Inleiding
De Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR) heeft een breed aanbod aan producten en diensten en biedt hiermee integrale oplossingen. UBR bundelt haar kennis van onder andere interim-management, HRM, IT, inkoop en financiën en verbindt die met de andere rijksbrede Shared Service Organisaties (SSO’s).
Naast de reguliere dienstverlening voert UBR complexe transities en implementaties op het gebied van rijksbrede bedrijfsvoering uit. Dit doet het ontwikkelbedrijf van UBR in opdracht van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR), het SG-Overleg of de Ministerraad. Daarmee draagt UBR bij aan het verder ontwikkelen van een effectieve en efficiënte overheid.
Realisatie in 2017
Ontwikkeling dienstverlening
Samen met de andere SSO’s en het Rijks Vastgoed Bedrijf (RVB) draagt UBR bij aan een compacte rijksdienst. UBR levert op diverse dossiers een bijdrage aan een effectieve en efficiënte overheidsbedrijfsvoering en hiermee aan een adaptieve en wendbare overheid. Daarnaast is UBR rechtstreeks betrokken bij de primaire processen van onze opdrachtgevers.
Inkoopbeheer UBR | HIS en UBR | EC O&P
Gedurende 2017 heeft UBR | HIS diverse maatregelen getroffen gericht op verhoging van de kwaliteit van haar dienstverlening waaronder de rechtmatige inkoopondersteuning. Dit betrof maatregelen gericht op verhoging van kennis bij medewerkers (zoals intervisiebijeenkomsten) waardoor fouten moeten worden voorkomen. Daarnaast zijn maatregelen verstevigd gericht op reparatie van resterende omissies tijdens het uitvoeringsproces waardoor fouten nog tijdens dat proces worden gecorrigeerd. Het relatieve aantal door de ADR geconstateerde bevindingen over het 1e halfjaar 2017 was al gedaald ten opzichte van 2016. Over het 2e halfjaar 2017 heeft deze ontwikkeling zich voortgezet: het aantal omissies in de processen van UBR | HIS is gedaald tot gering en geen daarvan heeft geleid tot een rechtmatigheidsgevolg.
Begin 2017 heeft UBR | EC O&P alle verbetermaatregelen afgerond en geïmplementeerd. Vanaf mei 2017 wordt gewerkt volgens de aangepaste werkprocessen (en werkinstructies) zoals vastgelegd in een nieuw Handboek AO/IC.
| (1) | (2) | (3)=(2)-(1) | (4) | |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving | Vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en vastgestelde begroting | Realisatie 2016 |
| Baten | ||||
| Omzet moederdepartement | 65.918 | 62.109 | – 3.809 | 49.419 |
| Omzet overige departementen | 115.584 | 130.115 | 14.531 | 130.359 |
| Omzet derden | 7.198 | 5.898 | – 1.300 | 6.396 |
| Rentebaten | 0 | 0 | 0 | – |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 535 | 535 | 144 |
| Bijzondere baten | 0 | 0 | 0 | – |
| Totaal baten | 188.700 | 198.657 | 9.957 | 186.318 |
| Lasten | ||||
| Apparaatskosten | 187.221 | 199.791 | 12.570 | 183.768 |
| – Personele kosten | 118.895 | 134.026 | 15.131 | 121.083 |
| Waarvan eigen personeel | 102.291 | 109.268 | 6.977 | 97.541 |
| Waarvan inhuur externen | 12.453 | 21.409 | 8.956 | 20.664 |
| Waarvan overige personele kosten | 4.151 | 3.349 | – 802 | 2.878 |
| – Materiële kosten | 68.326 | 65.765 | – 2.561 | 62.685 |
| Waarvan apparaat ICT | 4.596 | 7.263 | 2.667 | 8.401 |
| Waarvan bijdrage aan SSO's | 11.334 | 15.592 | 4.258 | 14.593 |
| Waarvan overige materiele kosten | 52.396 | 42.910 | – 9.486 | 39.691 |
| Rentelasten | – | 1 | 1 | 2 |
| Afschrijvingskosten | 1.479 | 1.612 | 133 | 1.750 |
| – Materieel | 790 | 827 | 37 | 692 |
| Waarvan apparaat ICT | 41 | 8 | – 33 | 40 |
| – Immaterieel | 689 | 785 | 96 | 1.058 |
| Overige lasten | – | 180 | 180 | 8.023 |
| – Dotaties voorzieningen | – | 155 | 155 | 5.891 |
| – Bijzondere lasten | – | 25 | 25 | 2.132 |
| Totaal lasten | 188.700 | 201.584 | 12.884 | 193.543 |
| Saldo van baten en lasten | – | – 2.927 | – 2.927 | – 7.225 |
Toelichting
Vergelijkende cijfers
Met ingang van 2017 zijn aangeschafte licenties als immateriële vaste activa verwerkt. De vergelijkende cijfers zijn hiervoor aangepast.
Omzet
De omzet UBR 2017 bedraagt € 198,1 mln. en betreft € 4,2 mln. uit financiële dienstverlening, € 5,2 mln. voor ontwikkelprogramma’s en -projecten, € 52,6 mln. HR-dienstverlening, € 22,3 mln. I(C)T-interim management, € 8,1 mln. interim management, coaching en gateway reviews, € 16,6 mln. inkoopdienstverlening, € 9,9 mln. officiële overheidspublicaties, € 15 mln. interdepartementale post- en koeriersdienstverlening en € 64,2 mln. voor rijksbeveiliging.
De afwijking in de omzet van 4,9% ten opzichte van de begroting is met name veroorzaakt door UBR | ECO&P, UBR | RBO, UBR | HIS. De groei bij UBR | EC O&P is veroorzaakt door de hogere vraag naar dienstverlening op gebied van Workflow en Recrutement. De groei bij UBR | RBO is een gevolg van implementatie van het lageloonschaal beleid (waaronder de beveiliging van IND-locaties) en extra dienstverlening. De uitvoering van het programma ICT Werkplek Rijk (IWR) door UBR | HIS heeft tot een hoger dan geraamde omzet geleid.
Externe Inhuur
De externe inhuur 2017 is € 21,4 mln., bijna € 6,1 mln. hoger dan begroot. De toename is veroorzaakt door UBR | EC O&P, UBR | RBO, UBR | KOOP en UBR | Bv&F. Bij UBR | EC O&P is de inhuur vraaggestuurd, bij UBR | RBO is sprake van inhuur voor de professionalisering van de bedrijfsvoering, bij UBR | KOOP vanwege het niet invullen van vacatures op middenmanagementniveau en bij UBR | Bv&F voor ondersteuning bij de doorontwikkeling van de informatievoorziening.
Dotatie voorzieningen
De dotatie voorziening betreft een dotatie aan de voorziening verliesgevende opdrachten (€ 0,1 mln.) en de toevoeging aan de voorziening dubieuze debiteuren (€ 0,1 mln.).
Bijzondere lasten
De bijzondere lasten bestaat uit de verwachte verschuldigde vennootschapsbelasting (VPB) over het jaar 2017 (€ 0,03 mln.).
Saldo van baten en lasten
Het resultaat 2017 is € 3,1 mln. negatief bij een omzet van bijna € 200 mln. Het negatieve resultaat is een gevolg van de gestegen werkgeverslasten pensioenpremie en de CAO verhoging van de salarissen met 1,4% in 2017. In de tarieven 2017 is hier geen rekening mee gehouden.
Balans per 31 december 2017
| Balans 2017 | Balans 2016 | |
|---|---|---|
| Activa | ||
| Immateriële vaste activa | 3.374 | 2.651 |
| Materiële vaste activa | 1.728 | 2.574 |
| – Grond en gebouwen | 0 | 0 |
| – Installaties en inventarissen | 98 | 103 |
| – Overige materiële vaste activa | 1.630 | 2.471 |
| Vlottende activa | ||
| Voorraden en onderhanden projecten | 60 | 34 |
| Debiteuren | 43.994 | 13.839 |
| Overige vorderingen en overlopende activa | 9.372 | 20.022 |
| Liquide middelen | 4.510 | 18.449 |
| Totaal activa | 63.038 | 57.569 |
| Passiva | ||
| Eigen Vermogen | – 2.927 | – 7.225 |
| – Exploitatiereserve | 0 | 0 |
| – Onverdeeld resultaat | – 2.927 | – 7.225 |
| Voorzieningen | 7.069 | 8.728 |
| Langlopende schulden | 1.043 | 1.570 |
| – Leningen bij het MvF | 1.043 | 1.570 |
| Kortlopende schulden | ||
| Crediteuren | 9.642 | 10.367 |
| Overige verplichtingen en overlopende passiva | 48.211 | 44.129 |
| Totaal passiva | 63.038 | 57.569 |
Vergelijkende cijfers
Met ingang van 2017 zijn aangeschafte licenties als immateriële vaste activa verwerkt. De vergelijkende cijfers zijn hiervoor aangepast.
Immateriële vaste activa
Bij UBR | EC O&P is er in 2017 geïnvesteerd in het project InBeeld, dat het klantvolgsysteem Regas in de toekomst zal vervangen. Bij ingebruikname zullen de investeringen worden afgeschreven. In 2017 heeft UBR | EC O&P verder geïnvesteerd in de ontwikkeling van het Carrière Sites Overheid platvorm. De overige investeringen in 2017 bestaan verder uit licenties bij UBR | BV&F en software bij UBR | KOOP.
Materiële vaste activa
De investeringen 2017 bestaan voornamelijk uit vervoermiddelen bij UBR | EC O&P.
Debiteuren
De post debiteuren bestaat uit: moederdepartement (€ 19,6 mln.), overige departementen (€ 20,4 mln.) en overige debiteuren (€ 3,9 mln.) en bedraagt circa 2,7 maand omzet (2016: 0,9 maand).
Overige vorderingen en overlopende activa
De overige vorderingen en overlopende activa bestaat uit € 6,0 mln. nog te factureren termijnen (circa 0,4 maand omzet, in 2016: 1,2 maand), overige nog te vorderen bedragen van € 0,2 mln., € 1,2 mln. vooruitbetaalde kosten en € 0,1 mln. nog te verrekenen overige kosten.
Het aandeel van het moederdepartement in de nog te ontvangen bedragen is € 3,4 mln., van overige departementen € 3,7 mln. en van derden € 1,5 mln.
Liquide middelen
De afname van de positie van de liquide middelen is vooral te danken aan de hoge debiteurenstand.
Eigen vermogen
Eind september 2017, heeft de eigenaar het negatieve eigen vermogen aangezuiverd met € 7,2 mln. tot nihil. Na verwerking van het resultaat 2017 resteert een negatief eigen vermogen van € 3,1 mln. Conform de Regeling agentschappen zuivert de eigenaar dit uiterlijk bij eerste suppletoire begroting 2018 aan tot minimaal nihil.
Voorzieningen
In het kader van de sanering bij een aantal organisatieonderdelen van UBR hebben circa 20 medewerkers de VWNW-status gekregen en zijn met ca 18 medewerkers nadere afspraken (vaststellingsovereenkomsten) gemaakt over een aanstaande beëindiging van het dienstverband. De eind 2014 gevormde saneringsvoorziening (€ 7,3 mln.) bedraagt na de onttrekkingen in 2015 en 2016 en 2017 (€ 2,6 mln. resp. € 2,4 mln. en € 0,75 mln.) en een dotatie in 2016 (€ 1,0 mln.) € 2,5 mln.
Voor de afwikkeling van de grafische dienstverlening is eind 2014 een voorziening gevormd van € 12,1 mln. Na de onttrekkingen in 2014 tot en met 2016 en 2017 (€ 7,1 mln., resp € 0,55 mln.) resteert eind 2017 een voorziening van € 4,4 mln.
De voorziening verliesgevende opdrachten is in 2017 verhoogd naar € 0,13 mln.
Leningen bij het Ministerie van Financiën
In 2017 heeft UBR geen beroep gedaan op de leenfaciliteit bij het Ministerie van Financiën.
Crediteuren
Van het crediteuren bedrag heeft € 0,3 mln. betrekking op het moederdepartement, € 1,2 mln. overige departementen en € 8,2 mln. aan derden.
Overige verplichtingen en overlopende passiva
De overige verplichtingen en overlopende passiva bestaan uit € 23,9 mln. nog te betalen kosten, € 7,3 mln. vooruitgefactureerde bedragen, € 7,9 mln. voor personeelsgerelateerde verplichtingen, € 4,7 mln. nog te besteden gelden, € 1,6 mln. aan af te dragen BTW, € 0,5 mln. kortlopend deel van de lening Ministerie van Financiën en € 1,5 mln. overige schulden.
Het aandeel van het moederdepartement in de overlopende verplichtingen en overlopende passiva is € 29,9 mln., van overige departementen € 3,2 mln. en van derden € 14,4 mln.
Kasstroomoverzicht over 2017
| Vastgestelde begroting (1) | Realisatie (2) | Verschil realisatie en vastgestelde begroting (3)=(2)-(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2017 + stand depositorekeningen | 7.872 | 18.446 | 10.574 |
| Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+) | 188.700 | 232.914 | 44.214 | |
| Totaal uitgaven operationele kasstroom (-/-) | – 187.221 | – 252.145 | – 64.924 | |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 1.479 | – 19.231 | – 20.710 |
| Totaal investeringen (-/-) | – 1.000 | – 1.642 | – 642 | |
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | – | 237 | 237 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 1.000 | – 1.405 | – 405 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-) | – | – | – | |
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | – | 7.225 | 7.225 | |
| Aflossingen op leningen (-/-) | – 384 | – 527 | – 143 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | – | – | – | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | – 384 | 6.698 | 7.082 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december 2017 + stand depositorekeningen (1+2+3+4), de maximale roodstand € 0,5 mln. | 4.508 | – 3.459 |
Toelichting
-
• De negatieve operationele kasstroom is een gevolg van een hoge debiteurenstand eind 2017.
-
• De investeringen in 2017 bestaan o.a. € 1,4 mln. uit immateriële vaste activa bij UBR | EC O&P en UBR | Bv&F en € 0,1 mln. uit software bij UBR | KOOP.
-
• De desinvesteringen zijn het gevolg van vervanging van vervoersmiddelen bij UBR | IPKD.
-
• De storting door het moederdepartement betreft de aanvulling van het eigen vermogen tot nihil.
-
• De aflossing op de leningen Ministerie van Financiën betreffen de drie aflossingsdelen van de leningen bij UBR | IPKD.
Doelmatigheidsindicatoren
| Omschrijving generiek deel | Realisatie | Realisatie | Realisatie | Realisatie | Vastgestelde begroting |
|---|---|---|---|---|---|
| 2014 | 2015 | 2016 | 2017 | 2017 | |
| Kostprijzen per product (groep) (indexcijfer) | 100 | 102,2 | 102,8 | 107,3 | 105,8 |
| Tarieven/uur (indexcijfer) | 100 | 101,6 | 103,1 | 105,8 | 105,8 |
| Omzet per FTE | 146.227 | 129.883 | 148.229 | 142.431 | 145.726 |
| FTE totaal (excl. externe inhuur) | 875 | 1.045 | 1.256 | 1.391 | 1.295 |
| Saldo van baten en lasten (%) | – 8,1% | – 0,6% | – 3,9% | – 1,5% | 0,0% |
| Kwaliteitsindicator 1 – KTO: | in 2015 | zie toelichting | zie toelichting | n.v.t. | 7,1 |
| Kwaliteitsindicator 2 – MTO: | in 2016 | in 2018 | 7,5 | ||
| Werkplezier | 6,6 | 6,9 | – | – | |
| Werkdruk | 5,4 | 5,3 | – | – | |
| Doorlichting uitgevoerd cq. gepland in: | in 2015 | lopend | gereed | – | – |
Toelichting
N.B. Gezien de grote verscheidenheid aan productgroepen heeft UBR ervoor gekozen te werken met een indexcijfer. In de jaarrekening van UBR geeft de specificatie van de omzet per organisatieonderdeel het inzicht in de omzet per productgroep.
Verloop indexcijfers
UBR heeft rekening gehouden in haar kostprijzen en verkooptarieven met loon- en prijsstijgingen en compenserende factoren. De gehanteerde tarieven zijn gelijk aan de door de eigenaar goedgekeurde tarieven zoals opgenomen in het jaarplan UBR 2017. In 2017 heeft UBR de tarieven verhoogd ter dekking van prijsstijgingen, IT -kosten en innovatie (+2,5%).
Omzet per fte
De begrote omzet per fte bedraagt € 145.726 ten opzichte van een gerealiseerde omzet per fte van € 142.155. De gerealiseerde omzet per fte is bijna 3% lager dan begroot. De omzetgroei zit met name in de dienstverlening met lagere loonschalen, vanwege de uitvoering van kabinetsbeleid (bijvoorbeeld het project Binnenwerk).
FTE-totaal (excl. externe inhuur)
De toename van het aantal FTE’s ten opzichte van 2016 is vooral een gevolg van de implementatie van de lageloonschaalprojecten.
Saldo van baten en lasten
Het saldo van de baten en lasten uitgedrukt in een percentage van de omzet bedraagt -1,6%. Het negatieve resultaat is een gevolg van de gestegen werkgeverslasten pensioenpremie en de CAO verhoging van de salarissen met 1,4% in 2017. In de tarieven 2017 was hier geen rekening mee gehouden.