijscompensatie 2017 (€ 3,8 miljoen), het honoreren van de aanbevelingen van de Nationale Ombudsman inzake bereikbaarheid (€ 1,9 miljoen), invoering van Algemene Verordening Gegevensbescherming (€ 1,0 miljoen) en bijstellingen in de (basis)dienstverlening (€ 9,0 miljoen), zoals uitvoering van diverse zogenaamde Overige taken (bijvoorbeeld digitalisering examens FACET); Sociaal Beleid Rijk/Sociaal Flankerend Beleid (€ 2,5 miljoen) en Overige opdrachten (Digis@m, VDI-programma’s; € 3,4 miljoen). Tegenover deze stijgingen staat een daling van € 3,6 miljoen als gevolg van uitstel clustering Rijksincasso en een verlaging van de huisvestingskosten. De omzet wordt voor € 14,6 miljoen gedekt vanuit middelen welke DUO in eerdere jaren reeds heeft ontvangen maar welke niet volledig zijn aangewend in het betreffende jaar (balansposten). Dit betreft Basiscontract 2017 (€ 1,9 miljoen) en posten als Migratie Infrastructuur (€ 1,3 miljoen), Public Key Infrastructure-OCW Digitaal Onderwijs Certificaat (PKI-ODOC; € 0,4 miljoen), Beleidsportfolio inclusief Doorontwikkelen BRON (€ 4,8 miljoen), Nazorg vervanging van het Geïntegreerd Financieel Informatiesysteem (Gefis; € 0,8 miljoen), Programma Vernieuwing Studiefinanciering (werkkapitaal € 2,7 miljoen), Sociaal Beleid Rijk/Sociaal Flankerend beleid (€ 2,5 miljoen) en overige kleine posten (€ 0,2 miljoen).

Omzet overige departementen

Onder de omzet overige departementen (€ 52,5 miljoen) vallen onder meer de werkzaamheden in het kader van de inburgeringstaak (€ 25,9 miljoen), het Landelijk Register Kinderopvang (€ 7,3 miljoen) en het programma Directe Financiering Kinderopvang (€ 8,1 miljoen), allen voor het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, de activiteiten voor de examens in het kader van de Wet Financieel Toezicht (Wft) (€ 2,0 miljoen) ten behoeve van het Ministerie van Financiën, de print en couverteerwerkzaamheden die DUO uitvoert voor het Centraal Justitieel Incasso Bureau (€ 1,5 miljoen) ten behoeve van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, dienstverlening vanuit de Shared Service Organisatie Noord voor diverse ministeries (€ 6,8 miljoen), detacheringen binnen de Rijksoverheid (€ 0,5 miljoen) en een aantal taken ten behoeve van andere departementen (€ 0,4 miljoen).

De omzet overige departementen stijgt met € 19,6 miljoen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting. € 8,2 miljoen betreft uitbreiding van werkzaamheden ten behoeve van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid i.h.k.v. de Inburgeringstaak en voor beheer Landelijk Register Kinderopvang € 1,2 miljoen, projectmatige werkzaamheden t.b.v. Bekostiging Kinderopvang € 8,1 miljoen welke niet waren begroot en uitbreiding dienstverlening vanuit de Shared Service Organisatie Noord € 2,6 miljoen ten behoeve van meerdere opdrachtgevers. Hier staat een daling tegenover voor examens Wet Financieel Toezicht (Wft) ten behoeve van het Ministerie van Financiën minus € 0,5 miljoen.

Omzet derden

De omzet derden (€ 7,1 miljoen) betreffen de ontvangen examengelden kandidaten examens Nederlands als tweede taal (NT2) en staatsexamen voortgezet onderwijs (€ 3,1 miljoen), werkzaamheden ten behoeve van het Participatiefonds (€ 1,5 miljoen), vergoedingen voor detacheringen (€ 0,5 miljoen) inkoop- en housingsactiviteiten binnen de Shared Service Organisatie Noord (€ 0,9 miljoen) en overige werkzaamheden voor derden binnen het domein onderwijs voortkomend uit OCW beleidsmaatregelen en bedrijfsvoering DUO (€ 1,1 miljoen). De stijging ten opzichte van de oorspronkelijke begroting hangt samen met extra opbrengsten examengelden € 0,5 miljoen, toegenomen werkzaamheden ten behoeve van het Participatiefonds (€ 0,7 miljoen), niet begrote opbrengsten detachering (€ 0,5 miljoen), uitbreiding werkzaamheden Shared Service Organisatie Noord (€ 0,1 miljoen) en overige wijzigingen optellend naar € 0,3 miljoen.

Lasten

De realisatie personele kosten is € 75,7 miljoen hoger dan eerder geraamd. Dit wordt veroorzaakt doordat een deel van de projectbezetting en inzet op aanvullende taken OCW en overige opdrachtgevers geen deel uit maakt van de begrote reguliere personeelslasten. Deze lasten worden gedekt door middel van project- en aanvullende financiering (incidenteel). Daarnaast is in samenwerking met het Ministerie van Financiën en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in 2016 de rubricering van uitgaven in de administratie opnieuw beoordeeld. Dit heeft geleid tot een aanpassing van de rubricering waardoor kosten, voorheen gerubriceerd als uitbesteed werk (€ 69,3 miljoen), nu onder de definitie van externen vallen. Bij het opstellen van de begroting 2017 was deze herrubricering nog niet bekend. Van de personele inzet 2017 is € 10,4 miljoen geactiveerd en opgenomen onder de onderhandenwerk positie. Het gaat hier om kosten gemaakt voor systeem ontwikkeling welke geactiveerd worden en als afschrijvingslast in de toekomst verantwoord zullen worden. De reden dat DUO in zijn algemeenheid forse externe inhuur heeft boven de norm voor Externe inhuur hangt samen met de grote ICT projectenagenda en benodigde extra capaciteit voor verbetering telefonische bereikbaarheid en op maat gesneden klantbenadering.

De realisatie van materiële kosten is € 0,1 miljoen lager als gevolg van de eerder genoemde herrubricering van kosten uitbesteed werk. De overschrijding op de automatiseringskosten (€ 1,9 miljoen) is het gevolg van projectmatige meerkosten. Onder de bijdrage SSO’s zijn inbegrepen de huisvestingskosten welke in de begroting nog waren opgenomen onder de overige materiële kosten, hetgeen de toename ten opzichte van de begroting verklaart. De hogere afschrijvingskosten hangt samen met de eerder genoemde aanvullende taken. Op de totale kosten 2017 is een taakstelling gerealiseerd van € 10,5 miljoen als gevolg van doorgevoerde deregulering- en efficiencymaatregelen.

Rentelasten

De rentelasten zijn nihil.

Dotaties voorzieningen

De dotatie van € 2,9 miljoen (2016: € 1,6 miljoen) zorgt dat de voorziening overeenkomt met de actuele waarde van de onderliggende lopende verplichtingen en de in 2017 aangegane verplichtingen. Het betreft hier met name verplichtingen voortvloeiend uit regelingen vallend onder Sociaal Beleid Rijk en maatwerkafspraken binnen DUO. Deze voorziening is in 2014 gevormd en hangt samen met de opgelegde taakstellingen en de gewenste mobiliteit binnen DUO voor de komende jaren.

Tabel 2 Balans per 31 december 2017 (Bedragen x € 1.000)

Omschrijving

2017

2016

Activa

   

Immateriële vaste activa

14.815

1.683

Materiële vaste activa

24.147

19.746

Grond en gebouwen

 

0

Installaties en inventarissen

24.147

19.746

Overige materiële vaste activa

 

0

Vlottende Activa

41.466

47.305

Voorraden

430

489

Debiteuren

5.398

4.195

Overige vorderingen en overlopende activa

8.987

11.988

Liquide middelen

26.651

30.633

Totaal activa

80.428

68.734

       

Passiva

   

Eigen Vermogen

338

5.093

Exploitatiereserve

5.093

6.596

Onverdeeld resultaat

–4.755

–1.503

Voorzieningen

   

Voorzieningen

3.645

3.276

Langlopende schulden

6.760

0

Leningen bij het MvF

6.760

0

Kortlopende schulden

69.685

60.365

Crediteuren

21.055

20.428

Overige verplichtingen en overlopende passiva

48.630

39.937

Totaal passiva

80.428

68.734

Toelichting:

Activa

Immateriële vaste activa

Onder de immateriële vaste actief zijn de aanwezige software licenties opgenomen en activa in ontwikkeling. De boekwaarde is toegenomen met € 13,1 miljoen als gevolg van uitbreiding van software (SAP) en licenties ten behoeve van de basisdienstverlening (€ 1,0 miljoen) en activa in ontwikkeling (€ 12,1 miljoen). In 2016 is door Begrotingszaken van het Ministerie van Financiën een richtlijn uitgebracht waarin activering van grote projecten wordt voorgeschreven. Conform de richtlijn zullen de nieuwe grote projecten worden geactiveerd. De voor activering in aanmerking komende projecten zijn als activa in ontwikkeling opgenomen. Het betreft tien projecten met een totale waarde van € 12,1 miljoen. Waardering heeft plaatsgevonden tegen werkelijke materiële kosten en uren tegen een mixtarief van afgerond € 75 voor externe en interne inzet. Voor de afschrijvingstermijn omtrent vervangingen wordt er uitgegaan van een gedifferentieerde levensduur (5, 10 en 15 jaar).

Materiële vaste activa

De boekwaarde van het materieel vast actief is in 2017 met € 4,4 miljoen toegenomen als gevolg van investeringen in het rekencentrum en netwerken. Deze investeringen hangen samen met het Programma Vernieuwing Studiefinanciering en vervanging en uitbreiding VDI-werkplekken. De afschrijvingstermijn beloopt drie tot tien jaar.

Voorraden

Onder deze post zijn opgenomen de voorraden papier en kantoorartikelen als ook de voorraad patchkabels.

Debiteuren

De stand debiteuren is met € 1,2 miljoen toegenomen. Onder de debiteuren zijn voor € 1,9 miljoen aan vorderingen op andere ministeries opgenomen: Ministerie van Financiën voor hosting activiteiten € 0,1 miljoen, Ministerie van Justitie en Veiligheid voor diverse werkzaamheden € 1,2 miljoen, Ministerie voor Economische Zaken en Klimaat € 0,2 miljoen en Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat € 0,4 miljoen.

Overige vorderingen en overlopende activa

Bij de post Overige vorderingen en overlopende activa gaat het om werkzaamheden verricht in 2017 waarvoor nog geen middelen zijn verstrekt door OCW (€ 1,4 miljoen) en om bedragen, voor het merendeel ten behoeve van softwarelicenties en onderhoudscontracten, die in 2017 voor een geheel jaar vooruit zijn betaald (€ 7,5 miljoen). Onder de post Overige vorderingen en overlopende activa is € 0,4 miljoen vooruit ontvangen middelen van een ander ministerie opgenomen te weten; Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties € 0,3 miljoen. De daling wordt grotendeels verklaart door de afname van vorderingen op andere ministeries.

Liquide middelen

De stand liquide middelen is in 2017 met € 4,0 miljoen afgenomen. Dit als gevolg van de positieve operationele kasstroom van € 15,8 miljoen, de gepleegde investeringen van € 26,6 miljoen waar een lening van € 6,8 miljoen tegenover staat.. Zie ook verklaring bij het kasstroomoverzicht.

Passiva

Eigen vermogen

Het eigen vermogen DUO bedraagt na onttrekking van het exploitatieresultaat 2017 € 0,3 miljoen. Het eigen vermogen bedraagt 0% van de gemiddelde omzet in de laatste drie jaar. Dit is onder het plafond van 5% van de gemiddelde omzet in de afgelopen drie jaar (€ 15,9 miljoen).

Voorzieningen

De voorzieningen bestaan uit voorzieningen in het kader van personeel (Flexibel Pensioen en Uittreden (FPU) en wachtgelden) € 1,3 miljoen en overige € 2,3 miljoen. Onder de overige voorzieningen zijn opgenomen de verplichtingen voortvloeiend uit afspraken in het kader van Sociaal Beleid Rijk en maatwerkafspraken binnen DUO. Uit de voorzieningen is € 2,4 miljoen onttrokken ten behoeve van de uitkeringen in 2017. Aan de voorziening is € 2,9 miljoen gedoteerd aan nieuwe regelingen, met name als gevolg van de eerder genoemde taakstelling en gewenste mobiliteit. Daarnaast heeft een vrijval van € 0,01 miljoen kunnen plaatsvinden voor regelingen welke in 2016 reeds waren voorzien maar waar deelnemers, om verschillende redenen, geen gebruik meer van wensen te maken.

Voorzieningen

(Bedragen x € 1.000)
 

31-12-2016

Onttrekkingen

Dotaties

Vrijval

31-12-2017

Wachtgeld

1.353

–297

250

1.306

Overige

1.923

–2.152

2.657

–89

2.339

Totaal voorzieningen

3.276

– 2.449

2.907

– 89

3.645

Leningen bij het MvF

DUO heeft in 2017 een leenaanvraag ingediend bij het Ministerie van Financiën. Het betreft een lening nummer 2951 ten behoeve van het Programma Dienstverlening Instellingen van € 6,8 miljoen met een looptijd van 5 jaar een rente percentage van 0,0%.

Crediteuren

De crediteuren ultimo 2017 bestaan uit openstaande facturen bij leveranciers en nog te ontvangen facturen. Onder de crediteuren is € 0,9 miljoen aan schulden opgenomen aan het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties en € 0,2 miljoen aan het Ministerie van Justitie en Veiligheid.

Overige verplichtingen en overlopende passiva

De balanspost Overige verplichtingen en overlopende passiva van € 48,6 miljoen bevat voor € 34,8 miljoen aan vooruit ontvangen middelen van OCW. Het betreft middelen die DUO in het boekjaar 2017 en voorgaande jaren al heeft ontvangen, maar waarvoor in het boekjaar nog geen prestatie is verricht. Op het moment dat de prestatie is geleverd, worden de ontvangsten geboekt als baten. Het betreft hier doorlopende werkzaamheden welke in 2018 zullen worden uitgevoerd. Hiervan heeft € 12,0 miljoen betrekking op diverse (doorlopende) projectwerkzaamheden waaronder Programma Vernieuwing Studiefinanciering, € 19,0 miljoen op werkzaamheden basisdienstverlening, € 3,3 miljoen op overige opdrachten en € 0,5 miljoen op middelen Sociaal Flankerend Beleid en Sociaal Beleid Rijk. Daarnaast is een verplichting van € 0,07 miljoen opgenomen voor het agentschapsdeel van de Vpb-last. Het betreft hier afdracht verschuldigd over de resultaten op verkoop waardepapieren, verificatieverzoeken, verhuur computerruimte aan derden en werkzaamheden Participatiefonds. De Dienst Uitvoering Onderwijs valt, als onderdeel van het Ministerie van OCW, onder de Vennootschapsbelasting (Vpb). Het moederdepartement is verantwoordelijk voor de aangifte en DUO heeft in haar jaarrekening het agentschapsdeel van de Vpb-last opgenomen.

Daarnaast gaat het om de opgebouwde rechten aan vakantiegeld, eindejaarsuitkering en verlofrechten ultimo 2017 van het personeel in loondienst (€ 9,5 miljoen) en schulden met afdrachtverplichtingen (€ 0,1 miljoen), overige te betalen bedragen (€ 2,0 miljoen). Tenslotte zijn onder deze post de investeringsspecifieke financiële bijdragen van de ministeries verantwoord. Het betreft bijdragen die de financiering van uitbreidingsinvesteringen mogelijk maken. De onttrekking volgt het afschrijvingspatroon van de betrokken vaste activa en komt ten gunste van de afschrijvingskosten. De ultimo stand bedraagt € 2,2 miljoen waarvan € 1,7 miljoen een looptijd heeft van langer dan één jaar.

In de post Nog te betalen is € 0,4 miljoen vooruit ontvangen middelen van een ander ministerie opgenomen te weten; Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (werkzaamheden Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen en het programma Directe Financiering Kinderopvang).

Tabel 3 Kasstroomoverzicht over 2017 (Bedragen x € 1.000)
 

Vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en vastgestelde begroting

1.

Rekening courant RHB 1 januari 2017 + stand depositorekeningen

46.440

30.572

– 15.868

 

Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+)

245.981

341.565

95.584

 

Totaal uitgaven operationele kasstroom (-/-)

–273.981

–325.732

–51.751

2.

Totaal operationele kasstroom

7.000

15.833

8.833

 

Totaal investeringen (-/-)

–7.000

–27.407

–20.407

 

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

 

822

822

3.

Totaal investeringskasstroom

– 7.000

– 26.585

– 19.585

 

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-)

     
 

Eenmalig storting door het moederdepartement (+)

     
 

Aflossingen op leningen (-/-)

0

0

0

 

Beroep op leenfaciliteit (+)

 

6.760

6.760

4.

Totaal financieringskasstroom

0

6.760

6.760

5.

Rekening courant RHB 31 december 2017 + stand depositorekeningen (=1+2+3+4), de maximale roodstand is € 0,5 miljoen.

11.440

26.580

15.140

Toelichting:

Naast de rekening courant RHB heeft DUO ook liquide middelen die buiten de RHB blijven. Het betreft hier rekeningen ten behoeve van Europass, Regeling Surinaamse Studenten en Examendiensten waarop in totaal een saldo van € 0,07 miljoen staat (op 31 december 2016 was dit € 0,06 miljoen). De mutatie van deze middelen wordt als onderdeel van de operationele kasstroom gepresenteerd.

De positieve operationele kasstroom (€ 15,8 miljoen) is het saldo ontvangsten moederdepartement (€ 266,2 miljoen), overige departementen (€ 44,4 miljoen), Derden (€ 30,9 miljoen) waar aan uitgaven tegen overstaan aan crediteuren en personeel (€ 325,7 miljoen). De investeringen betreffen investeringen in het rekencentrum en software ten behoeve van de basisdienstverlening als ook een investering in onderhandenwerk. Het betreft hier software voor de uitvoering van de reguliere dienstverlening binnen DUO. In de begroting was nog uitgegaan van het ideaal complex waarbij de afschrijvingslast gelijk is gesteld aan de investeringen. In 2017 is fors geïnvesteerd in het ICT-landschap en werkplekken en is tevens conform de aanbeveling vanuit de doorlichting vanuit het Ministerie van Financiën besloten om gebruik te gaan maken van de leenfaciliteit. Dit ten behoeve van de investeringen in het Programma Dienstverleningen Instellingen (PDI). Deze ontwikkeling verklaart de afwijking ten opzichte van de begroting.

Doelmatigheid

Basisindicatoren zijn de kostprijs en kwaliteit per product of dienst. Doelmatigheid kan meerjarig worden bereikt door een lagere kostprijs (bij gelijke kwaliteit) of een hogere kwaliteit (bij gelijke kostprijs). Deze kengetallen geven inzicht in de ontwikkeling van de doelmatigheid uitgedrukt in financiële en kwaliteitskengetallen. Inmiddels is vanuit Financiën een richtlijn opgesteld aangaande de verantwoording over doelmatigheid. Voor het generieke deel kan DUO zich verantwoorden conform deze richtlijn. Aan het specifieke gedeelte, waarin de uitvoeringskosten per behandelde aanvraag moet worden weergegeven, kan DUO, gelet op de diversiteit in de dienstverlening, niet voldoen.

Tabel 4 Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2017

Omschrijving

Realisatie

Vastgestelde begroting

 

2014

2015

2016

2017

2017

Generiek Deel

         

Kostprijzen per product (groep)

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Tarieven/uur

         

ICT gerelateerd

104

104

104

104

104

Overige uren

74

74

74

74

74

Omzet per produktgroep (pxq)

         

Omzet Bekostiging Instellingen

32

38

34

36

35

Omzet Studiefinaciering

98

91

90

91

82

Omzet Examendiensten

19

25

25

23

21

Omzet Basisregister

28

26

25

28

31

Omzet Informatiediensten

5

7

7

6

5

Totaal omzet basiscontract OCW

182

186

182

184

174

           

FTE-totaal (excl. externe inhuur)

1.773

1.783

1.894

2.014

1.880

Saldo van baten en lasten (%)

100

100

99

98

100

Kwaliteitsindicatoren

         

Klantcontact digitaal

6

6

7

6

6

Klantcontact traditioneel

7

7

7

7

7

Toelichting:

Kostprijs per product (groep): Binnen het basiscontract met OCW wordt niet over kostprijzen gerapporteerd. Mutaties op het basiscontract worden gebaseerd op uren maal tarief.

Omzet per product: DUO aggregeert haar werkzaamheden in de going concern (basiscontract) naar 5 producten. De realisatie 2017 ligt € 2,0 miljoen hoger dan 2016, enerzijds is € 10,5 miljoen taakstelling ingevuld waar per saldo € 12,5 miljoen uitbreiding van de (basis)dienstverlening, volume effecten, en loon- en prijseffecten tegen over staat. In de oorspronkelijk begroting was uitgegaan dat het Programma Vernieuwing Studiefinanciering was gerealiseerd met de bijbehorende baten. De werkelijkheid is dat het programma een langere doorlooptijd heeft waardoor ook de baten later gerealiseerd zullen worden en dat er nu additionele inzet gepleegd wordt in het kader van de aanbevelingen van Nationale ombudsman waarbij DUO extra intensiveert in het klantcontact.

FTE totaal: De bezetting van ARAR is gestegen ten opzichte van 2016. Naast het vorm geven aan de invulling taakstelling waarbij vrijgekomen personeel zoveel mogelijk is ingezet op nieuwe taken heeft er in 2017 een forse instroom van personeel plaatsgevonden als gevolg van het verambtelijken van uitzendkrachten en extern personeel. Dit in lijn met het convenant uitzendkrachten wat DUO met de vakbonden heeft afgesloten naar aanleiding van de Wet werk en zekerheid.

Projecttarief per uur: Het projecttarief is € 104 per uur en onveranderd ten opzichte van 2016.

Meerwerktarief per uur: Het meerwerktarief is € 74 per uur en onveranderd ten opzichte van 2016.

Saldo baten en lasten: DUO begroot met een exploitatiesaldo van nul. Het negatieve saldo van baten en lasten 2017 van € 4,8 miljoen bedraagt 1,5 % van de baten.

Indicatoren: Er is per 2014 een nieuwe set van indicatoren afgesproken met het Ministerie van OCW te weten: Klanttevredenheid klantcontact digitaal en Klanttevredenheid klantcontact traditioneel.

Klanttevredenheid klantcontact digitaal: Over 2017 heeft deze indicator een score van 6 op een schaal van 0 tot 10. Over 2016 bedroeg de score 7 op een schaal van 0 tot 10.

Klanttevredenheid klantcontact traditioneel: Over 2017 heeft deze indicator, gelijk aan 2016, een score van 7 op een schaal van 0 tot 10.

Jaarverantwoording agentschap Nationaal Archief (NA)

Inleiding

Algemeen

De opdracht van het Nationaal Archief (voortaan NA) is om uitvoering te geven aan haar missie: het dienen van ieders recht op informatie en geven van inzicht in het verleden van ons land door ons in te zetten voor een sterk archiefbestel en door de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en on site en online te presenteren.

De collectie van het NA bestaat uit archieven van nationale betekenis met het accent op archieven van de rijksoverheid.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchieven, zijnde het NA in Den Haag en de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. Deze bewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van Regionale Historische Centra (RHC’s). Deze centra zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een bijdrage ontvangen.

Deze jaarrekening handelt alleen om de baten en lasten van het NA. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s worden elders verantwoord op artikel 14 (Cultuur) van de Rijksbegroting.

Tabel 1 Staat van baten-lastenagentschap NA (Bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Vastgestelde begroting

Realisatie

2017

Verschil realisatie en vastgestelde begroting

Realisatie t-1

Baten

       

Omzet moederdepartement

36.314

36.218

–96

40.548

Omzet overige departementen

400

400

0

400

Omzet derden

219

330

111

620

Rentebaten

0

0

0

0

Mutatie projectgelden

10.284

1.988

–8.296

3.914

Vrijval voorzieningen

116

151

35

177

Bijzondere baten

0

0

0

0

Totaal baten

47.333

39.087

– 8.246

45.659

         

Lasten

       

Apparaatskosten

45.713

37.288

–8.425

43.147

 

personele kosten

16.443

17.036

593

19.121

   

Waarvan eigen personeel

14.625

14.111

–514

13.368

   

Waarvan externe inhuur

958

2.055

1.097

4.383

   

Waarvan overige personele kosten

860

870

10

1.370

 

materiele kosten

29.270

20.252

–9.018

24.026

   

Waarvan apparaat ICT

1.062

923

–139

878

   

Waarvan bijdrage aan SSO’s

325

2.704

2.379

672

   

Waarvan overige materiële kosten

27.883

16.625

–11.258

22.476

Rentelasten

12

12

0

18

Afschrijvingskosten

1.608

1.552

–56

1.414

 

materieel

1.608

1.552

–56

1.414

   

Waarvan apparaat ICT

141

240

99

0

 

immaterieel

0

0

0

0

Overige lasten

0

0

0

471

 

dotaties voorzieningen

0

0

0

471

 

bijzondere lasten

0

0

0

0

Totaal lasten

47.333

38.852

– 8.481

45.050

Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening voor belastingen

0

235

235

609

Agentschapsdeel vpb lasten

0

0

0

0

Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening na belastingen

0

235

235

609

Toelichting:

Baten

De omzet van het moederdepartement over 2017 bedraagt € 36,2 miljoen. In de omzet moederdepartement zijn de tweede geldstroom projecten van totaal € 1,3 miljoen opgenomen. De ontvangen budgetten voor tweede geldstroom projecten in 2017 betreft de programma’s Gemeenschappelijk Cultureel erfgoed en Kennis & Innovatie.

Het verschil tussen de begroting en de realisatie is voornamelijk veroorzaakt door lagere projectuitgaven. De belangrijkste oorzaak van de lagere projectuitgaven is de vertraging in de migratie naar nieuwe ICT dienstverleners voor de primaire en secundaire opslag van digitaal archief. De migratie start pas na de afronding van onderdelen van het project Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) om continuïteitsrisico’s te beperken. Verder heeft het NA er voor gekozen om eerst de backup en uitwijk te organiseren en pas daarna de migratie van het primaire datacenter.

Een andere oorzaak van de lagere projectuitgaven is – opnieuw – de vertraging in de realisatie van het nieuwe depot op locatie Emmen. Er moet vanwege gevonden asbest een nieuwe buitenschil ontwikkeld worden. Door deze ingreep bleek het mogelijk om ook de leegstand van delen van het pand aan te pakken en tot een efficiëntere indeling te komen. De geplande oplevering is nu in april 2019.

De bijdrage van de Provincie Zuid Holland (€ 400.000) is voor het beheer van de archieven Zuid Holland.

De omzet derden betreft de opbrengst van de dienstverlening en verkoop van producten.

In de vastgestelde begroting is geen rekening gehouden met rentebaten vanwege lage rentestand.

De vrijval van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen betreft vier medewerkers die geen recht meer hebben op een uitkering.

Lasten

De apparaatskosten bedragen € 37,3 miljoen en liggen circa € 8,4 miljoen beneden de begroting. Dit is vooral het resultaat van lagere uitgaven op de projecten DTR en realisatie van de nieuwe depot op locatie Emmen. Het gevolg is dat de materiële kosten fors lager zijn dan begroot. De personele kosten zijn hoger dan begroot vanwege de inhuur op formatie.

De bijdrage aan SSO’s is aangepast aan de gehanteerde definitie van SSO’s volgens de Rijksbrede Kostensoortentabel. Met name de gepresenteerde bijdrage aan het Rijksvastgoedbedrijf is de oorzaak van de stijging.

De overige materiële kosten zijn gedaald door vertragingen in de projecten. Verder werd in 2016 werd samen met de Regionale Historische Centra veel aan kennisontwikkeling gedaan inzake de DTR. Ook zijn er in 2017 minder verpakkingsmaterialen aangeschaft voor archiefstukken. Tenslotte zijn er in 2017 minder uitgaven gedaan voor workshops, evenementen en communicatie.

Er zijn geen afschrijvingen van immateriële vaste activa, omdat in 2013 de immateriële vaste activa volledig zijn afgeboekt en er in 2017 geen software aanwezig is dat voldoet aan alle criteria voor activering.

De afschrijving van de materiële vaste activa bedraagt € 1,6 miljoen en is € 0,1 miljoen lager dan begroot. De oorzaak van dit verschil is de lagere investering in ICT.

In 2017 zijn onttrekkingen aan de voorziening van € 0,1 miljoen verwerkt onder de personele kosten.

Tabel 2 Balans per 31 december 2017 (Bedragen x € 1.000)

Omschrijving

2017

2016

Activa

   

Immateriële vaste activa

0

0

Materiële vaste activa

7.412

6.723

Grond en gebouwen

576

569

Installaties en inventarissen

6.836

6.154

Overige materiële vaste activa

0

0

Vlottende Activa

24.483

29.116

Voorraden en onderhanden projecten

0

0

Debiteuren

204

165

Overige vorderingen en overlopende activa

2.334

1.299

Liquide middelen

21.945

27.652

Totaal activa

31.895

35.839

       

Passiva

   

Eigen Vermogen

2.504

2.269

Exploitatiereserve

2.269

1.660

Onverdeeld resultaat

235

609

Voorzieningen

424

677

Langlopende schulden

400

500

Leningen bij het MvF

400

500

Investeringsbijdrage

3.471

3.180

Projectgelden

18.901

21.344

Kortlopende schulden

6.195

7.869

Crediteuren

2.087

3.714

Overige verplichtingen en overlopende passiva

4.108

4.155

Totaal passiva

31.895

35.839

Toelichting:

Activa

De balans van het NA vertoont een daling van de totale activa en passiva vanwege de afname van schulden en de onttrekkingen van projectgelden voor het Masterplan Archiefdepots en overige projecten.

Installaties en inventarissen zijn gestegen met € 0,8 miljoen door investeringen in kantoormeubilair vanwege de overgang naar flexibele werkplekken, meer investeringen in servers/automatiseringsapparatuur en een stijging van investeringen in depotstellingen.

De debiteuren en nog te ontvangen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Tabel 2a debiteuren (Bedragen x € 1.000)

Omschrijving

2017

2016

Vorderingen op het moederdepartement

0

37

Vorderingen op overige departementen

125

87

Vorderingen op overige debiteuren

79

41

Stand per 31 december

204

165

Tabel 2b Overige vorderingen en overlopende activa (Bedragen x € 1.000)

Omschrijving

2017

2016

Nog te ontvangen van moederdepartement

0

0

Nog te ontvangen op overige departementen

0

0

Nog te ontvangen van overige organisaties

2.334

1.299

Stand per 31 december

2.334

1.299

De stijging van de overige vorderingen en overlopende activa met ruim € 1 miljoen is vanwege de eerste bevoorschotting 2018 aan Centraal Bureau voor de Genealogie en de eerste termijnbetaling voor de investering in een Ontzuringsinstallatie in het nieuwe depot in Emmen.

De liquide middelen bestaan uit de Rekening-Courant met de Rijkshoofdboekhouding (RHB) van het Ministerie van Financiën en een klein saldo kasmiddelen. De liquide middelen zijn per saldo gedaald als gevolg van uitgaven aan vooral projecten.

Passiva

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2017 € 2,5 miljoen. Hiermee komt het eigen vermogen boven de maximumomvang van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar. Uiterlijk per eerste suppletoire begrotingswet is het surplus aan eigen vermogen afgeroomd naar de eigenaar. Het verloop van het vermogen ziet er als volgt uit:

Tabel 2c Overzicht vermogensontwikkeling over de jaren 2015 – 2017(Bedragen x € 1.000)
 

2017

2016

2015

Exploitatiereserve

     

Saldo per 1 januari

2.269

1.660

3.508

Onverdeeld resultaat

235

609

59

Overige directe mutaties

0

0

–1.907

       

Directe vermogensmutatie

     

Bijdrage door moederdepartement

0

0

0

Overige directe mutaties

0

0

0

Saldo per 31 december

2.504

2.269

1.660

5% van gemiddelde omzet van 3 jaar

1.986

1.835

1.861

De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2017 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2018.

De voorzieningen zijn per saldo gedaald met € 0,3 miljoen als gevolg onttrekkingen en vrijval van wachtgeldverplichtingen en de lopende reorganisatievoorziening. De vrijval van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen betreft vier medewerkers die geen recht meer hebben op een uitkering. Het verloop van de voorzieningen is als volgt weer te geven:

Tabel 2d Voorzieningen (Bedragen x € 1.000)
 

Wachtgeld

Reorganisatie

Totaal

Stand 1/1/2017

409

268

677

Dotatie

0

0

0

Onttrekking

84

18

102

Vrijval

151

0

151

Stand 31/12/2017

174

250

424

In de staat van baten en lasten worden de mutatie van projectgelden apart gepresenteerd op grond van de bijzondere aard en omvang. Daarom wordt ook in de balans inzichtelijk gemaakt welke posten betrekking hebben op de projectgelden.

In de post «investeringsbijdrage» staan bedragen waartegenover investeringen staan. De belangrijkste mutaties in de investeringsbijdrage betreffen de dotaties vanwege investeringen in activa voor de projecten Masterplan Archiefdepots en de ontvangstruimte van het Nationaal Archief.

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Tabel 2e crediteuren (Bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Balans 2017

Balans 2016

Schulden op het moederdepartement

73

153

Schulden op overige departementen

512

297

Schulden op overige crediteuren

1.502

3.264

Stand per 31 december

2.087

3.714

Tabel 2f Overige verplichtingen en overlopende passiva (Bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Balans 2017

Balans 2016

Nog te betalen aan moederdepartement

639

14

Nog te betalen aan overige departementen

55

20

Nog te betalen aan overige organisaties

3.414

4.121

Stand per 31 december

4.108

4.155

Het kasstroomoverzicht over 2017 ziet er als volgt uit:

Tabel 3 Kasstroomoverzicht over 2017 (Bedragen x € 1.000)
 

Vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en vastgestelde begroting

1.

Rekening courant RHB 1 januari 2017 + stand depositorekeningen

18.599

27.652

9.053

 

Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+)

36.933

35.710

–1.223

 

Totaal uitgaven operationele kasstroom (-/-)

–45.725

–38.816

6.909

2.

Totaal operationele kasstroom

– 8.792

– 3.106

5.686

 

Totaal investeringen (-/-)

–5.202

–2.484

2.718

 

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

0

243

243

3.

Totaal investeringskasstroom

– 5.202

– 2.241

2.961

 

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-)

0

0

0

 

Eenmalig storting door het moederdepartement (+)

0

0

0

 

Aflossingen op leningen (-/-)

–467

–360

107

 

Beroep op leenfaciliteit (+)

0

0

0

4.

Totaal financieringskasstroom

– 467

– 360

107

5.

Rekening courant RHB 31 december 2017 + stand depositorekeningen (=1+2+3+4), de maximale roodstand is € 0,5 miljoen.

4.138

21.945

17.807

Toelichting:

In het kasstroomoverzicht wordt voor de operationele kasstroom een uitsplitsing gemaakt naar ontvangsten en uitgaven. De ontvangsten hebben betrekking op bijdrage van het moederdepartement, andere departementen, omzet derden en projectgelden. De uitgaven betreffen betalingen aan personeel en leveranciers voor de reguliere werkzaamheden, maar ook voor projecten. De vastgestelde begroting is niet aangepast, omdat de aanpassing geen consequenties heeft voor de totale operationele kasstroom.

De boekwaarde van de desinvesteringen betreft de overdracht van activa aan het Rijksvastgoedbedrijf als gevolg van de invoering van het nieuwe huisvestingsstelsel per 1 januari 2017.

De liquide middelen van het NA zijn in 2017 met circa € 6 miljoen afgenomen. De oorzaak van deze afname is dat de operationele kasstroom € 5,7 miljoen lager is dan begroot vanwege de lagere uitgaven op projectgelden door de vertraging in de migratie digitaal archief en vertraging in de oplevering van depot Emmen. Ook de lagere investeringskasstroom ten opzichte van begroot is het gevolg van minder investeringen op projecten.

De investeringskasstroom betreft met name verbouwingen van het depot in het kader van het project Masterplan Archiefdepots en investeringen in ICT.

De financieringskasstroom is negatief vanwege de aflossing van leningen bij het Ministerie van Financiën voor investeringen in de publieksruimte van het NA in 2013.

Doelmatigheid

Tabel 4 Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2017

Omschrijving

Realisatie

Vastgestelde begroting

 

2014

2015

2016

2017

2017

Generiek Deel

         
           

Gemiddeld gewogen kostprijs per productgroep

         

– de (gem) prijs per km fysiek archief (capaciteit)

15.670

14.350

zie toelichting

Zie toelichting

12.960

– de (gem) prijs per Terabyte digitaal archief

 

zie toelichting

zie toelichting

zie toelichting

1.297

Gemiddeld gewogen uurtarief intern personeel

         

– primaire taken – activiteiten

51,0

47,9

50,1

55,4

51,0

– programma's en projecten 2e en 3e geldstromen

58,0

47,9

50,0

53,8

58,0

Aantal fte

         

– op lumpsum en projecten

141,5

151,5

186,32

194,83

200–205

– op Programma Digitale Taken rijksarchieven

42,7

45,3

0

0

0

Saldo baten en lasten

581.642

59.149

609.108

235.434

Ontwikkeling aantallen bezoekers

         

– bezoekers

20.000

19.430

12.288

17.482

20.000

– onderwijs

5.000

3.310

3.527

12.655

10.000

– studiezaal – bezoekers

   

12.328

14.940

12.000

– studiezaal – raadplegingen archiefstukken

   

114.297

114.349

105.000

– Website GaHetNa

   

1.183.834

1.350.798

1.400.000

Cijfer bezoeker tevredenheid

7

7

7

7,5

7,3

Voldoen aan webrichtlijnen Rijk

***

***

***

***

***

Beschikbaarheid – bereikbaarheid organisatie

         

– fysieke dienstverlening; geopend:

         

– informatiecentrum en studiezaal

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

– tentoonstelling

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

– ontvangst schoolgroepen

     

ma

ma

– Digitale dienstverlening eDepot (basisdienstverlening)

         

– beschikbaarheid (%)

nvt

nvt

nvt

nvt

 

– helpdesk openingstijden op werkdagen

nvt

nvt

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

Toelichting:

Geen ingevulde indicatoren voor «prijs per km fysiek archief» en «prijs per Terabyte digitaal archief»: de aanbevelingen uit de agentschapsdoorlichting door het Ministerie van Financiën in 2016 hebben geleid tot het besluit om een actueel integraal kostprijsmodel uit te werken. Het kostprijsmodel wat er lag bleek onvoldoende toereikend voor het toerekenen van kosten aan de producten en diensten van het NA. De opzet van het nieuwe kostprijsmodel is in 2017 afgerond en wordt in 2018 verder geïmplementeerd. Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel wordt het mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken en de benodigde lumpsum te onderbouwen voor uitvoering van de opgedragen taken.

In 2017 komt het uurtarief voor primaire taken en activiteiten hoger uit dan de vastgestelde begroting vanwege de cao kostenstijgingen.

Licence